Share
Tot nu toe hebben we in deze serie over risicobeheer de belangrijkste risicotypes bekeken waarmee een bedrijf te maken kan krijgen en hoe de risico's in uw bedrijf kunnen worden gemeten..
De volgende logische stap is natuurlijk om een plan samen te stellen voor de aanpak van elk risico dat u hebt vastgesteld, zodat u uw risico's op een permanente basis kunt beheren. Je leert precies hoe dat te doen in deze tutorial.
We zullen beginnen met te zien hoe een risicobeheerplan eruit zou kunnen zien en hoe u er een kunt samenstellen voor uw bedrijf. Vervolgens bekijken we de opties die u heeft bij het afhandelen van elk afzonderlijk risico en hoe u kunt beslissen welke strategie u wilt gebruiken. En tot slot zullen we zien hoe u het risico in uw bedrijf op regelmatige basis kunt volgen en uw plan indien nodig kunt bijwerken.
Het samenstellen van een goed risicobeheerplan is een van de belangrijkste dingen die u voor uw onderneming kunt doen. Bedrijven falen de hele tijd, soms de schuld geven aan pech, 'de economie' of andere onvoorziene omstandigheden. Risicobeheer gaat over het voorbereid zijn op zoveel mogelijk van deze ongunstige gebeurtenissen, zodat u stormen kunt rijden die uw concurrenten onder de maat maken.
Ramp kan natuurlijk nog steeds de best-bedachte plannen verwoesten, maar risicomanagement serieus nemen zal je kansen op succes op de lange termijn zeker vergroten. Dus laten we beginnen.
Elk bedrijf moet een degelijk risicobeheerplan hebben. Hier is een gids voor het samenvoegen van één.
Het formaat kan sterk variëren, afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf. Een risicobeheerplan voor een groot, complex bedrijf kan gemakkelijk honderden pagina's bevatten, terwijl een klein bedrijf misschien maar een kleine spreadsheet heeft die zich op de belangrijkste items richt.
Er zijn echter enkele essentiële items om in een risicobeheerplan op te nemen. Daar zijn ze:
Laten we elk daarvan een voor een bekijken. Als je de serie tot nu toe hebt gevolgd, merk je dat we de eerste twee items in de laatste zelfstudie al hebben behandeld. Dus we hebben al een goede voorsprong op ons plan. Dit is de voorbeeldtabel die we vorige keer samenstellen:
| Risico | waarschijnlijkheid | botsing | Risicoscore |
| Key client XYZ Corp laat zijn factuur te laat betalen. | 5 | 2 | 10 |
| Verlies van vermogen gedurende meer dan 24 uur. | 1 | 3 | 3 |
| Onze COO Janet verlaat het bedrijf. | 4 | 4 | 16 |
| Een nieuwe concurrent ondergraaft de prijs van ons hoofdproduct. | 2 | 5 | 10 |
| Productbeoordeling van een invloedrijk tijdschrift / website. | 3 | 2 | 6 |
Je volledige plan zal natuurlijk nog veel meer items bevatten, maar dit voorbeeld illustreert op zijn minst het formaat. Je kunt naar de andere tutorial verwijzen voor meer informatie over wat elke score betekent.
Dus om ons risicobeheerplan te voltooien, hoeven we alleen nog twee kolommen aan onze tabel toe te voegen.
De eerste nieuwe kolom is een beoordeling van de huidige besturingselementen. Voor elk van de risico's die u hebt geïdentificeerd, wat doet u momenteel om dat risico te beheersen en hoe effectief is het?
Laten we bijvoorbeeld eens kijken naar het eerste item aan onze tafel: "Key client XYZ Corp betaalt zijn factuur te laat." Misschien controleert u al voor dat risico door geautomatiseerde herinneringen te laten verzenden wanneer de factuur bijna op de vervaldatum is, en een van uw medewerkers hebben die verantwoordelijk is voor het persoonlijk opvolgen van telefoontjes en e-mails. U zou deze als bestaande besturingselementen op uw risicobeheerplan vermelden.
Dus de volgende stap is om de effectiviteit van die acties te overwegen. Hoe goed werken de dingen nu? Als uw klant bijvoorbeeld bijna altijd op tijd betaalt, zijn uw controles effectief. Maar als XYZ Corp al twee of drie keer te laat is met zijn betalingen dit jaar, zijn de controles ontoereikend. Nogmaals, je zou hier een eenvoudige vijfpuntsschaal kunnen gebruiken:
Vervolgens geeft het laatste element van uw plan de actie weer die u van plan bent te ondernemen om het risico effectiever te beheren. Wat kunt u doen om de kans te verkleinen dat die gebeurtenis plaatsvindt, of om de impact ervan te minimaliseren wanneer dit gebeurt?
Dit laatste item is wat complexer, dus we zullen het in meer detail bekijken in het volgende deel van deze tutorial.
Dus op dit punt in de serie hebben we alle belangrijkste risico's in ons bedrijf geïdentificeerd, geprioriteerd op basis van waarschijnlijkheid en impact, en de effectiviteit van onze huidige controles beoordeeld.
De volgende stap is om te beslissen wat we met elk risico doen, zodat we ze het beste kunnen beheren. In de wereld van risicobeheer zijn er vier hoofdstrategieën:
Elke strategie heeft zijn eigen voor- en nadelen, en u zult waarschijnlijk alle vier gebruiken. Soms kan het nodig zijn om een risico te vermijden, en soms moet je het verminderen, overbrengen of gewoon accepteren. Laten we eens kijken naar wat deze termen betekenen en hoe u de juiste classificatie kunt kiezen voor elk van uw eigen bedrijfsrisico's.
Soms is een risico zo ernstig dat u het eenvoudigweg wilt elimineren, bijvoorbeeld door de activiteit helemaal te vermijden of door een geheel andere aanpak te gebruiken. Als een bepaald type handel heel riskant is, kun je besluiten dat het de potentiële beloning niet waard is, en het verlaten.
Het voordeel van deze strategie is dat dit de meest effectieve manier is om met een risico om te gaan. Door de activiteit te stoppen die de potentiële problemen veroorzaakt, elimineert u de kans op verlies. Maar het nadeel is dat u ook eventuele voordelen verliest. Risicovolle activiteiten kunnen zeer winstgevend zijn of hebben misschien andere voordelen voor uw bedrijf. Dus deze strategie kan het beste worden gebruikt als een laatste redmiddel, wanneer je de andere strategieën hebt geprobeerd en hebt geconstateerd dat het risiconiveau nog steeds te hoog is.
Als u de activiteit helemaal niet wilt verlaten, is een algemene aanpak het verminderen van het daaraan verbonden risico. Voer stappen om ervoor te zorgen dat de negatieve uitkomst minder snel optreedt, of om de impact ervan te minimaliseren wanneer deze zich voordoet.
In ons eerdere geval: 'Key client XYZ Corp betaalt te laat zijn factuur', kunnen we bijvoorbeeld de kans verkleinen door een prikkel aan de klant te geven om zijn facturen op tijd te betalen. Misschien een korting van 10% voor vervroegde betaling en een boete voor te late betaling. Omgaan met laatbetaalde klanten kan lastig zijn, en we hebben het meer behandeld in onze tutorial over het efficiënter beheren van de cashflow, maar dit zijn een paar opties.
In hetzelfde voorbeeld kunnen we de botsing door toegang tot een kortetermijnkredietfaciliteit te regelen. Op die manier hebben we, ook als de klant laat betaalt, geen geld op. Voor meer informatie over kortetermijnleningen, zoals factoring en kredietlijnen, zie onze tutorial over het lenen van geld om een bedrijf te financieren.
Dit is waarschijnlijk de meest gebruikelijke strategie en is geschikt voor een breed scala aan verschillende risico's. Hiermee kunt u doorgaan met de activiteit, maar met maatregelen om het minder gevaarlijk te maken. Als het goed is gedaan, heb je het beste van beide werelden. Maar het gevaar is dat uw controles niet effectief zijn en dat u uiteindelijk nog steeds het verlies krijgt dat u vreesde.
We kennen allemaal het begrip verzekering in ons dagelijks leven en hetzelfde geldt voor het bedrijfsleven. Een verzekeringscontract is in feite een overdracht van risico van de ene partij naar de andere, met een vergoeding in ruil.
Wanneer u bijvoorbeeld een huis bezit, bestaat er een groot risico op verliezen door brand, diefstal en andere schade. U kunt dus een inboedelverzekering kopen en dat risico overdragen aan de verzekeringsmaatschappij. Als er iets misgaat, is het de verzekeringsmaatschappij die het verlies draagt, en in ruil voor die gemoedsrust betaalt u een premie.
Wanneer u een onderneming heeft, hebt u de mogelijkheid om veel van uw risico's ook aan een verzekeringsmaatschappij over te dragen. U kunt uw eigendommen en voertuigen verzekeren en verschillende soorten aansprakelijkheidsverzekeringen afsluiten om uzelf tegen rechtszaken te beschermen. We zullen de verzekering in meer detail bekijken in de volgende zelfstudie in de serie, maar het is een goede optie voor het omgaan met risico's met een grote potentiële impact, zolang u maar een betaalbaar beleid vindt.
Zoals we hebben gezien, heeft risicobeheer een prijskaartje. Risico vermijden houdt in dat u de activiteiten van uw bedrijf beperkt en potentiële voordelen misloopt. Het verminderen van een risico kan gepaard gaan met kostbare nieuwe systemen of omslachtige processen en controles. En het overdragen van een risico heeft ook kosten, bijvoorbeeld een verzekeringspremie.
Dus in het geval van kleine risico's, is het misschien het beste om ze gewoon te accepteren. Het heeft geen zin om te investeren in een hele nieuwe reeks dure software om een risico te verkleinen dat hoe dan ook geen grote impact zou hebben gehad. Voor de risico's die een lage score voor impact en waarschijnlijkheid hebben, zoekt u naar een eenvoudige, goedkope oplossing en als u er geen kunt vinden, is het misschien de moeite waard om gewoon het risico te accepteren en door te gaan met het normale gebruik..
Het voordeel van het accepteren van een risico is vrij duidelijk: er zijn geen kosten en het maakt middelen vrij om zich te concentreren op meer serieuze risico's. Het nadeel is ook vrij duidelijk: je hebt geen knoppen op hun plaats. Als de impact en waarschijnlijkheid gering zijn, kan dat prima zijn. Maar zorg ervoor dat je die dingen correct hebt beoordeeld, zodat je geen vervelende verrassing krijgt.
Maatregelen treffen is niet genoeg; u moet ook controleren of ze werken en uw bedrijf regelmatig volgen om nieuwe risico's te identificeren en aan te pakken.
Het startpunt is het plan dat je hebt samengesteld. U zou nu een lijst moeten hebben met alle risico's in uw bedrijf, een beoordeling van hun waarschijnlijkheid en impact, een evaluatie van uw huidige controles en een actieplan om ze aan te pakken. Hier is een voorbeeld van hoe het eruit zou kunnen zien als je het allemaal samenvoegt (klik op Risicobeheerplan en registreren knop onderaan de pagina).
Het gevaar van een document als dit is dat je er in het begin veel tijd aan besteedt om het voor te bereiden, maar ga dan nooit terug en werk het later bij. Een goed risicobeheerplan moet een levend document zijn, voortdurend worden genoemd en bijgewerkt om nieuwe situaties, nieuwe risico's en de effectiviteit van uw acties weer te geven..
Allereerst moet elke actie die u definieert een streefdatum hebben voor voltooiing en een persoon die er de eerste verantwoordelijkheid voor draagt. Met onze late betalende klant kunnen we bijvoorbeeld besluiten dat onze verkoper, Tina, verantwoordelijk is voor het heronderhandelen van de betalingsvoorwaarden met XYZ Corp. om incentives te creëren voor tijdige betaling, en dat dit voor 1 maart zal zijn voltooid..
Wanneer Tina hiermee klaar is, verplaats je dat van de kolom 'acties' naar de kolom 'huidige besturingselementen'. In de daaropvolgende maanden beoordeelt u hoe effectief de nieuwe betalingsvoorwaarden zijn om het risico te verkleinen. Als ze nog steeds niet effectief zijn, kunt u kijken naar de kortetermijnfinanciering om de impact van de late betalingen te verminderen.
Als geen van beide opties werkt, kunt u naar andere alternatieven zoeken. Als u alles hebt geprobeerd en de klant nog steeds te laat betaalt, kunt u besluiten om het risico te accepteren als het bedrijf van de klant echt belangrijk voor u is, of u kunt kiezen voor de nucleaire optie om het risico helemaal te elimineren door zaken te doen met die klant cliënt.
De situatie zal in de loop van de tijd constant veranderen, omdat de risico's veranderen en uw reacties daarop hun eigen effect hebben. Sommige van de besturingselementen die u invoert, kunnen de kans verminderen dat de klant te laat betaalt, waardoor het minder belangrijk is om ermee om te gaan. Of u neemt zoveel andere klanten over dat XYZ Corp. een kleiner deel van uw omzet voor zijn rekening neemt, waardoor de impact van betalingsachterstand kleiner is. Dit alles moet worden verantwoord.
Er is geen vaste regel over hoe vaak uw risicobeheerplan moet worden bijgewerkt. Grote bedrijven hebben hele afdelingen die zich toeleggen op fulltime risicobeheer, terwijl in een klein bedrijf de middelen die u eraan kunt besteden waarschijnlijk beperkter zijn. De sleutel is om een toezegging te doen om uw plan regelmatig bij te werken, of dat nu maandelijks, per kwartaal of zelfs jaarlijks is.
Een van de beste benaderingen is om doorlopend wijzigingen in individuele items aan te brengen, naarmate de wijzigingen plaatsvinden, en vervolgens om een uitgebreidere beoordeling van het document uit te voeren op een minder frequent, maar nog steeds regelmatig schema. De uitgebreide beoordeling omvat het teruggaan naar de stappen die we in de eerdere delen van deze serie hebben behandeld, brainstormen over alle risico's waaraan uw bedrijf onderhevig is, nieuwe items aan de lijst toevoegen en rangschikken op belangrijkheid. Doe dan hetzelfde met uw bestaande risico's en noteer eventuele wijzigingen.
Als u alle stappen uit deze tutorial en de eerdere delen van de serie volgt, bent u in een goede positie om uw bedrijf te beschermen tegen veel van de valkuilen die u tegenkomt.
U hebt nu een uitgebreid risicobeheerplan dat alle risico's schetst waarmee uw bedrijf wordt geconfronteerd, en rangschikt ze in overeenstemming met hoe waarschijnlijk het is dat ze zich voordoen en hoe ernstig hun impact zou zijn..
U hebt de doeltreffendheid van de huidige controles beoordeeld en een actieplan opgesteld om het risico te vermijden, te verminderen, over te dragen of te accepteren.
Uw actieplan heeft een duidelijke tijdlijn en een persoon die verantwoordelijk is voor de implementatie ervan, en u hebt een toezegging gedaan om het succes van uw acties te bewaken en het plan indien nodig bij te werken..
Gefeliciteerd! U bevindt zich in een betere positie dan veel andere bedrijfseigenaars. Echt onvoorzienbare gebeurtenissen kunnen nog steeds voorvallen en uitdagingen opleveren, maar u hebt uw best gedaan om mogelijke risico's te plannen en uzelf zo veel mogelijk te beschermen.
De laatste tutorial in deze serie zal in meer detail kijken naar de mogelijkheid om risico's over te dragen. Er zijn nogal wat verschillende soorten zakelijke verzekeringen en de categorieën zijn anders dan die u misschien gewend bent van uw privéleven. Dus houd het in de gaten voor een overzicht van de belangrijkste soorten verzekeringen die uw bedrijf nodig heeft.
Accentsconagua