Share
Wanneer een nieuwe klant een project heeft waaraan u kunt werken, wat gebeurt er dan? Heb je een ingesteld proces dat je volgt? En, zo ja, wordt het ergens opgeschreven? Of gaat u gewoon mee met wat u doorgaans weet dat u nodig hebt om te beginnen?
Welk pad u ook volgt, dat is uw cliëntinnameproces. Dat klinkt misschien als een mooie term - meer iets dat een groot bureau zou gebruiken dan een individuele freelancer - maar gezien het feit dat hoe je de eerste stappen van je werk met een nieuwe klant aanpakt, kan bepalen hoe snel je een project kunt voltooien en hoe gelukkig dat je cliënt bij je is, een intake-proces kan heel belangrijk zijn.
Vandaag zult u ontdekken hoe u uw cliëntinnameproces kunt verbeteren. Maar eerst hebben we een speciale aanbieding voor u ...
Ontvang een Envato Elements-abonnement voor toegang tot duizenden ongelimiteerde sjabloondownloads voor een eenmalig maandelijks bedrag, met AND CO -toegang nu inbegrepen - waarmee u uw bedrijf kunt stroomlijnen van voorstel tot betaling.
Lees meer over deze krachtige aanbieding van Envato Elements voordat u ingaat op dit nuttige artikel.
Het intake-proces is jouw kans om alles te krijgen wat je nodig hebt om een project daadwerkelijk te voltooien. In een ideale wereld, zou u geen cliënt moeten contacteren na het opnameproces tot het project klaar is en klaar is om te gaan. Het is natuurlijk zeldzaam dat een project soepel verloopt. U moet uw intake-proces behandelen als de beste kans om uw cliënt vragen te stellen.
Er zijn een paar verschillende vormen die uw intake-proces kan aannemen. Een lang gesprek (bij voorkeur opgenomen), waarbij je een hoop vragen stelt en notities maakt over de antwoorden, is een populaire keuze. Die aanpak vereist wel een checklist met vragen waar je je weg doorheen kunt werken, samen met wat follow-up om alle bestanden of bronnen te krijgen die je nodig hebt.
Persoonlijk heb ik gemerkt dat, aangezien ik toch een hele reeks vragen moest maken, het logisch was om nog een stap verder te gaan en ze in een vragenlijst te veranderen die ik meteen voor een nieuwe klant kan e-mailen. Het maakt ook het bijwerken van mijn gegevens een stuk eenvoudiger wanneer een klant een nieuw project moet voltooien.
Om effectief met een klant te kunnen werken, zijn er enkele antwoorden die u zou moeten hebben, ongeacht wat voor soort freelancer u bent:
Hopelijk verwacht u dat uw klanten een contract ondertekenen en vooraf een gedeeltelijke betaling indienen. Die items moeten ook deel uitmaken van uw intakeproces - u moet niet verder gaan zonder ten minste een contract bij de hand te hebben en bij voorkeur een beetje geld op de bank. U kunt een mooi professioneel pakket samenstellen, inclusief een vragenlijst, een factuur en een contract, met kleine wijzigingen voor elke nieuwe klant.
Je zou nooit een klant vragen, prospectief of bevestigd, om door een minder-dan-professionele portfolio te kijken. Je weet dat als je geen tijd neemt om jezelf als professional te presenteren, het veel moeilijker is om aan het werk te gaan.
Als een klant van mening is dat je iets minder dan handig hebt afgehandeld, zal ze je in de toekomst geen werk bieden.
Maar het hele project waaraan u met een klant werkt, is effectief toeval en kans om uw professionaliteit te bewijzen. Als een klant van mening is dat je iets minder dan handig hebt afgehandeld, zal ze je in de toekomst geen werk bieden. En als je niet professioneel bent, zal ze zich niet op haar gemak voelen door je een testimonial te geven of je haar connecties aan te bevelen.
Een professionele benadering van het verkrijgen van de informatie die u nodig hebt, in plaats van om details te vragen wanneer ze bij u opkomen, is een van de gemakkelijkste manieren om uzelf te onderscheiden. Ze presenteren met een gemakkelijk te volgen proces dat duidelijk maakt dat je ze zonder al te veel stress van het idee naar het eindproject krijgt, is een teken van echte professionaliteit.
Over het algemeen, als u iets presenteert als een voorlopig werkblad en een aantal basisdocumenten die er gestandaardiseerd en goed ontworpen uitzien, zullen uw klanten ze vanzelfsprekend invullen. Ze zullen zich ook een beetje opgelucht voelen door het proces.
Soms merk je misschien dat een klant denkt dat ze het te druk heeft om dit soort papierwerk te doen. U moet mogelijk even de tijd nemen om uit te leggen dat u deze informatie nodig heeft om aan de slag te gaan met het project (en dat omvat alle voorlopige betalingen die u nodig hebt).
Afhankelijk van het type werk dat je doet, zul je waarschijnlijk merken dat je een vervolgvergadering moet plannen zodra je alle details voor je hebt. Het zal een kwestie zijn van uw workflow, maar u kunt reageren op de eerste informatie met een formeel voorstel - of het intake-proces kan worden geactiveerd door de instemming van een klant met uw voorstel. De exacte volgorde van de gebeurtenissen hangt af van hoe u wilt werken en welke informatie u tijdens elke stap nodig heeft.
Het heeft geen zin informatie te verzamelen als u het niet gaat gebruiken. U hebt een manier nodig om de antwoorden van een individuele klant snel te verplaatsen naar een systeem waar u er de volledige waarde van kunt krijgen.
U hebt een manier nodig om de antwoorden van een individuele klant snel te verplaatsen naar een systeem waar u er de volledige waarde van kunt krijgen.
Als schrijver vind ik dat de eerste optie voor mij een stuk beter werkt: ik maak mijn eigen reeks richtlijnen voor schrijvers voor elke klant, niet anders dan wat je zou vinden op een website die freelance-werk accepteert. Bij andere soorten werk kan de taakgerichte aanpak een betere pasvorm zijn.
Bij een webontwerpproject is bijvoorbeeld weten waar specifieke afbeeldingen worden opgeslagen, alleen belangrijk wanneer u aan een specifieke taak werkt waarvoor u die afbeelding moet gebruiken. Uw benadering van projectbeheer maakt van de ene optie of de andere de duidelijke keuze voor u. Anders moet u wellicht elke optie uitproberen en zien hoe deze in uw workflow past.
Wees niet bang om je inlaatsysteem aan te passen terwijl je er meer klanten doorheen laat stromen. Misschien ontdek je dat er nog meer vragen zijn die je moet stellen (per slot van rekening is er nooit een freelancer misgegaan door om meer informatie te vragen). Maar net als bij elk bedrijfsproces, kunt u manieren vinden om taken efficiënter en effectiever te volbrengen terwijl u verder gaat. Dat kan meestal twee verschillende vormen aannemen: ten eerste kunt u een referentiedocument maken waarmee u terug kunt gaan en verschillende details kunt controleren terwijl u werkt. Ten tweede kun je die details doorbreken en ze associëren met de taken die deel uitmaken van het hele project waaraan je werkt.
Een van de grootste voordelen van een echt goed intake-proces is te zien wanneer je het punt bereikt waarop je zelf te veel werk te verwerken hebt. Als je een deel van je werk wilt uitbesteden of een assistent wilt inzetten, moet je een systeem hebben voor het afhandelen van elke stap van een project - alles wat niet puur creatief is, moet worden uitgeschreven als je het wilt uitdelen aan iemand anders.
Het intake-proces kan iets zijn dat gemakkelijk kan worden overgedragen, op voorwaarde dat je elke stap duidelijk hebt opgemaakt, zodat een assistent gewoon kan meegaan. Dit is een van die gevallen waarin een vragenlijst voor uw klanten moet worden ingevuld, in plaats van een aanpak die afhankelijk is van meer interactie, is nuttig: uw klanten willen met u communiceren, geen assistent, maar het zal niemand erg schelen als ze moeten gewoon een vragenlijst opsturen naar een e-mailadres dat niet persoonlijk bij u hoort.
Een assistent, met name een virtuele assistent, kan een ingevuld intake-formulier nemen en al uw bestanden en notities instellen voordat u aan het project gaat werken. Ze kan sjablonen opzetten op basis van de informatie in die vragenlijst en richtlijnen die u kunt verstrekken, geplande vervolgafspraken plannen die met de klant moeten plaatsvinden en zelfs uw contactpunt over het verzenden van bestanden lastig vallen. Als u alles in uw freelanceactiviteiten hebt gesystematiseerd, kan ze uw facturen zelfs voorbereiden en klaar hebben om te verzenden zodra u het project voltooit.
Een goed cliënt intake proces kan elk ander deel van een freelance project veel soepeler laten verlopen.
Accentsconagua