Share
Voel je je overweldigd op je werk??
Als het antwoord ja is, maak je geen zorgen: je bent niet de enige. Tweederde van de werknemers zegt dat ze overweldigd zijn, blijkt uit een recente Deloitte-enquête bij 2.500 organisaties in 90 landen.
Voor ondernemers en ondernemers is het vaak een nog ernstiger probleem. Het is uw persoonlijke verantwoordelijkheid om tenslotte ervoor te zorgen dat het bedrijf slaagt. Je hebt waarschijnlijk veel eigen geld en je hebt een veel groter aandeel in het succes als het bedrijf slaagt, of de pijn als het faalt.
Het resultaat is vaak dat ondernemers te veel werk verzetten. Uit een onderzoek van eVoice bleek dat "het vervullen van meerdere rollen binnen de organisatie de grootste uitdaging was voor ondernemers." In feite gaf 44% van de ondernemers aan op elk moment vijf of meer hoeden in hun bedrijf te dragen.
Het antwoord is om efficiënter te delegeren, zodat u minder tijd kunt besteden aan details en meer tijd aan strategische beslissingen. Maar dat is niet altijd zo eenvoudig als het klinkt. Mogelijk moet u extra personeel in dienst nemen, wat meer kosten met zich meebrengt. En als u het niet goed doet, kunt u problemen krijgen voor uzelf en uw bedrijf. Er zijn bijvoorbeeld enkele kerntaken die je juist doet moet niet delegeren.
In deze tutorial laat ik je zien hoe je kunt beslissen welke taken je delegeert aan je personeel of aan externe contractanten, en hoe je controle over jezelf moet houden. Op het einde hebt u een lijst met taken die u veilig kunt delegeren en een goed begrip van hoe u dit effectief kunt doen.
Begin met een blanco vel papier. Vergeet alle dingen die je al doet en denk aan de ideale mix. Als je opnieuw kon beginnen en dingen goed kunt doen, hoe zou je dan je tijd besteden? Maak je geen zorgen over de praktische aspecten van hoe je dit voor nu kunt bereiken. Noteer gewoon de ideale staat.
Houd u nu aan brede categorieën, in plaats van aan afzonderlijke taken. In een gemiddelde week (of maand, of welke periode dan ook, is logisch voor u), hoeveel tijd zou u idealiter toewijzen aan elke activiteit?
Als u bijvoorbeeld een klein softwarebedrijf heeft, ziet uw mix er als volgt uit:
Bedenk natuurlijk je eigen categorieën en concentreer je op de belangrijkste dingen die je zou kunnen doen om je bedrijf vooruit te helpen.
Wanneer je je ideale staat hebt gedefinieerd, is het tijd om te kijken hoe de realiteit overeenkomt. Je denkt misschien al dat je een goed idee hebt, maar je zou verbaasd kunnen zijn als je die uren en minuten in detail gaat volgen.
Houd gedurende één week bij hoe u uw tijd besteedt. Er zijn voldoende tijd om apps en softwareprogramma's bij te houden om je te helpen, en veel daarvan zijn gratis, tenminste op het basisniveau. Toggl en Harvest zijn een paar populaire opties. U kunt ook een eenvoudige spreadsheet of pen en papier gebruiken als u dat wilt.
Elke keer dat u een nieuwe taak begint, neemt u deze op met de door u gekozen methode en noteert u de eindtijd. Dit lijkt misschien veel werk, maar onthoud dat het maar voor een week is. Het idee is om een duidelijk beeld te krijgen van waar de zaken zich op dit moment bevinden, zodat je naar je ideale staat kunt beginnen te verschuiven.
U vindt bijvoorbeeld dat uw werkelijke tijd aan verschillende taken wordt besteed en dat het er zo uitziet:
Niet goed. U besteedt het grootste deel van uw tijd aan taken die uw bedrijf niet vooruit helpen, en geen tijd vinden voor belangrijke dingen zoals planning, strategie en pitching voor nieuwe bedrijven.
Hoe kun je van de werkelijkheid naar de ideale staat gaan? Daar zullen we het volgende over hebben.
Je zou nu twee lijsten moeten hebben: één ideaal en één die de realiteit weerspiegelt. Vergelijk de twee lijsten met elkaar, en maak een plan van wat te bezuinigen en waar meer nadruk op te leggen. Kies vervolgens afzonderlijke taken en mensen om ze te delegeren.
Wat voor dingen moet je delegeren??
Sommige dingen zijn duidelijke kandidaten voor delegatie. Routine administratieve taken, bijvoorbeeld, brengen uw bedrijf duidelijk niet naar voren en vereisen uw aandacht niet. Ze zijn belangrijk, maar u kunt de meeste eenvoudig delegeren aan andere mensen in het bedrijf.
Als u geen personeel beschikbaar heeft of als het geld krap is, overweeg dan om virtuele assistenten te gebruiken. Op die manier krijgt u meer flexibiliteit en kunt u uw taken tegen lagere kosten uitvoeren dan wanneer u een fulltime medewerker had aangenomen. De kwaliteit op sites als Elance en Upwork is behoorlijk variabel, maar er zijn voldoende gekwalificeerde mensen beschikbaar. U kunt ook posten op online vacaturesites of een site uitproberen zoals Zirtual, die is gespecialiseerd in het verstrekken van bedrijven aan in de VS gevestigde, hogeschool opgeleide virtuele assistenten.
Een veel voorkomende taak die veel tijd van een ondernemer kost, is het controleren en goedkeuren van dingen die andere personeelsleden al hebben gedaan.
Als je goede mensen hebt ingehuurd, hoef je niet steeds over hun schouders te kijken. Vertrouw op uw verkoopmedewerkers om te communiceren met bijvoorbeeld belangrijke klanten en prospects en uw marketingpersoneel om de blog- en sociale-mediarekeningen af te handelen. Als een taak in het expertisegebied van iemand anders valt, zou je je er niet mee moeten bemoeien tenzij er een echt ongebruikelijke, kritieke situatie is die bredere implicaties zou kunnen hebben. Laat anders de noodzaak los om elke beslissing goed te keuren.
Het runnen van een onderneming brengt veel taken met zich mee die waarschijnlijk niet uw sterke punten zijn. Uitbesteden of delegeren van zoveel mogelijk daarvan.
Zoals we zagen in onze recente tutorial over boekhoudkundige basics, bijvoorbeeld, hebben veel eigenaren van kleine bedrijven gewoon niet de expertise of het belang om hun accounts goed te beheren. Je kunt de hoofdzaken leren (en de tutorial zal je daarmee helpen), maar als het gewoon niet je kracht is, kun je een boekhouder en / of een accountant inhuren om het dagelijkse beheer van de accounts op zich te nemen, zodat u hoeft alleen een hoger niveau te bekijken.
Evenzo, als je niet bijzonder technisch bent, probeer dan niet om je eigen website helemaal zelf te ontwerpen en uit te voeren. Het inhuren van hulp is natuurlijk een kostenpost, maar tel bij elke keer dat u spaart, op, en u komt vaak vooruit.
In ons voorbeeld hierboven besteedde de CEO van het softwarebedrijf 30% van haar tijd aan het oplossen van bugs in de code. Als ze een softwarebedrijf is gestart, is het logisch dat coderen iets is waar ze goed in is. Maar is het een goed gebruik van haar tijd?
Ervan uitgaande dat ze andere personeelsleden heeft die het aankunnen, is het antwoord duidelijk "nee". Als hoofd van het bedrijf zou haar tijd beter kunnen worden besteed aan zaken als planning en strategie, zoals uiteengezet in deel 1.
Maar wat vaak kan gebeuren, is dat mensen erin springen om te werken aan dingen die ze weten te doen. Ze weten dat ze dergelijke taken moeten delegeren, maar denken: "Het is sneller als ik het gewoon zelf doe." Het enige dat doet is tijd opeten en verantwoordelijkheid wegnemen van de persoon die je hebt ingehuurd om het werk te doen.
Kort gezegd: ook al is het op korte termijn misschien sneller om het zelf te doen, op de lange termijn is het beter om iemand anders te leren hoe het moet.
Als u het niet goed doet, kan delegeren eigenlijk meer werk creëren, omdat u meer tijd besteedt aan het corrigeren van andermans fouten en het oplossen van misverstanden dan u hebt opgeslagen. Het gevaar is dat je uiteindelijk denkt dat het het niet waard is, en neem de taak zelf weer op. Dus hier zijn enkele richtlijnen om het goed te doen.
Als je niet delegeert aan de juiste mensen, zou je kunnen lijden aan wat dit Wall Street Journal-artikel het "boemerangeffect" noemde. Je delegeert heel wat taken, maar je vindt ze dan meteen terugkomen omdat de mensen aan wie je ze hebt toegewezen deze niet konden voltooien.
Om dit te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat u uw bronnen op de juiste manier beheert. Als de mensen die je delegeert zelf al overspoeld worden met werk, zal de taak niet worden uitgevoerd - anders wordt het niet goed gedaan. Controleer dus hun workloads en huur indien nodig extra hulp in. En houd rekening met de sterke en zwakke punten van de mensen naar wie u delegeert, om ervoor te zorgen dat ze zijn uitgerust om te doen wat u van hen vraagt.
Een cruciaal element van succesvolle delegatie is het geven van duidelijke instructies. Tijdstudie-adviseur Mark Ellwood stelt voor om te beginnen met het verduidelijken van de gewenste uitkomst en de hoeveelheid beslissingsbevoegdheid die de werknemer zal hebben. Leg uit welke bronnen beschikbaar zijn en vraag of ze nog iets anders nodig hebben.
Stel vervolgens mijlpalen in en vraag voortgangsrapporten om ervoor te zorgen dat alles op schema blijft. Geef lof en feedback wanneer het project vordert en wanneer het met succes is voltooid.
Hoewel u betrokken moet zijn en de persoon moet helpen die u heeft gedelegeerd, mag u niet microbeheer. Dat verslaat het object van delegatie. "Delegeer het doel, niet de procedure", zegt Ellwood. "Geef een overzicht van de gewenste resultaten, niet van de methodologie. Wat moet worden gedaan en wanneer moet het worden voltooid? "
Laat het daarna over aan de werknemer om die resultaten te bereiken. Je hebt misschien je eigen manier van werken, maar delegeren gaat over het afstand doen van controle over de details. Dus ga een stapje terug en laat ze ermee doorgaan.
Er zijn een aantal taken die een bedrijfseigenaar nooit aan iemand anders mag delegeren. Hier is een overzicht van dingen waar je altijd de controle over moet houden, of in elk geval heel goed moet monitoren.
Zoals we in deel 3 hebben gezien, kan de dagelijkse boekhouding veilig worden gedelegeerd of uitbesteed. Maar u moet altijd een duidelijk beeld hebben van de financiële gezondheid van uw bedrijf en een voorspelling van hoe het de komende jaren moet gaan. Regelmatig toezicht houden op je financiën en weten in welke staat ze zich bevinden, kun je simpelweg niet delegeren. Ontvang met alle hulp hulp bij de details, maar zorg ervoor dat u ten minste de nummers op hoog niveau bewaakt. Hier zijn enkele belangrijke winststatistieken waarop u zich bijvoorbeeld kunt richten.
Een bedrijf leeft of sterft door de mensen die het gebruiken. Naarmate uw bedrijf groter wordt, delegeert u waarschijnlijk sommige aanwervingstaken aan een HR-manager. Maar als het gaat om personeel op sleutelposities, is het goed om betrokken te blijven. Steve Jobs nam altijd potentiële medewerkers bij Apple voor lange wandelingen door Palo Alto, zodat hij ze kon leren kennen en zien of ze goed bij elkaar pasten. Mark Zuckerberg nam later dezelfde aanpak op Facebook.
Uw klantendatabase is zojuist gehackt en heeft mogelijk hun wachtwoorden en financiële gegevens aangetast. De nieuwste versie van uw vlaggenschip-softwareproduct zit vol met bugs. Uw HR-manager wordt vervolgd voor seksuele intimidatie.
Dit zijn allemaal grote bedreigingen voor de reputatie van uw bedrijf en hebben uw volledige aandacht nodig. U kunt sommige afzonderlijke taken delegeren, zoals het voorbereiden van persberichten en het behandelen van klachten van klanten, maar u zult heel hands-on moeten zijn bij het beheersen van de crisis als geheel..
Bedenk dat niet elke "crisis" bedrijfskritisch is. Sommige dingen die uw personeel zelf aankan. Maar als het een serieuze bedreiging voor uw bedrijf is, delegeer dan niet: doe mee.
In deze zelfstudie hebt u gezien hoe taken kunnen worden gedelegeerd en heeft u enkele tips om dit effectief te doen. Nu is het tijd om actie te ondernemen. Maak die lijst uit deel 1, laat zien hoe u denkt dat u uw tijd zou moeten besteden en houd uw tijd bij voor een week. Vergelijk de twee lijsten en bedenk een aantal taken die u kunt delegeren volgens de richtlijnen in deze zelfstudie.
Misschien bereik je nooit je "ideale staat" - er zijn altijd compromissen te maken en onverwachte gebeurtenissen kunnen je doen ontsporen. Maar met een beetje planning en een goed doordachte delegatie, kunt u kostbare tijd vrijmaken in uw planning, zodat u meer tijd kunt besteden aan dingen die uw bedrijf echt vooruit helpen..
Grafisch krediet: hiërarchie ontworpen door Murali Krishna van het Noun-project.
Accentsconagua