U hebt net gehoord dat een nieuw project is goedgekeurd en gefinancierd. Je staat te popelen om een brainstormvergadering met je team op te zetten. Maar slechts twee van uw teamleden zijn lokaal. De anderen zijn aan de andere kust of een ander continent!
Je zou iedereen kunnen binnen vliegen met hoge kosten, of je zou een andere manier kunnen vinden om te brainstormen als een team. Voer 'Brain-Netting' in of brainstorming op internet.
Online brainstormhulpmiddelen en technieken voor hersennetten. (grafische bron)
Online brainstormen is geen nieuw idee, maar met nieuwe software en tools is het nu veel effectiever dan ooit tevoren. Het internet is echter verre van perfect. Het vergt een zorgvuldige planning en veel menselijke intuïtie en inzicht om Brain-Netting een effectieve techniek te maken.
Een overzicht van online brainstormhulpmiddelen en brain-nettingtechnieken
Het is gemakkelijk om te praten over brainstormen "op internet", maar de realiteit is dat die uitdrukking even duidelijk is als modder. Het is als praten over brainstormen "in de echte wereld". De term roept de vraag op: "waar en hoe werkt u samen op internet?"
Er zijn een hoop antwoorden op die vraag, die variëren van gratis tot duur, van eenvoudig tot complex, en van effectief tot nutteloos. Laten we deze online brainstormtools bekijken en effectieve technieken deconstrueren.
1. Brain-Netting Tools Van eenvoudig tot verfijnd
De eenvoudigste vorm van Brain-Netting, die zowel voor virtuele teams als voor teams met verlegen of terughoudende leden kan worden gebruikt, vraagt teamleden om hun ideeën naar een centrale locatie te e-mailen ter beoordeling. Als je eenmaal verder gaat dan die heel eenvoudige benadering, zijn er nogal wat opties:
Groepsgesprekken - Traditioneel verbaal brainstormen met behulp van groepsconnectiviteit. Je verzamelt je groep voor een gesprek met behulp van alleen-spraak-, video- of gedeelde chats. Er zijn meerdere aanbieders van dergelijke diensten, en de meeste zijn goedkoop of gratis. ConferenceCalling.com (pay-per-use) en FreeConferenceCall.com (gratis) zijn twee van de topproviders.
Chat-apps - Met Slack, Yammer, Sribblar en verschillende andere toepassingen kunt u e-mails delen op basis van interesses, privacyniveau en meer. U kunt kleine chatrooms maken voor slechts een paar bijdragers, of informatie en ideeën veel breder delen. Je kunt ook forumsoftware of project-apps zoals Trello of Basecamp gebruiken voor groepsgesprekken.
Videovergaderen - De volgende stap is videoconferentie met de mogelijkheid om niet alleen video van elkaar te delen, maar ook computerschermen. Het is geweldig om mensen de site of software waarmee je werkt daadwerkelijk te laten zien, terwijl je het hardop beschrijft of bediscussieert. Topopties voor dit type service zijn Skype, GoToMeeting en UberConference. Google Hangout is ook een optie, maar is niet zo goed geschikt voor zakelijke behoeften.
Leer hoe u uw team kunt instellen en samenwerken met Slack:
Maar wat als u daadwerkelijk wilt samenwerken door samen te werken aan documenten, whiteboards of mindmapping-activiteiten? Je hebt nog steeds een breed scala aan opties voor verschillende prijscategorieën.
Samenwerkingsdocumenten - Onderaan de lijst staan gratis documentbewerkingssites voor samenwerking, zoals Google Docs. Met deze hulpmiddelen kunnen teamleden berichten en spreadsheets schrijven, bewerken, opmerkingen toevoegen en op een andere manier markeren. Google Documenten is echter geen alles-in-één oplossing: als je wilt praten terwijl je aan het werken bent, moet je tegelijkertijd Skype of een ander conferencing-systeem gebruiken.
All-in-One oplossingen - De volgende zijn enkele van de alles-in-één opties waarmee u kunt praten, schermen kunt delen, kunt tekenen op whiteboards, videoconferenties, aantekeningen maken en meer. Sommige hiervan beginnen gratis en voegen vervolgens op betaalde services toe. Opties zoals join.me, WebEx en Skype voor Bedrijven - dit alles maakt nogal wat samenwerking mogelijk tijdens het kijken terwijl je praat!
Ontdek hoe u kunt beginnen met delen en samenwerken aan documenten in Google Documenten:
Maar deze opties zijn slechts een begin. Omdat er een hele nieuwe industriebouwtool is voor groepen die geïnteresseerd zijn in het op grotere afstand doen van meer uitgebreide, geavanceerde brainstorm. Met namen als MindMeister, Concept Board, StormBoard en RealtimeBoard bieden ze hele reeksen tools voor het bouwen van mindmaps, het maken van tijdlijnen, het annoteren van rapporten en meer. Ze zijn niet gratis of goedkoop, maar ze kunnen je beste optie zijn om een breed scala aan ideeën en inzichten op een beheersbare manier vast te leggen..
2. Beperkingen van brainstorming online met Brain-Netting
Terwijl je begint na te denken over samenwerking met een samenwerkende groep in tijd en ruimte, begin je enkele basisproblemen tegen te komen. Bijvoorbeeld:
Als een teamlid in Korea is, terwijl de andere in Detroit is, kun je serieuze planningsconflicten tegenkomen.
Als sommige teamleden fulltime medewerkers zijn, terwijl anderen aannemers of freelancers zijn, kunt u problemen ondervinden met gedeelde software. Wil je echt dure software kopen voor een teamlid dat (met zijn software) binnen zes maanden vertrekt??
Als sommige teamleden technisch onderlegd zijn, terwijl anderen het moeilijk hebben om de computer uit en weer in te schakelen, kan het zijn dat bepaalde mensen helemaal uit het proces verdwijnen in plaats van een geheel nieuwe manier van communiceren te leren.
Als sommige teamleden Macs gebruiken terwijl anderen PC's gebruiken, kunt u compatibiliteitsproblemen tegenkomen.
Complexe software kan tijd kosten voor iedereen om te leren, wat betekent dat het alleen nuttig is wanneer u van plan bent het vaak te gebruiken met dezelfde groep mensen.
Het is ook belangrijk om te onthouden dat, hoe verfijnd de software of de connectiviteit ook is, brainstormen de intelligente samenwerking van een groep mensen vereist. Met andere woorden, succesvolle Brain-Netting-net zoals elke vorm van online of offline brainstormen-vereist deskundige begeleiding door iemand die het proces, de mensen en de doelen begrijpt.
3. Aanpassen aan de asynchroniciteit van brainstormen online
Veel groepen die op afstand brainstormen, bevinden zich in heel verschillende tijdzones. De ene groep slaapt terwijl de andere wakker is; men eet ontbijt terwijl de andere op weg is naar happy hour. Hoe werkt zo'n groep samen? Het antwoord is asynchroniciteit.
Asynchrone samenwerking is een eenvoudig idee: sommige mensen werken terwijl anderen slapen en de twee groepen wisselen van rol. Dit is een goed idee en het werkt goed wanneer je van plan bent om ideeën te verzamelen, documenten te annoteren en op andere manieren inzichten over een project of product te delen.
De problemen met asynchroniciteit ontstaan in situaties zoals deze:
Werknemer A slaapt en kan dus zijn ideeën niet verdedigen; hierdoor herziet medewerker B het werk van werknemer A volledig opnieuw. Medewerker A wordt wakker en wordt meteen in de verdediging gestopt.
Er is een facilitator ingehuurd om een gedistribueerd brainstormproject te beheren. De facilitator, die in tijdzone 1 woont, gaat naar huis net zoals medewerkers in tijdzone 2 op het werk verschijnen. De tweede groep medewerkers bestaat uit hun eigen regels, waardoor het onmogelijk wordt om het gefaciliteerde proces de volgende dag voort te zetten.
Een teamlid werkt aan een gedistribueerd brainstormproces en beseft dat ze een vraag heeft. Ze plaatst haar vraag, maar moet vervolgens zes uur wachten om een reactie te horen, omdat de respondent de hele dag naar het werk is of de hele dag op vergaderingen zit.
Het beheren van een asynchroon brainstormproces vereist nogal wat vertrouwen, maar het heeft ook enkele voordelen. Ja, gesprekken die evolueren terwijl u slaapt of (overname) problemen gebeuren, met name op onderwerpen met hotkeys. Maar je hebt ook de gelegenheid om de tijd te nemen om na te denken voordat je je antwoorden opstelt, echt dingen overdenkt in plaats van een reactie van de top van je hoofd. En omdat de tijd verstrijkt tussen interacties, kunnen teamleden na verloop van tijd opmerkingen maken over ideeën.
Het kan leiden tot meer nadenkende groepsbrainstorming - met enkele van de vergelijkbare voordelen die een team zou halen uit het proces van het schrijven van hersenschetsen:
4. Wanneer zorgt Brain-netting voor zin?
Wanneer moet je verder gaan dan een simpele "stuur me een e-mail" benadering van het werken met een virtueel team? Hier zijn enkele vuistregels:
Overweeg uw doelen, uw team, uw tijdlijn en uw budget. Als je een complex project aan het brainstormen bent met een uitgekiende groep ontwerpers die veel tijd, geld en een samenwerkende geest hebben, is een grote aanschaf van software misschien zinvol. Maar als u haast hebt om ideeën te verzamelen van een diverse groep, waarom zou u daar dan heen gaan??
Sommige teams doen het beter dan anderen met Brain-Netting. Als uw bedrijf gewend is aan virtueel of extern teamwerk, kent iedereen de basisregels. Zodra u verwachtingen voor algemeen gebruik hebt gevestigd, wordt het eenvoudiger om vanaf een afstand samen te werken wanneer de gelegenheid zich voordoet.
De eenvoudigste aanpak is meestal het beste. Als u iedereen bij elkaar kunt krijgen op GoToMeeting of WebEx en een online brainstormsessie kunt faciliteren om de ideeën te krijgen die u nodig hebt, waarom zou u ingewikkelder zijn??
Gratis, goed begrepen tools zijn over het algemeen een goede optie. Als u Google-documenten kunt gebruiken om een gezamenlijk brainstormproces te beheren, waarom investeren in dure software en training?
Gebruik hulpmiddelen die intuïtief zijn voor uw groep. Als je met een groep ontwerpers werkt, zijn visuele hulpmiddelen vaak een goede optie. Als u met financiële analisten werkt, bent u misschien gelukkiger om spreadsheets, diagrammen en grafieken te delen en te markeren.
Kies hulpmiddelen waarmee u de resultaten kunt verzamelen, beoordelen en compileren. Plaknotities en mindmaps kunnen er geweldig uitzien, maar als de software die u kiest u niet kan helpen een rapport te maken of een takenlijst te genereren, kan het zijn dat ze een tijd zinken.
5. Online tools voor brainstormen effectief gebruiken
Welke Brain-Netting-tools u ook gebruikt, de basisregels voor brainstormen zijn van toepassing. Dat komt omdat geen enkele technologie de plaats kan innemen van een ervaren facilitator, deelname aanmoedigt of weet wanneer het tijd is om een pauze te nemen, samen te vatten of een nieuwe tactiek te gebruiken om de creativiteit te verbeteren.
Dus ... hier zijn de basisregels voor het runnen van een effectieve Brain-Netting sessie:
Begrijp uw software, zijn opties en zijn beperkingen
Train uw team om de software effectief te gebruiken
Beschrijf uw doelen en het proces dat u zult gebruiken om ze te bereiken
Leg het schema uit. Informatie opnemen over de timing van reacties en hoe lang het brainstormen zal plaatsvinden, of dat nu meer dan een paar uur, een aantal dagen of langer is.
Vergemakkelijk het proces. Als het allemaal tegelijk gebeurt, kun je het gemakkelijker maken zoals je dat persoonlijk zou doen, maar als het asynchroon is, moet je misschien regelmatig binnenkomen om in te ruilen voor argumenten, een beroep doen op terughoudende teamleden, punten samenvatten of dingen opschudden.
Weet hoe u de sessie wilt beëindigen, bevindingen wilt presenteren en de groep wilt organiseren voor actie.
Leg uit hoe de software in de toekomst zal worden gebruikt voor extra discussies, vergaderingen van taakgroepen, enz.
Blijf er bovenop!
Begin brainstormen Beter online
Brain-Netting is een geweldige optie voor het juiste team op het juiste moment.
Als u een uitgebreid team hebt met de technische en persoonlijke vaardigheden om online brainstorming te gebruiken, kiest u de tool die aan uw specifieke behoeften voldoet.
Als uw team daarentegen niet technisch onderlegde of vertrouwd is met virtueel, asynchroon teamwerk, moet u de mogelijkheid overwegen om samen in dezelfde ruimte te komen en tegelijkertijd een eenvoudiger en beter alternatief te vinden.
Ontdek aanvullende brainstormtechnieken:
Of ga naar onze ultieme, uit meerdere delen bestaande gids voor betere brainstormtechnieken, voor meer diepgaande zelfstudies over brainstormen en methoden voor het genereren van veel geweldige ideeën.
Share
Online brainstormhulpmiddelen en technieken voor hersennetten. (grafische bron)
Accentsconagua