Hoe duplicaten in Excel snel te vinden en te verwijderen

Als u een Microsoft Excel-gebruiker bent, is u waarschijnlijk gevraagd eerder met rommelige gegevens in een spreadsheet te werken. Uw gegevens kunnen dubbele records bevatten die worden herhaald. Je hebt zeker geen tijd om regel voor regel in een grote spreadsheet te gaan en de dubbele records handmatig te vinden en te verwijderen.

Het goede nieuws is dat Microsoft op deze exacte behoefte in Excel heeft geanticipeerd. De Verwijder duplicaten functie helpt u snel de dubbele records in uw spreadsheet te vinden en te verwijderen.

In slechts een paar klikken heb ik de dubbele rijen in mijn spreadsheet verwijderd met Excel's functie Duplicaten verwijderen.

In deze zelfstudie leer ik je gebruiken Verwijder duplicaten. Je leert de functie te gebruiken om een ​​spreadsheet op te ruimen met dubbele rijen. Ik zal u tips geven over het correct gebruiken van de functie, zodat alleen echte dubbele rijen worden verwijderd.

Als u deze zelfstudie wilt volgen, raad ik u aan de voorbeeldspreadsheet te downloaden. Je kunt het blauw vinden Bijlage downloaden link rechts van deze tutorial of download hier de gratis spreadsheet-werkmap.

Aan de slag met het verwijderen van duplicaten in Excel

Als u samen met de voorbeeldwerkmap werkt, gebruikt u het tabblad met de spreadsheet Bestellijst voor dit deel van de tutorial.

Laten we beginnen met een eenvoudig voorbeeld over het verwijderen van duplicaten in Excel. In de onderstaande spreadsheet ziet u dat er meerdere regels zijn die worden gedupliceerd. We moeten de dubbele bestellingen verwijderen om de ingrediëntenlijst eenvoudiger te maken.

Deze lijst bevat verschillende exacte duplicaten die we moeten verwijderen.

1. Markeer uw gegevens

Als u de dubbele rijen wilt verwijderen, moet u eerst uw gegevens markeren. Als uw blad geen gegevens boven uw tabel bevat, kunt u de volledige kolommen bovenaan het spreadsheet markeren. In dit geval ga ik de gegevenstabel markeren om duplicaten te verwijderen.

Ik heb de rijen gemarkeerd die mijn gegevens bevatten om voorbereidingen te treffen om duplicaten te verwijderen.

2. Zoek de functie Excel Duplicaten verwijderen

De Verwijder duplicaten kenmerkt levens op het lint van Excel op de Gegevens tab. Concreet vindt u de Verwijder duplicaten functie in de Dataprogramma's deel van het lint. Zodra je het hebt gevonden, klik je erop om de wizard te starten.

De functie Duplicaten verwijderen bevindt zich op het tabblad Gegevens van het Excel-lint in het gedeelte Gegevenshulpmiddelen.

3. Selecteer uw dubbele criteria

Nadat u op de optie Duplicaten verwijderen klikt, verschijnt er een nieuw venster met een aantal selectievakjes. Deze lijst met opties vraagt ​​u om te definiëren welke velden moeten worden gecontroleerd op duplicaten. Het standaardgedrag is om ze allemaal gecontroleerd te houden.

Voor ons eenvoudige voorbeeld, breng geen wijzigingen aan in dit venster. Druk op "OK" om de duplicaten uit onze tabel te verwijderen.

Nadat u op Duplicaten verwijderen heeft geklikt, opent Excel een nieuw venster met een lijst met selectievakjes; breng geen wijzigingen aan voor ons eenvoudige voorbeeld.

4. Bekijk de resultaten

Nadat u op OK hebt gedrukt, verwijdert Excel de duplicaten in de tabel en geeft u feedback over wat is verwijderd. Wanneer ik met een dataset werk, raad ik u aan de resultaten te bekijken. 

Het doel van het verwijderen van duplicaten is om de repetitieve rijen te verwijderen, maar het vereist zorgvuldigheid in de manier waarop u het gebruikt. U kunt de laatste stap altijd ongedaan maken als u deze verkeerd hebt toegepast.

Verwijder duplicaten geeft feedback over hoeveel rijen zijn verwijderd en hoeveel rijen onaangeroerd zijn gebleven.

Quick Remove Duplicates - Video Tutorial 

Bekijk de onderstaande screencast voor een uitleg over het gebruik van Remove Duplicates in Excel. Blijf de onderstaande tutorial lezen voor een geschreven, gedetailleerde gids voor de functie Verwijder duplicaten en enkele aanvullende technieken om duplicaten te vinden en te verwijderen om er het beste uit te halen.

 

Duplicaten op meerdere criteria verwijderen

Laten we teruggaan naar het ogenschijnlijk eenvoudige menu dat opdook toen we onze gegevens markeerden. De lijst in dit venster vertegenwoordigt elk van de kolommen in ons Excel-werkblad. U zult opmerken dat elke kolom in onze Excel-tabel een selectievakje ernaast heeft. 

Wat betekent dit menu? In feite vraagt ​​dit vakje je hoe specifiek Excel zou moeten zijn bij het verwijderen van duplicaten. Laten we een voorbeeld bekijken:

Voorbeeld van het verwijderen van duplicaten op één factor.

In de bovenstaande schermafbeelding begon ik met het opnieuw markeren van mijn gegevens in de tabel en lanceerde ik de Verwijder duplicaten voorzien zijn van. Vervolgens heb ik alle selectievakjes uitgeschakeld, behalve voor "Chef" in het venster Duplicaten verwijderen. Het resultaat wordt getoond in de onderste helft van de afbeelding. U ziet dat onze tabel is teruggebracht tot slechts drie rijen, waarbij de naam van elke kok eenmaal wordt weergegeven.

Toen we alleen de "Chef" aangevinkt, vroegen we Excel om alleen de kolom Chef te controleren op duplicaten. De eerste keer dat het de naam van een herhaalde kok zag, schrapte het de hele rij; het maakte niet uit dat de andere kolommen verschilden.

Wees voorzichtig met Excel's duplicaten verwijderen

Daarom is het belangrijk om voorzichtig te zijn wanneer u de functie "Duplicaten verwijderen" gebruikt. Als u het laat staan ​​om een ​​enkele factor te verwijderen, kunt u per ongeluk gegevens verwijderen die u wilt behouden.

Tip: De vakken die u laat vinken in het venster Duplicaten verwijderen zijn de combinatie die Excel controleert op duplicaten. Laat meerdere vakjes open voor een exacte duplicaatverwijdering.

Vaak is een enkele gegevenskolom niet genoeg om Duplicaten door te beoordelen. Als u een online winkel onderhoudt en een database met klanten hebt, is de kans groot dat u meer dan één 'Mike Smith' in uw gegevens zult hebben. U moet meerdere kolommen controleren, zoals de naam van de klant, plus het adres van de klant of registratiedatum om te controleren op duplicaten.Dit is precies waarom we meerdere kolommen controleren bij het verwijderen van duplicaten.

Als u een nauwkeurige manier wilt om duplicaten te verwijderen, laat u meerdere vakjes (kolommen) ingeschakeld bij het uitvoeren van de functie Verwijder duplicaten. En natuurlijk, controleer altijd uw gegevens na het uitvoeren van Verwijder duplicaten.

Wanneer selectief te zijn

Als u samen met de voorbeeldwerkmap werkt, gebruikt u het tabblad met de spreadsheet Dubbele verschuivingen voor dit deel van de tutorial.

U vraagt ​​zich misschien af: is er een situatie waarbij u een aantal vakjes uitschakelt? Absoluut. Laten we een voorbeeld bekijken.

In de onderstaande spreadsheet heb ik gegevens over werknemersverschuivingen en per ongeluk heb ik het rapport twee keer gedownload. Ik heb de tijd van elke werknemer in en uit, plus een kolom met de datum waarop ik het rapport heb gedownload. Twee van elke rij bestaat, met als enige unieke factor kolom F, de downloaddatum van het rapport.

Ik moet duplicaten verwijderen omdat het rapport twee keer is gedownload (zie de laatste kolom) maar de laatste kolom van mijn duplicaatcontrole moet worden uitgesloten.

Laten we hierover nadenken: als ik het controleer allemaal kolommen voor duplicaten, Excel zal geen duplicaten vinden. Maar ik wil eigenlijk de dubbele ploegendienstgegevens verwijderen. Het maakt mij niet echt uit welke dag ik het rapport heb gedownload, dus ik moet kolom F uitsluiten bij het verwijderen van duplicaten.

Mijn rijen zijn bijna allemaal precies hetzelfde; kolom F is de enige factor die verschilt en ik wil niet dat Excel deze controleert als onderdeel van het verwijderen van duplicaten. Als ik alle vakjes aangevinkt laat, zal Excel geen dupes vinden of verwijderen.

Deze rijen zijn dat niet exact duplicaten - ze delen niet alle velden - maar ik moet Duplicaten verwijderen op basis van de kolommen A-E. 

Om dit te doen, zal ik de tabel opnieuw markeren en uitvoeren Verwijder duplicaten nog een keer. Deze keer laat ik alle vakjes aangevinkt behalve de Rapport download datum.

Merk op dat Excel de duplicaten heeft verwijderd omdat het de controle van kolom F als onderdeel van het proces negeerde.

Zie het als volgt: de selectievakjes die u aanvinkt, zijn de kolommen die Excel in de controlestap dubbele bevat. Als er zijn extra kolommen die niet moeten worden gecontroleerd op duplicaten, schakel ze uit in het venster Duplicaten verwijderen.

Gebruik Duplicaten verwijderen voor lege rijen

Een van mijn favoriete toepassingen voor het verwijderen van duplicaten is om zich te ontdoen van meerdere lege rijen in mijn gegevens.

Verwijderen Duplicaten is ook fantastisch voor het verwijderen van lege rijen in een rommelige spreadsheet.

Als u lege rijen wilt verwijderen, markeert u de gegevens in uw tabel. Verwijder vervolgens Duplicaten en laat alle vakjes aangevinkt. Excel verwijdert alle lege rijen - behalve de eerste! Aangezien de eerste lege rij technisch geen duplicaat is, laat Excel deze ongemoeid. U hoeft deze rij alleen handmatig te verwijderen.

Houd er rekening mee dat hiermee alle dubbele rijen worden verwijderd, niet alleen dubbele rijen.

Samenvatten en blijven leren

Het verwijderen van duplicaten uit een Excel-spreadsheet is een essentiële vaardigheid voor het opschonen van gegevens. Wanneer u met een set gegevens werkt, hebt u nauwelijks tijd om handmatig dubbele records te vinden en te verwijderen. Daarom is de ingebouwde functie "Verwijder duplicaten" van Excel de moeite waard om te leren.

Hier volgen twee andere handleidingen over de spreadsheet om het opruimen van Excel-gegevens te beheersen:

• De officiële documentatie van Microsoft over het verwijderen van duplicaten is een nuttige, tweede bron voor het leren van de functie.
• Bob Flisser's tutorial 12 Technieken voor hoofdgebruikers bevat een korte samenvatting van de functie Verwijder duplicaten en andere belangrijke technieken voor gegevensbeheer.

Hoe gebruikt u Duplicaten verwijderen om uw Excel-spreadsheets te beheren? Als je problemen tegenkomt, zorg dan dat je een opmerking achterlaat voor hulp.