Share
Hoeveel tijd besteedt u elke dag aan het schrijven van e-mails? Een uur? Twee uur? Meer? Hoeveel tijd je ook besteedt aan het schrijven van e-mail, het is te veel als je elke keer een gloednieuwe e-mail maakt.
De meeste e-mails die u schrijft, vallen in verschillende veelvoorkomende typen. U kunt uren sparen door de e-mails die u schrijft te baseren op sjablonen die u aanpast voor de situatie.
Met tools zoals de standaardantwoorden van Gmail en andere, zoals TextExpander, is het eenvoudig om e-mailsjablonen te maken en op te slaan die steeds opnieuw kunnen worden gebruikt.
Bent u klaar om standaardantwoorden te gebruiken met tijdbesparende e-mailsjablonen? (grafische bron) In dit artikel leggen we uit waarom e-mailsjablonen belangrijk zijn en hoe ze effectief kunnen worden gebruikt. We geven aan hoe de standaardantwoorden van Gmail een handige tool is die het gebruik van e-mailsjablonen eenvoudig maakt. We bieden ook meer dan tien verschillende ingeblikte antwoordvoorbeelden die u kunt aanpassen en zelf kunt maken.
Notitie: De voorbeelden hier zijn fictief. Ze moeten niet worden beschouwd als juridisch advies of advies over een specifieke situatie waarmee u te maken kunt krijgen. Gebruik ze als een startpunt voor het maken van uw eigen aangepaste ingeblikte e-mailsjablonen.
E-mailsjablonen zijn een geweldige manier om tijd te besparen en uw productiviteit te verhogen. Bij correct gebruik kunnen e-mailsjablonen:
Met een sjabloon kan een e-mail die u uren kan duren, in plaats daarvan slechts enkele minuten duren.
De e-mailsystemen van tegenwoordig ondersteunen het gebruik van e-mailsjablonen. De standaardantwoorden van Gmail is slechts één voorbeeld van een goed hulpmiddel om te gebruiken. Lees deze zelfstudie voor meer informatie over het gebruik van Gmail-standaardreacties:
Er is een goede manier en een verkeerde manier om een e-mailsjabloon te gebruiken.
De verkeerde manier om een sjabloon te gebruiken, is door een ingeblikt antwoord of een ander type e-mailsjabloon te verzenden, precies zoals het is geschreven. Door e-mails te maken zie je er slecht uit.
De manier om een sjabloon te gebruiken, is deze aan te passen aan uw specifieke situatie. Voeg de naam van de e-mailontvanger en de bedrijfsnaam in de e-mail in. Maar daarnaast wilt u de sjabloon zorgvuldig bekijken om er zeker van te zijn dat elke alinea van toepassing is en dat er niets ontbreekt.
Als u een alinea in de sjabloon vindt die niet past in de huidige situatie, verwijdert u deze. Als er iets ontbreekt in de sjabloon, voeg je deze toe. Als je klaar bent, kan de ontvanger niet zeggen dat je een sjabloon gebruikt.
U moet uw e-mailsjablonen voor ingeblikte reacties zorgvuldig doorlezen voordat u ze opslaat. U wilt beginnen met een sjabloon die zo schoon mogelijk is.
Zelfs wanneer u begint met een schone sjabloon, kunnen fouten binnensluipen. Controleer zorgvuldig op:
Vergeet ook niet dat elke e-mail een onderwerpregel moet hebben. (E-mails zonder onderwerpregels kunnen worden verwijderd of direct naar de map Spam gaan.)
Als u meer hulp nodig heeft bij het maken van uw professionele e-mailsjabloon, gebruikt u deze zelfstudie als een gids:
Om u een voorsprong te geven, hebben we een aantal e-mailsjablonen in dit artikel opgenomen. Om het maximale uit deze sjablonen te halen, past u ze aan voor uw eigen situatie. Nadat ze zijn aangepast, sla ze op als sjabloon in de standaardantwoorden van Gmail of gebruik een ander hulpmiddel om ze op te slaan.
Notitie: De informatie die in elke sjabloon moet worden aangepast, wordt aangegeven met haakjes, []. U kunt naar behoefte zinnen of alinea's toevoegen of aftrekken. De voorbeeldinformatie in deze e-mailsjablonen zijn bijvoorbeeld slechts doelen.
Situatie: Je werkt aan een projectteam. U hebt informatie of updates van een ander teamlid nodig.
Email sjabloon: Zo kunt u netjes vragen en resultaten krijgen:
Onderwerpregel: Antwoord vereist. Project XYZ
Hallo [Sally-voorbeeldpersoon],
Heel erg bedankt voor je werk aan [Phase B] vorige week.
We maken plannen om binnenkort [Phase C] af te ronden en we hebben een update nodig over [actiepunt] om door te gaan. Als je me de [fase C] -status laat weten tegen [morgenochtend], zou ik het op prijs stellen.
alvast bedankt voor uw hulp.
oprecht,
[Maria Perez]
[Project Manager, XYZ]
De onderwerpregel bevat de zin, Antwoord vereist. Het is waarschijnlijker dat de e-mail een antwoord ontvangt met deze zin in de onderwerpregel.
Merk ook op dat de e-mail is gericht aan een specifiek persoon. Je zult niet altijd de naam weten van de persoon die je probeert te bereiken, maar als je het weet, moet je het gebruiken.
Situatie: U zoekt een product of dienst, maar de website van het bedrijf biedt onvoldoende informatie.
Email sjabloon: Deze ingeblikte e-mail helpt u de informatie te krijgen die u nodig hebt om te beslissen.
Onderwerpregel: [Productnaam]
Geachte [Klantenservice],
Ik ben van plan in de komende dagen een [type product] aan te schaffen. Op uw website, [SAMPLECOMPANY.COM], merk ik dat uw bedrijf een [type product] aanbiedt.
Uw website biedt echter niet de [lengte en het gewicht] van [type product]. Zou je alsjeblieft willen geef me alstublieft aanvullende informatie, inclusief de [lengte en gewicht]. Mijn e-mailadres is [[email protected]].
Dank u voor uw hulp.
oprecht,
[John Doe]
[Anytown Consulting Purchasing Agent]
Het plaatsen van de productnaam in de onderwerpregel is hier de beste keuze. Dat helpt de ontvanger uw e-mail naar de juiste afdeling te sturen.
Het schrijven van de aanhef is ook lastig, omdat we de naam van een persoon niet hebben. Het raden van de titel van de persoon die het meest waarschijnlijk zal helpen, is mogelijk uw enige optie. Let op de toon van de e-mail is iets formeler omdat je de ontvanger niet kent.
Situatie: Eigenaren van kleine bedrijven vragen serviceproviders vaak om kostenramingen. Er is een verkeerde manier en een juiste manier om een serviceprovider om een kostenraming te vragen.
Onjuist E-mail voorbeeld: De verkeerde manier om een e-mail te schrijven waarin om een kostenraming wordt gevraagd, ziet er ongeveer zo uit:
Onderwerpregel: Web Design Work
Hoi,
Ik ben een klein bedrijfje. Ik heb een webdesigner nodig. Hoeveel vraag je?
oprecht,
Joe Small Business Owner
Helaas is het bovenstaande e-mailvoorbeeld vaak wat een serviceprovider ontvangt. Helaas biedt het niet genoeg informatie voor de serviceprovider om de vraag echt te beantwoorden. Bovendien zorgt het ervoor dat uw kleine bedrijf eruit ziet alsof ze niet weten wat ze doen.
E-mailsjabloon voorbeeld: Een betere benadering is om te anticiperen op enkele vragen van de serviceprovider in uw e-mail en ook de antwoorden op die vragen te geven. Hier is een betere voorbeeld-e-mail waarin om een kostenraming van een webontwerper wordt gevraagd:
Onderwerpregel: [Web Design] Werk
Beste [Jennifer],
Ik heb enkele voorbeelden van uw werk gevonden op [Voorbeeldsite (link)]. Ik vond vooral [voorbeeldnaam] leuk.
Ons bedrijf, [The Small Company], is van plan [redesign our website] in [de volgende maand]. We willen een contract [webdesigner] inhuren om te helpen met dit proces. We willen u graag voor deze functie bekijken.
Ik zal je een beetje vertellen over het project.
[Onze huidige website maakt gebruik van het [WordPress] -platform en we willen dit platform blijven gebruiken. Momenteel bestaat onze website uit [vijf pagina's]. We willen de website graag uitbreiden om onze productlijst op te nemen (momenteel [30] items). We willen dat elk item linkt naar een productbeschrijvingpagina. We willen ook ons thema updaten om er eigentijdser uit te zien. Het is vooral belangrijk dat de nieuwe site mobielvriendelijk is.]
Laat het me weten als je geïnteresseerd bent in het project. Als u kunt, kunt u mij dan een ruwe schatting van de kosten geven?
Ik ben blij om eventuele vragen te beantwoorden. U kunt mij bereiken op [[email protected]] of telefonisch op [XXX-XXX-XXXX].
Ik kijk ernaar uit om snel van je te horen.
oprecht,
[Joe Small Business Owner]
[Het kleine bedrijf]
Zie je het verschil? Jennifer de webdesigner neemt de tweede e-mail waarschijnlijk veel serieuzer. Iedereen kan zien dat je wat hebt nagedacht over het project. Merk ook op dat de e-mail een tijdschema voor het project vermeldt. Dit is belangrijk omdat Jennifer misschien niet beschikbaar is wanneer je haar nodig hebt.
Hoewel u misschien niet alle vragen hebt geanticipeerd die de serviceprovider kan verzinnen, heeft u hen de gelegenheid gegeven om aanvullende vragen te stellen door uw e-mailadres en telefoonnummer op te geven.
Notitie: Hoewel dit voorbeeld van ingeblikte respons specifiek is voor een webontwerpproject, kunt u het ook voor andere typen projecten aanpassen. De gehele vierde alinea is volledig aanpasbaar en moet de details van uw project bevatten.
Situatie: Het annuleren van een service kan lastig zijn. Zelfs als u niet tevreden bent over de service, wilt u toch als een professional overkomen.
Als u een online account voor de service hebt, kan het annuleren van uw account net zo eenvoudig zijn als inloggen op uw account en klikken op a Services annuleren link. Meestal vindt u deze link onder a Mijn rekening of Billing keuze.
Email sjabloon: Soms is de optie voor automatische annulering niet beschikbaar. Maak voor deze instanties een sjabloon met standaardantwoorden die u steeds opnieuw kunt gebruiken. Hier is een voorbeeld:
Onderwerpregel: [Krantenbezorging], [Account 007XZY]
Geachte accountvertegenwoordiger,
Ik wil mijn [abonnement op kranten en bezorgdienst] stopzetten, van kracht [31 april 2017]. Mijn rekeningnummer is [007XYZ].
De reden dat ik de service stop, is dat [ik op 1 mei naar een nieuw gebied verhuis en de lokale krant niet langer nodig heb].
Bevestig de ontvangst van deze e-mail zo snel mogelijk.
oprecht,
[Jennifer Cho]
Zoals u kunt zien, is de e-mail kort en duidelijk. De tweede alinea, die een reden geeft waarom u de service beëindigt, is optioneel. Als u echter een reden opgeeft, kan dit voorkomen dat ze u proberen te praten om de service te behouden. Het kan ook helpen om hun diensten voor andere klanten te verbeteren.
Over het algemeen is het het beste om een professionele toon aan te houden, zelfs als je de service stopzet, omdat je van streek bent.
Situatie: U bent een freelancer of eigenaar van een klein bedrijf. Iemand heeft om uw informatie gevraagd via e-mail, hoe reageert u?
Het is het beste om een proces in gedachten te houden voor het beantwoorden van vragen via e-mail. Veel freelancers starten met het onderzoeken van het bedrijf van de onderzoeker om uit te zoeken of het een legitiem vooruitzicht is. U kunt dit online doen door te kijken naar hun website, beoordelingen van hun diensten en andere openbaar beschikbare informatie.
De volgende stap varieert. Sommige eigenaren van kleine bedrijven vragen om een eerste telefonische vergadering als hun eerste stap. Anderen sturen een kwalificerende vragenlijst. Bepaal welke aanpak het beste is voor uw bedrijf en schrijf uw e-mail op basis van uw beslissing.
Email sjabloon: Hier is een voorbeeld van een e-mailantwoord op voorbeeld 3 hierboven. Het gebruikt de aanpak van het verzenden van een vragenlijst:
Onderwerpregel: Re: [Web Design] Werk
Hoi Joe],
Bedankt voor uw interesse in mijn [web design services]. Ik zou graag meer willen weten over je project.
Ik heb de huidige website van [The Small Company] bekeken en ik geloof dat ik kan helpen.
[Mijn prijzen beginnen bij $ XXXX.00 voor een eenvoudige site met vier pagina's. Extra kosten kunnen van toepassing zijn als ontwerpwerk, revisies of vergaderingen vereist zijn. Voor nieuwe klanten heb ik ook een vooruitbetaling van 50% nodig.]
Mijn typische proces is om een korte vragenlijst [bijgevoegd] te sturen om de reikwijdte van het werk te bepalen. Ik maak een voorstel op maat op basis van uw antwoorden. Zodra u het voorstel hebt ondertekend en ik de eerste betaling ontvang, kan ik het project starten.
Ik hoop dat deze informatie nuttig is. Laat het me weten als je nog meer vragen hebt. Ik kijk ernaar uit om snel van je te horen.
[Jennifer Cho]
Eigenaar en opdrachtgever
The Web Design Company
Uiteraard zou u deze e-mailsjabloon aanpassen aan uw eigen bedrijfsbehoeften. Als ze een specifieke vraag hebben gesteld, zoals waar kan ik voorbeelden van je werk zien?, wijzig de e-mail om een antwoord op die vraag op te nemen.
De derde alinea is optioneel. Veel freelancers noemen een vergoeding voor een ballpark vroeg in het proces om mensen te ontmoedigen die op zoek zijn naar goedkope of gratis diensten. Anderen wachten liever tot ze verder in het proces zijn.
Let op de vriendelijke, behulpzame toon. Deze e-mail is eigenlijk een verkoopbrief omdat u uw services verkoopt, maar deze maakt geen gebruik van een hard-sell-methode.
Situatie: In voorbeeld 10 beschrijven we hieronder hoe we kunnen reageren op een introductiebrief. Maar wat als u degene bent die de introductiebrief schrijft??
Het schrijven van een "letter" van inleiding via e-mail is een steeds belangrijkere manier voor professionals om verbinding te maken. Met netwerken belangrijker dan ooit, hoe meer mensen je kent, hoe meer kans je hebt om te slagen.
Maar soms willen mensen niet verbonden zijn. Het is dus altijd een goed idee om bij beide partijen na te gaan of ze open staan voor het maken van een nieuwe verbinding voordat u een introductiebrief schrijft.
Een kennis wil bijvoorbeeld dat u ze voorstelt aan de personeelsverantwoordelijke van een groot bedrijf. Het bedrijf is echter kleiner en heeft geen openingen. Ze willen niet verbonden zijn met nieuwe aanvragers. In dat geval kan het verzenden van een e-mail met een inleiding verkeerd zijn.
Email sjabloon: Laten we zeggen dat beide partijen ermee instemmen verbonden te zijn. Je zou zoiets kunnen schrijven als dit:
Onderwerpregel: Introductie van [John Doe]
Hoi Susan],
Ik heb genoten van ons gesprek tijdens de [HR Professionals Meeting] vorige maand.
Ik schrijf vandaag om je aan [John Doe] te laten kennismaken (gekopieerd op deze e-mail). [John] werkte voor mijn bedrijf, [XYZ Co.], afgelopen zomer als een [Computer Science Intern]. Ik vind dat hij een uitstekende kandidaat voor uw [IT] -afdeling zou zijn.
[John] is recent afgestudeerd aan [ABC University], waar [hij] afstudeerde in [Computer Science].
[John] ... [Susan] is de [Technical Services Recruitment Officer] voor [MNOP Corp.] [Zij] kan eventuele vragen over een carrière bij [MNOP Corp.] beantwoorden
Vriendelijke groeten,
[Juan Perez]
[Human Resources Director]
[Anytown Consulting]
Zoals je kunt zien, is de introductie-e-mail vriendelijk. Toch is het kort en ter zake. Beknoptheid is belangrijk omdat de mensen die je aan het verbinden bent waarschijnlijk erg druk zijn.
Een ander type e-mail dat u mogelijk moet schrijven, is een e-mail over salarisonderhandelingen. U krijgt niet het door u gewenste tarief tenzij u erom vraagt.
Als zakelijke professional wilt u dat uw salarisonderhandelingse-mail professioneel, maar effectief is. Lees meer over het schrijven van een e-mail voor salarisonderhandeling in deze zelfstudie:
Het interview, dank u, mag een van de meest vergeten, maar belangrijkste e-mails zijn, die u zult verzenden. Ontdek hoe je een goede indruk achterlaat met een goed geschreven interview bedankt e-mail in deze tutorial:
Niemand wil lijken alsof ze zeuren. Toch vergeten mensen belangrijke taken - en dat kan van invloed zijn op uw bedrijf. Gebruik voorbeelden van voorbeelden in de volgende tutorial om een vriendelijke herinneringse-mail te verzenden:
Uw contactpersoon heeft u zojuist kennis laten maken met een belangrijke nieuwe verbinding. Wat je vervolgens doet, bepaalt hoe ze aan je denken. Laat de juiste indruk achter door het advies in deze tutorial te volgen:
Uw sollicitatiebrief kan net zo belangrijk zijn als uw cv als het gaat om het vinden van een baan. Volg de gedetailleerde tips en sjabloonvoorbeelden in deze zelfstudie om ervoor te zorgen dat uw begeleidende sollicitatiebrief professioneel is:
Het hoeft geen uren te duren om een e-mail te schrijven. U kunt de hoeveelheid tijd die u aan e-mails besteedt drastisch verminderen door vooraf geschreven e-mailsjablonen aan te passen. Een geweldig hulpmiddel voor het opslaan en gebruiken van e-mailsjablonen is de standaardantwoorden van Gmail.
We hebben e-mailtemplates voor veel situaties en links naar andere voorbeelden van e-mailreacties verstrekt om u te helpen uw eigen standaardantwoordensjablonen te maken.
Heb je een aantal e-mails die je steeds weer lijkt te schrijven? Deel uw eigen korte e-mailsjablonen voor algemene bedrijfsscenario's in de onderstaande opmerkingen.
Accentsconagua