Share
Zoals veel eigenaren van kleine bedrijven, komt een groot deel van je werk waarschijnlijk via de inbox naar je toe. Het opvolgen van uw e-mailtaken in Gmail betekent dat u op de hoogte blijft van uw werklast. Wat nog belangrijker is, het zou het verschil kunnen betekenen tussen zakendoen of zaken verliezen.
Op een werkdag kan een bedrijfseigenaar e-mailberichten ontvangen van:
Als bedrijfseigenaar moet je op een of andere manier bijblijven met alle taken die via je Gmail-berichten worden gegenereerd. Zou het niet geweldig zijn als je je takenlijst gewoon in je inbox zou kunnen dumpen?
Met Gmail kunt u uw berichten integreren met een takenlijst en uw Gmail-productiviteit verbeteren. In deze tutorial leg ik uit waarom een takenlijst belangrijk is. Ik zal je laten zien hoe je taken kunt maken en bewerken met de takenlijst van Gmail. Ik zal je ook laten zien hoe je de Gmail Task List in Google Calendar kunt gebruiken.
Het bijhouden van een takenlijst kan een groot verschil maken in uw productiviteit. Een takenlijst helpt u op koers te blijven. Hier zijn enkele concrete voordelen voor het gebruik van een takenlijst:
Mensen die takenlijsten gebruiken, besteden meestal meer tijd aan hun doelen en verspillen minder tijd. Over het algemeen zijn ze productiever. Meer informatie over effectieve productiviteitstechnieken - zodat u op de hoogte blijft van uw takenlijst:
Gmail heeft de perfecte tool om u te helpen bij het maken en onderhouden van een takenlijst, de tool voor takenlijsten van Gmail.
Als u Gmail wilt gebruiken om uw taken te beheren, is de takenlijst voor taken van Gmail iets voor u. Hier is stapsgewijze handleiding om het meeste uit taken in Gmail te halen, (beginnend met een snel video-overzicht, voordat je in de geschreven tutorial springt).
Als u de takenlijst van Gmail wilt gaan gebruiken, moet u taken kunnen maken en bewerken.
Begin vanuit het hoofdscherm van Gmail.
U kunt een takenlijst openen vanuit Gmail. Klik op de rode pijl naast het woord Gmail. Er verschijnt een vervolgkeuzemenu.
Klik op de Taken-optie in het vervolgkeuzemenu.Klik taken om je takenlijst in Gmail te openen. Uw takenlijst verschijnt in de rechterbenedenhoek van het Gmail-scherm.
Uw takenlijst wordt links onderaan weergegeven.Typ de naam van de taak naast het eerste selectievakje om uw taak te maken. U hebt zojuist uw eerste taak gemaakt.
Typ de naam van de taak.Typ de naam van de taak naast het selectievakje.
Klik onder de eerste taak om nog een taak toe te voegen. Een ander selectievakje wordt weergegeven. U kunt een taak toevoegen aan het tweede selectievakje door de naam van de taak te typen. (Je zou ook de plus symbool onder aan de Gmail-takenlijst.)
Herhaal het proces zo vaak als u nodig hebt om uw e-mailtaaklijst te voltooien.
Nu u een taak hebt gemaakt, wilt u misschien notities of andere details toevoegen. Om de Details dialoogvenster, klik op de pijl rechts van de taak Details dialoogvenster verschijnt.
Voer taakdetails in het dialoogvenster Details in.Van de Details dialoogvenster kunt u:
Ik zal in deze stap uitleggen hoe de eerste twee taken moeten worden uitgevoerd. We zullen bespreken hoe een taak in een latere stap kan worden verplaatst.
Laten we beginnen met het toewijzen van een vervaldatum. Klik in de Opleveringsdatum veld. Er verschijnt een kalender.
De vervaldagkalender wordt weergegeven wanneer u in het veld Vervaldatum klikt.Klik op de datum in de kalender om een vervaldatum toe te wijzen.
Om een notitie aan de taak toe te voegen, klikt u in de Notes veld en typ uw notitekst.
Typ een notitie in het veld Notities.U hebt zojuist een vervaldatum en een notitie toegevoegd aan een Gmail-taak. De informatie die u toevoegt, wordt weergegeven onder de taak in uw controlelijst.
Laten we nu het proces bekijken om Gmail-taken te bewerken.
Nadat u enkele taken hebt gemaakt, wilt u misschien de taak en de details ervan bewerken. Gelukkig is het bewerkingsproces eenvoudig. Open de takenlijst met de open lijst Details dialoog venster. Er zijn twee methoden om de te openen Details dialoog venster:
Klik op Details bewerken om de details van een Gmail-taak te wijzigen.Eenmaal in de Details dialoogvenster opent u kunt een andere vervaldatum uit de kalender kiezen of de taaknaam en opmerkingen typen.
Nadat u uw takenlijst voor Gmail hebt voltooid, kunt u besluiten om een taak te verwijderen. Misschien is de taak niet langer nodig of is het per ongeluk op de takenlijst terechtgekomen. Hoe het ook zij, het is niet moeilijk om een taak te verwijderen.
Als u een taak wilt verwijderen, verwijdert u deze gewoon. Of u kunt de taak naar een andere takenlijst verplaatsen. Ik zal je beide methoden laten zien. Laten we beginnen met het verwijderen van een taak.
Open uw takenlijst en klik op de taak die u wilt verwijderen. Klik op de prullenbak rechtsonder in je takenlijst.
Gebruik het prullenbakpictogram om een taak te verwijderen.De taak is verwijderd.
Stel dat de taak op de verkeerde lijst stond. U kunt een taak uit uw lijst verwijderen door deze aan een andere lijst toe te wijzen.
Klik op de taak die u wilt verwijderen en klik op de pijl rechts van de taak. De Details dialoogvenster verschijnt.
U kunt een geselecteerde taak naar een andere lijst verplaatsen.Klik op de Verplaatsen naar lijst knop naar de onderkant van het dialoogvenster om een vervolgkeuzemenu te zien met uw huidige takenlijsten van Gmail.
Selecteer de Gmail-takenlijst waar u uw taak naartoe wilt verplaatsen.Klik op de takenlijst waar u de taak naartoe wilt verplaatsen. In dit geval de lijst met boodschappen. Als de lijst die u selecteert, momenteel niet actief is, krijgt u het volgende bericht: "De lijst" Boodschappen "is nu niet zichtbaar, dus deze taak zal niet meer getoond worden."
Er zijn verschillende methoden die u kunt gebruiken om de organisatie van uw takenlijsten in Gmail te verbeteren. In deze sectie zal ik het volgende bespreken:
U kunt de volgorde van de taken in uw lijst wijzigen. Begin met uw open takenlijst van Gmail. Klik op de taak die u wilt verplaatsen. Klik op de acties optie linksonder in de takenlijst. Het vervolgkeuzemenu wordt weergegeven.
Selecteer Omhoog of Omlaag om uw taak binnen uw takenlijst te verplaatsen.Als u de taak in uw lijst wilt verplaatsen, klikt u op Ga naar boven keuze. Klik op de knop om de taak in uw lijst te verplaatsen Naar beneden verplaatsen keuze. De geselecteerde taak gaat een item omhoog of omlaag in uw takenlijst.
Herhaal het proces om door te gaan met het verplaatsen van de taak.
U kunt ook inspringingen gebruiken om subtaken in uw takenlijst van Gmail te maken. Begin met een open takenlijst. Klik op de taak die u in een subtaak wilt veranderen.
Klik op de taak die u wilt maken in een subtaak.Klik op de acties optie linksonder in de takenlijst. Het vervolgkeuzemenu wordt weergegeven.
Klik op de optie Inspringen om een taak onder een andere taak te laten inspringen.Als u de taak in de takenlijst van Gmail wilt laten inspringen, klikt u op Inspringen keuze. De geselecteerde taak is ingesprongen onder de vorige taak in uw takenlijst. In dit geval, de Spellingcontrole uitvoeren.
De Spellingcontrole-taak uitvoeren is een subtaak van de teksttest Review-zelfstudie.Selecteer de taak en klik op om de taak ongedaan te maken acties. Klik vervolgens op de Un-streepje optie in het vervolgkeuzemenu.
Het sorteren van taken in uw takenlijst van Gmail is een geweldige manier om georganiseerd te blijven. Met Gmail kun je je taken automatisch op drie manieren sorteren:
Laten we beginnen met het sorteren van de taken op de vervaldatum.
Begin in het hoofdvenster van Gmail met de takenlijst geopend.
U kunt het vervolgkeuzemenu Acties gebruiken om uw takenlijst te sorteren.Klik acties linksonder in de takenlijst om het vervolgkeuzemenu te openen.
U kunt uw takenlijst voor Gmail op de vervaldatum sorteren.Klik Sorteren op vervaldatum om de taken in de lijst te organiseren op de datum waarop ze moeten worden uitgevoerd. De vervaldatums worden weergegeven van de vroegste datum tot de laatste datum. Taken zonder vervaldatum verschijnen aan het einde van de lijst.
De vervaldata verschijnen van de vroegste tot de laatste datum. Taken zonder vervaldatum worden het laatst weergegeven.Om de sorteervolgorde te wijzigen in de laatste vervaldatum tot de vroegste vervaldatum, gaat u terug naar acties drop-down menu. Klik op de Sorteervolgorde omdraaien keuze.
Begin in het hoofdvenster van Gmail met de takenlijst geopend. Het eerste wat we moeten doen is enkele taken markeren als voltooid. Om een taak als voltooid te markeren, klikt u in de selectievakje aan de linkerkant van de taak.
Markeer een aantal taken als voltooid door in het selectievakje te klikken.EEN vinkje verschijnt naast elke voltooide taak. De voltooide taak is doorgestreept, maar nog steeds zichtbaar.
Klik vervolgens op acties linksonder in de takenlijst om het vervolgkeuzemenu te openen.
U kunt ervoor kiezen om alleen voltooide taken te bekijken.Klik Bekijk voltooide taken. Alleen de voltooide taken worden getoond.
In deze weergave zijn alleen voltooide taken zichtbaar.Nadat u uw Gmail-takenlijst op verschillende manieren hebt gebruikt, wilt u mogelijk terugkeren naar uw oorspronkelijke sorteervolgorde. Hiertoe klikt u op de acties optie om het vervolgkeuzemenu weer te geven. Klik in het vervolgkeuzemenu op Bekijken in mijn bestelling.
De takenlijst wordt gebruikt in uw oorspronkelijke sorteervolgorde.
Notitie: Alle taken die u hebt gemarkeerd als eerder voltooid, worden nog steeds weergegeven als voltooid.
U kunt uw takenlijst in Gmail delen door deze af te drukken of door hem naar anderen te e-mailen.
Begin vanuit het hoofdscherm van Gmail met uw takenlijst open om uw takenlijst af te drukken. Klik op de acties optie om de acties drop-down menu.
U kunt uw takenlijst afdrukken.Klik op de Takenlijst afdrukken keuze. De takenlijst verschijnt in een apart venster samen met de Afdrukken dialoog venster.
Controleer uw printerinstellingen in het dialoogvenster Afdrukken.Controleer nogmaals of uw printerinstellingen juist zijn. Klik OK om uw takenlijst af te drukken.
Begin vanuit het hoofdscherm van Gmail met uw takenlijst open om uw takenlijst te e-mailen. Klik op de acties optie om de acties drop-down menu.
U kunt uw takenlijst voor Gmail per e-mail verzenden.Klik E-mail takenlijst. Een nieuw berichtvenster wordt geopend naast de takenlijst.
Klik op verzenden om uw Gmail-takenlijst naar iemand anders te e-mailen.Typ het e-mailadres van de persoon naar wie u uw e-mailtaaklijst wilt verzenden bovenaan het nieuwe bericht. Klik op de Sturen knop in de linkerbenedenhoek van het nieuwe berichtvenster.
Hoewel je best wat kunt doen met de takenlijst van Gmail, is één lijst waarschijnlijk niet genoeg. Misschien wilt u om verschillende redenen afzonderlijke takenlijsten maken, u wilt bijvoorbeeld een aparte takenlijst voor elk project. U wilt misschien een persoonlijke takenlijst.
Gelukkig kun je in Gmail meer dan één takenlijst maken. We hebben al uitgelegd hoe u een taak naar een andere takenlijst verplaatst. In deze stap laat ik je zien hoe je:
Begin in het hoofdvenster van Gmail met de takenlijst geopend.
Klik op het pictogram Lijst om het pop-upmenu Lijst weer te geven.Klik op de Lijst pictogram in de rechterbenedenhoek van de e-mailtaaklijst. Er verschijnt een pop-upmenu.
U kunt een nieuwe lijst maken in het pop-upmenu Lijst.Klik op de Nieuwe lijst keuze. De Nieuwe lijst dialoogvenster verschijnt.
Typ de naam van uw nieuwe lijst in het dialoogvenster Nieuwe lijst.Typ de naam van uw nieuwe lijst in de Maak een nieuwe lijst met de naam veld. Klik op de OK knop. Er wordt een nieuwe takenlijst gemaakt. Uw nieuwe lijst is nu de actieve e-maillijst. Je andere Gmail-lijst is niet zichtbaar.
Als u meer dan één Gmail-takenlijst hebt ingesteld, moet u weten hoe u ertussen kunt schakelen.
Begin met je takenlijst open in het hoofdvenster van Gmail. Klik op de lijstpictogram rechtsonder in de takenlijst. Er verschijnt een pop-upmenu.
Er zijn nu twee beschikbare lijsten.Onderaan het pop-upmenu ziet u een lijst met lijsten met e-mailtaak. In dit geval, L Spencer's lijst en persoonlijke taken.
Om een van de takenlijsten te bekijken, klikt u erop. De takenlijst van Gmail die u hebt geselecteerd, wordt de actieve lijst. Je ziet het in de takenlijst. De inactieve lijst (de lijst die u niet hebt geselecteerd) is niet zichtbaar.
Soms overleeft een takenlijst zijn nut. Wanneer dat gebeurt, moet je het verwijderen.
Als u een takenlijst in Gmail wilt verwijderen, begint u met de takenlijst die u wilt verwijderen in het hoofdvenster van Gmail. Klik op de lijstpictogram rechtsonder in de takenlijst. Er verschijnt een pop-upmenu.
U kunt een takenlijst verwijderen.Klik op de Lijst verwijderen optie in het pop-upmenu. Er verschijnt een systeemprompt met de vraag om te bevestigen dat u de actieve Gmail-takenlijst permanent wilt verwijderen. Klik OK. De actieve lijst is verwijderd.
Notitie: Uw standaardlijst (de eerste lijst die verschijnt wanneer u de Gmail-taaktool opent) kan niet worden verwijderd. U kunt echter alle andere takenlijsten verwijderen.
De Gmail-takenlijsttool is ook ingebouwd in je Google-kalendertool.
Open Google Agenda met hetzelfde Google-account als het account dat u heeft gebruikt om uw takenlijst voor Gmail te maken. Het hoofdvenster van Google Agenda wordt weergegeven.
Je kunt je takenlijst van Gmail weergeven in je Google Agenda-venster.Aan de linkerkant van de Google-agenda, naar het midden, vindt u Mijn agenda's. De laatste kalender vermeld onder Mijn agenda's is herinneringen. Hier vind je je takenlijst voor Gmail.
Klik herinneringen en klik op de pijl rechts om een pop-upvenster te openen.
Klik op Overschakelen naar taken om uw takenlijst van Gmail te bekijken.Klik op de Schakel over naar Taken optie om de actieve Gmail-takenlijst aan de rechterkant in uw Google Agenda-venster te openen. Dat merk je ook taak selectievakjes verschijnen boven aan uw lijst met Google Agenda-evenementen.
Je kunt werken met je Gmail-takenlijst in Google Agenda.Zodra uw e-mailtaaklijst zichtbaar is in de Google-agenda, kunt u ermee werken op dezelfde manier als in Gmail. U kunt ook de selectievakjes boven aan uw agenda gebruiken om een taak als voltooid te markeren.
Wanneer u terugkeert naar Gmail, worden alle wijzigingen die u in uw takenlijst in Google Agenda heeft aangebracht, weergegeven in uw takenlijst in Gmail.
Ga voor meer informatie over het werken met de functies van Gmail naar onze Gmail-leergids, de Ultimate Beginner Guide to Using Gmail. Het bevat zelfstudies over het werken met Gmail-zoekopdrachten, wachtwoorden, het aanpassen van de interface en meer. Of begin meer te leren met deze sneltoetsenhandleiding voor Gmail:
Gmail-taken kunnen u helpen om productiever met die belangrijke e-mails te werken. Maak een takenlijst van Gmail op basis van taken die in uw inbox aankomen.
U kunt uw workload op de voet blijven volgen. Het beste van alles is dat u snel berichten van klanten en potentiële klanten beantwoordt. Het verbeteren van uw e-mailproductiviteit is niet moeilijk, als u eenmaal weet hoe u Gmail-taken effectief kunt gebruiken.
Wilt u meer leren over productiviteit? Bekijk onze serie over Essential Productivity Principles.
Accentsconagua