Share
Het inhuren van werknemers is een belangrijke stap in de evolutie van uw kleine onderneming. Plotseling, in plaats van alles zelf te moeten doen, kun je taken delegeren en focussen op de belangrijke dingen. Met meer mensen die bijdragen, kan de groei van uw bedrijf van de grond komen.
Maar met het inhuren van werknemers komt er ook veel extra administratieve hoofdpijn, en een groot deel daarvan is het uitzoeken hoe de loonlijst moet worden beheerd. U moet niet alleen berekenen hoeveel u elke persoon moet betalen en de overdracht moet uitvoeren, maar u moet ook loonheffingen berekenen. In een enquête van 2015 van Amerikaanse kleine bedrijven door de National Small Business Association, waren loonheffingen nummer 1 van alle belastingen in zowel financiële als administratieve lasten.
Verkeerd raken kan ook duur zijn. In 2015 legde de IRS 6,25 miljoen boetes op ter waarde van meer dan $ 4,25 miljard in verband met belasting op arbeid.
In deze tutorial leert u hoe u uw systemen kunt instellen en de salarisadministratie voor een klein bedrijf met meerdere werknemers kunt verwerken. Of u nu net uw eerste werknemers hebt aangenomen of dat u al een tijdje de loonlijst gebruikt en uw proces wilt verbeteren, deze zelfstudie heeft betrekking op u. U leert over de verschillende opties die u heeft, de stappen die u moet doorlopen en de manier waarop u belasting moet inhouden en betalingen aan uw werknemers kunt doen..
Merk op dat sommige details, zoals de belastingen en andere items die moeten worden afgetrokken, in verschillende delen van de wereld en voor verschillende soorten bedrijven en werknemers zullen variëren..
In deze tutorial doorloop ik de algemene stappen voor het instellen van een salarissysteem, maar houd er rekening mee dat de details in uw specifieke situatie anders kunnen zijn, dus zorg ervoor dat u een gids van uw lokale overheid krijgt met uitleg over wat u moet doen. In de VS bijvoorbeeld is IRS-publicatie 15 een nuttige gids voor de federale belastingsverantwoordelijkheden van werkgevers (hoewel staten en steden ook hun eigen belastingregels hebben om rekening mee te houden).
Laten we beginnen met een korte blik op wat een salarissysteem is en hoe het werkt.
In principe heeft een salarissysteem twee hoofdfuncties: zorgen dat de werknemers het juiste bedrag krijgen en ervoor zorgen dat de overheid het juiste bedrag aan belasting krijgt.
Tegenwoordig runnen veel bedrijven hun salarissystemen met behulp van gespecialiseerde software of online apps (die we in de volgende sectie zullen bekijken). Maar de vorm die het neemt is niet belangrijk: zolang u alles nauwkeurig doet, zou u ook de loonlijst kunnen uitvoeren met behulp van uw eigen handmatige records.
Dus de basiscomponenten van een salarissysteem zijn:
Dit zijn de basisprincipes, maar afhankelijk van de situatie van uw werknemers, moet u mogelijk ook rekening houden met overwerk, bonussen, aftrekposten voor een pensioenregeling en meer.
Het betalen van werknemers klinkt alsof het gemakkelijk zou zijn om te doen, maar wanneer u begint rekening te moeten houden met belasting en andere overwegingen, kan het behoorlijk gecompliceerd worden, met veel ruimte voor fouten. Zoveel bedrijven kiezen ervoor de loonlijstverwerking uit te besteden of gespecialiseerde software of diensten te gebruiken.
Hier zijn de belangrijkste opties voor het verwerken van de loonlijst, met hun voor- en nadelen:
Volgens de National Small Business Association besteedt 41% van de Amerikaanse kleine bedrijven hun salarisadministratie uit aan een extern bedrijf. En de meeste bedrijven met meer dan vijf werknemers besteden uit.
Het voordeel van het verkrijgen van een ander bedrijf om uw payroll te doen is dat u niet langer de hoofdpijn hebt en dat ze het waarschijnlijk goed zullen doen, omdat het hun hoofdactiviteit is.
Het grootste nadeel is dat het kostbaar kan zijn. Uit dezelfde NSBA-enquête bleek dat een derde van de kleine bedrijven meer dan $ 6.000 per jaar uitgeeft aan het beheer van de loon- en loonbelasting. Dat is een behoorlijke investering voor een klein bedrijf.
Natuurlijk zijn er betere deals, dus je hoeft misschien niet zoveel geld uit te geven. Ontvang offertes van een paar bedrijven om te zien wat het gaat kosten. Een aantal van de grootste bedrijven op dit gebied zijn ADP en Paychex. Sommige van de bedrijven die in de volgende sectie worden genoemd, bieden ook opties voor volledige service.
Een andere populaire optie, met name voor kleinere bedrijven, is om de loonlijst zelf te beheren, maar met behulp van gespecialiseerde software of online apps om hen door het proces te leiden en de berekeningen voor hen uit te voeren.
ADP en Paychex bieden ook dit soort oplossingen, en dat geldt ook voor veel andere bedrijven, zoals Intuit, Gusto en Patriot Software.
Het voordeel van deze aanpak is dat het vaak goedkoper is dan het inhuren van een full-service payrollprovider, maar u krijgt nog steeds een betrouwbare service - zolang u de juiste informatie invoert, zal de software de nodige berekeningen maken en het proces gemakkelijker maken voor u.
Het nadeel is dat je niet zoveel krijgt als een fullserviceprovider, dus je bent verantwoordelijk voor het correct gebruiken van de software. En het kost nog steeds meer dan optie 3, wat ...
Als u zeker bent van uw eigen financiële en technische capaciteiten en uw kennis van de belastingwetgeving van uw land, of als u iemand op staf heeft die dit voor u kan doen, dan wilt u misschien de loonlijst geheel in eigen beheer uitvoeren. U kunt zelf lonen en belastingen berekenen, loonstrookjes afdrukken en de betalingen verwerken aan uw werknemers.
Het voordeel van deze aanpak is dat u geen andere aanbieders hoeft te betalen en dat alles onder uw controle is.
Het voor de hand liggende nadeel is dat het vrij gecompliceerd kan zijn, en het zonder externe hulp doen kan leiden tot kostbare fouten. Vergeet ook niet dat er voor uw eigen tijd kosten aan verbonden zijn. Als u veel tijd en energie besteedt aan het runnen van de loonlijst, is dat het verlengen van tijd en energie uit de buurt van andere, productievere dingen die u zou kunnen doen.
We zullen enkele stappen in de rest van deze tutorial doornemen, en er zijn online calculators en andere hulpmiddelen die je kunnen helpen, maar het kan nog steeds best lastig zijn om je eigen salarissysteem te draaien, dus overweeg in ieder geval enkele van de online of full-service providers.
Nadat u uw aanpak hebt gekozen, is de eerste stap in het payroll-proces om de benodigde informatie over elk van uw werknemers te verzamelen.
Dit bestaat minimaal uit:
Het meeste is vrij eenvoudig, maar ik zal het een beetje uitleggen over het tweede punt over belastingaftrek. Dit is afhankelijk van uw belastingstelsel, maar in de Verenigde Staten kunnen werknemers bijvoorbeeld verschillende rechten claimen om hun belasting te verlagen, afhankelijk van of ze getrouwd zijn, hoeveel kinderen ze hebben, enzovoort. U moet deze informatie kennen zodat u het juiste bedrag aan belasting kunt inhouden. U kunt het verzamelen door de werknemer een W-4-formulier in te laten vullen.
Als u payroll-software gebruikt, zou het de lonen voor u moeten berekenen, maar het is nog steeds goed om te weten hoe u het moet doen, zodat u de resultaten kunt begrijpen en verifiëren.
Gelukkig is het berekenen van het brutoloon (dat wil zeggen het totale bedrag vóór belasting) vrij eenvoudig.
Als uw werknemer een jaarsalaris wordt uitgekeerd, deelt u het salaris door het totale aantal betaaldagen in het jaar. Als uw werknemer bijvoorbeeld $ 30.000 per jaar verdient, zou haar maandelijkse betaling $ 30.000 / 12 = $ 2.500 zijn. Als je haar wekelijks betaalde, zou je gewoon delen door 52 in plaats van 12.
Als u per uur betaalt, vermenigvuldigt u gewoon het aantal gewerkte uren met de uitbetalingstarieven. Laten we zeggen dat de werknemer $ 30 per uur verdient en een overwerktarief van $ 45 per uur. In de afgelopen week werkte ze 40 reguliere uren en 10 overuren. Haar brutoloon zou zijn:
Zorg er ook voor dat je bonussen of andere eenmalige items toevoegt. Tot nu toe is het vrij simpel, maar het wordt ingewikkelder als de belastingambtenaar betrokken raakt ...
Uw werknemers moeten belasting betalen over hun loon, en in de meeste landen moeten zij ook een deel van hun loon bijdragen om een soort van socialezekerheidsstelsel te financieren. Het is jouw taak om dat geld uit hun salaris te halen en het naar de juiste autoriteiten te sturen.
Bovendien moet u als werkgever mogelijk belasting betalen op basis van het aantal werknemers dat u heeft of, vaker, het bedrag dat zij verdienen.
Het is dus uw verantwoordelijkheid als werkgever om ervoor te zorgen dat uw salarissysteem de juiste hoeveelheid belasting en sociale zekerheid van de werknemers onthoudt, en ook dat u als werkgever de juiste hoeveelheid loonbelasting betaalt.
De details verschillen per land, maar hier is een voorbeeld van hoe het in het VK zou werken:
Laten we zeggen dat uw werknemer, Tina, een jaarsalaris heeft van £ 60.000.
In Groot-Brittannië krijgen werknemers, net als in veel andere landen, elk jaar een belastingvrije vergoeding. Iemand kan £ 11.000 verdienen voordat hij belasting betaalt. Dus Tina betaalt alleen belasting op £ 49.000 van haar jaarinkomen.
Daarna wordt het inkomen met verschillende tarieven belast naarmate het hoger wordt. In het Verenigd Koninkrijk zijn de bands:
Dus de belasting op het salaris van Tina ziet er als volgt uit:
Elke maand zou haar salaris er zo uit zien:
Houd er rekening mee dat u ook een vergelijkbare berekening moet uitvoeren om uit te rekenen hoeveel u kunt achterhouden voor National Insurance. Bovendien moet u zelf als werkgever bijdragen aan de National Insurance-bijdrage betalen, op basis van een percentage van het maandelijkse bedrag van Tina boven een bepaalde drempel.
In sommige gevallen moet u mogelijk andere aanpassingen aanbrengen in de beloning van uw werknemer, zoals bijdragen aan een pensioenplan, ziektekostenpremies of een vakantie- of ziektevergoeding.
Wees duidelijk over het al dan niet aanbrengen van deze aanpassingen voor of na bronbelasting. In veel landen worden bijvoorbeeld bijdragen in het pensioenplan vaak afgetrokken voordat belasting wordt berekend, waardoor het belastbare inkomen van de werknemer effectief wordt verlaagd en een prikkel wordt gegeven om te sparen.
Als je eenmaal hebt berekend hoeveel je moet betalen en hoeveel je moet achterhouden, is het tijd voor het leuke: je werknemers echt hun zuurverdiende geld sturen!
Traditioneel gebeurde dit meestal per cheque, maar elektronische bankoverschrijvingen worden steeds populairder. De nationale federatie van onafhankelijke bedrijven stelt dat bijna 60% van de werknemers in de Verenigde Staten wordt betaald door rechtstreekse storting op hun bankrekening.
Hoe het werkt, is heel simpel: u krijgt gewoon de bankrekeninggegevens van uw werknemer en maakt een overschrijving naar hun account, hetzij door gebruik te maken van de online bankiersoftware van uw bank of door uw payroll-software te gebruiken, die vaak deze functie bevat (bijvoorbeeld, hier is Intuit's directe aanbetaling).
Het is goedkoper en sneller dan afdrukken en verzenden van cheques, en er is minder risico dat cheques verloren gaan of worden gestolen. Houd er rekening mee dat, zelfs als u de betaling elektronisch uitvoert, u nog steeds een verklaring moet afgeven aan elke medewerker die de details van zijn betaling voor die periode en eventuele ingehouden belastingen toont..
U moet ook rapporten indienen bij de belastingdienst en hen het geld sturen dat u aan werknemers hebt achtergehouden.
In het Verenigd Koninkrijk zou je bijvoorbeeld die £ 1.100 die je op de 22e van de maand had ingehouden, aan Tina's loon, plus de noodzakelijke nationale verzekeringsbijdragen, aan Hare Majesteit's Revenue and Customs hebben ingehouden. Niet tijdig betalen leidt tot een oogstrelende 3% dagelijks rente plus andere boetes.
U moet ook elke maand verslagen sturen over hoeveel u uw werknemers heeft betaald en hoeveel u van hun salaris hebt afgetrokken. En u moet zich bij HMRC melden wanneer u een nieuwe werknemer aanneemt of wanneer de omstandigheden van die medewerker veranderen.
Dan moet u aan het einde van elk belastingjaar een jaarverslag aan HMRC overleggen en een "P60" -verklaring naar al uw werknemers sturen met een samenvatting van hun totale loon en aftrekken voor het jaar.
Andere landen hebben hun eigen vereisten, maar het is waarschijnlijk een redelijk vergelijkbaar proces. Het basisidee is dat u regelmatig aan de belastingdienst rapporteert en onverwijld betaalt voor al het geld dat u hebt ingehouden aan de loonstrook van de werknemers, plus het geld dat u uzelf verschuldigd bent..
De belastingdienst van elk land heeft ook regels over de loonadministratie die u moet bijhouden en voor hoe lang, dus zorg ervoor dat u alles bewaart wat u nodig heeft.
U weet nu dus hoe u een salarissysteem voor uw kleine onderneming opzet en uitvoert. Zoals je hebt gezien, is het berekenen van het basissalaris vrij eenvoudig, maar het afronden van belastingen, sociale zekerheid en andere items kan het proces behoorlijk ingewikkeld maken.
Een goede payrollserviceprovider of een softwaresysteem zal veel van de hoofdpijn van u wegnemen, dus de investering is de moeite waard, vooral als uw bedrijf groeit en meer mensen inhuurt..
Nu u een goed inzicht hebt in de salarisadministratie, is het tijd om te lezen over de leukere aspecten van het aannemen van werknemers voor uw bedrijf:
Payroll-pictogram ontworpen door Yamini Ahluwalia van het Noun-project.
Accentsconagua