Share
Of je nu kaarten, honkbal of Candy Crush Saga speelt, je zult niet succesvol zijn, tenzij je begrijpt hoe je moet scoren.
Het spel van zaken is niet anders. Het enige probleem is dat de manier waarop je score-boekhouding en boekhouding bijhoudt, behoorlijk gecompliceerd kan zijn. In een recente zelfstudie hebben we de basisbeginselen van boekhouden besproken, maar er is één cruciaal onderdeel dat we niet noemden: het verschil tussen contant en periodetoerekening.
In deze tutorial leert u hoe zowel cash accounting als accrual accounting werken. U ziet voorbeelden van elke techniek in actie, leert hun voor- en nadelen kennen en bent klaar om te beslissen welke u voor uw bedrijf moet gebruiken.
Het klinkt misschien nogal esoterisch, maar als je een bedrijf bezit, moet je het begrijpen. Zoals je in deze tutorial zult zien, zou je, als je geen transacties op de juiste manier opslaat, de ware aard van je bedrijf verkeerd kunnen weergeven. Dat maakt het moeilijker om te plannen, kan invloed hebben op de belasting die u betaalt, en in extreme gevallen kan het u zelfs helemaal uit de handel brengen..
Laten we zeggen dat u een consultingbedrijf runt en in de maand september krijgt u een sappig contract van $ 50.000 met een Fortune 500-bedrijf. Gefeliciteerd!
Maar u ontvangt het geld niet meteen. U levert de consultingservices en verzendt uw factuur in oktober en het bedrijf sleept vervolgens zijn voeten en betaalt de rekening, dus u ontvangt de cheque pas in december.
Dus wanneer neem je die $ 50.000 op als opbrengst? Wanneer u de verkoop doet, wanneer u de dienst levert of wanneer u het geld ontvangt?
Onder de cash-methode van de boekhouding, zou je wachten tot je het geld op je bankrekening hebt in december. In de loop van september, oktober en november zou je weten dat je binnenkort $ 50.000 binnenkomt, maar het zou nergens op je inkomstenoverzicht verschijnen.
Klinkt voorzichtig, toch? De meeste ondernemers hebben immers verhalen over klanten die hun facturen uitstellen of in sommige gevallen helemaal niet betalen. Bij cash-accounting neemt u alleen inkomsten op als u het geld op de bank heeft.
Maar de keerzijde is dat als je kosten maakt, die niet worden geregistreerd totdat je het geld daadwerkelijk hebt uitbetaald. Om u te helpen aan dat nieuwe contract te voldoen, investeert u $ 10.000 in een aantal nieuwe computerapparatuur, waarvoor de leverancier u een "koop nu, betaal later" deal biedt.
U heeft in oktober $ 10.000 uitgegeven, maar het komt niet als een uitgave, totdat u de cheque twee maanden later daadwerkelijk hebt verlaagd. Niet zo voorzichtig.
De boekhoudmethode op transactiebasis is bedoeld om inkomsten te registreren wanneer deze zijn verdiend en uitgaven wanneer ze zijn gemaakt, ongeacht wanneer het geld van eigenaar verandert.
Je moet nog steeds redelijk zeker zijn van het ontvangen van het geld voordat je het als inkomsten kunt opnemen. In september, wanneer uw verkoopteam het contract ophaalt, zou u het niet onmiddellijk als opbrengst neerleggen. Over het algemeen neemt u het op wanneer het product of de service is afgeleverd en een factuur is verzonden, dus in dit geval zou het in oktober zijn..
Hoe zit het met die computerapparatuur die je hebt gekocht? Welnu, volgens de methode op transactiebasis is de datum waarop het geld van eigenaar wisselt niet relevant. U neemt het als een uitgave op wanneer u de aankoop doet, dus in oktober.
Onder dit systeem krijgt u een veel nauwkeuriger beeld van wat er in uw bedrijf aan de hand is. U hebt het werk in oktober gedaan en de inkomsten zijn geregistreerd in oktober. U hebt de computerapparatuur in oktober gekocht en de kosten verschijnen in oktober.
Maar aan de andere kant zijn uw accounts nu gescheiden van de geldstroom, wat problemen kan veroorzaken, zoals we zullen zien ...
Nu je weet hoe elke methode werkt, is het tijd om naar hun voor- en nadelen te kijken.
Het grote voordeel van de cash-methode is de eenvoud. De opbouwmethode kan behoorlijk gecompliceerd worden als u complexere transacties hebt dan de transacties die we tot nu toe hebben bekeken. Als u een aantal vooruitbetaalde rekeningen heeft, sommige met achterstand en anderen in termijnen, kunt u geld tussen verschillende rekeningen heen en weer schudden en uw hoofd krabben precies wanneer het OK is om elke transactie in de winst-en-verliesrekening te herkennen..
Met cash accounting hoeft u zich daarover geen zorgen te maken. Wanneer het geld in uw account wordt weergegeven, is het omzet. Wanneer het geld uw account verlaat, is dit een uitgave. Eenvoudig.
Een ander voordeel van de contante methode is dat het een nauwkeurig beeld geeft van hoeveel contant geld u op een bepaald moment bij de hand hebt. Het is waar dat je dat adviesgeld in oktober hebt verdiend, maar de conclusie is dat je het geld pas in december hebt. Zoals we in een eerdere tutorial hebben gezien, is het beheren van uw cashflow van cruciaal belang voor kleine bedrijven en het gebruik van cash accounting kan u helpen ervoor te zorgen dat u altijd over voldoende beschikt om het hoofd boven water te houden.
Zoals we in de inleiding hebben gezien, is boekhouding in feite een manier om de score voor uw bedrijf bij te houden. Als u op de contant geldmethode vertrouwt, kan de score soms misleidend zijn.
De contante boekhoudmethode laat zien dat oktober een vreselijke maand was voor ons consultancybedrijf, bijvoorbeeld. We hebben geen inkomsten gegenereerd en hebben een uitgave van $ 10.000 gemaakt. December was daarentegen een uitstekende maand - $ 50.000 aan inkomsten en helemaal geen uitgaven.
Dit is duidelijk misleidend. Oktober was eigenlijk de maand waarin we hard werkten en die $ 50.000 aan inkomsten verdienden, en het feit dat december toen de cheque eindelijk in de mail aankwam, maakt het nog geen geweldige maand.
Dit soort fouten zijn eenvoudig te herkennen en aan te passen voor wanneer we naar één transactie kijken, maar wanneer uw bedrijf veel verschillende inkomsten en uitgaven heeft, is het veel moeilijker. Hoe groter de kloof tussen wanneer inkomsten worden verdiend en wanneer deze worden ontvangen, hoe groter het probleem.
In essentie probeert u uw prestaties te beoordelen op basis van een reeks accounts die het redelijk willekeurige feit weergeven van wanneer betalingen werden gedaan en die problemen kunnen veroorzaken. Bedrijven kijken bijvoorbeeld vaak naar perioden waarin ze relatief druk en stil zijn en wijzen dienovereenkomstig personeel toe. Als uw inkomsten worden geregistreerd in een andere periode dan wanneer deze is verdiend, kunt u in stille tijden overbezet raken en onder drukke tijden onderbemand zijn.
Accrual accounting lost een aantal van de problemen op die zijn ontstaan door cash accounting, maar creëert eigen problemen. Hier is een samenvatting:
Accrual accounting geeft een veel duidelijker beeld van de winstgevendheid van het bedrijf, door nauwkeurig weer te geven wanneer inkomsten worden verdiend en wanneer uitgaven worden gedaan.
Dit kan je helpen om te zien welke maanden, kwartalen en jaren echt succesvol voor je zijn geweest. De afbeelding wordt niet vervormd door vertragingen in betalingen die worden gedaan of ontvangen.
Het geeft ook een beter beeld van uw algehele 'score' op elk moment in de tijd. Het is gemakkelijker voor u om te plannen, omdat u al uw inkomsten en uitgaven hebt verwerkt, zelfs als u de betalingen nog niet hebt ontvangen.
De methode voor op transactiebasis is effectiever voor het afhandelen van gecompliceerde transacties, omdat u het geld in verschillende accounts bijhoudt, afhankelijk van of het van tevoren is ontvangen of wordt verwacht, maar nog niet is ontvangen. U neemt ook de kosten voor uw rekening die u hebt gemaakt, maar nog niet hebt betaald, zodat u niet te veel geld kunt besteden.
Accrual accounting is gecompliceerder dan cash accounting. Iedereen kan geld bijhouden dat in en uit een account komt; het anticiperen op overdrachten die nog niet hebben plaatsgevonden, is moeilijker.
De complexiteit kan ook leiden tot verwarring en zelfs misleiding. Er is een oud gezegde: "Cash liegt niet." Overlopende posten kunnen daarentegen worden gemanipuleerd.
Enron is een beroemd voorbeeld van een bedrijf dat zijn accounts masseerde door zeer agressief te zijn over hoe snel het omzet herkende. Het tekende meerjarige gas- en elektriciteitscontracten en registreerde dezelfde dag de volledige winst in zijn boeken. Dit leidde tot een enorme mismatch tussen hoeveel winst het bedrijf liet zien en hoeveel geld het eigenlijk had.
De meeste bedrijven gaan natuurlijk niet zo ver als Enron. Maar wanneer u de opbouwmethode gebruikt, moet u onthouden dat u omzet registreert voordat u deze daadwerkelijk ontvangt. Als u niet oppast, kunt u geld tekort komen, ook al is uw bedrijf winstgevend. U moet uw kasstroom afzonderlijk volgen bij het gebruik van het baten-lastenstelsel en altijd rekening houden met de mogelijkheid dat verwachte inkomsten niet doorkomen.
Dus wat goed is voor uw bedrijf: contant of periodetoerekening?
Grote bedrijven hebben geen keuze: ze moeten accrual accounting doen. Als uw bedrijf een omzet heeft van meer dan $ 5 miljoen per jaar of een voorraad bijhoudt van items die het verkoopt aan het publiek en bruto ontvangsten heeft van meer dan $ 1 miljoen per jaar, moet u de methode voor oplopende betalingen gebruiken.
Voor kleinere bedrijven is het ingewikkelder. Denk na over wat het meest logisch is voor uw eigen omstandigheden. Als u een heel klein bedrijf hebt, zou de eenvoud van contantaccounting de beste aanpak kunnen zijn, vooral als u in het algemeen vrij snel wordt betaald. Maar naarmate uw bedrijf gecompliceerder wordt, begint de extra informatie die in de opbouwmethode wordt geregistreerd, zijn vruchten af te werpen, vooral als er vaak een grote kloof is tussen wanneer u een verkoop doet en wanneer u wordt betaald..
Overweeg ook uw fiscale situatie. Het is niet dat een methode inherent 'beter' is dan de andere voor belastingdoeleinden, maar de methode die u gebruikt, kan van invloed zijn op het belastingjaar waarin de inkomsten en uitgaven worden geregistreerd. Voor bepaalde bedrijven kan het kiezen van de ene methode boven de andere u een voordeel opleveren.
Als u bijvoorbeeld aan het einde van het jaar veel zaken doet tijdens het vakantieseizoen, maar de betalingen pas in januari ontvangt, is de contante methode misschien logisch voor u. U kunt het opnemen van de inkomsten (en het betalen van belasting) uitstellen tot het volgende belastingjaar, waardoor u een extra jaar krijgt om dat geld vast te houden en te gebruiken voor wat u maar wilt. In verschillende situaties kan de opbouwmethode beter zijn - het gaat erom te begrijpen wat uw specifieke bedrijf zal helpen.
Dus nu heb je geleerd wat het verschil is tussen cash en accrual accounting. U hebt gezien waarom het ertoe doet, hoe elk systeem werkt en wat de voor- en nadelen zijn.
U hebt gezien dat de belangrijkste voordelen van de contant geldmethode de eenvoud zijn en de manier waarop uw rekeningen worden gekoppeld aan het werkelijke geld dat u bij de hand hebt. De opbouwmethode is daarentegen ingewikkelder, maar geeft een nauwkeuriger beeld van hoe winstgevend uw bedrijf is en wanneer die winst is verdiend.
Dus het enige dat overblijft, is dat u beslist welke het beste bij u past. Houd rekening met de grootte en complexiteit van uw bedrijf en uw belastingsituatie. Beide methoden zijn geldig, maar je moet de ene of de andere kiezen, niet heen en weer schakelen tussen hen in zoals het jou uitkomt. Wanneer u besloten heeft, weet u het juiste moment om elke transactie vast te leggen en hoe deze uw onderneming beïnvloedt.
Terwijl u verder gaat en de door u gekozen methode gebruikt, moet u onthouden dat elke benadering beperkingen heeft. Als u kasboekhouding gebruikt, onthoud dan dat de resultaten mogelijk niet uw werkelijke prestaties in elke periode weergeven. En als u accrual accounting gebruikt, onthoud dan dat het uw winst meet, niet uw geld, dus u moet ook uw cashflow nauwlettend volgen.
Grafisch krediet: spreadsheet ontworpen door Adam Mullinvan het Noun-project.
Accentsconagua