Share
Heeft u ooit een e-mailintroductie ontvangen en vroeg u zich af hoe u moet reageren? Kennismaken met belangrijke contacten via mensen die u kent, is essentieel voor succes. Dergelijke introducties kunnen u helpen bij het vinden van werk, klanten of zelfs vrienden maken.
Het kennen van de juiste manier om te reageren op een e-mailintroductie is een belangrijke zakelijke en sociale vaardigheid. Je krijgt geen tweede kans om een goede eerste indruk te maken. En u kunt er zeker van zijn dat de e-mail die u verzendt als reactie op een introductie een indruk achterlaat. U moet ervoor zorgen dat de indruk die u maakt de juiste is.
In dit artikel:
Wat is de beste strategie om te reageren op e-mailintroducties? (grafische bron) Voordat u verder gaat, moet u dat zeker doen download ons nieuwe e-boek: De ultieme gids voor inbox zero master. (Het is beschikbaar voor GRATIS met de Tuts + zakelijke nieuwsbrief.) Ontdek de praktische tips voor e-mail waardoor uw inbox verslechtert en u e-mails snel verwerkt.
Introducties zijn een veelgebruikte zakelijke tool. Als u iemand kent die bekend is met iemand die u moet kennen, is het acceptabel om uw contactpersoon te vragen u te introduceren. Vaak worden dergelijke introducties gemaakt via e-mail.
Hier zijn enkele veel voorkomende bedrijfsscenario's met introducties:
Als u een klein bedrijf hebt of als een professional werkt, zullen veel van deze soorten introducties via e-mail naar u toekomen. Het is belangrijk om te weten hoe u hiermee om moet gaan, zodat u kunt reageren met een goede e-mailetiquette en het beste kunt halen uit elke introductie.
Als u aan het einde van een e-mailinleiding staat, wat moet u dan doen? U vraagt zich misschien af hoe u op een e-mailinleiding kunt reageren.
Hoe u reageert op een e-mailintroductie maakt indruk op uw nieuwe verbinding. Zoals we eerder hebben vermeld, wilt u dat die indruk goed is.
Er zijn enkele best practices voor het invoeren van etiquette voor e-mail die u moet volgen om er zeker van te zijn dat u een goede indruk maakt. Volg deze stappen wanneer u een e-mailintroductie ontvangt:
Als u besluit antwoordsjablonen in te stellen, kan Gmail's tool Canned Response helpen. Raadpleeg deze tutorial voor meer informatie over het instellen van e-mailsjablonen met behulp van Gmail Canned Responses:
Nu u begrijpt hoe u reageert op een e-mailintroductie, laten we u nu eens kijken naar enkele manieren om een e-mailinleidingsreactie samen te stellen.
U bent klaar om het e-mailinleidingsantwoord te schrijven. Wat doe je eerst? Laten we eens naar enkele details kijken.
Notitie: Ik gebruikte Gmail of MS Outlook voor deze e-mailvoorbeelden, maar deze zouden met de meeste e-mailproviders werken. Alle namen, e-mailadressen en telefoonnummers in deze voorbeelden zijn fictief.
De onderwerpregel van elke e-mail is belangrijk. Het kan bepalen of uw e-mail wordt gelezen of niet. De verkeerde onderwerpregel kan er zelfs voor zorgen dat uw e-mail in de spammap terechtkomt.
Als je reageert op een e-mailinleiding, kun je je afvragen wat je als onderwerp van de e-mail moet plaatsen. In sommige gevallen beantwoordt u de e-mailinleiding. Als de onderwerpregel van de e-mailinleiding duidelijk en beknopt was, is het goed om deze intact te houden. Sommige e-mailsystemen (zoals MS Outlook) voegen RE toe: voor de onderwerpregel om uw reactie als antwoord te identificeren.
Veel e-mailsystemen voegen RE toe: wanneer u op een bericht antwoordt.Als de onderwerpregel van de e-mailinleiding onduidelijk was, wilt u misschien uw eigen regel schrijven. Je onderwerpregel moet kort en to the point zijn. Het volgende is een voorbeeld van de onderwerpregel voor e-mailintroductie.
Je onderwerpregel moet kort en to the point zijn.Zoals u kunt zien, is die e-mail direct en to the point. Het laten vallen van de naam kan ook belangrijk zijn. Als de ontvanger Joe Jones respecteert en vertrouwt, zullen ze hoogstwaarschijnlijk de e-mail openen.
De reactie-e-mail moet worden geadresseerd aan de persoon met wie je wordt voorgesteld. Er is echter een dilemma.
De introductie-e-mail die je hebt ontvangen, is waarschijnlijk afkomstig van je contactpersoon met de persoon aan wie ze de e-mail richten in het veld cc. Als je net hebt geslagen Allen beantwoorden om te reageren op de e-mail blijft uw oorspronkelijke contact opgenomen in het gesprek. Toch wilt u dat uw oorspronkelijke contactpersoon weet dat u op hun e-mailinleiding heeft gereageerd.
De beste manier om dit te verhelpen, is door uw oorspronkelijke contact naar BCC te verplaatsen. Op die manier weet degene die je heeft geïntroduceerd dat je hebt gehandeld naar aanleiding van de introductie, maar ze verwachten niet dat ze deelnemen aan het gesprek.
Raadpleeg deze nuttige zelfstudie voor meer informatie over hoe u op de juiste manier een e-mail adresseert:
Hoffelijkheid telt. Denk eraan dat je een eerste indruk maakt. Een vriendelijke, maar professionele toon is meestal het beste.
Let op de toon van uw introductie-e-mail. Is het formeel, informeel? Laat je antwoord die toon weerspiegelen. Je originele verbinding weet waarschijnlijk welke toon het beste is voor je nieuwe contact.
In deze zelfstudie wordt dieper ingegaan op het verschil tussen een formele e-mail en een informele e-mail:
Uw nieuwe verbinding is waarschijnlijk bezig, dus het is het beste om ter zake te komen in de inhoud van uw introductieantwoord-e-mail. Als je op zoek bent naar een baan, leg dan uit wat voor soort werk je doet. Als u een product of een dienst verkoopt, leg dan uit waarom u denkt dat het nuttig zal zijn voor uw nieuwe kennis.
Vergeet niet te vermelden hoe uw relatie ten goede komt aan uw contact. Als je op zoek bent naar een baan, leg dan uit waarom je goed bij je past. Leg uit hoe het bedrijf zal profiteren van uw vaardigheden. Als u een product of service verkoopt, leg dan uit hoe uw product aan hun behoeften voldoet en beschrijf het belangrijkste voordeel van het gebruik van uw product.
Lees deze zelfstudie voor meer informatie over hoe u uw e-mail beknopt en duidelijk kunt maken:
Lees de e-mail aandachtig door. Let op spelling- en grammaticafouten. Gebruik spellingcontrole om overduidelijke fouten op te sporen, maar ga verder dan dat en zoek naar onjuiste informatie en andere typefouten. Onzorgvuldig zijn met zakelijke e-mails kan het verkeerde bericht verzenden. U wilt niet dat uw nieuwe contactpersoon denkt dat u onprofessioneel bent of niet geeft om kwaliteit.
Laten we een voorbeeldscenario en een voorbeeld van een reactie-e-mailantwoord bekijken dat u mogelijk naar aanleiding van het scenario stuurt.
Een voormalig collega, Jane Perez, is in dienst bij een ABC-bedrijf waar u wilt werken. U merkt dat het ABC-bedrijf een webontwikkelingsjob vermeldt op hun website waarop u perfect zou zijn.
Je weet ook dat je een betere kans hebt om die baan te krijgen als iemand binnen het bedrijf je voorstelt aan de personeelsverantwoordelijke. U vraagt uw contactpersoon om een e-mailintroductie te maken en een paar dagen later vindt u de volgende e-mailintroductie van Jane in uw inbox:
Een voorbeeld van een e-mailinleiding.Het is tijd dat u reageert op de introductie-e-mail van Jane. Laten we snel een aantal punten uit de e-mailintroductie-etiquette bekijken die we eerder hebben geleerd:
We zullen later ingaan op het vierde punt van de etiquette voor e-mailreacties. Laten we nu eens kijken naar de e-mailinleidingsreactie die u zou kunnen schrijven:
Hier is een voorbeeld van een e-mailinleidingsreactie.Voor een sjabloon van deze voorbeeldreactie voor e-mailintroductie die u kunt aanpassen met uw eigen informatie, klikt u hier.
Merk op dat de reactie-e-mail begint met het erkennen van Jane, maar haar naar Bcc verplaatst. Later schrijf je een afzonderlijke vervolgmail op haar.
De e-mail heeft ook een professionele hoffelijke toon. Het wordt meteen duidelijk, door de vacature en uw kwalificaties te vermelden. U maakt het Sally ook gemakkelijk om te reageren door een aantal specifieke keren op te geven wanneer u beschikbaar zult zijn en uw telefoonnummer op te geven.
Notitie: Er is enige onenigheid over de vraag of u specifieke datums en tijden moet opgeven in een e-mailinleidingsreactie. Degenen die ertegen zijn, zijn van mening dat je hierdoor minder beschikbaar lijkt. Terwijl degenen die er voorstander van zijn het gevoel hebben dat het werk uit de goede afloop van de ontmoetingstijd voor de ontvanger komt.
Sluit ten slotte de voorbeeld-e-mail op een positieve noot en met een professionele toon.
Een paar dagen later, nadat Sally een afspraak met u heeft gemaakt, stuurt u een follow-up e-mail naar Jane. Laat haar weten dat de verbinding succesvol was. Deze e-mail voor bedankt is het vierde punt van de e-mailreactie voor reactie op e-mail. Als je vanwege de introductie van Jane een baan krijgt, moet je haar dit laten weten en haar nogmaals bedanken.
Als de e-mail ook in een interview resulteert, kun je deze tutorial over hoe je een bedankmail schrijft naar je interviewer nuttig vinden:
Afgezien van het beheersen van e-mailintroductiestrategieën, zijn er een aantal aanvullende e-mailstrategieën die u zullen helpen om professioneler te e-mailen. Als je worstelt met het bijhouden van al je e-mails, dan is het tijd om controle te nemen.
Leer de technieken voor e-mailbeheer die ervoor zorgen dat u georganiseerd blijft en uw e-mails als een professional verwerkt. Meld u aan voor de Tuts + Business-nieuwsbrief en Download nu het GRATIS Inbox Zero eBoek.
Het is belangrijk om te weten hoe u op de juiste manier kunt reageren op een e-mailinleiding. Als je reactie op een e-mailintroductie professioneel is, laat je een goede indruk achter. Maar als u slecht reageert, zal uw nieuwe contactpersoon minder dan onder de indruk zijn. Uw e-mailinleidingsantwoord is belangrijk.
Het is niet moeilijk om een effectief e-mailinleidingsantwoord te schrijven zodra u de basisprincipes van de e-mailintroductieetiquette begrijpt. Volg de richtlijnen voor het schrijven van een e-mailinleidingsreactie in dit artikel en u zult zonder problemen kunnen reageren op uw volgende e-mailintroductie.
Accentsconagua