Een e-mail voor afwezigheid van vakantiemomenten in Gmail (afwezigheid) instellen

Het nemen van vakantietijd is belangrijk als je scherp en geconcentreerd wilt blijven. Dit geldt met name voor de eigenaar van een klein bedrijf, die mogelijk vele rollen in zijn of haar bedrijf heeft.

Helaas kan e-mail in de moderne wereld van vandaag het lijken alsof je altijd aan het werk bent, zelfs als je een pauze probeert te nemen. U draagt ​​waarschijnlijk uw telefoon of mobiele apparaat bij u, zelfs op vakantie. Waar uw mobiele apparaat is, is er e-mail. Waar er e-mail is, is werk.

Het constant controleren van uw zakelijke e-mail is geen manier om een ​​goede rust te krijgen tijdens uw vakantie. Er is een betere manier. Stel een Gmail-antwoordapparaat in. Een Gmail-vakantieautoriteit stuurt een Gmail-antwoord aan iemand die je een e-mail stuurt binnen de vastgestelde tijd.

Gebruik het Gmail-antwoord bij afwezigheid om verwachtingen van klanten en collega's in te stellen. Gebruik het voor vakanties, of een andere tijd dat u niet op kantoor bent. Bedenk dat het ontvangen van een afwezigheidsbericht veel beter is dan helemaal geen antwoord krijgen.

Een herinneringsmail voor e-mail van Gmail instellen (afbeelding).

Deze zelfstudie bevat stapsgewijze instructies voor het instellen van een reactie op feestdagen in Gmail. Het biedt ook enkele praktische tips voor vakantie-e-mail. Ten slotte zal ik ingaan op hoe u uw overgang naar werk kunt verlichten wanneer uw vakantie voorbij is.

Voordat je in deze tutorial duikt, download ons nieuwe eBoek (GRATIS): de ultieme gids voor inbox zero master. Het zal je helpen om je e-mailinbox georganiseerd te krijgen zodra je terug bent van vakantie. Het zit vol met een aantal geweldige technieken voor e-mailbeheer die u snel kunt gebruiken. 

Laten we nu aan de slag gaan met deze tutorial over hoe je je vakantie-responder kunt instellen.

Een automatisch antwoord-e-mailbericht instellen met Gmail

In de bovenstaande screencast leer je hoe je snel een automatisch antwoordapparaat in Gmail kunt instellen. Of lees verder voor schriftelijke instructies om u te helpen bij het instellen van een Gmail-bericht, tips voor beste praktijken die u moet volgen en meer:

1. Schakel het antwoordapparaatbericht in

Laten we uw antwoordapparaatbericht in Gmail instellen. Ga als volgt te werk om het stap voor stap te doen:

Stap 1

Klik vanuit Gmail op de instellingen symbool. Je vindt het in de rechterbovenhoek van het e-mailscherm.

Instellingen buttton.

Stap 2

Klik in het vervolgkeuzemenu op instellingen keuze.

Selecteer instellingen.

Stap 3

De instellingen schermweergaven. Scroll naar de onderkant van de instellingen scherm om het te vinden Vakantie responder opties.

Schakel in en stel de eerste dag in.

De standaardinstelling is dat de Vacation responder uit staat. Als u die selectie wilt wijzigen, klikt u op Vakantie reageert op wisselknop.

Typ de datum waarop uw vakantie begint in de Eerste dag veld. U kunt ook midden in een van de datumvelden klikken om een ​​kalender te openen. Selecteer de datum of datum (s) in de kalender.

Stap 4

Tenzij u niet weet wanneer u terugkomt, raad ik u aan het veld Laatste dag in te vullen. De Laatste dag veld bepaalt de laatste dag dat uw Gmail-antwoordbericht wordt verzonden. Om het veld in te vullen, klikt u op het selectievakje om het te activeren Laatste dag veld. Typ vervolgens de datum of gebruik de kalender om de datum in te voeren.

Sommige e-mailexperts raden aan een paar extra dagen toe te voegen aan uw retourdatum. Deze buffer kan u een extra kans geven om in te halen voordat mensen contact met u proberen op te nemen. Deze tactiek kan averechts werken als iemand je werkelijke terugkomstdatum kent. Dus wees er voorzichtig mee.

Voeg de datum van de laatste dag toe.

Stap 5

Nu is het tijd om uw feitelijke afwezigheidsbericht te maken. Begin door uw bericht een onderwerpregel te geven.

Vergeet niet dat de onderwerpregel een van de belangrijkste onderdelen van een e-mail is. Sommige ontvangers lezen niet voorbij de onderwerpregel. Dus je wilt zoveel mogelijk informatie overbrengen als je kunt. Ik typ hier 'Beperkte e-mailtoegang tot 8/18' omdat dat de ontvanger vertelt wat hij moet weten.

Vul uw e-mail onderwerpregel in.

Stap 6

Omdat u niet kunt voorspellen wie uw antwoordbericht ontvangt, kunt u uw antwoord op vakantie niet aan een persoon of groep richten. Het is het beste om gewoon je e-mail-body te typen.

Typ vervolgens de hoofdtekst van de e-mail. Het is altijd een goed idee om een ​​alternatief contact op te nemen voor het geval er een dringend probleem is dat snel moet worden aangepakt. Als u meerdere projecten heeft, kunt u voor elk project een ander contact noemen. Laat uw back-upcontactpersonen weten dat ze extra berichten kunnen ontvangen terwijl u weg bent.

Schrijf de inhoud van uw e-mailbericht.

Als je een Gmail-handtekeningsjabloon gebruikt, wordt je Gmail-handtekening toegepast op je e-mail voor het beantwoorden van je afwezigheid. Raadpleeg voor meer informatie over handtekeningsjablonen:

Stap 7

Ten slotte ziet u onderaan een selectievakje waarmee u het automatische reactie-e-mailbericht kunt beperken tot personen in uw lijst met contactpersonen. Ik raad aan om deze optie te selecteren. U wilt niet dat uw antwoord op vakantie naar e-mailnieuwsbrieven gaat waarop u bent geabonneerd of dat u ongewenste e-mails ontvangt.

Selecteer de optie om het automatische antwoord te beperken.

Als u tevreden bent met het Gmail-bericht dat u niet op kantoor bent, klikt u op Wijzigingen opslaan.

Houd er rekening mee dat Gmail het bericht van de vakantieresponder slechts eens per vier dagen naar een ontvanger verzendt. Als een ontvanger uw antwoord op de vakantie negeert en u meer dan één e-mail per dag verzendt, ontvangen deze uw Gmail-bericht niet elke keer opnieuw.

2. Test het bericht Vakantie-ontvanger

Zodra uw e-mail met automatische beantwoording van Gmail is ingesteld, wilt u misschien dat een vriend u helpt bij het testen van de functie. Als u uw bericht wilt testen, vraagt ​​u uw vriend om u een e-mail te sturen op de eerste dag dat u afwezig bent. 

Als de vakantie-responder werkt, zou uw vriend uw afwezigheidsbericht moeten ontvangen. Als ze het vakantiebericht niet ontvangen, herhaalt u de bovenstaande stappen totdat de e-mail voor het antwoord van de ontvanger correct is ingesteld.

3. Schakel het antwoordapparaat uit

Als u geen laatste dag hebt opgegeven om uw e-mail voor het beantwoorden van uw vakantie te beëindigen, schakelt u het automatische reactie-e-mailbericht handmatig uit nadat u uit de vakantie bent. Ga terug naar de instellingen scherm en scrol naar beneden. Klik op de Vakantie antwoordapparaat uitgeschakeld wisselknop.  

Bekijk enkele van onze andere zelfstudies, voor meer informatie over Gmail:

Vacation Response Best Practices

Net als elke andere e-mail die u verzendt, vertegenwoordigt uw Gmail-responder uw kleine bedrijf. Je wilt dat het er professioneel uitziet en een positief imago geeft.

Hoewel deze handleiding specifiek van toepassing is op Gmail, kunt u veel van deze praktische tips gebruiken voor andere e-mailsystemen.

Hier volgen enkele praktische tips om ervoor te zorgen dat uw Gmail-bericht van afwezigheid de juiste indruk geeft:

• Humor. U kunt in de verleiding komen om een ​​snarky out of office-bericht te maken, zoals de afwezigheidsberichten die in dit bericht worden vermeld HubSpot artikel door Lindsey Kolowich. Tenzij je dat bent heel zorg ervoor dat dit type antwoord goed wordt ontvangen door uw klanten en collega's, laat geen grappige e-mail van uw vakantie achter. Het is te gemakkelijk voor humor om een ​​averechts effect te hebben.
• Wat moet ik opnemen?. Uw autoresponderbericht moet de volgende informatie bevatten: de datums waarop u weg bent, wanneer u terugkomt en wat de lezer in geval van nood kan doen. Het is ook een goed idee om een ​​ruwe schatting op te nemen van wanneer ze een reactie kunnen verwachten.
• Formaat. Gebruik het juiste e-mailformaat in uw automatische reactie-e-mail. Raadpleeg onze Tuts + tutorial, Howto Master Proper Business Email Format - en vermijd professionele rampen voor meer informatie over de juiste e-mailindeling. Aangezien u niet kunt voorspellen wie uw antwoordbericht ontvangt, kunt u dit niet aan een persoon of groep richten.
• Sjabloon. Als u een handtekeningsjabloon hebt ingesteld voor uw e-mails, is het hier gebruiken een belangrijk onderdeel van uw branding. Dit geldt vooral als u een kleine ondernemer of freelancer bent. 
• Back-upcontact. Het is een goed idee om uw e-mailontvanger door te verwijzen naar iemand anders die vragen kan beantwoorden. Kies iemand als back-up die bekend is met uw projecten, zoals een collega of virtuele assistent (VA). Vergeet niet om uw back-up te vragen of ze uw oproepen kunnen verwerken terwijl u weg bent.
• Andere systemen. Nadat u uw Gmail-antwoordapparaat hebt voltooid, vergeet dan niet om uw afwezigheid op te nemen in andere hulpprogramma's, zoals in uw agenda of in hulpprogramma's voor projectplanning waarbij u als resource wordt vermeld. Deze stap zorgt ervoor dat mensen je tijdens je afwezigheid niet kunnen plannen voor vergaderingen.
• Verzet me tegen verleiding. Als u op vakantie bent, kunt u in de verleiding komen om op afstand in te loggen op uw e-mail en een paar berichten te beantwoorden. Doe het niet. Als uw contacten zich realiseren dat u berichten beantwoordt, gaan zij ervan uit dat u beschikbaar bent. Anderen zullen uw tijd niet van het werk respecteren als u het zelf niet respecteert.

Nadat u uw automatische reactie-e-mail hebt ingesteld, bent u klaar om van uw vakantie te genieten. Maar net als alle goede dingen moet uw vakantie ten einde zijn.

Hier zijn enkele ideeën om u te helpen weer aan het werk te gaan.

Een handige checklist voor wanneer de vakantie voorbij is

Met een ingestelde vakantie-e-mail om uw contacten op de hoogte te stellen dat u niet beschikbaar bent, kunt u ontspannen en genieten van uw vakantie.

Als uw vakantie voorbij is, wilt u er zeker van zijn dat u weer fris en klaar voor gebruik terugkeert naar uw werk. Helaas kan die eerste paar dagen terug moeilijk zijn, tenzij je een plan hebt.

Hier is een handige checklist om u te helpen weer aan het werk te gaan nadat u niet op kantoor bent geweest:

1. Schakel het bericht 'Gmail out of office' uit.Er is niets vervelender dan een e-mail met vakantie blijven ontvangen, lang nadat de persoon is teruggekeerd. Als dit mogelijk is, moet dit een van de eerste dingen zijn die u doet wanneer u weer naar kantoor gaat.
2. Scan uw berichten voordat u reageert. Een snel overzicht van berichten laat u weten wat u kunt verwachten. Het kan ook uw werklast verminderen als u ontdekt dat een afzender zijn eigen vraag al heeft beantwoord.
3. Geef prioriteit aan uw retourberichten en taken. Probeer niet alles op je eerste dag terug te doen. Let op eventuele echte noodsituaties of duidelijke ongewenste berichten. Nadat u de noodgevallen hebt behandeld en de ongewenste berichten hebt verwijderd, beantwoordt u de andere berichten in de volgorde waarin ze zijn ontvangen.
   
4. Controleer uw agenda op eventuele aankomende vergaderingen. Plan tijd om u voor te bereiden op geplande vergaderingen. Je komt misschien in de verleiding om je te concentreren op het netjes opschonen van je inbox wanneer je weer aan het werk gaat, maar dit kan je onvoorbereid laten voor andere aspecten van je werk.
5. Geen paniek. Het kan een aantal dagen duren om bij te praten. Dat is normaal. Als u eerst noodvragen behandelt, zullen de meeste van uw klanten en collega's begrijpen of ze een dag of twee moeten wachten voordat u ze terug kunt vinden.
6. Werk op tijd laten. Te vaak keren we terug van vakantie en maken we alle voordelen van een goede rust ongedaan door dit in de eerste week terug te overdrijven. Het maakt niet uit hoe achterhaald uw werklast lijkt, verlaat het werk op een redelijk uur en probeer niet te benadrukken over uw e-mailinbox.

Hoewel deze tutorial specifiek is geschreven voor Gmail-gebruikers, kunnen veel van de punten op deze checklist ook worden gebruikt door degenen die andere e-mailsystemen gebruiken.

Wat betekent het instellen van een Gmail-vakantiereactie voor u?

Met een Gmail-antwoordapparaat hoeft u niet altijd te worden 'aangesloten'. Uw bedrijf zal uw tijd zonder werk overleven. Door een automatisch antwoord-e-mailbericht correct in Gmail in te stellen, kunt u ervoor zorgen dat uw vakantie een echte onderbreking van het werk is en uw klanten en collega's laten weten wat ze kunnen verwachten terwijl u weg bent.

Houd er rekening mee dat uw e-mails, inclusief uw Gmail-bericht bij afwezigheid, deel uitmaken van uw merk. U wilt de beste praktijken voor vakantieaanbieders volgen, zodat uw boodschap zo professioneel mogelijk is.

Zodra u weer aan het werk bent, zijn er enkele stappen die u kunt nemen om de overgang van vakantie gemakkelijker te maken. Begin met het uitschakelen van uw Gmail-bericht bij afwezigheid en geef prioriteit aan berichten om op te reageren.

Je kunt ook ons ​​nieuwe eBoek pakken: de ultieme gids voor Inbox nul Meesterschap. Het is GRATIS beschikbaar om te downloaden wanneer je je aanmeldt voor de Tuts + Business-nieuwsbrief. 

Gebruik deze killer-gids om uw e-mailinbox georganiseerd te krijgen nadat u uit vakantie bent. Leer hoe je je inbox snel kunt opruimen en e-mails als een professional kunt verwerken.

Beantwoord je e-mail tijdens je afwezigheid op kantoor? Waarom of waarom niet?