Hoe een creatief bureau te structureren

Een van de belangrijkste beslissingen bij het opzetten van een creatief bureau is hoe het te structureren. Als je alleen werkt, maakt structuur niet zoveel uit. Het verdelen van je workload, zelfs tussen administratief werk en werk van klanten, lijkt niet erg belangrijk te zijn als je de persoon bent die alles moet doen, ongeacht de divisies die je bedenkt. Maar wanneer je met verschillende mensen die werken aan projecten van klanten en misschien zelfs een assistent aan de administratieve kant van de dingen, kan eindigen, moet je heel duidelijk zijn over wie verantwoordelijk is voor wat.

Het gevaar van het niet duidelijk opzetten van een structuur is dat je gemakkelijk kunt eindigen in situaties waarin je iemand moet betalen voor de tijd waarin ze geen werk hebben gedaan of hetzelfde werk hebben gedaan dat een andere persoon al had voltooid. Een stevige structuur en een duidelijke workflow op zijn plaats die laat zien hoe verschillende taken door uw bedrijfsprocessen gaan, is noodzakelijk voor een agentschap om te groeien.

Wie heeft de autoriteit?

Dit lijkt een gemakkelijke vraag: het is jouw bureau, dus jij bent de baas. Maar er zijn enkele nuances die je moet oplossen, zelfs als je ervan uitgaat dat je altijd aan de top van de stapel zult staan. Het is trouwens de moeite waard om te overwegen dat je misschien niet altijd de grote kahuna bent.

Je kunt het recht voorbehouden om elke kleine beslissing zelf te bespreken, maar dat soort microbeheer werkt zelden het beste.

Veel succesvolle bureaus zijn het resultaat van een partnerschap - twee of meer ervaren freelancers die samenwerken om grotere projecten aan te gaan is een relatief gemeenschappelijk startpunt voor bureaus. In dergelijke gevallen moet u uw verantwoordelijkheidsgebieden meteen definiëren. Als een persoon de leiding heeft over het binnenhalen van klantenwerk, het leiden van projecten of het verwerken van de boeken, moeten ze de autoriteit hebben om beslissingen te nemen op hun expertisegebied zonder problemen van andere partners. Maar die partners moeten ook geruststellen dat één persoon het agentschap niet kan domineren.

Voor degenen die na de oprichting van het agentschap worden aangetrokken, is structuur meer een kwestie van verantwoordelijkheid dan van autoriteit. De persoon die de leiding heeft, is immers altijd de baas. Maar u moet duidelijk maken hoeveel gezag elke persoon heeft op haar vakgebied. Je kunt het recht voorbehouden om elke kleine beslissing zelf te bespreken, maar dat soort microbeheer werkt zelden het beste. Succesvolle instanties delegeren bepaalde soorten beslissingen universeel, zodat de baas vrij is om zich te concentreren op de taken die alleen hij aankan.

Als je je al niet comfortabel voelt met het delegeren van beslissingen (of zelfs hele opdrachten), is het een vaardigheid die het waard is om te oefenen. U bevindt zich mogelijk nog in het beginstadium van de manier waarop uw bureau zou kunnen werken, maar maakt een punt van het identificeren van taken die u zelf niet hoeft te doen of beslissingen die iemand anders kan nemen.

Zodra je iemand anders voor je hebt laten werken, zelfs als je net begint met het uitbesteden van een klein deel van een groter project, begin dan te oefenen met het overdragen van een beperkte autoriteit voor dat kleine stuk. Delegeren is een vaardigheid en het is er één die elke agentschapseigenaar moet hebben.

Uw structurele opties

Er zijn verschillende creatieve bedrijven die hebben aangekondigd dat ze een platte hiërarchie hanteren - dat er geen eindbazen zijn. Het is een aantrekkelijke optie, maar een die bijzonder moeilijk te implementeren is. Je hebt een heel team nodig van mensen die kunnen werken in hun eigen richting en als iedereen dat zou kunnen doen, zouden ze allemaal freelancers zijn.

Voor de meeste instanties is structuur en hiërarchie belangrijk. U moet uw structuur aanpassen aan uw eigen voorkeuren en de mogelijkheden van de mensen waarmee u wilt werken, maar er zijn enkele belangrijke vragen die u moet oplossen.

• Project versus stukjes: De vraag hoe je het werk kunt indelen, is eerst de vraag of je een heel project aan één persoon in je team zult overhandigen of dat je bepaalde brokken aan verschillende personen wilt verdelen.

  Een deel van deze beslissing hangt af van het soort projecten dat u van plan bent te gaan uitvoeren en van hoe eenvoudig het is om deze op te splitsen. In veel gevallen betekent scheiding van taken efficiëntie, omdat een persoon hetzelfde type werk steeds weer opnieuw kan herhalen. Maar er is ook de vraag om ervoor te zorgen dat niemand in uw bureau rondhangt op het werk van iemand anders.

• Communicatie opties: De verschillende communicatievereisten van een bureau hangen af ​​van of iedereen zich op hetzelfde kantoor bevindt, in dezelfde tijdzone; of alleen op dezelfde planeet. Hoe gemakkelijk communicatie is voor twee personen in uw organisatie, stelt eisen aan de vraag of u een zachte hiërarchie kunt hebben, waarbij iedereen contact kan opnemen met iedereen, of communicatie via kanalen moet gaan.
• Verantwoording: Als verantwoordelijke persoon moet u iemand anders misschien aansprakelijk stellen voor een slechte beslissing. Het is moeilijk om te doen, maar duidelijke verwachtingen afdekken op het gebied van verantwoordelijkheid en autoriteit vermindert dergelijke problemen vaak. U hoeft niet specifiek de gevolgen van een fout te specificeren, maar u moet wel de kansen verkleinen dat iedereen in het agentschap te maken krijgt met een dergelijke situatie.
• Toegang voor klanten: Als u het enige gezicht van uw bedrijf wilt zijn, moet u alle communicatie met de klant door u laten gaan. Dat kan een moeilijke stelling zijn. Het alternatief is om aan te geven waar en wanneer uw team contact met klanten kan opnemen. Dit kan op zijn beurt betekenen dat u uw team moet trainen om met klanten te communiceren zoals u zou doen.
• Evolutie: Je structurele vereisten wanneer er alleen jij en een andere persoon voor je bureau werken, zullen heel anders zijn dan wanneer ze vijf teamleden zijn, of tien of twintig. Je moet ervoor zorgen dat er een mechanisme voor evolutie in je structuur is ingebouwd.

Zet alles op schrift

Terwijl u aan het uitwerken bent van de structuur waarop uw bureau zal draaien, neemt u voldoende aantekeningen. Hoewel het verleidelijk is om aan te nemen dat niet alleen u zult herinneren iedereen te vertellen dat u met elk detail werkt, maar dat zij ook alles onthouden, is het zeldzaam dat elke persoon bij een bureau een perfecte terugroepactie blijkt te hebben. Afhankelijk van waar uw bureau is gevestigd, hebt u mogelijk ook een wettelijke verplichting om bepaalde dingen schriftelijk te schrijven.

• Contract: Bij elke persoon die met uw bureau werkt, moet u een specifiek contract uitschrijven. Voor alle werknemers hebt u een arbeidsovereenkomst nodig waarin zowel hun verantwoordelijkheden als hun voordelen zijn vastgelegd.

  Voor freelancers en contractanten hebt u een contract nodig dat iets soortgelijks beschrijft. Dit is een keer dat het voor u een voordeel is om naar een advocaat te gaan om de contracten op te stellen, zelfs als u alleen een sjabloon krijgt die u steeds opnieuw kunt gebruiken.

• Een werknemershandboek: Het uitschrijven van een handboek voor werknemers (en mogelijk ook voor aannemers) zal u op de lange termijn veel werk besparen. Het belangrijkste is dat u niet alle informatie hoeft te reciteren die het bevat voor nieuwe aanwervingen. Maar een handboek kan u ook legaal beschermen door ervoor te zorgen dat iedereen die voor uw bureau werkt, toegang heeft tot het beleid waar u beslissingen onder neemt. Dat kan een heleboel juridische problemen oplossen, zoals beschuldigingen van een oneerlijk vuren.
• Uw eigen referentiedocumenten: Je zult veel op je bord hebben als je een volwaardig bureau runt. Zet jezelf niet in een positie waarin je al deze details moet onthouden - maak liever een aantal referentiematerialen die je kunt volgen. Het zal u op de lange termijn tijd en stress besparen. Van een geschreven workflow tot een gebruikershandleiding voor uw bureau, wees niet bang om uw eigen referentiemateriaal te schrijven.

Regelmatig inchecken op uw structuur

Zelfs nadat uw bureau volledig is gevestigd en de dingen perfect lijken te gaan, is het belangrijk om te controleren hoe de zaken verlopen. Er kunnen kleine aanpassingen aan je systeem zijn die je moet maken - en het is altijd het beste om kleine dingen zo snel mogelijk te vangen.

U kunt ook al vroeg waarschuwingsborden vinden dat u een andere persoon moet binnenhalen: als de structuur solide is maar er dingen door de kieren zijn geglipt, kan dit betekenen dat iedereen gewoon te veel op hun bord heeft. Helaas kan dit ook betekenen dat er een slechte appel in het vat zit. In beide gevallen kunt u onderzoeken waar de problemen zijn en u vertellen of u moet beginnen met inhuren (en of u iemand eerst moet laten gaan)..

Een paar keer per jaar is vaak genoeg om te beoordelen hoe uw bureau functioneert, althans wat betreft de structuur. Kwartaalgesprekken met elke persoon die met u samenwerkt, plus een blik op hoe efficiënt het bureau projecten aan het voltooien is, is meestal voldoende om mogelijke problemen aan het licht te brengen.

ontkenning

U moet altijd onafhankelijk financieel advies inwinnen en de algemene voorwaarden met betrekking tot alle verzekerings-, belasting-, juridische of financiële problemen, diensten of producten grondig lezen. Dit artikel is alleen bedoeld als richtlijn.