Share
Het bijhouden van de boeken voor uw bedrijf moet een relatief eenvoudig proces zijn: met de juiste hulpmiddelen kunt u ten minste een deel van het werk automatiseren en de software de lastige onderdelen laten verwerken. Freshbooks is een bijzonder eenvoudige accountingtool om mee aan de slag te gaan.
Afhankelijk van uw bedrijf kunt u uw account snel in orde maken. In deze tutorial ontdekt u de handige functies van het werken met Freshbooks: instellen, uw klantgegevens importeren, leren werken met facturen, tijdregistratie, kostenregistratie en meer.
Het is tijd om uw bedrijf op orde te krijgen.
Om de tutorial te voltooien, hebt u de volgende items nodig:
Voordat u facturen kunt maken in Freshbooks, moet u uw klanten toevoegen. De webtoepassing vereist een e-mailadres voor elke klant, samen met de naam van een organisatie. Alle andere informatie is optioneel, hoewel het de moeite waard is om ten minste alle informatie toe te voegen die u nodig hebt om een factuur naar die klanten te kunnen sturen, en om een situatie op te volgen waarbij het verzenden van een factuur niet voldoende is.
U moet op de klikken Mensen tab op het Freshbooks-dashboard, gevolgd door de Nieuwe klant knop om clients individueel toe te voegen.
Gezien het feit dat veel bedrijven de voorkeur geven aan het ontvangen van facturen per post of per fax, is het vermelden van dergelijke informatie meestal logisch. U kunt ook clients importeren in verschillende indelingen. Er is een link om het importproces te starten op de Mensen pagina.
Maak een nieuwe factuur in Freshbooks door de. Te kiezen facturen tab op het dashboard en klik vervolgens op de Nieuwe factuur knop. Binnen uw nieuwe factuur kunt u tijdregistraties of items toevoegen, afhankelijk van hoe u uw klanten in rekening brengt. U kunt elk detail van uw factuur aanpassen, ongeacht uw universele instellingen:
Facturen worden aan klanten gekoppeld en u kunt uw factuur per e-mail of per snail-mail rechtstreeks vanaf de individuele factuurpagina verzenden. U hebt ook de mogelijkheid om facturen als concept op te slaan, voor situaties waarin u een kopie van een factuur misschien niet naar een klant wilt sturen maar die u wel wilt laten vastleggen (misschien heeft de klant al betaald).
Voor die facturen die terugkomen en niet veranderen, kunt u het hele proces automatiseren. Wanneer u zich binnen het factuurdashboard bevindt, klikt u op terugkerende en dan aan Nieuw terugkerend profiel. Het proces is identiek aan het maken van een reguliere factuur, verwacht dat u een planning moet instellen voor het verzenden van uw facturen. Freshbooks kan dergelijke facturen beheren zonder verdere stappen van uw kant. Freshbooks biedt ook de mogelijkheid om schattingen te maken, ze goedgekeurd te krijgen en ze in facturen om te zetten.
Het timesheet is de hoofdmethode van Freshbook voor het bijhouden van de tijd. Je kunt het vinden door op te klikken Tijd volgen tab op het hoofddashboard. Binnen een timesheet kunt u uren loggen die u al aan een specifiek project hebt gewerkt en een timer uitvoeren terwijl u werkt. Beide methoden vereisen het opzetten van een project om uw werk aan te koppelen, die op hun beurt kunnen worden toegewezen aan cliënten of aan intern werk.
Binnen een project kunt u zowel toegewezen taken als teamleden beheren, zodat duidelijk wordt hoeveel een bepaald project kost in termen van uw teamuren.
Genereer facturen van elk van uw projecten, zodat u klanten gemakkelijk kunt factureren voor de tijd die ze nodig hebben. Wanneer u een nieuwe factuur maakt, kunt u alle niet-gefactureerde uren en uitgaven gewoon rechtstreeks aan de factuur toevoegen. U kunt ook geselecteerde factureerbare uren of uitgaven toevoegen, inclusief het datumbereik.
Afhankelijk van uw voorkeuren en de gedetailleerdheid waarmee u de tijd bijhoudt, kunt u uren toevoegen aan een factuur met een gedetailleerde uitleg voor elk blok dat u hebt getraceerd. U kunt ook details minimaliseren voor klanten die echt alleen de algemene nummers willen.
Beheer uw team timesheets via Freshbooks. Als u meerdere teamleden heeft, is het logisch dat iedereen zijn tijd in de webtoepassing registreert. U kunt bekijken hoe ze hun tijd doorbrengen in verschillende rapporten, evenals door standaard urenregistratie.
Uw opties omvatten:
U kunt die informatie gebruiken om uw interne werkprocessen te verbeteren, vooral als u uw teamleden de gewoonte kunt geven hun werk bij te houden, ongeacht waar ze aan werken - zelfs als het allemaal intern is en niet bij allemaal factureerbaar.
Freshbooks legt de nadruk op het feit dat u al uw uitgaven automatisch moet importeren; er is een bepaalde mindset dat je niet eens het proces hoeft aan te raken, behalve dat je ervoor zorgt dat de juiste uitgaven worden gekoppeld aan de juiste klanten. Het is logisch, vooral voor drukke bedrijfseigenaren: hoe vaak gaat u echt zitten en voert u al uw uitgaven in?
Het instellen van automatische import voor uw uitgaven vereist klikken op de uitgaven tabblad voor de eerste keer; de site zal een dialoogvenster openen waarin u uw bank of financiële instelling kunt selecteren en vervolgens uw inloggegevens kunt invoeren. U kunt ook creditcards en enkele betalingsverwerkers toevoegen (inclusief PayPal).
Voor die kosten die u niet automatisch kunt importeren (zoals die waarvoor contant is betaald) van uw financiële instelling, kunt u individuele uitgaven handmatig invoeren. Het proces is zo simpel als het invullen van een kort formulier, inclusief het bedrag, de datum, de leverancier en de categorie. U kunt dieper ingaan om een uitgave aan een klant toe te wijzen, een afbeelding van de bon bij te voegen en de informatie anderszins te verwerken.
Freshbooks heeft echter ook een manier om deze uitgaven te automatiseren: via de integratie van de webtoepassing met Shoeboxed. Met Shoeboxed is het mogelijk uw kwitanties te mailen, ze te laten scannen en de resulterende gegevens aan uw Freshbooks-account toe te voegen. Het enige dat u hoeft te doen is de bonnen in een envelop te krijgen. Zo simpel is het.
Ga door je rapporten. Hoewel Freshbooks verschillende rapporten kan genereren, zijn uw onkostendeclaraties en uw belastingoverzicht waarschijnlijk bijzonder nuttig. Kom in het belastingseizoen, je kunt een kopie krijgen en klaar zijn om te beginnen met het berekenen van je rendement. Freshbooks kunnen ook belastinggegevens in een CSV- of Excel-indeling exporteren, wat handig is als uw accountant nog niet klaar is om de online boekhouding te omarmen..
Maak een lijst met de andere webgebaseerde applicaties die u gebruikt. U zult zich misschien verbazen over het aantal verschillende applicaties dat in Freshbooks kan worden opgenomen. Vooral uw projectbeheertools zijn handig om verbinding te maken met Freshbooks: er zijn veel functies, zoals tijdregistratie en CRM, die kunnen profiteren van het delen van informatie tussen twee verschillende applicaties.
U kunt uw lijst controleren aan de hand van de add-onlijst Versboeken. Er is een breed scala aan integraties beschikbaar, meestal gebouwd door die web-apps die verbinding willen maken met Freshbooks.
Download de mobiele app voor Freshbooks. De app is beschikbaar voor iPhone, iPad en Android. Met de mobiele app kunt u tijd bijhouden, uitgaven registreren en facturen verzenden zonder uw laptop te openen. Deze functie is vooral handig als u weg van kantoor werkt of weg van uw computer; het opnemen van een consultatiesessie is bijvoorbeeld een kwestie van notities maken op je telefoon.
Push voor nieuwe integraties of add-ons, als een tool waarop u vertrouwt, ontbreekt in de lijst met Freshbooks. Het bedrijf houdt zelfs een formulier bij voor dergelijke verzoeken. Als je technisch onderlegd bent, biedt Freshbooks ook een API waarmee je je eigen tools kunt bouwen bovenop het Freshbooks-platform.
Freshbooks heeft het potentieel om een belangrijk knooppunt te worden van de gegevens van uw bedrijf, waardoor het eenvoudiger voor u is om de routinematige delen van de financiën van uw bedrijf te automatiseren. Als je het hebt over de tools die je nodig hebt, kan Freshbook er heel goed enkele toevoegen.
Nadat u uw bedrijf in Freshbooks hebt ingesteld, kunt u uw gegevens up-to-date houden. Het onboarding-proces kan een beetje werk zijn, afhankelijk van waar u uw financiële gegevens vandaan haalt, maar de tools van Freshbook maken het mogelijk om uw records up-to-date te houden met bijna geen inspanning.
Wanneer de belastingtijd rondrent, bent u klaar om uw rapporten af te drukken en uw belastingen voor te bereiden, zonder dat u terug hoeft te gaan in die schoenendoos vol met bonnetjes die eerder uw leven hebben geteisterd.
Accentsconagua