Hoe u OCR-documenten gratis kunt opslaan in Google Drive

Google Drive maakt het gemakkelijk om papierloos te gaan. De samenwerkende documenten, spreadsheets en presentaties helpen al het papierverbruik te beperken, maar de OCR-functie helpt de papieren rommel nog meer in bedwang te houden. 

OCR of Optical Character Recognition is de belangrijkste technologie om papierloos te werken. Gescande documenten alleen zijn alleen veredelde afbeeldingen van uw documenten, maar laat uw computer de tekst herkennen en ze worden onmiddellijk een stuk handiger. We hebben al gekeken naar OCR-documenten in Adobe Acrobat:

We hebben gekeken naar het omzetten van PDF-bestanden naar documenten die u ook in Word kunt bewerken:

Als u nu geen exemplaar van Acrobat of Word hebt, is er een nog betere optie: Google Drive. Het bevat een weinig bekende gratis OCR-tool die een krachtige, gebruiksvriendelijke converteermachine voor afbeeldingen naar tekst is. 

In deze zelfstudie bekijken we wat het Google Drive-OCR-proces en de eenvoudige stappen zijn om ermee te werken. Ik laat u zien hoe u Google Drive gebruikt om uw gescande afbeeldingen en PDF-documenten snel online om te zetten in bewerkbare tekstbestanden.

1. Uw documenten scannen voor OCR

De eerste stap en belangrijkste stap in OCR is het vinden van de PDF's of afbeeldingen die u naar tekstbestanden wilt converteren. Google Drive ondersteunt momenteel OCR voor JPG-, GIF-, PNG- en PDF-bestanden van maximaal 2 MB. 

Pro-tip: Als u meerdere pagina's naar tekst wilt converteren, is de PDF-indeling het meest efficiënt omdat alle pagina's in één batch kunnen worden geüpload.

Bereid uw bestanden op de juiste manier voor op OCR

Er zijn een paar vuistregels om optimale resultaten te behalen met OCR in Google Drive. Zorg ervoor dat uw bestand een hoge resolutie heeft met duidelijke contrasten en zelfs verlichting - dit zijn verreweg de belangrijkste factoren voor een geslaagde conversie.

Gebruik voor het beste resultaat een standaardlettertype zoals Helvetica. Blijf uit de buurt van overdreven gestileerde lettertypen of teksteffecten.

Zorg er daarnaast voor dat de gescande tekst horizontaal is en van links naar rechts wordt gelezen. Standaardlettertypen, zoals Helvetica en Times New Roman, zullen betere resultaten opleveren dan obscure lettertypen. Als je een document hebt dat vrij onleesbaar is, kun je nog steeds proberen het te OCR, maar de resultaten zullen waarschijnlijk niet zo mooi zijn.

Hoewel Google Drive OCR ondersteunt voor veel verschillende talen, kan OCR op talen die niet-Latijnse tekensets gebruiken, fouten bevatten en mogelijk geen gewenste resultaten opleveren.

Verzamel uw beeldscans en PDF-bestanden

Als uw bestanden op uw computer staan, moet u ervoor zorgen dat hun bestandsindeling een van die bestanden is die wordt ondersteund door Google Drive. Als het document of de foto die u wilt gebruiken fysiek is, scan ze dan op de computer. Er zijn een paar goede opties om te gebruiken:  

• Als u een scanner bezit, kunt u programma's zoals Doxie of andere scannersoftware gebruiken om ze te digitaliseren voor uploaden naar Google Drive.
• Als u geen scanner hebt, kan uw telefoon worden gebruikt in plaats van één. Er zijn een aantal apps in de App Store die fysieke documenten "scannen" naar schone PDF's met behulp van de camera van een telefoon. 

Evernote's Scannable is bijvoorbeeld slechts een van de vele apps waarmee u documenten kunt scannen met uw smartphone. Bekijk de zelfstudie voor meer informatie over Evernote:

Nadat u uw scan hebt gemaakt en deze hebt omgezet in een schone PDF, zou uw resultaat er ongeveer als volgt uit moeten zien:

Een PDF-bestand zoals bekeken in Adobe Acrobat Reader.

Zorg dat uw PDF of gescande afbeelding gereed is in de juiste indeling, maar nu kijken we hoe u uw bestanden kunt uploaden voor OCR met Google Drive. 

2. Upload uw bestanden naar Google Drive voor OCR

Het is een fluitje van een cent om uw PDF- en afbeeldingsbestanden naar tekst in Google Drive te converteren met de OCR-functie. Laten we kijken hoe we dat snel kunnen doen.

Om je documenten toe te voegen aan Google Drive om ze te laten OCRen, ga je eerst naar je Google Drive-account. Op de Mijn drijfveer pagina, klik op de Mijn drijfveer knop naast de nieuwe knop aan de linkerkant van de pagina. kiezen Upload bestanden.

Gebruik de optie Bestanden uploaden om een ​​bestand te uploaden naar Google Drive.

Gebruik de Upload bestanden optie om een ​​bestand te uploaden naar Google Drive. Zoek het bestand dat u van PDF of afbeelding naar tekst wilt converteren. Klik op de Open knop.

Upload de bestanden naar Google Drive.

Het document wordt nu weergegeven in uw Google Drive. Klik met de rechtermuisknop op het document om een ​​vervolgkeuzemenu te openen.

Open uw bestand met Google Docs.

Klik op de Openen met optie en klik Google documenten. Een bladpictogram verschijnt terwijl het bestand aan het downloaden is. Google is bezig met het converteren van uw PDF- of afbeeldingsbestand naar tekst met OCR.

Het bestand wordt gedownload en wordt geconverteerd van PDF of afbeelding naar tekst.

Het bestand wordt geopend in Google Documenten met de PDF geconverteerd naar tekst, maar met weinig opmaak toegepast. U kunt nu het nieuwe tekstbestand bewerken en opmaken zoals u wilt.

Het geconverteerde bestand na OCR wordt toegepast in Google Drive komt ongeformatteerd uit.

Gelukkig kunnen wijzigingen gemakkelijk worden aangebracht omdat de tekst bewerkbaar is. U kunt dezelfde stappen gebruiken om ook een afbeeldingbestand met Google Drive te OCR.

Afbeeldingen converteren naar tekst in Google Drive

U kunt uw afbeeldingsscans snel naar Google Drive verplaatsen om deze naar tekst te converteren met hetzelfde proces als hierboven.

Hier is een JPG-afbeelding van de tekst waarmee we hebben gewerkt voordat we deze in Google Drive hebben geïmporteerd:

Een .jpg-afbeeldingsbestand voordat Google Drive wordt gebruikt voor OCR.

Hier is hetzelfde afbeeldingsbestand nadat we het openen met Google Documenten in Google Drive:

.jpg afbeelding na OCR covernts het naar tekst in Google Drive.

Merk op dat de originele afbeelding boven de regel verschijnt. De bewerkbare tekst bevindt zich onder de regel. 

De OCR-functie van Google Drive is krachtig en gemakkelijk om mee te werken, je kunt snel een afbeeldingscan of PDF maken en deze omzetten in een tekstdocument. Nadat u uw geconverteerde tekstbestand heeft toegevoegd aan Google Drive, heeft u nu toegang tot alle krachtige functies voor documentbeheer.

3. OCR-documenten beheren in Google Drive

Een groot voordeel van het gebruik van OCR in Google Drive is dat u het nieuwe document gemakkelijk kunt delen met wie u maar wilt. Ga hiervoor naar Bestand> Delen, en u kunt bijdragers toevoegen door een link te delen of een uitnodiging per e-mail te verzenden. U kunt ook op de klikken Delen knop in de rechterbovenhoek van het scherm.

Een andere manier om uw document te beheren na conversie met OCR, is door het naar een ander formaat te exporteren.

Het OCR-document kan als een ander formaat worden geëxporteerd.

Het OCR-document kan worden geëxporteerd als een bewerkbaar tekstdocument, zoals een Word-document of een platte-tekstdocument, door naar Bestand> Downloaden als en het gewenste formaat selecteren. 

Word nu aan het werk!

Google Drive biedt een snelle en eenvoudige manier om beeld- en PDF-bestanden gratis om te zetten in bewerkbare tekst met behulp van de ingebouwde OCR-functie. 

Deze geconverteerde bestanden kunnen eenvoudig worden gedeeld of geëxporteerd naar verschillende bestandsindelingen voor gebruik op elk gewenst moment en ze zijn veel nuttiger dan uw originele gescande documenten, omdat u nu tekst kunt doorzoeken en kopiëren van alles dat u hebt gescand.

Als u problemen ondervindt bij het herkennen van uw documenten in Google Drive, heeft u andere OCR-tools waar u van houdt, of iets anders dat u wilt delen over papierloos worden, laat het ons weten in de opmerkingen!

Noot redactie: Dit bericht is oorspronkelijk gepubliceerd in 2014. Het is uitgebreid herzien door onze medewerkers om het actueel, nauwkeurig en actueel te houden - met speciale assistentie van Laura Spencer.