Share
Heb je ooit mensen ontmoet die graag achter de schermen werken? Het zijn natuurlijke helpers en organisatoren. Ze zijn de ideale aanvulling voor elk team. Ze houden ervan grote dingen te laten gebeuren, maar staan nooit centraal. Ze laten de resultaten die ze maken het hele gesprek voeren.
Goede productiviteitssystemen zijn "achter de schermen" -personages. Ze helpen je om je werk beter te doen en grote dingen te laten gebeuren. Maar ze nooit worden je werk. Als je productiviteitssysteem een prima donna is, wordt het tijd dat je haar ontslaat en opnieuw begint.
Laten we het op een andere manier bekijken. Overweeg de filosofie-tool bekend als Occam's scheermes. William van Ockham was een 14e-eeuwse filosoof die opmerkte dat de beste oplossing voor een probleem meestal de eenvoudigste is. Dit is zeker het geval als het gaat om productiviteit.
Met andere woorden, een goed productiviteitssysteem moet zo eenvoudig mogelijk zijn. Het moet alles doen wat je nodig hebt en niet meer. En het mag je werk nooit in de weg staan.
Hoe word je zo natuurlijk productief dat het net zo instinctief is als ademen? Eerst creëer je een productiviteitssysteem dat het beste bij je levensomstandigheden past en dat zich kan aanpassen aan alle veranderingen die zich in je leven voordoen. Ten tweede, u verandert uw productiegedrag in gewoonten. Op die manier doe je ze zonder er aandacht aan te schenken. Ze gebeuren gewoon achter de schermen.
Laten we eens kijken hoe u gewoonten kunt ontwikkelen en uw productiviteit stapsgewijs kunt vereenvoudigen.
Voordat u uw productiviteitssysteem kunt vereenvoudigen, heeft u een systeem nodig om aan te werken.
Je hebt een aantal opties om een basissysteem te vinden.
Je zou een kant-en-klaar systeem kunnen nemen. We hebben genoeg in deze serie behandeld, inclusief de Pomodoro-techniek, Do not Break the Chain, Getting Things Done. We hebben ook een aantal vereenvoudigde gewoontesystemen in de tweede helft van dit artikel die je misschien graag wilt proberen. U kunt ook uw eigen systeem maken en aanpassen.
Kies niet zomaar een systeem en hoop dat het voor u werkt. Zoek of maak een systeem dat zo goed mogelijk aansluit op uw levensstijl. Er kunnen (en zullen waarschijnlijk) wat hapering in het systeem zijn, maar in grote lijnen zou het voor u moeten werken.
Zodra je een systeem hebt gevonden dat voor jou werkt, is het tijd om het systeem naar de achtergrond van je leven te verplaatsen. U doet dit door het automatisch te maken.
Houd het systeem een aantal maanden vast en gebruik het elke dag zo goed mogelijk. De dagelijks deel is hier de sleutel. Dit maakt het volgen van uw productiviteitssysteem een gewoon onderdeel van uw leven. Gewoon onderzoeker professor Jane Ward zegt:
Als je elke dag iets in dezelfde situatie doet, wordt het een automatische reactie in reactie op die situationele signalen, een gewoonte.
Ward's onderzoek laat zien dat het gemiddeld 66 dagen kost om een gewoonte te vormen als je die gewoonte dagelijks beoefent.
Zodra uw productiviteitssysteem een gewoonte wordt, zult u het instinctief volgen, bijna zonder na te denken.
Je krijgt niet alleen een productiviteitswinst, maar houdt twee maanden vast aan je systeem om een goed beeld te krijgen van wat er in je systeem werkt en wat je kunt verbeteren.
Vergeet ten slotte niet dat een eenvoudige benadering van productiviteit betekent dat u uw leerproces zo eenvoudig mogelijk moet houden. Als je systeem meerdere nieuwe gedragingen in je leven moet integreren, overweeg dan om dit gedrag één voor één in gewoonten om te zetten. Op die manier kun je gewoontes op elkaar bouwen. Omdat u ze in kleine doses toevoegt, bent u meer geneigd om eraan vast te houden. Het duurt langer, maar het is effectiever.
U hebt dit productiviteitssysteem gemaakt omdat het geschikt voor u is. Je hebt het op de automatische piloot gezet, dus je werkt het zonder al te veel nadenken.
Maar terwijl je het systeem hebt bewerkt, heb je waarschijnlijk dingen opgemerkt die kunnen worden verbeterd. Dit zijn waarschijnlijk aspecten van uw systeem die nog steeds concentratie en focus hebben. Hoe graag je ze ook wilt laten zijn, ze werken niet echt voor jou. Ze zijn een klap in je productiviteitsmotor.
Misschien vergeet je hen de helft van de tijd. Of misschien heb je gemerkt dat het gemakkelijker is om ze uit je dag te laten. Het is tijd om Occam's Razor op je systeem aan te brengen en te beginnen met snoeien wat niet werkt.
Terwijl je dit doet, is het handig om de Japanse filosofie van kaizen te volgen. Kaizen is Japans voor "verbetering" of "verandering voor het beste." Wanneer je de filosofie van kaizen volgt, maak je kleine, incrementele veranderingen. Na verloop van tijd stapelen deze kleine veranderingen zich op, wat een manier is om te ontdekken dat je een grote verandering hebt gemaakt zonder je te realiseren hoe ver je bent gekomen.
Om het proces van vereenvoudiging te starten, neemt u het enige aspect van uw systeem dat u de meeste moeite kost. Vraag jezelf:
Terwijl je dit over verschillende iteraties oefent, kom je met een supereenvoudig systeem dat als een handschoen past.
Vraag je je af hoe het systeem dat je ontwikkelt eruit kan zien? Laten we een paar voorbeelden bekijken.
Eenvoud is iets moois. Terwijl je je productiviteitssysteem tot in de puntjes opslaat, kom je met iets dat volledig uniek is. Het is precies goed voor jou-maar het zou ook erg nuttig zijn voor andere mensen om te zien hoe je dingen doet.
Hier zijn drie voorbeelden van vereenvoudigde productiviteitssystemen. Laat ze je inspireren terwijl je je eigen systeem maakt. Je zou zelfs een ervan kunnen gebruiken als basis voor je eigen systeem.
Een van de bekendste vereenvoudigde productiviteitssystemen is Leo Babauta's Zen to Done (ZTD). Babauta creëerde ZTD door het Getting Things Done (GTD) -systeem aan te passen aan zijn leven.
ZTD pakte de specifieke problemen aan die Babauta had met GTD. Deze waren:
ZTD is vergelijkbaar met GTD. Drie aspecten van ZTD die we niet in deze productiviteitsserie hebben behandeld, zijn onder meer:
Gebruik een eenvoudige notebook of indexkaarten voor uw lijsten of gebruik het eenvoudigste lijstprogramma dat mogelijk is. U hebt geen planner of PDA of Outlook nodig.
U kunt een volledig overzicht van het ZTD-systeem lezen.
Kanbans werden ontwikkeld door de Japanse autofabrikant Toyota als een visuele tool om te laten zien wat er werd gedaan en wat er nog moest gebeuren. (Overigens was Toyota ook op zijn minst gedeeltelijk verantwoordelijk voor het populariseren van het concept van kaizen.)
Als zodanig, de Persoonlijke Kanban systeem bestaat uit het maken van een visuele tool, zodat u kunt zien hoe uw werk in uitvoering is. In wezen heeft het systeem slechts twee regels:
Door je werk te visualiseren, blijf je focussen op wat er moet gebeuren en waar je aan werkt. Je ziet ook wat je hebt bereikt, wat je helpt een positieve mindset te behouden.
U kunt uw persoonlijke kanban op elke gewenste manier maken-inclusief tekeningen. Dat gezegd hebbende, een persoonlijke kanban betekent meestal dat u elk van uw taken (Works in Progress / WIPs) op een post-it note schrijft. Uw post-it notities zijn vervolgens ingedeeld in drie kolommen:
Dat is het! Natuurlijk kunt u de kolommen aanpassen aan uw behoeften of het systeem op elke gewenste manier aanpassen.
U kunt meer lezen over Personal Kanban, inclusief ideeën om het in uw eigen systeem te ontwikkelen.
Vul een emmer met zand en je zult zien dat er geen ruimte is voor iets anders-zeker geen grote rotsen. Vul een emmer met grote stenen en er is nog steeds voldoende ruimte voor zand.
Stephen R. Covey, auteur van De 7 gewoonten van zeer effectieve mensen gepopulariseerd het idee van grote rotsen in productiviteit. Covey schrijft:
Wat zijn de grote rotsen in je leven? Een project dat u wilt volbrengen? Tijd met je geliefden? Je geloof, je opleiding, je financiën? Een oorzaak? Anderen lesgeven of begeleiden? Vergeet niet om deze Big Rocks als eerste te plaatsen, anders krijg je ze nooit binnen.
Het concept werd verder ontwikkeld door Leo Babauta (bekend van ZTD). Hij beveelt aan om elke dag een "grote rots" -taak te doen en zich op die taak te concentreren voordat je iets anders doet. Daarna kunt u doorgaan naar de steen- en zandtaken.
Deze aanpak is onlangs opnieuw naar voren gekomen als de 1-3-5-regel. De oprichter van The Daily Muse, Alex Cavoulacos, legt uit hoe dit werkt:
Overdenk elke dag dat je maar één groot ding, drie medium dingen en vijf kleine dingen kunt bereiken. Neem voordat u uw werk verlaat een paar minuten de tijd om uw 1-3-5 voor de volgende dag te definiëren, zodat u klaar bent om 's morgens op de grond te lopen. Als je positie er een is waar elke dag veel onverwachte taken met zich meebrengt, probeer dan een medium en twee kleine taken leeg te laten, ter voorbereiding op de last-minute verzoeken van je baas.
Door op deze manier je takenlijst te beperken, verbeter je je kansen om erdoorheen te komen. Daarna bouwt succes voort op succes.
Nu u enkele ideeën heeft voor hoe een vereenvoudigd productiviteitssysteem eruit zou kunnen zien, kunt u plezier hebben om uw eigen systeem te ontwikkelen!
Grafisch krediet: Lotusbloem ontworpen door Carlos Andujar van het Noun-project.
Accentsconagua