Share
Rome werd niet door één man gebouwd, het werd gebouwd door een team dat samen werkte. Terwijl het bouwen van Rome honderden jaren duurde en veel boodschappers rondrenden, hebben moderne teams het geluk dat ze veel geweldige software tot hun beschikking hebben. Eigenlijk is er bijna te veel goede software. Hoe kies je de juiste tools voor jou en je kleine bedrijf? Nou, we zijn hier om te helpen.
Wat is de beste online samenwerkingssoftware voor uw bedrijf? (grafische bron)Heel weinig werk wordt echt gedaan door één persoon alleen. Ik schrijf dit artikel en vervolgens, wanneer ik klaar ben, dien ik het in bij mijn redacteur, Sean, via het aangepaste content managementsysteem (CMS) van Tuts +. Vervolgens bekijkt hij alles in het CMS en brengt het, indien nodig, enkele wijzigingen aan. Het wordt vervolgens live geduwd. Mijn naam staat op het artikel, maar het is nog steeds een samenwerking tussen mij en Sean.
Nog voordat ik het artikel schrijf, moeten we uitzoeken waar ik over ga schrijven. Het is niet alleen het bedenken van een onderwerp; we moeten nagaan welke specifieke hoek ik ga innemen, gebieden die ik moet bedekken, enzovoort. Zoals u kunt zien, neemt zelfs een artikel dat door één persoon is geschreven, veel samenwerkingswerk. In de meeste andere velden is het vergelijkbaar.
In de jaren 90 werden er veel meer afgedrukte documenten en handgeschreven notities gebruikt, maar het concept was hetzelfde: mensen werkten samen. Het probleem was dat het afdrukken van documenten en het handmatig markeren ervan een ellendige manier van werken was.
Wat je ook doet met je team of kleine onderneming, de kansen zijn dat er op enig moment samenwerking zal zijn. Je zou kunnen gaan met de oude print- en pen-methode als je in een persoonlijk of een digitaal equivalent werkt, of je zou het verstandige kunnen doen en een goede samenwerkingsomgeving opzetten zodat iedereen tegelijkertijd kan samenwerken.
De juiste online samenwerkingssoftware kan uw team helpen goed samen te werken, zelfs als dit nationaal of internationaal wordt verspreid.
Iedereen heeft verschillende behoeften aan samenwerking.
Bij Tuts + werken de redacteur en de schrijver samen op een overzicht van verschillende locaties, waarna de schrijver het schrijft en uiteindelijk bewerkt de redacteur het. De outline stage en de write / edit stage hebben heel verschillende tools nodig. Een redacteur hoeft bij elke woordkeuze niet mee te wegen als ik het maak!
Voor andere bedrijfstakken zijn misschien vier of vijf mensen nodig om tegelijkertijd in hetzelfde document te werken. Of misschien werkt iedereen individueel op zichzelf, maar je hebt een manier nodig om alles bij te houden en iedereen op de hoogte te houden. Of misschien heeft u gewoon een heel eenvoudige manier nodig waarop uw teams online kunnen communiceren. Er zijn geweldige online samenwerkingshulpmiddelen voor al deze dingen.
Neem een paar minuten en leg uit hoe een project verloopt zoals ik hierboven deed voor onze artikelen. Het hoeft niet te gedetailleerd te zijn, je hoeft alleen maar een idee te hebben van wat voor soort samenwerking je op welk moment nodig hebt. Als je klaar bent, lees je de volgende lijst door en bekijk je online team-software die klinkt alsof het misschien in de factuur past.
Communicatie vormt de kern van alle samenwerking. Uw werknemers hebben een manier nodig om contact te houden met elkaar, waar ze ook werken. Het is belangrijk om te weten waar andere teamleden aan werken en zelfs een beetje socialiseren. Deze apps zullen dat allemaal doen en nog veel meer voor uw kleine onderneming:
E-mail krijgt slechte rap, maar voordat u alle tijd en energie investeert in het onderwijzen van uw personeel om nieuwe hulpmiddelen te gebruiken, moet u overwegen of het misschien niet het eenvoudigste is om te gebruiken. Iedereen heeft het al en weet hoe het te gebruiken. Zolang je voornamelijk semi-reguliere een-op-een communicatie doet, werkt het prima. Alleen als je honderden berichten naar tientallen verschillende mensen verzendt, wordt het afgebroken.
Dit zijn de beste online communicatiesoftware voor het gebruik van kleine bedrijven en teams - van e-mail tot apps voor team-berichten, VOIP, video-messaging en meer:
Gmail is een van de meest populaire e-mailapps (gebruikt door meer dan 1 miljard mensen) en om goede redenen: het is ingebouwd in Google Drive, dus gemakkelijk te integreren met Google-software. Het heeft ook een intuïtieve interface. En het bevat een groot aantal functies die u kunt gebruiken, zoals: Verzenden ongedaan maken, E-mail doorsturen, krachtig zoeken en nog veel meer.
Lees meer over hoe u met Gmail kunt werken in onze uitgebreide serie: Gmail gebruiken (Ultimate Beginner Guide). Of ga aan de slag met een van deze handige zelfstudies:
Notitie: Hoewel we hier Gmail hebben vermeld, is Microsoft Outlook ook erg populair. Er zijn een aantal andere professionele e-mail-apps die je team zou kunnen gebruiken. Ontdek meer opties:
Slack is de nieuwste lieveling in de online samenwerkingswereld ... en met een goede reden. Het is net een supercharged-versie van AOL Messenger die kan worden geïntegreerd met de meeste andere services op deze lijst. Als je een opdrachthub nodig hebt waar iedereen privé kan bijdragen of chatten, is dit een geweldige app om te gebruiken. Slack kan een groot deel van uw e-mailcommunicatie voor sommige teams vervangen. Probeer het eens om te zien hoe het werkt voor uw groep.
Verder lezen
Yammer is Facebook voor uw bedrijf. De Microsoft-app in eigendom is iets meer gestructureerd dan iets als Slack, maar werkt nog steeds als een open platform waar al uw werknemers bestanden kunnen delen, kunnen brainstormen en over het algemeen gewoon samen kunnen werken.
HipChat is ongelooflijk vergelijkbaar met Slack met veel van dezelfde functies. Er is heel weinig om de twee te onderscheiden, dus het komt allemaal neer op persoonlijke voorkeur. Als je het leuk vindt dat HipChat werkt of veel andere Atlassian-producten gebruikt, dan is het waarschijnlijk de betere keuze. Slack is echter behoorlijk populair bij een aantal teams.
Skype is het grootste VoIP-platform. Bijna iedereen met wie je ooit zou willen werken, heeft al een account. Hoewel het misschien niet de beste software is voor grote telefonische vergaderingen, als je vier of vijf mensen in een virtuele kamer bij elkaar moet zoeken, is het een geweldige (en gratis) manier om het te doen.
Terwijl Skype GoToMeeting verslaat op eenvoud, is GoToMeeting veel vollediger. Als u conferentiegesprekken moet voeren alsof het de juiste vergaderingen zijn met een tiental mensen daar, dan is het de app die u moet gebruiken. Je kunt ook mensen toevoegen zonder dat ze zich hoeven aan te melden voor een account. Stuur uw nieuwe potentiële huurder of klant een URL en zij kunnen meedoen.
De meeste projecten zijn niet zo snel en gemakkelijk als de artikelen waaraan we werken bij Tuts +. Je team kan maanden of jaren aan iets werken zonder een einddatum in zicht te hebben. Hoe houdt u dan de voortgang bij, verdeelt u taken en zorgt u ervoor dat alles vordert, hoe langzaam ook?
Alle beste softwaretools voor projectbeheer zijn ontworpen om grote projecten uit te splitsen in kleinere taken, hen online toe te wijzen aan mensen, een overzicht te houden van wat er is gebeurd en een groot project tot het einde te beheren. Hier zijn enkele krachtige projectbeheer-apps die uw team kan gebruiken:
Asana is een geweldige manier om projecten op te splitsen in taken en ze tot een goed einde te brengen. Het is zeer aanpasbaar, zodat het geschikt is voor de meeste verschillende soorten projecten. Je kunt taken toewijzen, kijken wie aan wat werkt, deadlines maken, taken bespreken en nog veel meer terwijl je een groot project doorloopt.
Verder lezen
Trello is een heel eenvoudige bordgebaseerde projectmanagement-app die we voor toewijzingplanning gebruiken bij Tuts +. U kunt zoveel kaarten en kolommen maken als u nodig hebt. U kunt bijvoorbeeld elk een kolom hebben voor Taken, Doen en Gereed en vervolgens elke taak een Kaart toewijzen. Elke kaart beweegt over het bord naarmate het werk vordert. Het is ook heel gemakkelijk om te communiceren over projectspecifieke taken met behulp van het commentaarsysteem van Trello.
Verder lezen
Voor meer betrokken projecten bij Tuts +, zoals het maken van cursussen, gebruiken we Basecamp. Het is moeilijk om simpelweg uit te leggen wat Basecamp doet, omdat het vrijwel alles doet. Het is een communicatiesysteem, een app voor projectbeheer en nog veel meer. Als u één oplossing voor uw samenwerking nodig heeft, is dit een goede app om te overwegen. Het is niet voor niets een van de populairste opties: het is krachtig, maar gemakkelijk te gebruiken.
Verder lezen
Ontdek meer online software-opties voor projectbeheer:
Een van de meest voorkomende samenwerkingsopdrachten is het maken en bewerken van documenten. In welk bedrijf u zich ook bevindt, de kans is groot dat u een manier nodig hebt waarop meer dan één persoon bestanden kan wegen terwijl ze worden gemaakt. Misschien is het een pitch-presentatie voor beleggers, een risicobeoordeling voor de toezichthouders of iets anders dat traditioneel in Microsoft Word wordt gedaan.
Microsoft zag eruit alsof ze een tijdje achterlieten, maar ze hebben hun steun herwonnen. Het Microsoft Office-pakket (zolang u bent aangemeld voor hun Office 365-abonnement) biedt een volledig assortiment online samenwerkingshulpmiddelen. Meerdere mensen kunnen tegelijkertijd aan hetzelfde Word-document werken, allemaal vanuit hun eigen normale exemplaar van Word. Het is best netjes.
Voordat Microsoft zijn act kreeg, was Google Docs hun lunch aan het eten. Alleen beschikbaar via uw browser is Google Docs op zijn best wanneer mensen online samenwerken. Als tekstverwerker is het gestroomlijnd, maar als een pakket hulpmiddelen waarmee mensen samen aan documenten kunnen werken, is het robuust. Meerdere mensen kunnen allemaal tegelijk aan hetzelfde document werken, terwijl ze elkaar notities nalaten en bewerkingen uitvoeren, allemaal vanuit meerdere locaties.
Quip, dat we hier eerder op Tuts + hebben besproken, lijkt op Google Docs die tot het logische uiterste is doorgevoerd. Het combineert alle functies van een samenwerkende documenteditor, samen met enkele geavanceerde projectmanagementtools. Als het enige werk dat uw team doet, samen aan documenten werken (zoals spreadsheets en tekstdocumenten), is dit een geweldige manier om te gaan.
Documenten zijn niet de enige dingen waar mensen aan samenwerken. Computercode is een van de belangrijkste samenwerkingsprojecten van veel bedrijven. Honderden programmeurs kunnen allemaal tegelijk aan hetzelfde kernproject werken.
GitHub is de beste tool om ervoor te zorgen dat alles op orde blijft. Elke persoon heeft een werkkopie van de code op zijn eigen computer. Wanneer ze wijzigingen aanbrengen, "pushen" ze het naar GitHub, waardoor alles wordt beheerd. Als de wijzigingen van een persoon dingen kapot maken, is het eenvoudig om ze terug te draaien. Als je team aan code werkt, is GitHub essentieel.
Verder lezen
Hoewel het gemakkelijk is om samen te werken aan bepaalde soorten documenten, moeten andere zoals grote videobestanden gesynchroniseerd worden tussen computers, maar kunnen niet gemakkelijk (of op zijn minst goedkoop) tegelijkertijd worden bewerkt. Er zijn veel goede opties voor het delen van bestanden die uw team grote bestanden, bronnen die ze allemaal nodig hebben, of alleen hun meme-verzameling synchroon kunnen houden.
Dropbox, Google Drive, Box en OneDrive doen allemaal ongeveer hetzelfde. Iedereen heeft een map op zijn computer die via internet met dezelfde map op iedereen op de computer van het team wordt gesynchroniseerd. Op deze manier worden bestanden automatisch gedeeld zonder dat e-mails nodig zijn of worden mensen gevraagd waar ze een bepaalde foto hebben achtergelaten.
Welke app u gebruikt, hangt af van uw behoeften. Dropbox is het beste voor kleine teams en individuen, Google Drive heeft veel vrije ruimte en kan goed worden geïntegreerd met Google Documenten, Box is voor zakelijke klanten en OneDrive maakt deel uit van het productsuite van Microsoft. Kies degene die het beste past bij de workflow van uw huidige team.
Samenwerking is een belangrijk onderdeel van vrijwel elk bedrijf en gelukkig zijn er geweldige online samenwerkingshulpmiddelen om dit te doen. Het moeilijkste is om één softwaretool te kiezen om een klus te klaren en erbij te blijven, in plaats van je voortdurend te laten afleiden door de nieuwste, kleinste app.
In dit artikel heb ik gekeken naar enkele van de beste online samenwerkingshulpmiddelen die beschikbaar zijn voor bedrijven en teams van elke omvang. Bekijk ze allemaal en kijk of deze aan uw behoeften voldoet. De meeste hebben gratis tests, dus het is niet schadelijk om ze uit te proberen. Er is geen standaardoplossing voor projectbeheer, dus wees niet bang om ze aan uw behoeften aan te passen.
Accentsconagua