Share
Voel je gek geworden? Vindt u dat u vroeg opstaan, laat aan het werk bent en nog steeds niet alles klaar hebt? Als jij dit bent, zoals veel eigenaren van kleine bedrijven, raak je jezelf misschien te dun.
Als eigenaar van een klein bedrijf, moet je veel doen. Als u uw drukke werk niet beheert, kan uw werklast onmogelijk lijken.
De spanning en stress van druk werk. In deze zelfstudie bekijken we druk werk. We laten je ook vijf stappen zien om je zelfs je meest alledaagse taken te helpen uitvoeren en een deel van die verloren tijd terug te winnen.
Is druk werk je tegenhouden? Veel eigenaren van kleine bedrijven worden belast door druk werk, maar beseffen het niet eens. Dat komt omdat druk werk net zo belangrijk is als ander werk, maar het heeft niet dezelfde impact op uw bedrijf.
Druk werk kan zakelijke taken zijn die moeten worden gedaan, maar leveren geen bijdrage aan het eindresultaat. Voorbeelden hiervan zijn boekhoudkundige en fiscale taken, het beantwoorden van e-mails, website-onderhoud, administratieve taken en andere routinetaken. Het is niet dat die taken niet belangrijk zijn, het is alleen dat uw bedrijf beter af zou zijn als ze anders werden behandeld.
Druk werk kan ook nutteloze taken zijn die zinvol zijn, maar die helemaal niets bijdragen aan uw bedrijf. Voorbeelden hiervan zijn het opnieuw inrichten van je kantoor of het volgen van lessen, maar nooit toepassen wat je hebt geleerd. Zelfs taken als het promoten van uw bedrijf via sociale media of het controleren van uw e-mailinbox kunnen druk zijn als u het overdreven doet.
Het elimineren van druk werk begint bovenaan. Als u als eigenaar van een klein bedrijf veel tijd verspilt met druk werk, dan is de kans groot dat uw medewerkers ook tijd verspillen.
Je kunt je aanpak verbeteren. Hier zijn enkele belangrijke stappen om uw tijd terug te nemen en uw drukke werk te verminderen.
De sleutel om te weten te komen hoe u het drukke werk kunt verminderen, is om erachter te komen hoeveel tijd u er echt aan besteedt. De meesten van ons doen dat niet. Het laatste dat we tijd willen doen wanneer we bezig zijn, is onze tijd bijhouden.
Maar het bijhouden van hoe u uw tijd gebruikt, is het begin om het drukke werk te verminderen. Zonder uw tijd te volgen, weet u niet zeker waar u niet effectief bent.
Wees gedetailleerd bij het bijhouden van uw tijd. Neem alles wat u doet op een dag op, hoe onbetekenend het ook lijkt. Voor betere resultaten houdt u uw tijd over meerdere dagen bij in plaats van slechts één dag. Wees ook eerlijk. Als je twee uur per dag Facebook doorbrengt of een uur kijkt naar YouTube-video's, neem je die activiteit op.
Stel je bijvoorbeeld voor dat je een webontwikkelaar bent. Na het bijhouden van je tijd voor een paar dagen, ontdek je dat je naast coderen, testen, brainstormen en onderhoudstaken ook tijd spendeert aan de volgende drukke werktaken:
Uw tijdregistratie geeft ook aan dat u elke week een uur en een half per week een ontmoeting met uw teamleden doorbrengt. U houdt de vergaderingen regelmatig, zelfs als niemand vragen heeft en er geen problemen zijn. Onnodige vergaderingen zijn overigens veel voorkomende tijdverspillers. Statistieken van Atlassian laten zien dat de helft van alle vergaderingen tijdverspilling is.
Wanneer u deze tijd optelt, ziet u dat u gemiddeld slechts ongeveer vijf uur productieve tijd per dag hebt. Ik wed dat dat een stuk minder productieve tijd is dan je dacht dat je zou vinden. Je moet er het beste van maken.
Het Pareto-principe, ook bekend als de 80/20-regel, leidt daaruit af dat u zult merken dat een klein aantal taken het grootste deel van uw tijd verspilt. Verminder de tijd die u aan die taken besteedt, en u vermindert het drukke werk.
Voor meer informatie over Pareto Principle en het uitvoeren van een Pareto-analyse raadpleegt u onze tutorial Tuts + over het onderwerp:
Leren hoe je je tijd doorbrengt, is een belangrijk onderdeel van het verminderen van druk werk. Als u werknemers hebt, laat hen dan ook hun tijd bijhouden om te achterhalen hoe zij het besteden. U kunt tijdregistratiesoftware zoals Harvest gebruiken om u te helpen.
Als je weet hoe je je tijd besteedt, ben je klaar voor de volgende stap.
Als je eenmaal weet hoe je je tijd doorbrengt, kun je beginnen met het plannen om die tijd effectiever te gebruiken. Het plannen van uw tijd begint met het stellen van prioriteiten.
Hier zijn drie vragen om te vragen over elke taak die u identificeert:
Met deze vragen kunt u prioriteiten stellen voor uw taken en planningsdoelen bepalen.
Als je elke dag begint zonder een doel, is het gemakkelijk om te merken dat je wankelt en tijd verspilt. Gebruik in plaats daarvan een agenda of planner om uw tijd effectiever in te plannen. Hier is een handleiding voor het gebruik van een papieren planner die kan worden afgedrukt, als u niet van plan bent om een digitale kalender te gebruiken.
Als een meer specifiek voorbeeld van hoe prioriteiten en planning kunnen bijdragen aan het verminderen van druk werk, laten we de vijf drukke werktijdverspillers die in het voorbeeld in stap 1 zijn geïdentificeerd, van naderbij bekijken. Hier leest u hoe u elke keer dat wasting wordt behandeld kunt adresseren:
Nu je je tijd hebt gepland, gaan we nog een aantal manieren onderzoeken om het drukke werk te verminderen.
Als eigenaar van een klein bedrijf heb je veel verantwoordelijkheden, waaronder veel routinetaken. Het is niet ongebruikelijk voor een bedrijfseigenaar om die taken uit te voeren met alleen de softwaretools waarmee ze het meest vertrouwd zijn.
Als u in een aantal jaar geen nieuwe softwaretools aan uw werkproces hebt toegevoegd, is de kans groot dat u niet zo efficiënt werkt als mogelijk zou zijn. Veel routinetaken kunnen effectiever worden afgehandeld als u over de juiste tool beschikt. En elke dag worden nieuwe tools ontwikkeld.
Als u merkt dat een bepaald type taak een aanzienlijk deel van uw tijd in beslag neemt, zoekt u naar een efficiëntere manier om die taak uit te voeren. Payroll is bijvoorbeeld een type taak dat veel tijd kost terwijl uw bedrijf groeit. Het kan lang duren om de loonlijst te verwerken, zelfs als u slechts een paar werknemers hebt. Er zijn manieren om het loonproces te stroomlijnen. Neem een kijkje in onze Tuts + tutorial voor tips over hoe u met payroll efficiënt omgaat:
Desorganisatie kan ook een grote tijdverspiller zijn voor de eigenaar van een klein bedrijf. Gelukkig zijn er veel tools om u te helpen met organisatie en productiviteit. Lees voor enkele specifieke ideeën over het verbeteren van uw productiviteit met Mac-software:
Voor eigenaren van kleine bedrijven met werknemers is het ook belangrijk om ervoor te zorgen dat uw werknemers ook de juiste tools hebben.
Tools zijn niet de enige manier om de tijd die u aan routinetaken besteedt, te verkorten.
Lijkt het erop dat de enige manier om alles voor elkaar te krijgen is om het zelf te doen? Veel eigenaren van kleine bedrijven breiden zichzelf uit door te proberen alles aan te pakken. Dat is een snelle route naar burnout en fouten.
Zelfs als u nog niet klaar bent om meer werknemers aan te nemen, hoeft u niet alles zelf te doen. Door een deel van uw werkbelasting uit te besteden bespaart u tijd en kunt u zich concentreren op uw kernactiviteiten. Hier zijn drie soorten taken om uitbesteding te overwegen:
Om te weten of het zinvol is om iemand in te huren voor een taak, stel jezelf de volgende vragen:
In eerste instantie kan het uitbesteden van sommige taken te duur lijken. U zou bijvoorbeeld kunnen denken dat u het zich niet kunt veroorloven om een advocaat of een accountant in te huren. Bedenk echter dat hun gespecialiseerde training en kennis hen in staat stelt om hun taken veel sneller uit te voeren dan u zou kunnen. Ook bevrijdt het gebruik van een professional je om je te focussen op inkomstenproducerende activiteiten.
Er is nog een laatste stap die het drukke werk zal verminderen (en uw gezondheid zal verbeteren).
Het lijkt misschien contra-intuïtief, maar soms geldt hoe meer je werkt, hoe minder je krijgt. Dit geldt met name voor de eigenaar van een klein bedrijf, die mogelijk last heeft van druk werk en andere zorgen.
Helaas werken vermoeide mensen langzamer. Als je lange dagen werkt en laat naar bed gaat om meer gedaan te krijgen, doe dat dan niet. Je saboteert waarschijnlijk jezelf.
Volgens een rapport van de Centers for Disease Control is het krijgen van onvoldoende slaap een ernstig gezondheidsprobleem. Een gebrek aan slaap kan concentratieproblemen veroorzaken en kan in sommige gevallen tot ziekte leiden. De meeste volwassenen hebben tussen de zeven en acht uur slaap nodig, dus plan uw schema zodat u voldoende rust krijgt. Als u werknemers hebt, zorg er dan voor dat ze ook voldoende vrije tijd nemen om voldoende rust te krijgen.
Als eigenaar van een klein bedrijf, kun je je overweldigd voelen door alles wat je moet doen. Het hoeft niet zo te zijn.
Neem de volgende vijf stappen in deze post om uw drukke werk te verminderen:
Om nog meer te leren over het verbeteren van uw productiviteit, begint u met de basisbeginselen, graaft u in onze serie over het bouwen van uw eigen productiviteitssysteem of bekijkt u onze productiviteitscategorie op Tuts +. Hier volgen enkele van onze nuttigste productiviteitszelfstudies voor eigenaren van kleine bedrijven:
Neem enkele eerste stappen om aan de slag te gaan met de taken waaraan u en uw team werken in uw bedrijf. Delegeer waar nodig, verbeter uw systemen, wijs uw tijd beter toe en vorm uw focus opnieuw. Experimenteer met gebieden die uw workflow voor kleine bedrijven kunnen verbeteren. U wilt ervoor zorgen dat uw tijd het best wordt gebruikt, omdat er slechts een eindige hoeveelheid van is.
Accentsconagua