Share
We leven in een tijd van multitasking. We brengen onze dagen door ondergedompeld in computers, tablets, telefoons en andere apparaten waarmee we tien dingen tegelijk doen, terwijl we up-to-date blijven over het laatste nieuws, sport, e-mails en tweets van over de hele wereld.
Er is slechts één probleem: onze hersenen zijn niet gebouwd voor multitasking.
Dat is trouwens niet mijn mening. Het is het resultaat van talloze onderzoeken, waar ik later op in zal gaan. Veel mensen denken ze zijn goed in multitasking, maar het onderzoek zegt dat het gewoon niet waar is. We krijgen minder gedaan, en we doen het minder nauwkeurig en effectief, wanneer we proberen te multitasken. En de mensen die denken dat ze goed zijn in multitasken, zijn er het slechtst aan toe.
Dus in deze tutorial zullen we kijken naar een betere manier van werken. Ik zal eerst een deel van het onderzoek naar multitasking en productiviteit doornemen, en dan zal ik je laten zien hoe je je dag kunt instellen om meer gedaan te krijgen door de afleiding weg te nemen en je op één ding tegelijk te concentreren.
In deze tijd van multitasking is het niet eenvoudig om jezelf te ontwarren van het web van afleidingen en een consistentere focus te bereiken. Volledig loskoppelen en werken in monastieke sereniteit is voor de meesten van ons onpraktisch, zelfs als we zoiets wilden doen. Maar er zijn een aantal praktische dingen die u kunt doen om uzelf vaker op het goede spoor te houden en elke dag af te maken met de voldoening dat u weet dat u de belangrijkste dingen hebt gedaan - één individuele taak tegelijk.
Zoals beloofd zullen we beginnen met een blik op dat onderzoek.
Het eerste om te begrijpen is dat strikt genomen multitasking niet bestaat. Onderzoekers zeggen dat zelfs als we denken dat we meerdere dingen tegelijk doen, we eigenlijk maar één ding tegelijk doen en snel schakelen tussen die dingen.
"Als je van taak naar taak overschakelt, denk je dat je op hetzelfde moment aandacht besteedt aan alles om je heen. Maar dat ben je eigenlijk niet, "zei Earl Miller, Neuroscience Professor bij MIT, in een NPR-artikel. "Je let niet op een of twee dingen tegelijk, maar je schakelt heel snel om."
Deze overstap kost wat betreft tijd, aandacht en effectiviteit. Een studie gerapporteerd in de Journal of Experimental Psychology ontdekte dat studenten tot 40% langzamer waren in het oplossen van ingewikkelde wiskundige problemen wanneer ze moesten overschakelen naar andere taken. Afzonderlijk onderzoek door het Institute of Psychiatry van de Universiteit van Londen wees uit dat multitasking met elektronische media uw IQ tijdelijk met 10 punten verlaagt.
Maar misschien denk je dat je goed bent in multitasking. Misschien doe je het altijd en beschouw het als een van je sterke punten. Dit onderzoek is niet op jou van toepassing, niet waar?
Overweeg de resultaten van dit experiment, waarin mensen die zichzelf goed vonden in multitasken - zo goed in het feit dat ze vaak hun mobiele telefoon gebruikten tijdens het rijden - zelfs lager scoorden dan andere mensen op een multitasking-test.
Dit is slechts een kleine greep uit het onderzoek naar multitasking en de meeste daarvan wijzen in dezelfde richting: multitasking werkt gewoon niet. Zoals Stanford University Psychology Professor Clifford Nass vertelde NPR:
Het onderzoek is vrijwel unaniem, wat zeer zeldzaam is in de sociale wetenschappen en er staat dat mensen die chronisch multitasken een enorm scala aan tekorten vertonen. Ze zijn eigenlijk vreselijk voor allerlei cognitieve taken, waaronder multitasking.
Dus als multitasking slecht is voor uw productiviteit, moeten we gewoon stoppen met doen, toch? Idealiter, ja, maar als je het ooit hebt geprobeerd, heb je je waarschijnlijk gerealiseerd dat het niet zo eenvoudig is.
Of je nu in een kantoor werkt of je eigen bedrijf hebt, je zult waarschijnlijk op elke willekeurige dag met veel verschillende taken moeten jongleren en ook moeten navigeren in de wereld van bijna-onmiddellijke communicatie waarin we leven. Je kunt niet gewoon een "bezet" bord ophangen en je klanten vertellen om volgende week terug te komen.
Dus het creëren van een afleidingsvrije werkomgeving waarin je je langer op losse taken kunt concentreren, kost wat moeite. We zullen enkele nuttige technieken bekijken in deze en de volgende secties.
Het begint aan het begin van elke werkdag. Neem een paar minuten de tijd om uw probleem op te lossen voordat u zich gaat verdiepen in de probleemoplossende modus. Dit betekent niet dat je een waslijst met taken moet maken om te voltooien. Richt u in plaats daarvan op een paar hoofddoelen, zaken die aansluiten op uw zakelijke doelstellingen voor de langere termijn en die u helpen vooruit te komen.
Denk aan het Pareto-principe, ook wel bekend als de 80/20 regel: 80% van de resultaten komt van 20% van de oorzaken. Of in dit geval is 80% van uw succes afkomstig van 20% van uw inspanningen. Welke taken vormen dat 20%? Probeer het te beperken tot slechts drie taken die je vandaag echt moet voltooien om de dag succesvol te overwegen als je naar bed gaat.
Bepaal vervolgens de tijd die u nodig hebt om elke taak te voltooien en blokkeer de tijd in uw agenda om dit te doen. Het idee is om die blokken van tijd afleidingvrij te maken, zodat je op die momenten gewoon "single-task" bent en je belangrijkste taken gedaan krijgt. U kunt de organisatorische hulpmiddelen van uw keuze gebruiken om dit te bereiken, maar onthoud dat webgebaseerde apps hun eigen potentieel voor afleiding bieden, dus u wilt misschien een traditionele planner overwegen.
OK, dus je hebt een goed, duidelijk beeld van de belangrijkste dingen die je vandaag moet doen. Ga nu online, controleer je e-mail en vind een hele stapel nieuwe berichten voor je klaarliggen. Tegen de tijd dat je klaar bent met het beantwoorden van al die e-mails, zijn er een paar uur voorbijgegaan en heb je geen vooruitgang geboekt met de dingen waarvan je net hebt besloten dat ze belangrijk zijn.
Envato Unstock Foto.Wat is erger, je bent de focus en helderheid die je 's morgens vroeg had verloren. Je moest waarschijnlijk wat onderzoek doen om een aantal van de e-mails te beantwoorden, dus je hebt nu een hele reeks apps en browsertabbladen geopend en je hoofd bruist van veel irrelevante informatie.
Door uw dag te beginnen met e-mail, laat u andere mensen definiëren hoe u uw tijd doorbrengt. Misschien waren sommige van die e-mails echt dringend, maar waarschijnlijk hadden de meesten nog minstens een uur of twee gewacht, zo niet nog een dag of twee, zonder dat de lucht viel.
Dus probeer dit: sta jezelf elke ochtend een blok tijd toe om aan je belangrijkste taken te werken, voordat je zelfs naar je e-mailinbox kijkt. Als dit idee je ongemakkelijk maakt, kun je klein beginnen: misschien een half uur toestaan.
Als je dit e-mailvrije tijdsbestek overleeft zonder dat een menigte boze klanten je overvallen met fakkels en hooivorken, overweeg dan om het uit te breiden naar 45 minuten, een uur, twee uur. Als je de hele ochtend kunt (laten hangen!) Overleeft zonder e-mail te checken, zal je productiviteit omhoog schieten. Dit is misschien niet mogelijk, maar zoek gewoon de juiste balans voor u en uw bedrijf.
OK, er is meer slecht nieuws voor e-mailverslaafden. Onderzoekers van Microsoft en University of Illinois ontdekten dat wanneer mensen gedurende de dag onderbroken werden door e-mails, er enorme kosten waren in termen van verloren tijd en focus.
Voor elke e-mailonderbreking hebben mensen gemiddeld bijna 10 minuten besteed aan het verwerken van de e-mail en nog eens 10 tot 15 minuten voordat ze teruggingen naar gerichte activiteiten voor de verstoorde taak. In veel gevallen waren de vertragingen veel langer: "We hebben vastgesteld dat 27% van de taakopschortingen resulteerde in meer dan twee uur tijd tot de hervatting."
De les is duidelijk: zelfs al is het "slechts een korte e-mail", het haalt je uit wat je aan het doen was, en het kan lang duren om weer op het goede spoor te komen. Dus schakel e-mailmeldingen uit wanneer u bezig bent met uw belangrijkste dagelijkse taken, en sluit dan alle andere meldingen die uw computer of telefoon mogelijk heeft ingesteld om te produceren.
Vergeet niet dat je de tijd hebt geblokkeerd om aan een enkele taak te werken en je weet dat je tijdens deze periode geen belangrijke vergaderingen of andere evenementen hebt. De enige melding die u nodig hebt, is een eenvoudige timer om u te laten weten wanneer uw toegewezen tijd is verstreken en u naar uw volgende taak of evenement kunt gaan. Er mogen geen andere kleine zoemtonen of piepjes zijn.
Trouwens, als je je zorgen maakt over het missen van een noodoproep van je partner of de school van je kinderen, laat de meeste smartphones je toe om ze in te stellen op stil, maar laat geselecteerde mensen toch contact met je opnemen.
De 'nucleaire optie' om met succes op één taak te focussen, is om volledig te ontkoppelen: geen internet, geen telefoon. Alleen jij en de lege pagina. Er gaat niets boven het.
Ik kan de protesten al horen en ik zal toegeven dat velen van hen geldig zijn. Om een taak te voltooien, hebben we vaak toegang tot internet nodig voor onderzoek, om toegang te krijgen tot afbeeldingen en andere bronnen die we in ons project kunnen opnemen, of een hele reeks andere dingen.
Maar hebben we het echt altijd nodig? Soms, maar vaak niet. Als het haalbaar is, overweeg dan om het internet voor een beperkte tijd te gebruiken, om een bepaalde taak te volbrengen en vervolgens weer uit te schakelen.
Voor dit artikel moest ik bijvoorbeeld online onderzoek doen. Dus begon ik met het zoeken naar de artikelen en onderzoeken die ik nodig had, en ze te openen in een heleboel nieuwe tabbladen in mijn browser. Hier is een screenshot van de rotzooi waarin ik me bevond (toen je zag dat ik opkeek of 'multitasking' moet worden afgebroken).
Multitasking op zijn best. Maar nadat ik al deze tabbladen had geopend, heb ik de verbinding met internet verbroken en heb ik gelezen en opmerkingen gemaakt over wat ik had gevonden. Om deze tutorial echt te schrijven hoefde ik niet online te zijn. In feite zou online zijn leiden tot meer afleiding, meer verleiding om van pagina naar pagina te klikken, raaklijnen en raaklijnen van raaklijnen te volgen, totdat ik volledig off-track was.
De sleutel is om het onderzoek (één taak) te scheiden van het schrijven (een andere taak). De eerste taak vereist internet; de tweede doet dat niet. Vragen kwamen naar voren toen ik aan het schrijven was, maar ik nam eenvoudig een notitie en checkte ze later, toen ik weer online was. Tijdens het schrijven bleef ik gefocust op de taak die voorhanden was.
Of dit voor u zal werken, hangt natuurlijk af van het type werk dat u aan het doen bent. Het is tegenwoordig voor velen van ons tegenwoordig niet haalbaar om de stekker uit het stopcontact te halen. Maar bedenk eens of je het internet zou kunnen missen, althans voor een korte periode. Als je dit gaat doen, wil je mogelijk ook overstappen op old-school organisatoren en kalenders, zodat je meer informatie bij de hand hebt zonder online te gaan.
Als je niet kunt loskoppelen, overweeg dan om op zijn minst kleinere stappen te nemen, zoals het gebruik van apps om je favoriete storende websites te blokkeren, of om naar de full-screen focusmodus te gaan in het programma waarin je werkt om je te helpen al het andere te blokkeren.
Naast dat ze slecht zijn in multitasking, kunnen de hersenen zich ook niet lang concentreren. Dat is waarom, wanneer je jezelf urenlang aan het werk zet om een belangrijke deadline te halen, je steeds de drang krijgt om hilarische kattenvideo's te bekijken op YouTube. Het zijn gewoon je hersens die je vertellen dat het een pauze nodig heeft.
Dus wanneer u die tijd blokkeert om aan belangrijke taken te werken, vergeet dan niet om pauzes in te plannen. Na een beperkte tijd zul je je afleidingsvrij houden, en de pauze zal je helpen om klaar te zijn voor het volgende blok.
Eén onderzoek suggereert dat de optimale balans tussen werken en pauzes is om 52 minuten te werken en een pauze van 17 minuten te nemen. Natuurlijk hoef je je niet aan dat precieze tijdsschema te houden; vind er een die voor u werkt. Een populair systeem dat een soortgelijk principe volgt, is de Pomodoro-techniek, waarbij je in blokken van 25 minuten werkt die "pomodoros" worden genoemd, waarbij je er vijf minuten tussen zit. Deze tutorial over de Pomodoro-techniek gaat meer in detail in.
Als je de tot nu toe gegeven suggesties opvolgt, zou je je belangrijkste dagelijkse taken moeten kunnen voltooien in korte, gerichte uitbarstingen van activiteit, zonder afleiding. Dat is een grote stap vooruit voor de meesten van ons.
Maar natuurlijk moet je nog steeds e-mail checken, bijhouden van sociale media en al die andere dingen die ons afleiden. Als u niet voor hen zorgt, zullen al die onbeantwoorde e-mails u waarschijnlijk zelfs nog sterker naar u bellen, waardoor u afstand neemt van andere activiteiten.
Het is dus het beste om ze te behandelen, maar op een geconcentreerde, gerichte manier. In plaats van af te breken van andere taken om hier en daar een e-mail te beantwoorden, moet u aan het eind van de dag een half uur of een uur reserveren om uw inbox te blitzaken. In plaats van doelgericht naar Twitter te bladeren als u een rapport zou moeten schrijven, plant u korte tijdsblokken - misschien een tijdens de lunch en een andere in de avond - om al uw profielen bij te werken en interactie te hebben met uw vrienden en volgers.
Zelfs als je geen sociale media gebruikt, zullen er altijd kleine dagelijkse taken zijn die, hoewel niet je algemene prioriteit, nog steeds moeten worden gedaan. Het principe is hetzelfde: houd ze verborgen. Maak ze af, maar pas nadat je je drie belangrijkste taken voor vandaag hebt voltooid. U moet wel de energierekening betalen, maar u hoeft uw creatieve werk niet te onderbreken om het te doen. Plan het voor een blok van tijd later op de dag, en vergeet het tot die tijd komt.
In deze zelfstudie heb je gezien dat multitasken een echt ineffectieve manier van werken is. Veel beter is om je dag op te splitsen in blokken van tijd wanneer je je concentreert op afzonderlijke taken. Je hebt gezien dat regelmatige pauzes een belangrijke manier zijn om die focus te behouden, en dat het uitschakelen van meldingen, het negeren van e-mail en het offline blijven voor bepaalde periodes ook kan helpen.
Perfecte focus de hele dag lang is een onbereikbaar doel voor de meesten van ons. Maar met de technieken die in deze tutorial worden beschreven, zou je beter uitgerust moeten zijn om afleiding op afstand te houden en tenminste je belangrijkste taken te voltooien zonder de drang te krijgen om te multitasken.
Heeft u andere voorkeurstechnieken om multitasking te voorkomen? Laat het me weten in de comments.
Accentsconagua