Share
Laten we eerlijk zijn, de meeste ondernemers en bedrijfseigenaars weten niet het eerste ding over dubbel boekhouden, en ze willen het niet weten.
Voor grotere bedrijven doet dat er niet toe: u neemt gewoon een specialist in dienst. Maar in de begintijd kunt u zich misschien geen volledige hulp veroorloven. Zelfs als u naar een accountant gaat om u te helpen bij het voorbereiden van uw jaarlijkse belastingaangifte, moet u de basis kennen om uw boeken het hele jaar door op orde te houden..
Waarom maakt het uit? Omdat goede accounts de basis vormen voor een goed bedrijf. Als u geen goed inzicht heeft in uw financiële situatie, zullen uw plannen gebaseerd zijn op weinig meer dan giswerk. Beleggers of geldschieters willen ook goed georganiseerde financiën zien voordat ze zich inzetten voor de financiering van uw bedrijf.
In deze zelfstudie leert u de basis voor het op orde houden van uw bedrijfsaccounts. We zullen de basisbeginselen van dubbel boekhouden doornemen, en uitleggen hoe een rekeningschema opgezet moet worden, de boeken in evenwicht moeten worden gebracht en financiële overzichten kunnen worden opgesteld..
Tegen het einde ben je natuurlijk geen volledig gekwalificeerde accountant. Het is een complex gebied en je zult nog steeds een professional moeten inhuren om je te helpen waar mogelijk (en we zullen daar ook tips over geven). Maar u zult op zijn minst een basiskennis hebben van het bijhouden van een aantal bedrijfsaccounts. U bent gewapend met enkele praktische stappen die u kunt nemen om ervoor te zorgen dat u de juiste dingen opneemt en uw bedrijf op een solide financiële basis kunt houden.
Maar eerst, leer over deze geweldige deal ...
Ontvang een Envato Elements-abonnement voor toegang tot duizenden ongelimiteerde sjabloondownloads voor een eenmalig maandelijks bedrag, met AND CO -toegang nu inbegrepen - waarmee u uw bedrijf kunt stroomlijnen van voorstel tot betaling.
Lees meer over deze krachtige aanbieding van Envato Elements voordat je deze tutorial instudeert.
Sla deze stap niet over!
Dubbele boekhouding lijkt misschien niet het meest interessante onderwerp, maar het is van vitaal belang om te begrijpen hoe het werkt. De meeste bedrijven gebruiken tegenwoordig boekhoudsoftware in plaats van fysieke boeken, maar de principes zijn nog steeds belangrijk om te begrijpen. We houden het simpel en gebruiken voorbeelden om alles duidelijk te maken.
Ten eerste, wat is het doel van dubbel boekhouden?
Het gaat erom u een afgerond beeld te geven van waar uw geld naartoe gaat en om te voorkomen dat u fouten maakt. Elke transactie wordt op minstens twee plaatsen geregistreerd. Logisch, want elke zakelijke transactie is een uitwisseling van het ene voor het andere. Het systeem met dubbele invoer toont precies hoe die uitwisseling plaatsvond en wat de resultaten waren.
Laten we een voorbeeld bekijken.
Stel dat je een café runt en $ 500 uitgeeft aan een krat met de beste koffiebonen. Als u alleen naar uw contante saldo kijkt, lijkt het alsof u $ 500 bent kwijtgeraakt, omdat uw account met dat bedrag is gedaald. In werkelijkheid heeft die koffie natuurlijk een waarde - je voegt het toe aan je voorraad (voorraad) en gebruikt het om drankjes te brouwen om aan klanten te verkopen. Dus in het systeem met dubbele invoer zou je twee items invoeren:
Voorraad: + $ 500
Cash account: - $ 500
Hiermee wordt zowel het verlies aan contanten als de winst in voorraad geregistreerd, zodat u een beter beeld krijgt van wat er in uw bedrijf gebeurt.
Zoals je kunt zien, is het principe vrij eenvoudig. Veel van de verwarring met dubbel boekhouden komt echter van de terminologie. In het dagelijks leven zijn we gewoon om debetingen te beschouwen als dalingen en kredieten als verhogingen. In de boekhoudwereld is het ingewikkelder dan dat. Dus voor deze zelfstudie, om het simpel te houden, gaan we het hebben over stijgingen en dalingen in plaats van kredieten en afschrijvingen.
Als u een volledig beeld wilt hebben van hoe het met uw bedrijf gaat, moet u verschillende accounts instellen. Wat dat betekent, is dat u voor elk belangrijk gebied van uw bedrijf elke transactie bijhoudt die hierop van invloed is, en de balans dienovereenkomstig aanpassen.
In de café-transactie hierboven hebben we bijvoorbeeld $ 500 toegevoegd aan de voorraadrekening om de toevoeging van de krat koffie weer te geven. We zouden dat account constant up-to-date houden, zodat we elke keer dat we nieuwe benodigdheden kopen of ze gebruiken, we de balans aanpassen. Op die manier weten we precies hoeveel we altijd bij de hand hebben. We doen hetzelfde met de geldrekening.
Afgezien van contant geld en inventaris, zijn hier nog enkele andere belangrijke accounts om bij te houden, volgens SCORE:
Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens die u wilt gebruiken, kunt u allerlei verschillende accounts maken en verschillende aspecten van uw financiën volgen. U kunt bijvoorbeeld dat "Voorraad" -account opsplitsen in subaccounts voor het bijhouden van koffiebonen, voedsel en andere items.
Voor grotere bedrijven kan het aantal accounts snel worden vermenigvuldigd, dus het is essentieel om vanaf het begin een rekeningschema op te zetten: in feite een lijst met alle accounts die u bijhoudt, met een nummer voor elke account. U kunt hier een voorbeeld van een rekeningschema bekijken.
U hebt waarschijnlijk gehoord dat bedrijven de boeken in evenwicht brengen (of in sommige gevallen niet in evenwicht brengen). In deze stap gaan we kijken naar wat die zin precies inhoudt en hoe je je eigen boeken effectief in balans kunt houden.
Laten we teruggaan naar dat voorbeeld uit stap 1. We kochten voor $ 500 aan koffiebonen. De volgende stap is natuurlijk om ze te vermalen, wat lattes en cappuccino's te brouwen en ze aan klanten te verkopen. Dat doen we en onze tevreden klanten betalen ons $ 750 aan inkomsten. Laten we eens kijken hoe u dat in uw accounts zou opnemen.
Allereerst hebben we $ 750 in contanten ontvangen, dus het contante rekeningnummer neemt toe met $ 750. Maar we hebben ook $ 500 aan voorraad verbruikt, dus het voorraadaccount moet met $ 500 worden verlaagd.
Tot nu toe, zo goed. Maar hoe zit het met die $ 250 die overblijft? Welnu, dat is winst voor uw bedrijf, dus het wordt toegevoegd aan het account "ingehouden inkomsten". Zo ziet het eruit:
Cash account: + $ 750
Voorraad: - $ 500
Ingehouden winst: + $ 250
Dit is natuurlijk een vereenvoudigd voorbeeld. We kijken niet naar de kosten van melk en suiker voor het maken van die lattes, of arbeidskosten, of een van de andere dingen die in werkelijkheid zouden eten in die $ 250 winst.
Maar dit vereenvoudigde voorbeeld illustreert een sleutelbegrip: welke boekingen u ook in uw rekeningen aanmaakt, de boeken moeten daarna in evenwicht zijn.
Wat dat betekent is dat de volgende vergelijking moet altijd waar houden:
Activa = verplichtingen + eigen vermogen
Toen we $ 750 aan de contante rekening toevoegden en $ 500 uit de voorraadrekening verwijderden, creëerden we een onbalansactiva met $ 250, maar er was geen overeenkomstige boeking aan de andere kant van de vergelijking. Door $ 250 toe te voegen aan de ingehouden winst (onderdeel van de categorie "aandelen"), werd het saldo hersteld. Onze activa stegen met $ 250, en ons eigen vermogen steeg met $ 250, dus de vergelijking werkt nog steeds.
Uw doel als bedrijfseigenaar is ervoor te zorgen dat de 'boekhoudkundige vergelijking' altijd geldt, dat de boeken altijd in evenwicht zijn. In de praktijk gebeuren er echter fouten. Professionele boekhouders maken regelmatig proefbalansen en als ze de boeken niet in balans kunnen krijgen, gaan ze terug naar de accounts en passen ze eventuele fouten aan die zijn gemaakt.
Het belangrijkste is dat de boeken aan het einde van elke boekhoudperiode (zeg maandelijks of driemaandelijks) in balans zijn. Dat is wanneer u alles samenvoegt in de financiële overzichten.
In een eerdere reeks tutorials hebben we gekeken naar de belangrijkste financiële overzichten die een onderneming voorbereidt: de balans, resultatenrekening en het kasstroomoverzicht.
De informatie voor die uitspraken komt rechtstreeks van de accounts waarnaar we zojuist hebben gekeken. De boekhoudkundige vergelijking die we in stap 3 hebben behandeld, bijvoorbeeld, wordt weerspiegeld in de structuur van de balans, die alle activa aan de ene kant en alle passiva en eigen vermogen aan de andere samenbrengt, en zorgt ervoor dat ze altijd in evenwicht zijn.
Wat betreft de resultatenrekening, die de accounts gebruikt die we in stap 2 hebben bekeken, zoals de inkomsten, uitgaven en kosten van verkochte goederen. En het kasstroomoverzicht is voornamelijk gebaseerd op de geldrekening, terwijl ook informatie van andere accounts wordt opgehaald om aan te geven waar al dat geld naartoe is gegaan.
U haalt dus regelmatig alle informatie uit uw verschillende rekeningen bij elkaar en maakt een volledige set financiële overzichten. De balans is een momentopname van uw bedrijf op een bepaald moment, terwijl de resultatenrekening en het kasstroomoverzicht de veranderingen over een bepaalde periode weergeven.
Hoe vaak moet je dit proces doorlopen? Overheidsbedrijven moeten op kwartaal- en jaarbasis een jaarrekening voor aandeelhouders opstellen. Als uw bedrijf investeerders of geldschieters heeft, kunnen zij u ook vertellen hoe vaak ze verwachten dat ze zullen zien. Als dat niet het geval is, moet u beslissen wat logisch is voor uw bedrijf. Misschien wilt u een maandelijkse momentopname van uw bedrijf, of beslist u, vooral als uw bedrijf erg klein is, dat u geen formele verklaringen nodig heeft. zo vaak.
De voorbeelden die we in deze tutorial hebben bekeken, zijn heel eenvoudig. In de praktijk kan het bijhouden van nauwkeurige accounts een complex proces zijn, vooral als uw bedrijf groeit. Een enkele transactie kan meerdere vermeldingen in verschillende accounts omvatten en wanneer u honderden of zelfs duizenden transacties te registreren hebt, kan het snel overweldigend worden.
Technologie helpt natuurlijk. Boekhoudsystemen zoals QuickBooks, FreshBooks, NetSuite en Xero zijn veel gemakkelijker te gebruiken dan het ouderwetse systeem van het registreren van elke transactie in fysieke grootboeken.
Maar toch zal er waarschijnlijk een tijd komen dat je een professional moet inhuren. Zelfs wanneer u software gebruikt, is het gemakkelijk om fouten te maken. En de tijd die het kost om al die informatie in te voeren, is waarschijnlijk beter elders te besteden.
Hoewel u vaak de termen "boekhouder" en "boekhouder" door elkaar gebruikt, hebben ze eigenlijk verschillende functies. Een boekhouder behandelt de dagelijkse taken van het vastleggen van transacties en zorgt ervoor dat alles correct wordt weergegeven. Een accountant richt zich meer op het grote geheel, produceert financiële overzichten op hoog niveau en helpt u met zaken als het indienen van belastingen en het verkrijgen van financiering.
U kunt beginnen met een boekhouder en accountant part-time of op freelance, elk uur basis, en de voortgang vanaf daar. Wanneer uw bedrijf groeit met meer dan 30 werknemers, of meer dan $ 1 miljoen aan inkomsten, is het waarschijnlijk tijd om te overwegen om full-time personeel in dienst te nemen.
Boekhouden is een complex gebied en er valt nog veel meer te leren. Maar deze zelfstudie heeft u de basishulpmiddelen gegeven die u nodig hebt om nauwkeurige records te kunnen bijhouden en ervoor te zorgen dat uw bedrijf in een goede staat van gezondheid verkeert.
U hebt geleerd hoe u eenvoudige transacties kunt vastleggen met behulp van dubbele boekhouding en hoe u een boekhoudsysteem opzet dat zinvol is voor uw bedrijf. U hebt het verband gezien tussen dagelijkse boekhoudingen en de algehele financiële overzichten zoals de balans en resultatenrekening. En je hebt geleerd wat voor hulp je nodig hebt en wanneer.
Dus begin met het op orde krijgen van uw boeken, met behulp van uw favoriete boekhoudsoftware (of ouderwetse grootboeken als u daar de voorkeur aan geeft). Zorg ervoor dat u alle bonnetjes en orderrecords bewaart in een overzichtelijk archiefsysteem, zodat u terug kunt gaan en alles kunt controleren wat u maar wilt. En zorg ervoor dat die boeken regelmatig worden gebalanceerd.
Een ander belangrijk punt om te beslissen voor uw bedrijf is precies wanneer en hoe u elke transactie registreert. Er zijn twee hoofdbenaderingen: contant en periodetoerekening. We zullen bekijken wat deze termen betekenen en hoe de keuze van invloed is op uw bedrijf, in een toekomstige zelfstudie.
Grafisch krediet: spreadsheet ontworpen door Adam Mullinvan het Noun-project.
Accentsconagua