Share
Waar denk je aan als je de zin zakelijke brieven hoort? Doen witte enveloppen met mooie briefhoofden en benauwd schrijven voor de geest? In de meeste gevallen zou je gelijk hebben.
Zelfs als bijna alles tegenwoordig via e-mail wordt gedaan, zijn zakelijke brieven niet uitgestorven of helemaal niet in stijl, dus het loont nog steeds om te weten hoe ze op de juiste manier moeten worden geschreven en geformatteerd.
Zoals je waarschijnlijk al op de basisschool hebt geleerd, bestaan zakelijke brieven uit verschillende delen. In dit gedeelte wordt beschreven wat er in elk onderdeel zit en wat het juiste letterformaat is.
Het is belangrijk om te weten hoe u een zakelijke brief goed kunt adresseren, vooral als u een antwoord verwacht.
Dit gedeelte bevat uw volledige adres, telefoonnummer en e-mailadres. Sommige mensen willen hun volledige naam bovenaan deze lijst zetten, maar sommige mensen vinden het overbodig, omdat je de brief toch met je naam ondertekent. U hoeft dit niet op te nemen als het papier dat u gebruikt een briefhoofd heeft.
Wat moet ik opnemen en opmaken:
Bepaal de maand en vermeld het volledige jaar. Schrijf de maand, datum en het jaar als u een zakelijke brief verzendt in de Verenigde Staten, maar begin de datum met de dag (bijvoorbeeld 18 oktober 2018) als u een brief naar het VK of Australië stuurt.
Neem de informatie van de ontvanger op, beginnend met hun naam, gevolgd door hun functie en volledig adres. Richt de ontvanger op Ms, Mr of gebruik zonodig een passende titel
De aanhef gebruikt in de geadresseerde sectie hoeft niet hetzelfde te zijn als hier gebruikt. Het hangt allemaal af van hoe dichtbij of vertrouwd je bent met het adres en de context van je brief. De decaan van het College of Sciences is mogelijk je tante, maar als je haar officieel schrijft, is het het beste om de aanhef te gebruiken. "Dean (achternaam) " of "Dr. (achternaam)"Omdat er een kans is dat andere mensen omgaan met haar correspondentie. Militaire en religieuze titels moeten worden geschreven zoals ze zijn.
Weet u niet zeker van het geslacht van de ontvanger? Gebruik de heer of mevrouw niet, schrijf gewoon "Geachte"Gevolgd door hun volledige naam. Als je niet weet wie de exacte contactpersoon is, "Voor wie het aangaat" zal ik doen. U kunt ook de afdeling of groep die uw brief behandelt, zoals "Leden van het wervingscomité"Of"Condominium Association Management. "
Beëindig altijd de aanhef met een dubbele punt, geen komma.
Het hoofdgedeelte van de brief bestaat meestal uit een tot drie korte paragrafen, elk met een specifieke bedoeling en georganiseerd voor de duidelijkheid.
De afsluiting bevat een of twee zinnen waarin de ontvanger wordt gevraagd de nodige actie te ondernemen in uw brief en bedankt voor het lezen van uw e-mail.
Voorbeelden van afsluiting van zakelijke brief:
De gratis afsluiting is een aftekenzin ingevoegd vóór uw handtekening. Je hebt hier veel opties, maar in het algemeen moet je die vermijden die waardering of dank betekenen in letters waar je niets vraagt.
Voorbeelden
Onderteken de brief onder de gratis close. Zorg ervoor dat u ten minste vier afzonderlijke spaties tussen uw naam en sluiting achterlaat, zodat er voldoende ruimte is voor uw handtekening. Mogelijk wilt u ook uw functienaam, telefoonnummer en e-mailadres onder uw volledige naam opnemen.
Vóór het tijdperk van e-mail schreven mensen:Behuizingen"Onderaan zakelijke brieven om aan te geven dat de envelop andere documenten bevat. Zie het als de gedrukte versie van "zie bijlage"Voor e-mails.
Behuizingen worden linksonder in de brief genoteerd, een aantal spaties onder uw handtekening, gevolgd door een lijst met de opgenomen documenten. Bijvoorbeeld:
Bijlagen:
Zakelijke brieven komen meestal in een van de drie hoofdformaten, volledig blok, gewijzigd of ingesprongen. Hoewel er geen goed of slecht formaat is, zijn er gevallen zoals in universitaire toepassingen, waar een specifiek formaat vereist is. Als u niet zeker weet welke indeling u moet volgen, hoeft u alleen maar de eerdere brieven te controleren die u van de instelling heeft ontvangen en dezelfde opmaak te volgen.
Volledig blok is het meest gebruikte formaat voor zakelijke brieven, omdat dit het gemakkelijkst is. U hoeft zich geen zorgen te maken over streepjes en alles blijft gerechtvaardigd. Enkele spatiëring wordt gebruikt in plaats van streepjes voor nieuwe paragrafen.
Hieronder staat een voorbeeld van een volledige blokletter van het Writing Center van de University of North Carolina:
Het gewijzigde formaat is een beetje moeilijk te onthouden omdat niet alles links-verantwoord is. De geadresseerde, de aanhef en de hoofdtekst van de brief blijven gemotiveerd, terwijl het adres, de datum, de afsluiting en de handtekening van de afzender naar rechts zijn uitgelijnd.
In het onderstaande voorbeeld zijn er twee spaties tussen het adres van de afzender en de datum waarop de brief is geschreven en drie spaties tussen het adres van de ontvanger en de aanhef. Er zijn ook twee spaties tussen de eerste alinea van de lettertekst en aanhef en twee spaties voor elke nieuwe alinea.
De gratis close, handtekening en de laatste alinea van de letter zijn alle twee spaties uit elkaar.
Hieronder ziet u een voorbeeld van een zakelijke brief in aangepast formaat van Savvy Business Correspondence:
Het ingesprongen of semi-blok-formaat is vergelijkbaar met het gewijzigde formaat, behalve dat het begin van elke alinea inspringt.
Uw zakelijke brief moet een goede eerste indruk maken, omdat in sommige gevallen het lezen van die brief de eerste keer is dat de ontvanger "ontmoetingen" uw bedrijf.
Bedrijven zijn niet de enigen die briefhoofden kunnen gebruiken. Solopreneurs, sollicitanten en iedereen die een merk voor zichzelf wil maken, kan een briefhoofd gebruiken om hun brieven uniek te maken. Briefhoofden kunnen ook worden gebruikt om de authenticiteit van het document voor de ontvanger te verifiëren, wat vaak het geval is voor brieven van de regering en bankbrieven.
U vindt professionele sjablonen voor kantoorbenodigdheden op Envato Elements of GraphicRiver.Het ontwerp van het briefhoofd varieert, het enige dat consistent is, is dat het de naam en het logo, het adres en de contactgegevens van uw bedrijf moet bevatten. Als u geen logo of bedrijfsnaam heeft, vervangt u dit door een onderdeel met uw volledige naam. Aangezien zakelijke brieven formeel zijn, kiest u een briefhoofdontwerp dat niet te druk of kleurrijk is en dat afbreuk doet aan het bericht dat u verzendt.
Gebruik geen briefpapier of geurend papier.
Wil je je eigen briefhoofd maken? Bekijk deze sjablonen van Envato:
Het is goed om bomen te redden, maar knijp niet teveel tekst in één pagina dat er geen ruimte over is. Laat 1 "tot 1,5" per kant achter.
Vermijd mooie lettertypen en moeilijk cursief te lezen. Blijf bij Verdana, Arial, Courier New of Times New Roman met een minimale lettergrootte van 12.
Gebruik een spatie tussen alinea's om de brief leesbaarder te maken. U moet ook ten minste één enkele spatie gebruiken tussen alle elementen van de letter, behalve tussen uw handtekening en de afgedrukte naam waarvoor vier regeleinden zijn vereist.
Zakelijke brieven moeten beknopt genoeg zijn om maar één pagina nodig te hebben, maar dat is niet altijd het geval. Juridische contracten, klachten en sommige adviesbrieven vereisen soms extra pagina's.
Om verwarring te voorkomen als de letterpagina's van elkaar worden gescheiden, moeten de tweede en volgende pagina's een briefhoofd en een paginanummer bovenaan bevatten. U kunt ook de datum en de naam van de ontvanger vermelden.
Zakelijke brieven worden om allerlei redenen verzonden. Bedrijven sturen het naar hun klanten of naar andere bedrijven waarmee ze werken, zoals leveranciers of logistieke partners. Individuen schrijven zakelijke brieven voor het bedrijfsleven en ook minder formele doeleinden.
Hier zijn enkele voorbeelden van soorten zakelijke brieven:
Niet alle klachten kunnen op sociale media worden uitgezonden en geadresseerd, sommige onderwerpen zijn een beetje gevoelig of beschamend en u wilt niet het risico lopen viral te worden. Dan zijn er klachten waarbij een telefoontje naar de hotline van de klantenservice van het bedrijf niet voldoende is. Voor al deze klachten is een gedrukte klachtbrief de oplossing.
Maak uw klacht kort, to the point en beleefd. Zorg dat u niet alleen begrijpt wat het bedrijf verkeerd heeft gedaan, vertel hen precies wat u wilt dat ze eraan doen.
Een ontslagbrief is wat een medewerker naar zijn baas stuurt als hij zijn baan wil opgeven. In de meeste gevallen moet u ten minste 14 dagen of twee weken vóór uw officiële vertrekdatum van het bedrijf toestemming geven.
Hieronder staat een voorbeeld van een ontslagbrief van American Recruiters:
Notitie: Als u het geslacht van de persoon die uw brief ontvangt niet kent, is het beter om een generieke begroeting als 'aan wie het kan gaan' te gebruiken dan om 'meneer / mevrouw' te gebruiken. of "meneer."
Een gedrukte sollicitatiebrief wordt samen met een cv verzonden om in het kort uit te leggen waarom u een goede kandidaat bent voor de functie. Goede sollicitatiebrieven zijn als hapjes in zekere zin dat het recruiters een idee geeft van wat ze van je kunnen verwachten, zonder dat ze hoeven te herhalen wat al op je cv staat.
Lees deze handleidingen voor meer informatie over het schrijven van een begeleidende brief:
Aanbevelingsbrieven worden verstuurd om de goede reputatie van een sollicitant bij een vorige werkgever of manager te verifiëren. In sommige gevallen zijn deze aanbevelingen niets meer dan een sjabloon gegenereerd door iemand van HR na het invullen van de lege plekken over de begin- en einddatum van een werknemer. Als je echter een sollicitatiebrief voor een goede medewerker schrijft, is het beter als je verder gaat dan de sjabloon om te laten zien dat je de tijd die je samen hebt gesteld op prijs stelt..
Bekijk deze gids als je hulp nodig hebt bij het schrijven van een aanbevelingsbrief:
Brieven die om informatie vragen, worden vaak naar bedrijven gestuurd door individuen of vertegenwoordigers van andere bedrijven wanneer zij informatie willen over een bepaald product of een bepaalde dienst. Deze brieven kunnen ook worden geschreven naar overheidsinstellingen wanneer u informatie opvraagt over het aanvragen van een vergunning of navraag doet bij een overheidsprocedure.
Hieronder staat een voorbeeld van een brief om informatie aan te vragen bij Word Mart:
Notitie: Als u het geslacht van de persoon die uw brief ontvangt niet kent, is het beter om een generieke begroeting als 'aan wie het kan gaan' te gebruiken dan om 'meneer / mevrouw' te gebruiken. of "meneer.":
Hebt u ooit een brief ontvangen waarin staat dat de vervaldatum van uw telefoonrekening is aangepast of dat het bedrag dat u betaalt is gewijzigd? Dat is een aanpassingsbrief. Het gaat echter niet alleen om datums en bedragen, er worden ook aanpassings- of wijzigingsbrieven verzonden wanneer bedrijven klanten willen informeren over wijzigingen in het product of de service die zij hebben gekocht.
Hieronder staat een voorbeeld van een briefaanpassingsbrief van het Corporate Finance Institute:
Bijschriften voor brieven, aankondigingen van nieuwe producten en liefdadigheidsevenementen zijn zakelijke brieven. Brieven die een nieuwe CEO, een IPO en zelfs degenen die u uitnodigen voor een conventie aankondigen, vallen ook onder zakelijke aankondigingsbrieven. Deze brieven worden ofwel als een interne memo verzonden, zodat alle medewerkers op de hoogte zijn van veranderingen binnen het bedrijf of als een aankondiging aan bedrijfsbelanghebbenden.
Hier is een voorbeeld van een zakelijke uitnodiging voor een educatief seminar van Letters.org:
Notitie: Als u het geslacht van de persoon die uw brief ontvangt niet kent, is het beter om een generieke begroeting als 'aan wie het kan gaan' te gebruiken dan om 'meneer / mevrouw' te gebruiken. of "meneer."
Het gebruik van de juiste rechtvaardiging en het opnemen van alle juiste elementen is niet genoeg voor een goede zakelijke brief. Nog belangrijker is om de juiste toon aan te slaan en ervoor te zorgen dat uw ontvanger de intentie van uw brief begrijpt.
Houd de volgende tips in gedachten de volgende keer dat u een zakelijke brief schrijft.
Vermijd highfalutin woorden en bloemrijke beschrijvingen. Houd de eerste paragraaf kort. Als je niet zeker weet hoe je moet beginnen, schrijf dan "Ik schrijf in referentie naar ... " leg dan uw verzoek vanaf daar uit.
Het is gemakkelijker om de medewerking van de ontvanger te krijgen als je een brief schrijft met hun voordeel in gedachten. Benadrukken wat je kunt doen, bied ze aan in plaats van wat je wilt dat ze doen.
Wat is het doel van de brief die je verzendt? Betuigt u dank, sympathie of eist u betaling voor schulden? Wat het ook is, u moet de juiste toon vaststellen, zodat de ontvanger de urgentie van uw verzoek begrijpt.
Vermijd jargon tenzij u absoluut zeker weet dat de ontvanger begrijpt waar u het over hebt.
Zelfs als dit een zakelijke brief is, is het oké om persoonlijke voornaamwoorden te gebruiken zoals jij, ik, wij en ons. Blijf bij "I" als u schrijft op basis van uw mening en gebruik "We" als u namens het bedrijf schrijft.
Wist je dat "CC" een kopie betekent van een gratis exemplaar? Vroeger, toen letters op de typeplaat waren geschreven, betekende "CC" een kopie, want dat is wat typisten gebruiken bij het maken van duplicaten. Hoe dan ook, dit is de afkorting die u onder de bijlageregel moet opnemen als u van plan bent om een kopie van de brief naar iemand anders te sturen.
Als u een welkomstkopie naar meer dan één persoon verzendt, vermeldt u de tweede naam onder de eerste zonder de 'CC'.
Voorbeeld:
"Cc: Mark Smith, Chief Financial Officer XYZ Widgets"
Volgens sms-experts, Text Request, wordt slechts 20% van de e-mails geopend en wordt 95% van de teksten binnen drie minuten na ontvangst gelezen, terwijl een grote hoeveelheid e-mail direct wordt verloren of in de vuilnisbak wordt gedaan, het is geen wonder dat sommige bedrijven zelfs zover gaan correspondentie via print en e-mail gevolgd door een verkorte versie als een tekst, alleen om ervoor te zorgen dat de ontvanger het krijgt.
Om formaliteit te behouden tijdens de aanpassing aan het digitale medium, worden de opmaak en alle elementen van de gedrukte zakelijke brief nog steeds opgenomen in een zakelijke e-mail, behalve twee kleine verschillen. De onderwerpregel dient als een samenvatting van de brief of een indicatie van waar de brief over gaat. De informatie van de afzender bevindt zich onderaan de letter, net onder de afgedrukte naam van de afzender.
Lees de volgende handleidingen voor meer informatie over het indelen van e-mailberichten:
Gebruik een zakelijke envelop als u een brief per post verzendt. Gebruik een envelop met het logo van uw bedrijf, zodat de ontvanger het meteen van uw bedrijf kan herkennen en voorkomen dat uw brief wordt weggegooid met andere promotionele rommel die zij ontvangen.
Als u niet zeker weet of uw handschrift leesbaar is, gebruikt u uw printer en tekstverwerker om het adres op de envelop af te drukken. Stuur belangrijke documenten en tijdgevoelige brieven per koerier.
Nu u hebt geleerd hoe u een brief opmaakt, kunt u beginnen met het verzenden van uw eigen zakelijke brieven.
Accentsconagua