Share
Tot dusverre in onze serie over de belangrijkste statistieken die elk bedrijf moet bijhouden, hebben we gekeken naar het meten van hoe winstgevend uw bedrijf is en hoe goed het zijn kosten kan dekken..
Nu gaan we bekijken hoe efficiënt uw bedrijf is. Hoe snel verkoopt u uw inventaris? Hoeveel omzet draagt elke medewerker bij, hoe effectief bent u bij het behouden van uw werknemers en hoe effectief gebruikt u de volledige capaciteit van uw bedrijf?
U leert hoe u al deze statistieken kunt berekenen, waarom het belangrijk is om dit te doen en wat de resultaten u vertellen over uw bedrijf. We zullen u ook enkele tips geven voor het verbeteren van de resultaten in de toekomst.
Net als bij de vorige zelfstudies gebruiken we enkele nummers uit de accounts van uw bedrijf, dus als u niet zeker weet waar u ze kunt vinden, kunt u onze tutorials over het lezen van een winst- en verliesrekening en het lezen van een balans raadplegen..
Dit is een maatstaf voor het aantal keren dat u uw voorraad elk jaar verkoopt. Het is belangrijk omdat het bijhouden van voorraad geld kost en het geen goed bedrijfsmodel is om stapels goederen lang in uw magazijn te hebben. Deze statistiek kan wijzen op inefficiënties in uw bedrijf die winst maken.
De formule voor deze statistiek is vrij eenvoudig. Het gebruikt één regel uit de resultatenrekening en één uit de balans.
Inventarisaties = kosten van verkochte goederen / gemiddelde voorraad
De kostprijs van verkochte goederen (ook gekend als verkoopkosten of kosten van opbrengsten), komt uit de resultatenrekening. Voorraad komt uit de balans en om de gemiddelde voorraad te berekenen, zou u aan het begin van het jaar en aan het einde van het jaar gewoon het gemiddelde van de voorraad nemen..
Laten we eens kijken naar een voorbeeld van tractorfabrikant John Deere. De rekeningen van 2013 laten zien dat de kosten van verkochte goederen $ 25,7 miljard waren. De inventaris aan het begin van het jaar bedroeg $ 5,2 miljard, en aan het einde van het jaar was het $ 4,9 miljard, dus het gemiddelde is $ 5,05 miljard. Dus de formule wordt:
Voorraadomzet = 25,7 / 5,05 = 5,1
Dat betekent dat John Deere gemiddeld zijn hele voorraad ongeveer vijf keer per jaar verkoopt.
Over het algemeen is een hoger aantal beter, omdat het aangeeft dat producten minder tijd verliezen in het magazijn of in de winkel liggen voordat ze worden verkocht aan klanten.
Het is echter belangrijk om te beseffen dat dit aantal sterk verschilt per branche. John Deere verkoopt landbouwmachines, dus het zal niet zo vaak door zijn inventaris gaan als een supermarkt, die altijd nieuwe producten via zijn magazijn brengt. Whole Foods Market heeft bijvoorbeeld een veel hogere voorraadwisselsnelheid van 21. Dat betekent niet dat het efficiënter is dan John Deere-alleen dat het een heel ander bedrijfsmodel heeft.
Het is dus belangrijk om te vergelijken zoals met like. Onderzoek uw concurrenten of neem contact op met een brancheorganisatie of adviesbureau om gemiddelde cijfers te krijgen voor bedrijven in uw branche. Vergelijk ook uw huidige aantal met uw eigen historische gemiddelden en let op eventuele dalingen, wat kan duiden op opgeblazen voorraden of trage verkopen.
De sleutel hier is om de hoeveelheid geld die vastzit in de voorraad te verminderen. U kunt dit bereiken door de verkoop te versnellen of de accumulatie van nieuwe voorraad te vertragen.
Verkopen versnellen kan bijvoorbeeld gaan over het verhogen van het marketingbudget of het openen van een nieuwe winkel op een populaire locatie. Aan de inventariszijde is het misschien de moeite waard om te investeren in een effectiever voorraadvolgsysteem, zodat u een duidelijker beeld krijgt van wat u op voorraad hebt en precies weet hoeveel u moet bestellen. Als u snel en betrouwbaar opnieuw kunt bevoorraden, overweeg dan te wachten tot de laatste minuut voordat u de bestelling opnieuw indient, zodat u de tijd die de goederen in uw inventaris zitten, tot een minimum beperkt.
Houd er echter rekening mee dat je niet te dicht bij het bot kunt snijden. Als u uw voorraden erg laag houdt en een hoog aantal voorraadbeurten bereikt, bent u superefficiënt, maar loopt u het risico uw klanten te vervelen als ze op kritieke momenten niet op voorraad zijn. Het doel is om de verkoop levendig te houden en de voorraden laag te houden, terwijl u er zeker van bent dat u aan de behoeften van uw klanten kunt voldoen.
Naarmate uw bedrijf groeit, kan het moeilijk zijn om te weten hoeveel personeel u inhuurt. U hebt genoeg mensen nodig om hoogwaardige goederen of diensten voor uw klanten te produceren, maar als u te veel inleent, zijn uw kosten hoog en uw winstmarges zullen dalen. Deze statistiek geeft u een goede benchmark door de personeelsniveaus te vergelijken met de hoeveelheid inkomsten die u binnenhaalt. Het kan u helpen ervoor te zorgen dat uw bedrijf een goede service biedt, zonder inefficiënt te zijn.
Neem gewoon uw totale inkomsten en deel deze door uw gemiddelde aantal werknemers voor het jaar:
Inkomsten per werknemer = omzet / gemiddeld aantal werknemers
Als u bijvoorbeeld dit jaar $ 2 miljoen aan inkomsten had gegenereerd en u had gemiddeld 20 werknemers in dienst, zou uw omzet per werknemer $ 100.000 bedragen.
Inkomsten per medewerker = $ 2.000.000 / 20 = $ 100.000
Om uw gemiddelde personeelsbestand te krijgen, kunt u eenvoudigweg het gemiddelde van het aantal aan het begin van het jaar en aan het einde van het jaar nemen, zoals we deden met de inventaris in het vorige gedeelte. Maar u kunt ook een nauwkeuriger beeld krijgen door uw salarisadministratie te gebruiken. Bekijk hoeveel salarisstaten u elke maand hebt geschreven en zoek het gemiddelde van die cijfers door ze bij elkaar op te tellen en te delen door 12.
Natuurlijk wilt u dat het nummer hier zo groot mogelijk is. En u wilt zeker dat het aanzienlijk hoger is dan het gemiddelde salaris van uw werknemers, anders zult u nooit winst maken.
Maar nogmaals, het is belangrijk om te kijken naar andere bedrijven in uw branche. En houd er rekening mee dat andere factoren, zoals werknemerscompensatie, hier een rol spelen. McDonald's heeft bijvoorbeeld een van de laagste inkomsten per werknemersaantal van een groot Amerikaans bedrijf, op $ 65.000. Apple daarentegen heeft een omzet per werknemer van $ 2,4 miljoen.
Beide bedrijven zijn zeer winstgevend, maar ze bevinden zich in zeer verschillende sectoren. Fastfoodrestaurants vereisen een groot aantal werknemers, maar deze werknemers zijn relatief laagbetaal in vergelijking met Apple-technici. En McDonald's scoort erg goed op andere efficiëntiemaatstaven (de voorraadomwenteling is bijvoorbeeld een gigantische 141). Het is dus belangrijk om jezelf te vergelijken met vergelijkbare bedrijven en te streven naar een hogere opbrengst per werknemer dan je leeftijdsgenoten.
Naarmate uw bedrijf groeit, kunt u ook de omzet per werknemersaantal gebruiken als richtlijn voor het aantal nieuwe medewerkers dat u moet opnemen. Als uw huidige inkomsten per werknemer $ 100.000 zijn en u een nieuwe zakelijke kans hebt die de inkomsten met $ 1 miljoen zou kunnen verhogen, zou het de moeite waard zijn om 10 nieuwe medewerkers aan te werven om het voor elkaar te krijgen. Maar als je merkt dat je 20 extra mensen moet inhuren om die extra $ 1 miljoen aan inkomsten te ontvangen, is het misschien niet de moeite waard.
Het snijden van personeel zal natuurlijk uw omzet per medewerker meteen verhogen. Maar als je te meedogenloos bent, riskeer je de kwaliteit van je service in gevaar te brengen en mogelijk klanten weg te jagen, wat je inkomsten op de lange termijn zou verminderen. Net als bij ons eerste voorbeeld gaat het om de balans tussen efficiëntie en het bieden van een goede service. Als u manieren kunt vinden om uw bestaande werknemers aan te moedigen meer inkomsten te genereren, misschien door betere prikkels aan te bieden of door hen training te geven, dan kunt u de inkomsten per medewerker verhogen zonder de klantenservice te schaden..
Deze waarde is met name handig voor bedrijven die fysieke producten maken, maar met een beetje fantasie kunt u deze ook op andere bedrijven toepassen. Het meet hoeveel van uw productiecapaciteit u nu gebruikt, en het is belangrijk, want als het laag is, betekent dit dat er veel vaste activa worden verspild: bijvoorbeeld dure machines die niet worden gebruikt.
Deze is een beetje anders, omdat we geen nummers uit de financiële overzichten gebruiken. De formule voor bezettingsgraad is:
Capaciteitsgebruik = werkelijke output / potentiële output x 100
Wat bedoelen we met feitelijke en potentiële output? Laten we een voorbeeld bekijken.
Stel dat u T-shirts maakt en uw fabriek of werkplaats is uitgerust om 1.000 T-shirts per maand te produceren. In dat geval zou uw potentiële output 1.000 zijn. Als u slechts 500 produceert, is uw bezettingsgraad 50%:
Capaciteitsgebruik = 500 / 1.000 x 100 = 50%
Zoals we al zeiden, wordt dit aantal voornamelijk gebruikt in de productie, maar u kunt het ook aanpassen aan verschillende bedrijven. Als u bijvoorbeeld een yogastudio runt, is uw potentiële uitvoer mogelijk het maximale aantal klassen dat u wekelijks in die ruimte kunt uitvoeren. Als je tot 20 lessen per week zou kunnen lopen, maar je hebt er maar 15, dan is je bezettingsgraad 75%.
Een hoger cijfer duidt op een efficiënter gebruik van uw vaste activa. In het voorbeeld van de yogastudio heb je veel vaste kosten in verband met het huren of bezitten van de studioruimte, het onderhouden ervan, het betalen van nutsbedrijven, enz. Je moet die vaste kosten betalen, of je nu 15 of 20 klassen hebt, dus het is duidelijk dat het beter om meer klassen te draaien en optimaal gebruik te maken van de ruimte waarvoor je betaalt.
Over het algemeen werken bedrijven echter niet altijd met 100% capaciteit. Als je yogastudio echt 100% capaciteit had, zou dit betekenen dat je moest investeren in een grotere studioruimte om toekomstige groei mogelijk te maken. De gemiddelde bezettingsgraad van industriële bedrijven in de VS bedraagt ongeveer 80%, dus u kunt dit als algemene benchmark gebruiken.
Als uw bezettingsgraad laag is, betekent dit dat u de productie moet opvoeren (ervan uitgaande dat u die extra goederen kunt verkopen). Het kan zelfs de moeite waard zijn om kortingen te geven om de verkoop te stimuleren en de productie op een bepaald minimumniveau te houden. Als het te laag wordt, zullen die grote vaste kosten de winst drukken.
In een extreem geval waarin de bezettingsgraad permanent laag was en u in de nabije toekomst geen uitzicht zag op een toename van de productie, kan het nodig zijn om naar een kleinere ruimte te gaan en uw overheadkosten te verlagen. Het is beter om efficiënter gebruik te maken van een kleinere capaciteit dan om veel apparatuur leeg te laten liggen.
Als uw bezettingsgraad bijna 100% benadert, is het waarschijnlijk tijd om te investeren in meer capaciteit, bijvoorbeeld door machines te upgraden, uw ruimte uit te breiden of naar een groter pand te gaan..
Het runnen van een efficiënt bedrijf hangt af van bekwame, gemotiveerde medewerkers. Het personeelsverloop meet de snelheid waarmee uw werknemers vertrekken en een hoge omzet is vaak een teken van ontevreden werknemers, wat waarschijnlijk betekent dat zelfs degenen die bij u verblijven niet volledig zijn toegewijd.
Hoge omzet is ook inherent inefficiënt, omdat u tijd besteedt aan het trainen en ontwikkelen van elke medewerker en telkens wanneer een van hen vertrekt, moet u opnieuw beginnen met iemand die er nog niet is. Het kan meer dan twee keer het salaris van een werknemer kosten om een vervanger te werven en op te leiden.
Het personeelsverloop is het percentage mensen dat in een bepaalde periode vertrekt-meestal een jaar, maar u kunt het ook maandelijks berekenen als dat zinvol is voor uw bedrijf. Dit is de formule:
Personeelsomzet = aantal scheidingen / gemiddeld aantal werknemers x 100
"Scheidingen" betekent het aantal mensen dat uw bedrijf verlaat gedurende het jaar. Gewoonlijk maken bedrijven geen onderscheid tussen verschillende redenen om te vertrekken: ze omvatten vrijwillige ontslagen, ontslagen en pensioneringen in de figuur "scheidingen". Het gemiddelde aantal werknemers is hetzelfde cijfer dat we hebben gebruikt in de sectie 'Opbrengst per medewerker'.
Als u bijvoorbeeld gemiddeld 100 werknemers heeft en er gedurende het jaar 5 zijn vertrokken, heeft u een omzetpercentage van 5%.
Een lager percentage is goed, omdat dat betekent dat er minder mensen weggaan. U kunt een goede benchmark halen uit deze Amerikaanse overheidsstatistieken, waaruit blijkt dat het gemiddelde personeelsverloop in de VS in 2013 38% bedroeg. De snelheid varieerde echter sterk van de industrie. De bouwsector had bijvoorbeeld een omzet van 62,5%, terwijl deze in de industrie slechts 23,3% bedroeg. Het verschilde ook per regio, het hoogst in het zuiden (40,8%) en het laagst in het noordoosten (33,3%).
U kunt deze statistieken bekijken om de omloopsnelheid voor uw branche te vinden en om te zien hoe u het vergelijkt. De Amerikaanse overheidscategorieën zijn vrij breed, dus het is de moeite waard om aanvullend onderzoek te doen om te proberen meer specifieke informatie te vinden voor bedrijven zoals het uwe, in uw specifieke regio of stad. Het is ook goed om te vergelijken met je prestaties in het verleden, om te kijken of er veranderingen zijn. Naast het bekijken van de totale omzet, overweeg het op te splitsen in vrijwillige, ontslagen en pensioneringen, zodat u trends in elk gebied kunt herkennen.
Het personeelsverloop verminderen is een enorm onderwerp en het is niet altijd gemakkelijk om het op te lossen. Een deel van de foto is mensen goed betalen en bonussen, voordelen en andere incentives aanbieden, maar geld is niet alles. Hoge omzet kan ook worden veroorzaakt door een aantal andere factoren, zoals het inhuren van de verkeerde mensen, problemen met de organisatiecultuur of werkplekomgeving, gebrek aan training, beperkte promotiekansen, slecht management of zelfs een ongemakkelijke kantoorlocatie.
Als u een hoog personeelsverloop hebt, is het belangrijk om uw werknemers te vragen wat er fout is, zowel via formele enquêtes als informele vergaderingen. Afsluitingsinterviews met mensen die vertrekken, kunnen u ook helpen bij het oplossen van eventuele fouten en ervoor zorgen dat andere werknemers eerder zullen blijven.
Deze vier verschillende efficiëntiemaatstaven kunnen samen worden gebruikt om u een duidelijk beeld te geven van waar uw bedrijf goed functioneert en waar het moet worden verbeterd. U kunt nu precies meten hoe lang het duurt om uw voorraad om te zetten in verkoop, hoeveel inkomsten elke medewerker genereert, hoe effectief u uw vaste activa gebruikt en hoeveel personeelsverloop u ervaart. U weet waar u op moet letten en wat u moet doen om uw resultaten te verbeteren.
Gezonde cijfers over deze efficiëntiestatistieken zullen ook uw winsten en cashflows verhogen, zodat u deze kunt volgen in combinatie met de winstgevendheid en liquiditeitsmetingen die we in de eerste twee tutorials hebben bekeken.
Het laatste stukje van de legpuzzel is om naar je klanten te kijken. Ze vormen tenslotte de levensader van uw bedrijf en u moet weten hoe effectief u ze koopt en vasthoudt. Dus kom volgende week terug om meer te weten te komen over belangrijke klantstatistieken in het laatste deel van onze metriekserie.
Grafisch krediet: lijngrafiek ontworpen door Scott Lewis en grafiek ontworpen door Michele Zamparo van het Noun-project.
Accentsconagua