Share
Mensen zijn geen machines en geen van ons kan perfect productief zijn. Sterker nog, streven naar perfectie is een recept voor burn-out. Maar er zijn manieren om uw productiviteit te verbeteren. Om te beginnen moet je begrijpen wat je overweldigt. Zodra je dat hebt gedaan, ben je klaar om productiviteitssystemen in je leven te integreren.
Klaar om die stapel vuile was aan te pakken? Laten we er dan toe komen.
We hebben allemaal te veel te doen van tijd tot tijd. Sommige dagen zijn we drukker dan anderen. Maar meestal maken we het prima.
Het probleem komt wanneer te veel te doen overweldigend wordt. Misschien liggen de deadlines hoger en zou je willen dat je de afgelopen week eerder hebt gewurgd en gewerkt dan dat je ervoor hebt gezorgd dat je de meest recente bureau Nerf-schermutselwedstrijd hebt gewonnen. Of misschien heb je een paar maanden in de cruisemodus doorgebracht, dan zie je plotseling een hoop lucratieve kansen. Het persoonlijke leven kan ook productiviteitscurveballen opleveren-een nieuw kind, naar huis, een sterfgeval, een scheiding-alles wat je kan laten afvragen hoe je ermee om moet gaan.
Als alternatief is het ook mogelijk dat u productiever wilt zijn, zodat u een levenslang doel kunt bereiken dat u voor de voeten hebt gelaten. Of het nu gaat om het starten van een bedrijf, het schrijven van een roman, het leren van een nieuwe taal, of jezelf leren coderen, je zult een hoop tijd moeten sparen van je week om het voor elkaar te krijgen. Dit is vooral moeilijk als je een fulltime baan hebt en kinderen hebt. Als zodanig kan zelfs het nadenken over het realiseren van deze doelen net zo overweldigend zijn als de grote problemen van het leven.
Een andere bron voor overweldiging van de productiviteit kan eenvoudigweg meer informatie over productiviteit vragen en wat ervoor nodig is om u gemotiveerd te maken. Je zou in deze situatie kunnen zijn als:
Niet leren om productief te zijn, is duur. Bedrijven verdienen het meeste geld als ze efficiënt zijn en goed worden beheerd. Of je nu een bedrijf hebt of niet, je vergroot je carrièremogelijkheden-en uw persoonlijk potentieel-als je leert je leven efficiënt te beheren.
Iedereen kan het doen, en de weg vooruit is om een productiviteitssysteem te bouwen dat bij u past. Maar voordat je zo'n systeem kunt bouwen, moet je een uitweg vinden uit de overweldigende puinhoop waarin je je bevindt. Laten we kijken naar hoe dat te doen..
Het is tijd om oorlog te voeren met de overweldigende hoeveelheid dingen die je moet doen. Wat doet een generaal in de strijd voordat hij zijn leger naar de strijd leidt? Hij ontdekt zoveel mogelijk over de vijand. Hij krijgt de maat van zijn vijanden, dus hij weet wat hij te wachten staat.
Als mensen zijn onze hersenen ontworpen om te vergrendelen naar het negatieve. Dit diende de menselijke soort goed in het verleden, maar het is vaak nutteloos in de moderne wereld. Een gevolg van deze negativiteitsvooroordeel is dat we ons voorstellen dat onze problemen groter zijn dan ze in werkelijkheid zijn. Als problemen of dingen die we moeten doen in ons hoofd ronddraaien, beginnen ze er groter en enger te lijken.
Het is tijd om je angst te laten vallen en een maat te krijgen van het beest dat je gaat tegenkomen. Laten we dat beest in de ogen kijken.
Pak een pen en papier en noteer alles wat door je hersenen loopt waarvan je denkt dat het moet. Geef jezelf een goede 20 minuten om alles uit je systeem te halen.
Hint: als je dit de eerste keer hebt gedaan, is het een goed idee om overal een pen en een kladblok mee te nemen. Dan, telkens wanneer een item voor je to-do-lijst voor de geest komt, kun je het onmiddellijk noteren, zodat het je mentale luchtgolven niet verstopt.
Door de taken op te schrijven die je moet aanpakken, ben je op het goede spoor om iets aan hen te gaan doen. U neemt een beslissing. Je bent ook je geest aan het opruimen, wat je de extra energie zal geven die je nodig hebt om actie te ondernemen op je takenlijst. Zoals Dale Carnegie schrijft Hoe te stoppen met zorgen maken en beginnen met leven:
De ervaring heeft me keer op keer bewezen dat het enorm belangrijk is om tot een besluit te komen. Het is het falen om een vast doel te bereiken, het onvermogen om te stoppen rond te gaan in gekmakende kringen, die mensen naar zenuwinzinkingen en levende hellen drijft. Ik merk dat vijftig procent van mijn zorgen verdwijnt zodra ik tot een duidelijke, definitieve beslissing kom; en nog eens veertig procent verdwijnt meestal als ik die beslissing eenmaal heb uitgevoerd.
Hoe komt Carnegie tot een beslissing? Zijn eerste stap is om op te schrijven waarover hij zich zorgen maakt.
Dus ga je gang en pak die pen en papier nu op. Dan ben je klaar voor stap 3.
De volgende stap is om je lijst door te nemen en deze te baseren op de essentie en het georganiseerd te krijgen. Probeer twee dingen te doen met de items op je lijst:
Om dit proces zo eenvoudig mogelijk te maken, kunt u de Eisenhower Matrix. Deze matrix is afkomstig van een uitspraak die is toegeschreven aan de Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower:
Wat belangrijk is, is zelden urgent en wat urgent is, is zelden belangrijk.
Als u deze quote in een diagram omzet, krijgt u de volgende beslissingshulpprogramma:
Eisenhower zou deze tool hebben gebruikt voor deze eigen besluitvorming.
Trek de grafiek op een vel papier of download de Eisenhower Matrix van Businesstuts + en druk een kopie af. Plaats vervolgens elk item op de takenlijst in een van de vier secties van de grafiek:
Wat is het verschil tussen dringende en belangrijke taken?
Dringende taken hebben een specifieke deadline die binnen handbereik ligt. Deze deadline wordt meestal opgelegd door iemand anders of door omstandigheden. Voorbeelden van dringende taken zijn het boodschappen doen (voordat de voorraadkast leeg is) of het beantwoorden van de e-mail van uw baas.
Belangrijke taken hebben geen specifieke deadline, maar ze doen er nog steeds toe. Ze zijn vaak gerelateerd aan je persoonlijke doelen. Voorbeelden van belangrijke taken zijn oefening, schrijven in uw dagboek, een nieuwe taal leren en uw kinderen helpen met hun huiswerk.
Dringend en belangrijke taken zijn belangrijk voor u en hebben een specifieke deadline. Voorbeelden hiervan zijn het schrijven van een paper voor een college die je volgt of het aanvragen van een nieuwe baan.
Taken die noch dringend noch belangrijk zijn, mogen niet echt op uw to-do lijst staan, althans niet als u overweldigt. Als u er een notitie van wilt houden, maakt u een nieuwe lijst met de naam aspiraties.
Als u het moeilijk vindt om te beslissen waar specifieke taken op de matrix moeten worden geplaatst, kunt u een beoordeling geven. Beoordeel elke taak tussen -5 en +5 voor belang (waarbij +5 de belangrijkste is) en tussen -5 en +5 voor urgentie. Zodra u deze beoordeling heeft, weet u waar u de taak in uw diagram kunt plaatsen.
Elke nieuwe dag zal nieuwe taken toevoegen aan je takenlijst. Vooral dringende taken verschijnen op het laatste moment. Zorg dat elke nieuwe taak die binnenkomt een beoordeling op uw grafiek krijgt. Terwijl je dit beoefent, zul je het bijna instinctief doen.
Zodra je eerlijk begint te zijn over wat er moet gebeuren en wat je kunt laten vallen, zul je je beter gaan voelen. Wat leek op een onoverkomelijke te beklimmen klif is nu slechts een paar kleine stappen voorwaarts. U weet nu precies welke stappen u moet nemen en de volgorde waarin u ze moet nemen. Als we het hebben over het nemen van stappen, laten we eens kijken naar hoe je zou moeten benaderen om je lijst te wissen.
Voordat we aan dit gedeelte beginnen, laten we één ding duidelijk stellen: een takenlijst is zelden leeg. Als je eenmaal je bord hebt leeggehaald, zullen er snel nieuwe taken bij komen om deze te vullen.
De natuur verafschuwt een vacuüm, en dat geldt ook voor de menselijke ziel. We willen graag wat te doen hebben. Het goede aan je takenlijst is dat het je laat zien wat je vervolgens moet doen. Je zult gefocust zijn in plaats van lukraak van de ene taak naar de andere te springen.
Hier leest u hoe u elk type taak op uw lijst moet benaderen.
Dringende en belangrijke taken. Om voor de hand liggende redenen zijn dit degenen die eerst moeten wissen. Neem je agenda (of koop een kalender als je die niet hebt) en plan de tijd in je dag om deze klaar te krijgen. Je hebt tijd om ze te doen. Als je geen tijd kunt vinden, zijn ze waarschijnlijk niet belangrijk of urgent en moet je ze opnieuw rangschikken op de Eisenhower-matrix.
Dringende (maar niet belangrijke) taken. Stel jezelf de vraag: wat maakt deze taken urgent? Moet je ze echt doen? Als ze moeten worden gedaan, kunt u ze aan iemand anders delegeren? Als u ze moet doen en delegeren onmogelijk is, voegt u ze toe aan uw agenda-maar pas nadat je de dringende en belangrijke taken hebt voltooid.
Tip: Een grote bron van zogenaamde "urgente" taken is e-mail. Probeer het aantal keren dat u elke dag e-mail controleert te verminderen. Dit maakt extra tijd vrij om je te concentreren op belangrijke taken.
Belangrijke (maar niet urgente) taken. Houd elke dag tijd vrij om je te concentreren op belangrijke taken. Zorg ervoor dat je jezelf niet te zwaar belast. Als het een van je belangrijkste taken is om te oefenen, maar je hebt maanden geen oefening gedaan, dan zal het plannen van een uur per dag voor lichaamsbeweging je overweldigen. Plan in plaats daarvan tien minuten oefening, of pas uw dag aan om oefeningen op te nemen. Kunt u bijvoorbeeld naar uw werk fietsen in plaats van de auto te nemen??
Niet-dringende, niet-belangrijke taken. Wat doen deze nog steeds op uw lijst? Sla ze af!
Je denkt misschien "Dit gaat allemaal goed, maar mijn probleem is het vinden van de motivatie om dingen voor elkaar te krijgen."
Als je dit en jou denkt hebben niet maar stap 2 en 3 nog uitgevoerd, ga terug en doe ze. Motivatie is vaak een gevolg van het ondernemen van actie. Terwijl je actie onderneemt om je takenlijst op te waarderen, zul je gemotiveerd zijn om actie te blijven ondernemen.
Dat gezegd hebbende, motivatie en focus zijn belangrijke componenten van productiviteit. In toekomstige artikelen in deze serie zullen we kijken naar hulpmiddelen waarmee u zich kunt concentreren op de taak en technieken om u gemotiveerd te houden.
Wanneer uw takenachterstand is gewist, bent u klaar voor de volgende stap.
De Eisenhower Matrix is een voorbeeld van een productiviteitssysteem. Het is niet het enige systeem, het is eenvoudig te leren, waardoor het een goede plek is om te beginnen. Veel meer productiviteitssystemen zijn ontwikkeld, waaronder Getting Things Done (GTD), de Pomodoro-techniek en Do not Break the Chain. We zullen deze systemen bespreken in een reeks artikelen over productiviteit bij Businesstuts+.
Door deze systemen uit te proberen, ontwikkelt u een productiviteitstoolkit. Bij het lezen van dit artikel en het leren gebruiken van de Eisenhower Matrix, hebt u uw toolkit al in gebruik genomen met uw eerste systeem. Nu bent u klaar om te experimenteren met andere productiviteitssystemen.
Zodra je verschillende systemen hebt geprobeerd, begin je te leren wat werkt voor je mindset en levensstijl. Je kunt vervolgens aspecten uit de verschillende systemen nemen om samen je eigen systeem te hacken. We laten u zien hoe u dit aangepaste productiviteitssysteem kunt ontwikkelen om aan uw behoeften te voldoen.
Dus blijf bij ons en je wordt een productiviteitsninja.
Graphic Credit: Panic Designed by Cédric Villain van het Noun Project.
Accentsconagua