Share
Als je op de meesten van ons lijkt, zit je Outlook-e-mailaccount vol met belangrijke persoonlijke en zakelijke informatie. Het laatste dat u wilt laten gebeuren, is dat een onbekende toegang heeft tot uw e-mailaccount, of nog erger, om buitengesloten te worden van uw Outlook-e-mailaccount, zonder dat u er opnieuw in kunt komen.
Het is geen geheim dat hackers op zoek zijn naar uw e-mailgegevens. We lezen elke dag over nieuwe datalekken. En vaak ontstaan die datalekken door middel van e-mail. Het Amerikaanse ministerie van Volksgezondheid en Human Services Office voor burgerrechten houdt een lijst bij van inbreuken op gezondheidsinformatie. In juli 2018 werden 22 inbreuken genoteerd die duizenden personen betreffen. Van die 22 inbreuken betrof zeven (of bijna een derde) e-mail.
Gelukkig zijn er verschillende beveiligingsmaatregelen van Outlook die u kunt nemen om uw Outlook-e-mail te beschermen. In deze zelfstudie laten we u zien wat u moet weten over Outlook-beveiliging. Leer hoe u sterke wachtwoorden kunt kiezen en beveilig ze. Leer hoe u de beveiligingsinstellingen van Outlook gebruikt. En tot slot, ontdek enkele best practices voor de beveiliging van e-mailberichten, zoals hoe u gebruikersverificatie instelt.
Voordat we verkennen hoe u Microsoft Outlook-e-mail kunt beveiligen, laten we nog een ander belangrijk onderdeel bekijken van het beheer van uw Outlook-e-mailaccount. Ons gratis e-boek: De ultieme gids voor inbox zero master zit vol met inbox-organisatiestrategieën en moordende tips om al uw inkomende e-mail efficiënter te beheren.
Laten we nu een duik nemen in onze tutorial over e-mailbeveiliging van Microsoft.
De eerste stap om uw Outlook-e-mail veilig te houden, is door een aantal best practices voor e-mailbeveiliging in te voeren. Deze procedures zijn van toepassing op de meeste e-mailsoftware, waaronder Microsoft Outlook.
Disclaimer: Ik ben geen expert op het gebied van informatie-effecten. Dit bericht is gebaseerd op een verzameling aanbevolen aanbevolen procedures en mijn eigen ervaringen als Outlook-e-mailgebruiker.
Hier zijn zes manieren waarop u uw Outlook-e-mailaccount kunt beschermen:
Tenzij u Outlook gebruikt op een Microsoft Exchange-server, kunt u Outlook zo instellen dat u telkens wanneer het wordt geopend om een wachtwoord wordt gevraagd (zie onderstaande instructies). Een wachtwoordprompt gebeurt automatisch voor een Outlook.com-account, omdat u er een hebt ingesteld toen u zich aanmeldde voor Outlook.com. Maar misschien wilt u een wachtwoord apart instellen voor Outlook dat deel uitmaakt van Office 365.
Notitie: Als u uw Outlook-e-mail gebruikt op het werk of op school, bevindt u zich waarschijnlijk op een Microsoft Exchange-server. Neem contact op met uw systeembeheerder om te weten hoe u uw wachtwoord kunt wijzigen.
Let bij het kiezen van een wachtwoord voor MS Outlook of uw Microsoft-account op een sterk wachtwoord. Vermijd wachtwoorden die gemakkelijk kunnen worden geraden, zoals de namen van vrienden, familieleden of huisdieren. Verjaardagen, adressen en telefoonnummers zijn ook slechte keuzes voor wachtwoorden, omdat de informatie elders mogelijk beschikbaar is.
Als het gaat om wachtwoorden, zijn langere wachtwoorden moeilijker voor indringers om te raden. De beste wachtwoorden zijn een combinatie van hoofdletters en kleine letters, cijfers en symbolen. Blijf uit de buurt van stand-alone wachtwoordgenerators, die soms beruchte partijen instellen om toegang te krijgen tot wachtwoordinformatie.
Zorg er ook voor dat uw Outlook-wachtwoord anders is dan uw andere wachtwoorden. Als een derde partij toevallig toegang krijgt tot uw account, wilt u niet dat ze toegang hebben tot al uw accounts.
Hier is een geweldige bron om u nog meer te leren over wachtwoorden:
Nadat je een sterk wachtwoord hebt gekozen, moet je het veilig opslaan. Een online wachtwoordbeheerder zoals Dashlane, Keeper, of Sticky Password zijn goede opties om uw wachtwoorden uit de buurt van nieuwsgierige blikken te houden. Zorg ervoor dat u een sterk en gedenkwaardig wachtwoord kiest voor uw wachtwoordbeheerder - u zult deze moeten onthouden. Hier zijn enkele andere wachtwoordmanagers en tutorials over hoe ze te gebruiken:
Wat u ook doet, bewaar uw wachtwoord niet op een Post-It-notitie die op uw laptop is geplakt, vooral als u vanuit een gedeelde ruimte werkt. Bewaar ook geen wachtwoordinformatie op een lijst in een Word- of Excel-document op uw pc, tenzij dat document met een wachtwoord is beveiligd. Als je pc gestolen wordt, wil je niet dat de dief al je wachtwoordinformatie in één keer vindt!
Deskundigen zijn het oneens over hoe vaak u uw wachtwoord moet wijzigen, maar zij zijn het erover eens dat soms het wijzigen van wachtwoorden kan voorkomen dat anderen uw account gebruiken. Op die manier bestaat de kans dat de informatie die ze hebben niet actueel is als iemand uw wachtwoord in handen krijgt. Het wijzigen van uw wachtwoord is natuurlijk geen vervanging voor het kiezen van een sterk wachtwoord.
Niet alleen moet u uw Outlook-wachtwoord voor uw postvak regelmatig wijzigen, als u Office 365 gebruikt, moet u ook het wachtwoord van uw Microsoft-account regelmatig bijwerken. Het wachtwoord van uw Microsoft-account is belangrijk omdat het de sleutel is om al uw Microsoft-producten te gebruiken, inclusief Outlook, Word, Excel, PowerPoint enzovoort.
Tweestapsverificatie is een type gebruikersauthenticatie dat twee identificatiemethoden gebruikt om uw identiteit te bevestigen. Identificatieformulieren kunnen uw e-mailadres of uw telefoonnummer bevatten.
Tweestapsverificatie wordt gebruikt wanneer u gevoelige taken probeert uit te voeren, zoals uw wachtwoord opnieuw instellen en wanneer u uw accountgegevens probeert op te halen. Meestal wordt een code verzonden naar uw telefoon of uw e-mail. Voor toegang tot uw account moet u zowel de code als uw wachtwoord invoeren. Het doel van authenticatie in twee stappen is om ervoor te zorgen dat iemand anders uw account niet kan openen of wijzigen.
Software-updates spelen een belangrijke rol bij het beveiligen van uw gegevens. Updates worden vaak gepubliceerd om de beveiliging van de software te verbeteren of om beveiligingsproblemen op te lossen. Door uw Outlook-software en uw browser niet up-to-date te houden, zou u hen kwetsbaar kunnen maken.
De stappen in dit gedeelte zijn specifiek voor Outlook 365. Als u een oudere versie van Outlook hebt, werkt met Outlook.com of als u Outlook opent via een Microsoft Exchange-server, werken deze stappen mogelijk niet voor u.
Wist u dat u Outlook kunt instellen om u om een wachtwoord te vragen telkens wanneer u het opent? Hier wat te doen:
Begin met MS Outlook geopend en klik op de het dossier tab aan de linkerkant van de inbox:
Gebruik de het dossier tab om toegang te krijgen tot de Account Informatie venster.De vooruitzichten Account Informatie venster verschijnt:
kiezen Accountinstellingen> Accountinstellingen.Klik op de Account instellingen knop en kies Account instellingen nogmaals vanuit het vervolgkeuzemenu. De Account instellingen dialoogvenster verschijnt:
Kies het inboxbestand (inbox.pst) uit de Gegevensbestanden tab op de Account instellingen dialoog venster.Selecteer de Gegevensbestanden tab. U ziet verschillende soorten Outlook-gegevensbestanden (.pst-bestanden), inclusief het archiefbestand en het inbox-bestand. Als u wilt dat Outlook u vraagt om een wachtwoord wanneer u uw Postvak IN opent, dubbelklikt u op het gegevensbestand van het Postvak IN. De Outlook-gegevensbestand vak verschijnt:
Selecteer de Wachtwoord wijzigen knop.Klik op de Wachtwoord wijzigen knop. Typ bij de prompt uw nieuwe wachtwoord twee keer en klik op OK. Klik OK nog een keer.
Notitie: Als u momenteel geen inboxwachtwoord hebt ingesteld, laat u de ruimte voor uw oude wachtwoord leeg.
Belangrijk: Microsoft kan dit wachtwoord niet voor u ophalen als u het verliest, dus bewaar het op een veilige plaats.
Wachtwoorden moeten regelmatig worden bijgewerkt. In deze sectie laat ik u zien hoe u het wachtwoord voor uw Outlook-inbox en het wachtwoord voor uw Microsoft-account kunt bijwerken.
Nadat je een wachtwoord voor je inbox hebt gemaakt, moet je dit regelmatig bijwerken. Van de Outlook Account Informatie venster, selecteer Accountinstellingen> Boekhoudinstellingen. De Account instellingen dialoogvenster verschijnt:
Gebruik de Account instellingen dialoogvenster om uw wachtwoord te wijzigen.Selecteer de Gegevensbestanden tab. Dubbelklik op het gegevensbestand van de inbox (inbox.pst). De Outlook-gegevensbestand vak verschijnt:
Gebruik de Wachtwoord wijzigen om een nieuw wachtwoord in te stellen voor uw Outlook-inbox.Klik op de Wachtwoord wijzigen knop. Typ bij de prompt uw huidige wachtwoord in de Oud Wachtwoord veld. Typ uw nieuwe wachtwoord in de Nieuw paswoord veld en opnieuw in de Controleer het wachtwoord veld-.
Notitie: Bewaar dit wachtwoord op een veilige plaats waar u het indien nodig kunt openen. Microsoft bewaart deze informatie niet en kan deze niet ophalen als u deze verliest.
Wanneer u klaar bent met het invoeren van een nieuw wachtwoord, klikt u op OK en dan Dichtbij. U hebt zojuist uw wachtwoord gewijzigd.
Niet alleen zou u het wachtwoord voor uw Outlook-inbox moeten wijzigen, als u Outlook met Office 365 gebruikt, moet u ook regelmatig het wachtwoord van uw Microsoft-account wijzigen.
Om je wachtwoord voor je Microsoft-account te wijzigen, log je in op je Microsoft-account. Klik op uw gebruikersprofielpictogram in de rechterbovenhoek. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Bekijk Microsoft-account. Uw Microsoft-accountinformatie wordt weergegeven.
Klik op de Veiligheid optie uit het menu aan de bovenkant van het scherm. De Beveiligingsbasis venster verschijnt:
Het wachtwoord dat u hier wijzigt, is voor uw gehele Microsoft-account.Klik op de Wachtwoord wijzigen knop. U wordt gevraagd om uw identiteit te verifiëren via e-mail of sms. Volg de instructies om uw identiteit te verifiëren. Je zult het zien Wijzig uw wachtwoord scherm:
Typ je huidige wachtwoord één keer. Typ vervolgens het nieuwe wachtwoord twee keer.Typ uw huidige wachtwoord in het bovenste veld. Typ het nieuwe wachtwoord in de onderstaande twee velden.
Let op het selectievakje naast de woorden laat me mijn wachtwoord iedere 72 dagen veranderen. Als u dit aanvinkt, wordt u binnen 72 dagen gevraagd uw wachtwoord te wijzigen. Het aanvinken van dit vakje kan een goed idee zijn als u moeite hebt om te onthouden uw wachtwoord te wijzigen.
Als u klaar bent, klikt u op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.
Terwijl je op de Beveiligingsbasis scherm, is het een goed idee om uw Microsoft-beveiligingsinstellingen te controleren. Klik op de Update informatie om de huidige beveiligingsinstellingen van uw Microsoft-account te bekijken. Deze instellingen zijn belangrijk omdat deze bepalen hoe Microsoft uw identiteit verifieert. Hier is Microsoft Veiligheidsinstellingen venster:
Controleer of de informatie op dit scherm correct is.Zorg ervoor dat de weergegeven informatie correct is. Als het verkeerd is, gebruik dan de Verwijderen link om de onjuiste informatie te verwijderen. Klik op de Voeg beveiligingsinformatie toe link om nieuwe of bijgewerkte informatie toe te voegen.
U kunt ook de Veiligheidsinstellingen venster naarstel authenticatie in twee stappen in voor uw Microsoft-account. Klik op de meer opties link in de tekst onderaan het scherm. Je zult het zien Extra beveiligingsopties venster:
U kunt authenticatie in twee stappen instellen voor uw Microsoft-account.Zoals u kunt zien, zijn er verschillende beveiligingsopties beschikbaar. Voor deze zelfstudie willen we ons concentreren op de tweestapsverificatie. Dit is een goede identiteitsveilige bewaker voor de meeste gebruikers. Klik op de Tweestapsverificatie instellen link om het proces te starten.
Het systeem begeleidt u bij het instellen van deze bescherming volgens uw specifieke situatie. Zorg ervoor dat u elk scherm zorgvuldig leest en volg de instructies zoals aangegeven.
Het installeren van software-updates wordt vaak over het hoofd gezien, maar het is een belangrijk onderdeel van het veilig houden van uw account. Om ervoor te zorgen dat u de nieuwste versie van Outlook (en andere MS Office-software) gebruikt, gaat u naar de Outlook Account Informatie venster. Klik in het navigatievenster aan de linkerkant Office-account. De Microsoft Productinformatie vensterweergaven:
Omdat Outlook deel uitmaakt van MS Office, wordt het bijgewerkt wanneer u Office update.Zoals u kunt zien, bevat het venster informatie over uw Outlook-software, inclusief de huidige versie. Als u Outlook wilt bijwerken, klikt u op de bovenste knop naast Office-updates. Een vervolgkeuzemenu wordt weergegeven:
Gebruik het vervolgkeuzemenu om MS Office bij te werken als er updates beschikbaar zijn.Verschillende update-opties worden weergegeven. Voor de doeleinden van deze tutorial ga ik selecteren Update nu. Als uw versie van Office actueel is, ontvangt u een prompt die zegt Je bent op de hoogte!
Anders probeert het systeem uw Microsoft Office-apps, inclusief Outlook, bij te werken. Als u Office-apps op uw computer hebt geopend, wordt u mogelijk gevraagd deze te sluiten:
Als u Microsoft Office-apps hebt geopend, moet u deze sluiten voordat u MS Office kunt updaten.Volg de instructies op de prompt. Mogelijk moet u uw computer opnieuw opstarten. Uw Microsoft-apps worden automatisch bijgewerkt.
Vergeet niet om ook uw browser regelmatig bij te werken.
Of u nu een bedrijfseigenaar of een zakelijke professional bent, e-mail is een belangrijk communicatiemiddel. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw e-mails zo professioneel mogelijk zijn. Deze tutorials kunnen helpen:
Als u beter wilt worden in het gebruik van MS Outlook, bekijk dan de rest van onze handige Outlook-zelfstudies In de serie: Wat is MS Outlook? (Pro Email Software-tool).
Om uw e-mailinbox beter te beheren en uw inkomende e-mails georganiseerd te houden, vergeet dan niet om dit te doen meld u aan voor de nieuwsbrief van Tuts + Business en pak ons gratis e-boek:De ultieme gids voor inbox zero master. Het zit vol met inbox-organisatiestrategieën en moordende tips om al uw inkomende e-mail efficiënter te beheren.
Nu u verschillende Outlook-beveiligingsmaatregelen weet die u kunt nemen, bent u klaar om uw Outlook-e-mail te beschermen. U hebt geleerd hoe u sterke wachtwoorden kiest en hoe u de beveiligingsinstellingen van Outlook gebruikt. We hebben ook de beste werkwijzen voor e-mailbeveiliging besproken, zoals hoe gebruikersverificatie is ingesteld en meer.
Uw Outlook-e-mailaccount is een belangrijk onderdeel van de manier waarop u uw bedrijf leidt. Zorg ervoor dat u optimaal profiteert van de best practices van Outlook-beveiliging.
Accentsconagua