Share
Ongeacht de omvang van uw bedrijf, er zijn groeiende verwachtingen dat u gegevensvaardig zult zijn. Hoewel big data op een bedrijfsniveau worden gehyped, is de realiteit voor freelancers en eigenaars van micro-ondernemingen dat je je handen vies zult moeten spelen met gegevens in een bepaalde fase van je klantwerk.
Of het nu gaat om het overbrengen van zoekwoorden naar een spreadsheet, het inplannen van tweets, het synchroniseren van gegevens tussen zakelijke apps, het beheren van contactlijsten of het importeren van gegevens in een infographic, u moet weten hoe u gegevens uit een spreadsheet kunt opschonen en deze indelen in een indeling die online app of software kan lezen.
Het goede nieuws is dat het kunnen beheren van gegevens en het verplaatsen van apps een verkoopbare vaardigheid op zich is en met een paar trucjes voor de boeg kan je ook veel tijd besparen: tijd die je zou kunnen besteden aan winstgevender werk.
Om deze tutorial te voltooien, hebt u nodig:
Een CSV-bestand is een "Comma Separated Value" -bestand. Dit soort bestand neemt al uw gegevens op en zet de koppen van elke kolom in de eerste rij, en geeft vervolgens al uw gegevens weer in de daaropvolgende rijen, met alle niet-numerieke gegevens ingesloten in omgekeerde komma's ("zoals deze"), gevolgd door een komma.
Een CSV-bestand kan in veel soorten apps en softwareprogramma's worden gelezen. In de basis is het een tekstbestand. Het neemt al uw gegevens op en parseert het (dat wil zeggen verdeelt het in zijn gegevenseenheden), zodat u de gegevens vervolgens weer in een andere app kunt invoeren.
Hier zijn bijvoorbeeld de gegevens uit het Hulpprogramma voor zoekwoorden van Google voor het zoekwoord 'CSV-bestand':
En hier is een voorbeeld van hoe het eruit ziet in CSV-indeling:
Klanten verwachten steeds vaker dat u gegevens kunt beheren wanneer u ermee werkt. Van een freelancer die werkt aan het schrijven van SEO-inhoud voor een klant kan bijvoorbeeld worden verwacht dat hij een lijst weergeeft van welke long-tail-sleutelwoorden worden gebruikt in elk blogartikel dat is gepland voor productie en dat deze sleutelwoorden worden toegevoegd aan een spreadsheet of inhoudskalender. Als freelance-contentproducent wordt van u verwacht dat u overtuigende beelden produceert die passen bij uw artikelen. U kunt eenvoudige infographics aan uw inhoud toevoegen door een CSV-bestand van uw onderzoeksstatistieken op te schonen en dit vervolgens in een diagram of infographic-tool te importeren.
Naarmate big data en opendata steeds normaler worden, kunt u snel de waarde van uw zakelijke serviceaanbiedingen verhogen en uw werklast verminderen door te weten hoe u gegevens verplaatst.
Als u een microbedrijfje beheert dat sociale-mediaservices biedt, wordt van u verwacht dat u uw klant vooraf een tweets van een week laat zien en vervolgens kunt plannen dat deze tweets regelmatig worden getweet gedurende de week. Of u kunt misschien een zakelijke service ontwikkelen waarmee u een klant helpt om hun contactgegevens gesynchroniseerd te houden tussen hun e-mail, marketingcampagnes en CRM-software (Customer Relationship Management)..
Misschien is uw bedrijf groot genoeg geworden om een facturerings- en boekhoudapp te gaan gebruiken in plaats van een spreadsheet. U kunt een CSV-bestand van al uw oude financiële gegevens opschonen, zodat het gemakkelijk in uw facturerings-app wordt geïmporteerd zonder dat u een hoop gegevens opnieuw hoeft in te voeren..
Naarmate big data en opendata steeds normaler worden, kunt u snel de waarde van uw zakelijke serviceaanbiedingen verhogen en uw werklast verminderen door te weten hoe u gegevens kunt verplaatsen. Gegevensvaardig zijn is een veelgevraagde vaardigheid en kan u helpen een unieke waardevoorstel te maken. Het opruimen van CSV-bestanden staat centraal om al deze kansen te benutten.
Een CSV-bestand is eenvoudigweg een spreadsheetbestand dat in een tekstindeling is opgeslagen, zodat het naar een ander softwareprogramma of een cloudgebaseerde app of tool kan worden verplaatst. Dus eerst moet je het openen in je spreadsheetsoftware.
Als u Excel gebruikt, opent u het bestand met gegevens die u wilt verplaatsen (Bestand> Openen ... ). Als u geen Excel hebt, kunt u zich aanmelden bij Google Drive met uw Google-accountgegevens. Google Drive biedt een online cloudgebaseerde toolset met een spreadsheet-tool. Nadat u zich heeft aangemeld, opent u uw spreadsheet in Google Drive.
Dezelfde spreadsheet in Excel (links) en Google Drive (rechts).
Zorg ervoor dat u in Excel slechts één werkblad in uw spreadsheet hebt. Werkbladen worden onder aan Excel weergegeven. Ze heten normaal gesproken Blad1, Blad2, enz. Zorg dat er maar één blad is. Als er meer dan één blad in de Werkmap is, klik dan op het tabblad voor elk volgend blad en zorg dat er geen gegevens op deze pagina's staan. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de tabbladen voor Blad 2 enzovoort en verwijder elk extra blad.
Selecteer in Excel nu Bestand> Opslaan als ... . Kies een naam voor uw bestand en selecteer Door komma's gescheiden waarden onder het vervolgkeuzemenu Formaat.
Selecteer in Google Drive Bestand> Downloaden als ... . kiezen Door komma's gescheiden waarden uit het tweede menubox en sla op naar uw harde schijf.
Wanneer gegevens worden opgeslagen in een online app (zoals FreshBooks, de facturerings- en boekhoud-app voor kleine bedrijven) of een website-tool (zoals de Google AdWords-tool voor zoekwoorden), is het noodzakelijk om de importfuncties van de app of tool te gebruiken om te besparen de gegevens in een CSV-bestandsindeling.
Als u een CSV-bestand wilt maken met gegevens in een online app, zoekt u naar een menuoptie waarmee u de gegevens uit de app kunt exporteren..
In FreshBooks bevindt dit zich bijvoorbeeld onder de Mijn rekening menu. Nadat je op hebt geklikt Mijn rekening een tweede niveau menu verschijnt, waar u kunt selecteren Importeren en exporteren.
Selecteer nu Comma Separated File (CSV) naast Exporteer klanten, facturen, personeel en urenregistratie.
Andere cloudgebaseerde apps kunnen hun opties anders indelen. Als er geen optie onder "Account" is, zoek dan naar een menu "Instellingen" of een menuoptie "Gegevens". U moet een vergelijkbare menuoptie kunnen vinden waarmee u de gegevens die online zijn opgeslagen in een CSV-bestand kunt opslaan.
Zoek voor een webtool naar een menuoptie "opslaan". In het Hulpprogramma voor zoekwoorden van Google Adwords is er bijvoorbeeld een Sla alles op knop boven de lijst met zoekwoordideeën. Klik op Sla alles op om een kopie van alle trefwoorden uit uw zoekopdracht op te slaan.
Klik nu op de Download knop. kiezen Alle zoekresultaten. Er verschijnt een dialoogvenster met de keuze om op te slaan in CSV-indeling. Klik Download bevestigen. Afhankelijk van de grootte van het bestand kan het even duren voordat dit is voorbereid.
Ten slotte wordt u een dialoogvenster aangeboden om aan te geven waar u het bestand wilt opslaan.
Andere online hulpmiddelen werken op dezelfde manier.
Nu u een CSV-bestand hebt, moet u het opschonen en ervoor zorgen dat het leesbaar is naar de plaats waar u het wilt verzenden. In sommige gevallen wilt u het misschien gewoon in een spreadsheet gebruiken.
In andere gevallen moet u het CSV-bestand opschonen zodat u het vervolgens in een andere cloud-app of online tool kunt importeren.
Maak in Excel een nieuwe werkmap. Selecteer vervolgens de Importeren optie van de het dossier menu.
Een dialoogvenster verschijnt. Zorg ervoor dat CSV-bestand is geselecteerd en klik op de Importeren knop.
U kunt nu uw CSV-bestand selecteren van waaruit u het hebt opgeslagen.
In Excel wordt u nu gevraagd om te bevestigen dat uw gegevens dat zijn afgebakend. Dat wil zeggen dat uw CSV-bestand is gevuld met gegevens die alleen door een komma worden gescheiden. Excel zou automatisch moeten kunnen vertellen dat dit correct is. Klik nu op de volgende knop.
In Excel wordt nu een voorbeeld getoond van hoe uw gegevens in kolommen worden gesorteerd, gebaseerd op het feit dat uw gegevens gescheiden zijn door komma's en tekstitems kunnen worden ingesloten in "omgekeerde komma's". Controleer het gegevensvoorbeeld en selecteer of deselecteer opties voor scheidingstekens en tekstkwalificatie totdat het voorbeeld weergeeft hoe u verwacht dat de gegevens eruitzien. In de meeste van deze gevallen wordt dit automatisch voor u gekozen. Excel weet bijvoorbeeld dat alle tekstgegevens een tekstkwalificator van geïnverteerde komma's hebben, zodat het u laat weten dat het van plan is om de omgekeerde komma's te verwijderen wanneer het de gegevens importeert. Als u tevreden bent met de manier waarop de gegevens worden geïmporteerd, klikt u op volgende knop.
In Excel wordt u nu gevraagd om te selecteren welk type gegevens in elke rij staat. kiezen Algemeen voor alle kolommen nu (we zullen elke kolom met gegevens aanpassen nadat deze is geïmporteerd). Controleer de geavanceerde instelling nogmaals om ervoor te zorgen dat uw gegevens standaardconventies voor getallen weergeven in duizenden en voor decimalen.
Als u bijvoorbeeld een Amerikaanse gegevensbron gebruikt, wordt over het algemeen een komma gebruikt om duizenden te scheiden (bijvoorbeeld "1.000") en een volledige punt staat voor decimale punten. Het is andersom in Europa! Dus afhankelijk van uw oorspronkelijke gegevensbron, moet u deze instellingen mogelijk wijzigen.
Klik nu op de Af hebben om de CSV-gegevens in uw Excel-spreadsheet te importeren.
Uiteindelijk wordt u in Excel gevraagd waar u de gegevens wilt importeren. Als u bij stap 1 hierboven een nieuwe werkmap hebt geopend, selecteert u de Bestaand blad is al voor u gekozen en klik vervolgens op OK.
In Google Drive kunt u de bovenstaande stappen 1 - 5 uitvoeren in het ene dialoogvenster. Maak eerst een nieuwe spreadsheet vanuit het menu Bestand. Kies nu Importeren in het menu Bestand.
Een dialoogvenster verschijnt. Selecteer uw CSV-bestand van uw harde schijf.
Selecteer nu Vervang spreadsheet, omdat we al een nieuwe spreadsheet hebben geopend.
Controleer of het voorbeeld laat zien hoe u uw gegevens in kolommen wilt verspreiden. In de meeste gevallen wordt dit automatisch correct ingesteld. Als dat niet het geval is, wijzigt u het "scheidingsteken" in "tabblad" of "komma" om te zien of de gegevens nu correct in kolommen worden weergegeven.
Klik op de Importeren om verder te gaan.
Aangezien we uw gegevensspreadsheets opschonen, is het eenvoudiger om dit te doen als u al uw gegevens in overzichtelijke kolommen kunt zien. Pas de breedte van kolommen aan om de gegevens beter weer te geven. Beweeg uw cursor tussen de kolomletters bovenaan Excel of Google Drive totdat de cursor verandert in een breedtebeweegsymbool en de kolombreedte wordt uitgerekt, zodat uw gegevens gemakkelijker te lezen zijn.
Controleer nu of uw eerste rij de juiste kolomkoppen heeft. Wanneer u sommige gegevens uit sommige bronnen importeert, hebt u mogelijk de datums in de linkerkolom (de y-as) en de waarden langs de rest van de rij, beginnend bij de tweede kolom (de x-as). Dus de allereerste kolom op de x-as blijft leeg.
Bijvoorbeeld:
Als dat het geval is, voert u een (voor nu) beschrijving in voor de eerste kolom, bijvoorbeeld "Datum" of "Maand".
Als u uw CSV-gegevens in een spreadsheet gebruikt, kunt u ook de eerste rij als kolomkoppen instellen. Dit is handig als u werkt met grote sets gegevens waar u naar beneden kunt scrollen en de rij met koppen niet kunt zien.
Klik in Excel op Pagina layout onder de het dossier menu. Kiezen Vel uit het menu in het pop-upvenster en klik op de rij in uw spreadsheet voor de kolomkoppen. Het moet nu in het vak worden aangegeven rijen om bovenaan te herhalen meestal als $ 1: $ 1.
Selecteer in Google Drive Rij stilzetten van de Uitzicht menu en selecteer Bevries 1 rij om de kopregel aan te geven.
Als u deze gegevens opschoont omdat u deze naar een andere online tool of app verplaatst, controleert u de vereisten voor het importeren van gegevens in uw bestemmingsapp (zie de Use Case-voorbeelden onder Paragraaf 3. Gegevens verplaatsen hieronder).
Als u uw CSV-bestand opschoont om het in een spreadsheet te delen, bevestigt u met uw klant welke gegevens zij willen dat u kunt laten zien.
Opmerking: misschien wilt u een kopie van uw spreadsheet opslaan voordat u begint met het verwijderen van gegevens, voor het geval u van gedachten verandert of dit later nodig hebt.
Verwijder nu alle kolommen die u niet nodig heeft. Als u bijvoorbeeld uw zoekwoordonderzoek in een inhoudskalender wilt importeren, bent u mogelijk alleen geïnteresseerd in het zoekwoord en de kolommen voor lokale maandelijkse zoekvolumes..
U kunt de kolommen die u niet nodig hebt verwijderen door op de kolomkop te klikken totdat de hele kolom grijs is. Kies nu Verwijder van de Bewerk menu (in Excel) of Kolom verwijderen in het menu Bewerken (in Google Drive).
Nogmaals, controleer waar u de gegevens gaat importeren voor eventuele vereisten (zie sectie 3 gebruikersgevallen hieronder).
Als uw CSV-bestandsgegevens datums bevatten, selecteert u de kolom met de datums.
Selecteer in Excel Cellen… van de Formaat menu. Selecteer nu Aantal uit het bovenste rijmenu, en Datum uit het menu aan de linkerkant. Kies het datummenu dat overeenkomt met de importvereisten of selecteer de meest leesbare versie voor u en uw klant, als u de gegevens alleen in uw eigen spreadsheets importeert.
Selecteer in Google Drive de kolom en klik op de knop die luidt 123 in de werkbalk. Kies een datumnotatie uit de lijst of selecteer meer indelingen om een extra menu met datumindelingsopties te bekijken.
Als je CSV-bestand tijden nodig heeft voor de datums, zorg dan dat ze in het juiste formaat staan (uu: mm of uu: mm: ss).
Als uw CSV-bestand datums en tijden vereist om in afzonderlijke kolommen te zijn, kopieert u de hele kolom en formatteert u de eerste kolom in de indeling voor datum en de tweede kolom in de tijd alleen opmaak. De rest van de gegevens worden automatisch verwijderd.
Kolommen met numerieke gegevens worden het best geformatteerd door de scheidingstekens voor duizendtallen te verwijderen, dus getallen worden bijvoorbeeld weergegeven als 23000 en niet als 23.000.
Selecteer de kolom in Excel en kies opnieuw Cellen… in het menu Opmaak. Kiezen Aantal uit het horizontale menu, en Aantal vanuit het linker menu. Zorg ervoor dat Gebruik het scheidingsteken 1000 is uitgeschakeld.
Google Drive staat erop om duizend scheidingstekens te gebruiken. Dit heeft geen invloed op uw CSV-invoer, maar kan verwarrend zijn als uw klanten Europees zijn. Klik op de kolom om deze te selecteren, selecteer de Formaat menuoptie en klik op Aantal, selecteer vervolgens normaal.
Controleer de lijst met gegevens die u in stap 9 nodig hebt. Voeg voor elk van deze kolommen kolommen toe aan uw spreadsheet. Sommige onlinetools vereisen ook dat gegevens op een bepaalde manier worden besteld (het plannen van tweets kan bijvoorbeeld een specifieke volgorde voor uw CSV-bestandsgegevens vereisen). Als dat het geval is, verplaatst u de kolommen nu naar de gewenste importvolgorde waar u de gegevens naartoe wilt sturen.
Zorg er nu voor dat de kolomkoppen exact overeenkomen met wat uw importbestemming verwacht. Gebruik in dit stadium geen omgekeerde komma's voor koppen of tekstgegevens in uw kolommen.
In sommige gevallen, zoals het opschonen van uw zoekwoordgegevens, wilt u mogelijk geen andere bestemmingsbron dan een inhoudskalender toevoegen. Sla een kopie van uw spreadsheet op als back-upbestand en selecteer vervolgens de kolommen die u naar uw inhoudskalender wilt verplaatsen. Kopieer deze kolommen nu en plak ze in hun doelblad.
Als de eindbestemming voor uw schoongemaakte gegevens is om deze aan een ander programma toe te voegen, bent u nu klaar om deze spreadsheet als CSV-bestand op te slaan, zodat u deze kunt importeren in een online app of webtool.
Herhaal Sectie 1 Opnieuw een CSV-bestand maken vanuit een spreadsheet.
In veel gevallen moet u uw gegevens verplaatsen naar een andere online app of webtool om uw werk te voltooien.
Om ervoor te zorgen dat uw gegevens kunnen worden gelezen door de app waaraan u deze toevoegt, controleert u de vereisten voor welke kolommen en gegevens moeten worden opgenomen.
Zoek naar een menuoptie zoals 'Account', 'Instellingen' of 'Gegevens' en bekijk de gegevens over de importgegevens. U kunt ook het helpgedeelte van de app / webtool raadplegen. Zoek naar de kolomkoppen die u moet gebruiken en het vereiste formaat voor elke kolom met gegevens. Als u bijvoorbeeld gegevens toevoegt aan een Google-agenda, heeft u kolommen nodig voor Begindatum, Begintijd, Einddatum, Eindtijd, Onderwerp en (als een optie) Locatie.
Als u daarentegen gegevens over uw projectwerk in een tijdregistratie-app zoals Toggl importeert, willen ze een kolom voor starttijd, maar in plaats van eindtijd, moet u een kolom voor taakduur hebben, waarin u aangeeft hoeveel tijd aan de taak is besteed in plaats van de eindtijd.
Elke online app en webtool kunnen enigszins verschillen, dus als u gegevens in CSV-bestanden wilt opschonen, moet u kennismaken met gebruikersdocumentatie en online handleidingen voor het importeren van gegevens.
Wat zijn uw huidige gegevensbehoeften? Heeft u CSV-geformatteerde bestanden gebruikt om belangrijke gegevens voor uw bedrijf van de ene naar de andere toepassing te verplaatsen? Laat ons weten over uw gegevensprojecten in de onderstaande opmerkingen.
Accentsconagua