Share
Benut u echt het maximale uit uw e-mailsysteem in 2017??
Voor de meeste professionals is e-mail een van de tools die ze het vaakst gebruiken. Het verwerken van e-mail neemt waarschijnlijk een groot deel van uw dag in beslag. Toch begrijpen velen van ons echt niet hoe we het beste uit onze e-mailberichten kunnen halen.
Als het gaat om het opstellen van e-mails, maken de meesten van ons zich schuldig aan twee veel voorkomende e-mailfouten:
Het leren en volgen van professionele e-mailtips kan helpen. Als je een opfriscursus nodig hebt over de basisprincipes van het schrijven van een goed professioneel e-mailbericht, is deze zelfstudie een goede plek om te beginnen:
Laat me niet eens beginnen met e-mail time management. Veel professionals hebben ook op dat gebied hulp nodig. Een slecht georganiseerde manier om e-mailberichten af te handelen, kan uren per dag verspillen.
Met e-mailtips van Pro kunt u efficiënter werken op kantoor of in uw eigen kleine bedrijf. (grafische bron)In dit artikel geef ik 17 professionele e-mailtips om u te helpen betere e-mailberichten te maken en uw e-mailsysteem productiever te gebruiken.
Soms krijgen we e-mails die ons van streek maken. Als een e-mail je boos maakt of als je het schokkend vindt, kan je eerste impuls zijn om snel te antwoorden. Als je emoties echter tot je doordringen in een haastig geschreven e-mail, kom je minder dan professioneel over. Dit is wat u moet doen:
Als uw reactie kan wachten tot u minder overstuur bent, vertraag dan het schrijven. Een rustig antwoord zal eerder als professioneel overkomen.
Als je meteen antwoord moet geven, ga je gang en schrijf je dat e-mailbericht op, maar stuur het niet. Sla het in plaats daarvan op als een concept en druk het af. Neem het concept mee naar een vertrouwde vriend, familielid of collega en vraag hen om iets onprofessioneels op te zoeken in uw bericht.
Let op de wijzigingen die ze suggereren. Nadat u uw e-mail heeft gereviseerd, vraagt u hen het bericht opnieuw te bekijken. Stuur het bericht alleen nadat u er zeker van bent dat het professioneel overkomt.
Ontvang meer moordende e-mailtips en professionele strategieën in ons gratis e-boek, De ultieme gids voor Inbox Zero Mastery:
Als u een klein bedrijfspersoon bent, ontvangt u waarschijnlijk zakelijke vragen via e-mail. U kunt ook vragen krijgen van collega's of huidige klanten. Wanneer iemand u contacteert met een zakelijk verzoek, willen ze meestal eerder dan later een antwoord.
Op een werkdag moeten zakelijke e-mails binnen 24 uur worden beantwoord, tenzij u afwezig bent. Als de e-mail binnenkomt in het weekend, is het over het algemeen prima om te wachten tot maandag om te reageren. Maar weet dat een paar klanten nog steeds een snelle reactie verwachten, ook al is het in het weekend.
Als je in 2017 voor een langere periode niet op kantoor bent en je e-mail niet controleert, is het een goed idee om mensen dit te laten weten. Gebruik een bericht voor vakantie of afwezigheid, zoals het soort bericht dat u via Gmail kunt instellen. Zie de tutorial:
Het is prima om het afwezigheidsbericht alleen te beperken tot uw contacten. U wilt niet dat uw afwezigheidsbericht naar de afzenders van spamberichten gaat of naar e-maillijsten waarop u bent geabonneerd.
E-mail is handig - u kunt er op elk moment van de dag of nacht een sturen. Bovendien laat het een geschreven verslag van het gesprek achter. Maar e-mail is niet de juiste keuze voor elke situatie.
Als u denkt dat uw e-mailbericht waarschijnlijk verkeerd zal worden begrepen, is een telefoontje of zelfs een persoonlijk gesprek wellicht de betere keuze. Zorg er vooral voor dat je e-mail niet als een kruk gebruikt om moeilijke gesprekken te vermijden.
Of een professionele e-mail formeel of informeel is, hangt af van aan wie u schrijft. Daarom is het belangrijk om te weten wie je publiek is. Sommige bedrijven en individuen geven de voorkeur aan meer formele communicatie, terwijl anderen liever meer informele berichten ontvangen. Als je kunt, gebruik dan de schrijfstijl waaraan je publiek de voorkeur geeft.
De taal die uw contact gebruikt wanneer u met hem communiceert, kan een aanwijzing zijn over welk type schrijfstijl het beste is. Als hun e-mailberichten formeler zijn, is dat waarschijnlijk een teken dat hun communicatiestijl de voorkeur heeft. Evenzo, als hun e-mails informeler zijn, geven ze waarschijnlijk de voorkeur aan een informele communicatiestijl.
Goede manieren zijn ook een goede zaak als het gaat om het schrijven van professionele e-mails in 2017. Houd er rekening mee dat elke e-mail die u verzendt minstens twee keer een indruk achterlaat op de lezer: de eerste indruk wanneer deze voor het eerst de e-mail ontvangt en een tweede indruk wanneer ze de opgeslagen e-mail opnieuw lezen bericht.
Zorg ervoor dat uw professionele e-mails de juiste indruk achterlaten. Raadpleeg de zelfstudie voor een handige gids over professionele e-mailetiquette:
Laat me je een vraag stellen. Leest u elk woord wanneer u een lang e-mailbericht ontvangt?
Als je op de meesten van ons lijkt, is het antwoord "nee". Wie heeft echt de tijd om een lang bericht letterlijk voor te lezen? Hoe langer het bericht is, hoe groter de kans dat de lezer het doorneemt - mogelijk ontbreken belangrijke details.
Ga zo snel en bondig mogelijk tot het punt van uw bericht. Meestal is het niet nodig om overdreven om te gaan met uw professionele e-mailberichten.
Uw onderwerpregel is het eerste wat de ontvanger ziet. Als u de verkeerde onderwerpregel gebruikt, kan uw ontvanger uw bericht overslaan. Of, erger nog, ze kunnen het voor spam verwarren.
Om zeker te zijn dat uw professionele e-mail wordt gelezen, moet u specifiek zijn in de onderwerpregel. Een e-mail met een specifieke onderwerpregel zoals 'DEF-projectopdrachten voor mei' is waarschijnlijk eerder te lezen dan een e-mail met een vage onderwerpregel zoals 'Belangrijk bericht'.
Als u merkt dat u vaak dezelfde vragen per e-mail beantwoordt, kunt u veel tijd besparen door e-mailsjablonen te gebruiken. Met een e-mailsjabloon hoeft u niet elke professionele e-mail helemaal opnieuw te schrijven. In plaats daarvan begint u met een goed geschreven sjabloon en past u deze aan uw behoeften aan.
E-mailsjablonen zijn gemakkelijker te gebruiken dan u zou beseffen. Raadpleeg deze zelfstudies voor meer informatie over het gebruik van sjablonen:
Proofreading is net zo belangrijk als altijd in 2017. U kunt de meeste fouten maken als u elke professionele e-mail zorgvuldig herleest voordat u deze verzendt. En laten we eerlijk zijn, een e-mail vol typefouten en andere fouten is onprofessioneel en ziet er slecht uit.
Besteed aandacht aan specifieke details zoals individuele en bedrijfsnamen, evenals datums, tijden en dollarbedragen. Een typfout in deze gebieden kan voor uw bedrijf beschamend of zelfs schadelijk zijn.
Het is een goed idee om zorgvuldig te overwegen aan wie u elk bericht verzendt. Als iemand geen bericht hoeft te ontvangen, kopieer deze dan niet. Ze zullen alleen geïrriteerd raken door een onnodige e-mail te ontvangen die bijdraagt aan de rommel in hun inbox. Ze kunnen zelfs toekomstige e-mails van u negeren als u ze echt iets te zeggen heeft.
Bovendien kan het automatisch beantwoorden van Allen beantwoorden wanneer u een bericht verzendt ervoor zorgen dat uw bericht naar de verkeerde persoon wordt verzonden. Dus, maak gebruik van de gewoonte om de Allen beantwoorden optie te gebruiken.
Bepaal in plaats daarvan wie uw bericht ontvangt door uw eigen aangepaste e-mailgroep te maken en die te gebruiken. Door goed na te denken wie je e-mail ontvangt, toon je respect voor je contacten.
Wat als u kon bepalen wanneer een ontvanger uw e-mails ontvangt? Zou je niet liever je berichten verzenden als je weet dat de reader beschikbaar zal zijn om ze te bekijken?
Het goede nieuws is dat je met e-mailhulpmiddelen zoals Boomerang dat soort controle kunt hebben over wat je verzendt en wanneer je het in 2017 verstuurt. Boomerang werkt met populaire e-mailplatformen zoals Gmail en Outlook.
Ontdek deze handleiding om te ontdekken hoe Boomerang te gebruiken:
Voor velen van ons betekent het openen van een e-mail een werkopdracht. Veel professionele e-mails vereisen een bepaalde follow-up, vaak een taak die moet worden uitgevoerd of een ander bericht dat moet worden geschreven. E-mailtaken kunnen overweldigend lijken, tenzij je een manier ontdekt om ze te beheren.
Een manier om e-mailtaken te beheren en ervoor te zorgen dat niemand er doorheen kan scheuren, is met een taakhulpmiddel. Gmail heeft een handige taaktool die je inbox integreert met een takenlijst. Ga naar de volgende zelfstudie voor meer informatie over het gebruik ervan:
Heeft u nog steeds een lijst met e-mailadressen die u doorloopt telkens wanneer u uw berichten controleert? Het in- en uitloggen op verschillende e-mailplatforms is lastig en kan extra tijd kosten. Stroomlijn het proces van het controleren van uw e-mail door meerdere postvakken in één te combineren.
Bekijk het volgende voor informatie over hoe het in Gmail is gedaan:
Het constant controleren van e-mail kan u vertragen en uw denkprocessen onderbreken. Toch hebben velen van ons e-mailmeldingen ingeschakeld, wat betekent dat we elk bericht controleren zodra we het ontvangen.
Niet alleen is dit voor de meesten van ons onnodig, het bemoeilijkt ook de productiviteit. Tenzij uw bedrijf vereist dat u zo snel mogelijk reageert op elk nieuw bericht, is het beter om twee of drie keer per dag te plannen om e-mail te controleren en te verwerken. Als u speciale e-mailtijden opzij zet, wordt de rest van uw dag vrijgemaakt, zodat u zich kunt concentreren op andere taken.
Sterker nog, de meesten van ons kunnen leren onze e-mail efficiënter te beheren en onze productiviteit te verbeteren in 2017. Er is een techniek om e-mail effectiever te beheren, genaamd Inbox Zero.
Leer alles over Inbox Zero in ons gratis eBoek, De ultieme gids voor inbox zero master. We laten u zien hoe u aan de slag kunt gaan met Inbox Zero, hoe u het kunt implementeren en hoe u gezonde e-mailgewoonten kunt toepassen.
Leer professionele e-mailtips en -strategieën in het gratis Inbox Zero ebook. Geen lijst met professionele e-mailtips is compleet zonder e-mailbeveiliging te vermelden. De laatste tijd is het nieuws vol met verhalen over gehackte e-mailaccounts en andere online beveiligingsinbreuken.
Hoewel er geen garanties zijn als het gaat om online beveiliging, zijn er enkele stappen die u moet nemen om uzelf te beschermen en ervoor te zorgen dat uw e-mail veiliger is. Bijna elk e-mailplatform heeft enkele beveiligingsmaatregelen getroffen, maar vaak profiteren gebruikers er niet van.
Om uw online informatie te beschermen, is het belangrijk om alles over de beveiligingstools van uw e-mailplatform te leren. Zodra je ze hebt geleerd, kun je ze gebruiken.
Raadpleeg de zelfstudie voor tips over hoe je jezelf kunt beschermen met behulp van online beveiliging van Gmail:
Omgaan met professionele e-mails kan veel tijd kosten. Het beheer van uw e-mailaccounts lijkt misschien zelfs een beetje overweldigend. Maar het hoeft niet zo te zijn. Veel van de professionele e-mailtips in dit artikel kunnen met elk e-mailplatform worden gebruikt. Als u ze kiest, bespaart u tijd en helpt u om productiever te worden in 2017.
Dus of u nu e-mails aan het opstellen bent, e-mail checkt of probeert uw e-mailsysteem te organiseren, u kunt efficiënter werken.
Bekijk deze zelfstudie voor nog meer e-mailtips specifiek voor Gmail:
Heb je een geweldige e-mailtip of killer e-mailstrategie? Zo ja, deel het dan in een reactie hieronder.
Accentsconagua