Conclusie

 Veel e-mailsystemen zoals Gmail, Yahoo !, en Outlook staan ​​e-mailthreads toe. Of u nu een eigen bedrijf hebt of voor een bedrijf werkt, threadberichten zijn een geweldig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat iedereen in uw team up-to-date is met projectinformatie.

In deze zelfstudie geef ik je negen praktische tips voor het correct instellen en gebruiken van e-mailthreads, zodat je gesprekken in beweging kunt houden en ervoor kunt zorgen dat je alleen belangrijke berichten verzendt naar de teamleden die je nodig hebt om contact te leggen. 

Groeps-e-mail threading (afbeeldingen)

Opmerking: hoewel de desktopversie van Gmail hier wordt gebruikt om deze groepse-mailprincipes te illustreren, zijn veel van deze ook van toepassing op andere populaire e-mailsystemen. 

Ook bVoordat je in deze nuttige tutorial graaft, download je ons nieuwe eBoek (GRATIS): de ultieme gids voor inbox zero master. Het zit vol met een aantal professionele e-mailstrategieën die u snel kunt gebruiken.

Wat is een e-mail thread?

Een e-mailthread behandelt gerelateerde e-mails zoals een discussie door gerelateerde e-mails bij elkaar te houden in uw inbox. In Gmail hoef je alleen maar op te drukken om een ​​discussie met een discussie te maken Antwoorden op alle bij het beantwoorden van een e-mail.

Wees echter voorzichtig wanneer u een thread voor e-mailgesprekken gebruikt. Als u in Gmail de onderwerpregel kunt wijzigen wanneer u op een e-mail antwoordt, wordt de e-mail met de gewijzigde onderwerpregel een nieuwe thread. Het bericht maakt niet langer deel uit van de oorspronkelijke thread, ook al is het gerelateerd aan het onderwerp.

Veel zakelijke professionals houden van e-mail threading en moedigen hun gebruik aan om de volgende redenen:

• Vermindert de rommel in e-mailinbox. Zonder e-mailthreads zou u, als u een originele e-mail met tien antwoorden heeft, 11 verschillende berichten in uw e-mailinbox zien. Als u een groeps-e-mailthread gebruikt, ziet u alleen het originele e-mailadres in uw inbox met het aantal antwoorden tussen haakjes ernaast.
• Houdt gerelateerde e-mails bij elkaar. De meesten van ons ontvangen veel e-mails. Het kan gemakkelijk zijn om een ​​belangrijke e-mail te missen of om uit het oog te verliezen waar een verzender het over heeft.
• Houdt iedereen op de hoogte. Veel projecten gebruiken teams. Met e-mails met een draad kan de teamleider een vraag beantwoorden en ziet iedereen in het team zowel de vraag als het antwoord.

Ingedrukt e-mailbericht in de inbox van Gmail

De bovenstaande e-mail is een gesprek met een thread over XYZ Project zoals het wordt weergegeven in de Gmail-inbox. Er zijn vier deelnemers aan het gesprek, hoewel er slechts drie worden weergegeven. Er zijn zes berichten in de thread zoals aangegeven door het cijfer 6 tussen haakjes achter de lijst met deelnemers.

Ondanks de voordelen kunnen er een aantal nadelen aan e-mails met schroefdraad zijn. Hier zijn enkele:

• Distributielijst is te groot. Als mensen onnodig aan de discussielijn worden toegevoegd, kan het die mensen irriteren en ervoor zorgen dat de rode draad vol raakt met vragen.
• De draad is te lang. Soms wordt een thread zo lang dat het een eeuwigheid duurt om naar het begin te scrollen en het hele gesprek te volgen.
• Sommige e-mailsystemen ondersteunen geen threads. Als u een e-mail met een thread verzendt naar een teamlid wiens e-mailsysteem geen threads gebruikt, wordt deze als een nieuwe e-mail in hun systeem weergegeven.   

We zullen een aantal van deze nadelen later in deze tutorial bespreken met onze best practice-lijst. Laten we voorlopig eens kijken hoe e-maildraadsnijden kan worden gemaakt en gebruikt.

Voor meer informatie over alle soorten e-mail, bekijk onze selectie van e-mailhandleidingen op Envato Tuts+.

Hoe een e-mail thread gebruiken

Er zijn drie basistechnieken die u moet begrijpen om e-mailthreads te gebruiken:

1. Hoe een e-mailthread in of uit te schakelen.
2. De ontvangers van een e-mailthread wijzigen.
3. Hoe een gesprek met een draad te dempen.

Laten we elk van deze technieken afzonderlijk bekijken. Hier is een korte handleiding voor een aantal basisbegrippen van Gmail-threads:

Hoe een e-mailthread in of uit te schakelen

Als je Gmail gebruikt, heb je geluk. Threaded berichten, ook wel Conversation View genoemd, is de standaard. Volg deze stappen om berichten met draad in of uit te schakelen:

Klik op de instellingen knop helemaal rechts op het scherm om de instellingen menu.

Menu Gmail-instellingen

Blader omlaag naar de Conversatieweergave keuze. Selecteer de schakelknop om te draaien Conversatieweergave aan of uit.

Gmail-gesprek bekijken 

Met veel andere e-mailsystemen kunt u ook berichten met een draad gebruiken. In Yahoo! Mail bijvoorbeeld, het proces lijkt erg op Gmail. U kunt berichten met een draad in- of uitschakelen door conversaties via de te activeren (of uit te schakelen) instellingen menu.

De geadresseerden van een e-mailreeks wijzigen

U kunt zich realiseren dat u iemand uit een gesprek met een thread heeft achtergelaten die moet worden opgenomen. Of misschien wilt u iemand uit de discussielijn verwijderen omdat deze niet langer werkt aan het project.

Als u Gmail gebruikt, is het eenvoudig om een ​​ontvanger toe te voegen aan of een ontvanger te verwijderen uit een e-mailthread. Je hoeft alleen maar het te bewerken cc veld voordat u uw volgende antwoord naar de thread verzendt.

1. Voeg een contact toe

Ga als volgt te werk om een ​​contact toe te voegen aan een bericht met een rij in Gmail:

Klik Antwoorden op alle onderaan het bericht.

Gmail Antwoord op alle selectie

Klik ergens in het veld waar de e-mailadressen zijn zodat u de Naar veld en de cc veld. Klik vervolgens op de cc om uw lijst met contacten weer te geven. Schakel ten slotte het selectievakje in naast het contact dat u aan de berichtenthread wilt toevoegen.

Selecteer contact

Typ en verzend het bericht zoals u dat gewend bent.

2. Verwijder een contact

Ga als volgt te werk om een ​​contact uit een berichtenbericht in Gmail te verwijderen:

Klik Antwoorden op alle onderaan het bericht. Klik vervolgens ergens in het veld waar de e-mailadressen zich bevinden, zodat u het Naar veld en cc veld. Je zou ook een lijst met e-mailadressen moeten zien met een "X"na elke naam.

Contact verwijderen in Gmail

Klik op de "X"achter de naam van de persoon die u uit de thread wilt verwijderen. Typ en verzend het bericht zoals u normaal zou doen.

Voorzichtigheid: Als u iemand uit de e-mailthread verwijdert, ontvangt de persoon geen berichten meer van de thread. Ze weten niet dat ze zijn verwijderd of hebben een kans om te vragen om te worden opgenomen. Voordat je iemand uit een gesprek met een thread verwijdert, is het een goed idee om te controleren en te vragen of ze het erg vinden om te worden verwijderd.

Tip: U kunt een privé-e-mail verzenden binnen een thread door alle ontvangers te verwijderen, behalve de persoon die u het bericht wilt ontvangen. Wanneer u klaar bent om opnieuw een bericht naar alle ontvangers te verzenden, selecteert u gewoon Antwoorden op alle uit het bericht vóór het privébericht. (Als u selecteert Antwoorden op alle van het privébericht ontvangt alleen de ontvanger het nieuwe bericht.)

Hoe een threadgesprek te dempen

Wat als u deel uitmaakt van een gesprek met een thread, maar een paar weken pauze neemt van het project? Misschien wil je geen project-e-mails ontvangen terwijl je op vakantie bent.

Met Gmail (en vele andere e-mailsystemen) kun je een gesprek met een draad dempen. Als u het gesprek dempt, betekent dit dat u de berichten over het gesprek niet te zien krijgt.

Wanneer u weer aan het werk bent en klaar bent om opnieuw deel te nemen aan het project, kunt u het gesprek weer aanzetten.

Ga als volgt te werk om een ​​gesprek in Gmail te dempen:

Open je Gmail-inbox en selecteer het bericht dat je wilt dempen. Klik vervolgens op de Meer knop naar de bovenkant van uw inbox.

Mute toepassen

Klik op de Dempen optie onderaan het pop-upmenu.

Het gesprek is verwijderd uit de primair tab van je inbox.

Het is net zo gemakkelijk om het gesprek op te heffen:

Klik op de Meer optie aan de linkerkant van je inbox. Het bevindt zich onder de Concepten keuze. Klik vervolgens op de Alle mails keuze. Alle berichten worden weergegeven, inclusief de berichten die zich in de conceptmap bevinden en de berichten die zijn gedempt.

Schakel e-mailthreads in

Selecteer het bericht dat u opnieuw wilt inschakelen en klik op Meer knop. Selecteer vervolgens de Unmute optie onderaan het pop-upmenu. Dit gesprek wordt de volgende keer dat er een bericht aan wordt toegevoegd in uw inbox weergegeven.

Als u niet wilt wachten tot een nieuw bericht het gesprek in uw inbox ziet, selecteert u het bericht en klikt u op Verplaats naar Inbox keuze.

9 Beste praktijken voor discussies over groeps-e-mail 

Laten we enkele praktische tips voor threadberichten bekijken:

1. Stel de spelregels in

Als u threadberichten gaat gebruiken, kunt u het beste beginnen met het instellen van basisregels. Bel een vergadering van teamleden en bespreek hoe het bericht met de draad moet worden gebruikt. Adresseer problemen zoals hoe vaak een bericht moet worden verzonden, wanneer een contactpersoon moet worden toegevoegd en welke soorten berichten niet in de discussie moeten worden opgenomen.

Als u uw team niet kunt ontmoeten, kunt u overwegen de grondregels als uw eerste bericht in de discussierondes van de groep te verzenden. Onthoud dat als dit uw eerste bericht is, dit onder aan het bericht met de berichten in Gmail wordt weergegeven. Leden moeten naar beneden scrollen om ernaar te verwijzen.

2. Blijf op de hoogte

Een reden waarom berichtthreads te lang worden, is dat teamleden afwijken van het oorspronkelijke onderwerp van het gesprek. Wanneer u de basisregels instelt, moet u het belang van het vasthouden aan het onderwerp benadrukken.

Leden moeten alleen vragen toevoegen als ze betrekking hebben op meer dan één persoon. Een persoonlijke vraag als "Mag ik de middag vrij hebben voor een afspraak met een arts?" Voegt geen waarde toe aan het gesprek. Deze berichten zouden niet moeten worden opgenomen in de e-mailthread. Ze moeten liever als directe berichten naar de beoogde ontvanger worden verzonden.

3. Vermijd te veel antwoorden

Te veel antwoorden kunnen de draad vervelen en maken het langer en moeilijker om te volgen. Wanneer u de basisregels instelt, definieert u hoe vaak berichten moeten worden verzonden. De meeste projecten hebben bijvoorbeeld baat bij het toevoegen van wekelijkse statussen aan de gespreksreeks.

Eén woord antwoordt zoals 'Bedankt', 'Oké' of 'Heb het', voegt weinig waarde toe aan het gesprek. Als elke persoon in een team met vijf leden een dergelijk bericht verzendt dat vijf nieuwe berichten aan de gespreksreeks zou toevoegen.

4. Voeg met zorg contactpersonen toe

De mensen die aan je bericht zijn toegevoegd, zijn jouw deelnemers. Deze mensen kunnen elkaars namen en e-mailadressen zien. Dit zijn de mensen die deelnemen aan de gespreksreeks.

Er kunnen momenten zijn dat je wilt dat iemand het gesprek ziet, maar niet meedoet. Misschien wil je bijvoorbeeld dat je baas de e-mail spreekt, ook al is je baas niet direct betrokken bij het project. Een persoon toevoegen aan de Bc veld geeft die persoon de mogelijkheid om het gesprek te bekijken zonder dat anderen het beseffen.

5. Gebruik een e-mailtool

E-mailtools kunnen u helpen meer uit uw e-mailsysteem te halen. Maak gebruik van deze e-mailadd-ons wanneer u ze nuttig vindt. Hier zijn twee voorbeelden van nuttige e-mailhulpmiddelen:

• Rapportive. Met deze app kun je LinkedIn-informatie bekijken vanuit je e-mailcontactvak. Rapportive integreert met veel e-mailsystemen, waaronder Gmail.
• Boemerang.Met deze Gmail add-on-app kun je plannen dat een e-mail op een later tijdstip wordt verzonden. Boomerang is handig voor teamleiders die willen bepalen wanneer leden aankondigingen ontvangen.

6. Filter naar een map

Mappen (labels genoemd in Gmail) zijn een eenvoudige manier om uw projectgerelateerde e-mails bij te houden. U kunt ze filteren naar een label (map). Uw labels worden aan de linkerkant van uw inbox weergegeven. Je kunt ze ook instellen om bovenaan je inbox weer te geven.

In plaats van je inbox ga je projectgerelateerde bericht vervolgens rechtstreeks naar je projectmap.  

Als je veel gesprekken voert, kunnen labels je bestanden georganiseerd houden. Ga als volgt te werk om labels in Gmail in te stellen:

1. Open de inbox en selecteer het berichtenbericht dat u naar een map wilt sorteren.
2. Met het geselecteerde bericht geopend door te klikken op Label knop boven het bericht. 

Beheer labels

Selecteer de Beheer labels optie uit het pop-upmenu. Typ de naam van uw nieuwe label wanneer u daarom wordt gevraagd.

Typ nieuwe labelnaam

Alle toekomstige e-mailberichten in deze gespreksreeks worden verzonden naar het projectlabel (de map) dat u hebt gemaakt.

7. Wees professioneel

Wanneer e-mail wordt gebruikt, is er de verleiding om snel en zonder na te denken te reageren. Je kunt ook de emotie de discussie laten binnensluipen zonder het te beseffen, wat het moreel van het team kan beïnvloeden.

Controleer altijd uw e-mailreacties voordat u ze aan de thread toevoegt. Vergeet niet dat een onprofessionele e-mail slecht voor u is.

Lees deze Envato Tuts + -handleidingen voor meer informatie over het maken van professionele e-mails:

8. Verwijder niet-gerelateerde berichten

Ondanks je inspanningen kunnen een paar niet-verwante berichten de groepsgesprekthread binnendringen. Maak je geen zorgen. Veel e-mailsystemen zoals Gmail en Yahoo! Met Mail kunt u ongewenste berichten uit de discussielijn verwijderen zonder het hele gesprek te verwijderen.

Ga als volgt te werk om een ​​ongewenst bericht met Gmail te verwijderen:

1. Open de e-mail en scrol naar het bericht dat u wilt verwijderen.
2. Klik op het bericht om het te openen.
3. Klik op de pijl-omlaag in de rechterbovenhoek van het bericht.

Verwijder een bericht uit je discussie

Selecteer de Verwijder dit bericht optie uit het pop-upmenu.

Notitie: Als sommige teamleden een e-mailsysteem gebruiken dat geen berichten met schroefdraad ondersteunt, bestaat het verwijderde bericht mogelijk nog steeds in hun e-mailsysteem.

9. Weet wanneer je moet stoppen

Als u gewend bent om e-mailinvoer door groepen te gebruiken om bepaalde collega's te bereiken, kan het verleidelijk zijn om de draad in stand te houden nadat deze nodig is. Doe het niet.

Een goede vuistregel is om de projectbespreking te beëindigen wanneer het project eindigt. Zelfs als u een nieuw project met dezelfde teamleden start, gebruik dan niet de oude groeps-e-mailthread of deze kan onhanteerbaar lang worden. Start in plaats daarvan een nieuwe thread.

Grijp het gratis e-mailoverzicht voor e-mailinboxbeheer

Hoe u e-mailthreads verwerkt, is een geweldig hulpmiddel in uw arsenaal met e-mailstrategieën. Maar op de hoogte blijven van de berichten in uw e-mailinbox is net zo belangrijk.

Laat je inbox niet ongeorganiseerd raken. Leer hoe u uw e-mails goed kunt beheren. Besteed minder tijd aan uw inbox, terwijl u uw berichten effectiever verwerkt.

Meld u aan voor de Tuts + Business-nieuwsbrief en ontvang het GRATIS Inbox Zero Mastery eBook. Leer nu hoe u de beste technieken voor e-mailbeheer kunt toepassen.

Conclusie

E-mail is belangrijk. Het is een groot deel van alle zakelijke communicatie. Door goed te leren hoe u uw e-mailtool kunt gebruiken, kunt u uw zakelijke communicatie effectiever beheren.