Share
In de zakenwereld is communicatie een veel voorkomend probleem. In een onderzoek door trainingsbedrijf Fierce Inc. gaf 86% van de respondenten de schuld aan een gebrek aan samenwerking of ondoelmatige communicatie voor fouten op de werkplek.
Het communicatieprobleem wordt groter naarmate een bedrijf groeit en meer werknemers aanneemt, maar zelfs kleine bedrijven kunnen problemen tegenkomen. Als u slechts één of twee werknemers hebt, kunt u de dingen waarschijnlijk eenvoudig en informeel houden, maar naarmate u meer personeel gaat aannemen en het bedrijf begint te organiseren in groepen met een managementstructuur, moet u serieus aandacht besteden aan hoe u communiceren met uw werknemers - en hoe zij met u en met elkaar communiceren.
In deze zelfstudie bekijken we hoe we effectief kunnen communiceren met medewerkers. We bespreken strategieën om iedereen op de hoogte te houden, manieren om de kernwaarden van het bedrijf over te brengen en methoden om feedback te zoeken en conflicten op te lossen.
We bekijken ook enkele voorbeelden uit de praktijk om belangrijke punten te illustreren. Aan het einde van de zelfstudie zult u enkele stevige aanwijzingen hebben voor het verbeteren van de communicatie met medewerkers in uw kleine onderneming.
Communiceert u goed met uw kleine bedrijfsmedewerkers? (fotobron)Dit maakt deel uit van onze serie kleine bedrijven HR. Volg mee voor advies over het aannemen en behouden van het beste talent, het aanbieden van competitieve beloningen en voordelen, het opbouwen van een diverse en inclusieve bedrijfscultuur en meer.
Als u net begint, is het eenvoudig om iedereen op dezelfde pagina te houden. Maar zodra u begint te groeien en meerdere teams hebt, misschien op verschillende locaties, wordt het een echte uitdaging om alle werknemers op de hoogte te houden van wat er in andere bedrijfsonderdelen aan de hand is..
Zelfs in kleine bedrijven kunnen afdelingen verstarren tot "silo's", met weinig communicatie tussen hen. In dit gedeelte worden enkele manieren besproken om de belemmeringen weg te nemen en informatie binnen het bedrijf te houden.
Waarschijnlijk is de eenvoudigste manier om iedereen op de hoogte te houden, het versturen van e-mailupdates. Het is een populaire tool - uit een Ragan-enquête bleek dat 60% van de bedrijven minstens één keer per week e-mailnieuwsbrieven verstuurt en 14% zelfs verzendt dagelijks e-mails.
Het voordeel is dat het een eenvoudige en betrouwbare manier is om iedereen binnen het bedrijf te bereiken, en het is ook eenvoudig om e-maillijsten te maken voor bepaalde groepen werknemers als u dingen wilt segmenteren. Mensen controleren voortdurend hun e-mail, dus het is waarschijnlijk dat uw berichten worden gelezen en u kunt eenvoudig software gebruiken om de mate van betrokkenheid bij te houden (open tarieven, klikfrequenties, etc.).
Aan de andere kant is massale e-mail een nogal top-down communicatiemethode die waarschijnlijk geen interessante gesprekken zal stimuleren op de manier zoals sommige andere tools doen. Mensen kunnen alleen individueel op jou reageren, of ze kunnen de gevreesde "Allen beantwoorden" aanraken, wat snel logge, inbox-verstopte discussies kan veroorzaken als mensen het te ver voeren. Dat leidt tot een ander probleem met e-mail - dezelfde Ragan-enquête wees uit dat 80% van de mensen klaagde over overbelasting van e-mail. Het gebruik van e-mail draagt alleen maar bij aan het probleem, en er is een kans dat uw werknemers de berichten gewoon afstemmen.
Om e-mail effectief te gebruiken, probeer het boeiend en leuk te maken, met een duidelijke beloning voor mensen die het lezen - misschien een freebie, een nuttige bron of informatie die ze echt kunnen gebruiken in hun werk. Houd het ook visueel - denk aan het gebruik van een professioneel ontworpen sjabloon voor e-mailnieuwsbrieven:
Bedrijfsintranetten bestaan al jaren en helaas worden veel van hen zelden bezochte kerkhoven van verouderde beleidsdocumenten en ongelezen zakelijke blogs.
Maar het hoeft niet zo te zijn. Als u het goed ontwerpt en het voldoende boeiend maakt, kan een intranet een geweldige manier zijn om gesprekken te starten. De sleutel is om het mensen gemakkelijk te maken om hun eigen opmerkingen en artikelen te posten en om het gebruik in het begin aan te moedigen, zodat het een kritische massa opbouwt. Als mensen interessante gesprekken zien plaatsvinden, maken ze er elke dag een plaats van. Als ze oude, top-down inhoud zien, zullen ze een bladwijzer maken en zullen ze zelden terugkeren.
Softwarebedrijf Dex Media heeft bijvoorbeeld een intranet gemaakt met de naam The Buzz, waarop je gemakkelijk opmerkingen kunt maken en vragen kunt stellen. Hun VP Corporate Communications vertelde Interact Intranet:
"Nu hebben werknemers in het hele bedrijf een stem en een plek waar ze hun ideeën en meningen kunnen delen ... Mensen stellen team- en projectsites op, becommentariëren posts en stellen vragen, en we ontwikkelen een meer eigentijdse, ondernemende, vooruitstrevende op zoek naar bedrijfscultuur als resultaat. "
Als u niet wilt investeren in het bouwen van een intranet, kunt u een soortgelijk effect bereiken met cloud-software en chattechnologie.
Bij Envato Tuts + hebben we bijvoorbeeld een team over de hele wereld, van Florida tot Thailand. We gebruiken Slack voor informele gesprekken gegroepeerd op onderwerpen en interesses, en web-gebaseerde applicaties zoals Trello en Basecamp voor meer formele projecten en samenwerking. En mensen gebruiken ook Google Docs en andere cloud-gebaseerde aanbiedingen om informatie gemakkelijk te delen.
Er zijn natuurlijk nog veel andere opties, dus het is gewoon een kwestie van vinden wat geschikt is voor uw bedrijf en moedigt communicatie aan. Bekijk deze samengestelde verzameling voor meer mogelijkheden:
Persoonlijke ontmoetingen en trainingen kunnen mensen ook helpen up-to-date te blijven. U kunt trainingssessies voor een medewerker van het ene gebied plannen om de andere in een ander op te nemen. Een verkoper kan bijvoorbeeld een trainingssessie houden voor mensen in een productbeheerrol en hen vertellen over de feedback die ze krijgen van potentiële klanten en de trends die ze in de branche zien. Dat perspectief zou waardevol kunnen zijn voor mensen met minder direct klantcontact en zou kunnen bijdragen aan een succesvollere productontwikkeling.
Een gedegen documentatie van het bedrijfsbeleid is een ander belangrijk communicatiemiddel - het kan werknemers helpen te weten hoe ze dingen voor elkaar kunnen krijgen zonder tijd te verspillen met rondvragen. Een medewerkershandboek is hiervoor een prima hulpmiddel. We hebben zelfstudies over training en over handboeken voor werknemers elders in deze serie:
Elk succesvol bedrijf heeft zijn eigen waarden en doelen. Of je ze nu duidelijk hebt uitgesproken of niet, ze bestaan - je bedrijf bestaat voor een bepaald doel (meer dan alleen maar geld verdienen!), En je hebt een bepaalde manier van zakendoen die zich van anderen onderscheidt.
Het is belangrijk dat alle werknemers op dezelfde pagina staan over de waarden en missie van het bedrijf, maar dit kan gemakkelijk verloren gaan in het dagelijkse werkleven, vooral als u begint te groeien.
Als u uw waarden effectief en authentiek wilt communiceren, moet u er natuurlijk eerst duidelijk over zijn. Als je hierbij hulp nodig hebt, bekijk dan de volgende tutorials:
Dan begint het proces van wat dit uitstekende artikel in de Harvard Business Review noemt "het merk binnenin verkopen".
Wat ik leuk vind aan deze formulering, is dat het ondernemers aanmoedigt werknemersmededelingen op dezelfde manier te benaderen als bij externe marketing. De doelen zijn immers vergelijkbaar met zowel werknemers als klanten: een positief beeld van het bedrijfsmerk bevorderen en een hogere mate van betrokkenheid en loyaliteit bereiken.
Bedrijfseigenaren nemen dergelijke betrokkenheid en loyaliteit vaak als vanzelfsprekend met hun werknemers, of misschien geloven ze dat het automatisch moet komen in ruil voor het betalen van een salaris, maar dat is gewoon niet het geval. Uit onderzoek na onderzoek blijkt dat grote delen van het personeel zijn ontslagen en van plan zijn te vertrekken. Met werknemers, net als met klanten, moeten betrokkenheid en loyaliteit worden verdiend.
Het HBR-artikel bevat enkele geweldige voorbeelden van hoe bedrijven dat hebben gedaan. Ze zijn meestal gebaseerd op grote bedrijven, maar kleine bedrijven kunnen soortgelijke dingen doen, dus raad ik aan om het te lezen om ideeën op te doen.
Sommige managers bij Nike kregen bijvoorbeeld de titel 'Corporate Storyteller' en werden aangemoedigd om verhalen te vertellen die de belangrijkste waarde van het bedrijf illustreren. Doe het gewoon:
"Nike mede-oprichter Bill Bowerman, in een poging om een betere schoen voor zijn team te bouwen, goot rubber in het wafelijzer van de familie, waardoor het prototype van Nike's beroemde Waffle Sole geboren werd. Door over dergelijke inventieve bewegingen te praten, hoopt het bedrijf de geest van innovatie te behouden die kenmerkend is voor zijn reclamecampagnes, levend en goed binnen het bedrijf. "
Natuurlijk is de beste manier om bedrijfswaarden te versterken niet om over hen te praten, maar om ze te leven. Het artikel citeert ook Minnesota Bicycle Quality Quality Products, dat zich inzet voor de bescherming van het milieu. Medewerkers die binnen tien mijl van het bedrijf wonen, krijgen dagelijks een tegoed van $ 2 voor fietsen, carpoolen of een bus nemen naar hun werk. Dat zijn waarden in actie.
Communicatie is tweerichtingsverkeer. Naast de communicatie met uw werknemers, moet u hen aanmoedigen om met u te communiceren, zowel over hoe zij zich voelen in hun werk als over belangrijke informatie of ideeën over het bedrijf..
Het gebruik van enkele van de strategieën die we zojuist hebben genoemd, zoals software voor samenwerking en chat-tools, zal tot op zekere hoogte helpen. Maar zelfs in kleine bedrijven kunnen mensen bang zijn om hun mening te geven over gevoelige kwesties in openbare forums of voor de baas.
Dus regelmatige enquêtes onder medewerkers zijn een must. Het is het beste om een externe consultant te krijgen om de enquêtes uit te voeren, en wel om twee redenen:
Bij een klein bedrijf met weinig werknemers moet u mogelijk extra inspanningen leveren om ervoor te zorgen dat mensen nog steeds niet kunnen worden geïdentificeerd. Daar kan een consultant mee helpen. Overweeg ook de resultaten te koppelen aan een of andere benchmark, zoals een externe organisatie zoals Great Place to Work. Dat kan helpen om te zien waar het goed met je gaat en waar je harder moet werken. Regelmatig inspecteren en consistentie in de gestelde vragen handhaven, kan u ook helpen trends in de loop van de tijd te herkennen.
Als eigenaar van een klein bedrijf is er geen excuus om niet regelmatig met uw werknemers te vergaderen. Zelfs Facebook-CEO Mark Zuckerberg ontmoet geregeld instapmedewerkers in zogenaamde "Zuck Reviews".
Nog beter dan een formele beoordeling is echter een informele bijeenkomst. Zuckerberg is een fan van wandelbijeenkomsten, samen met andere tech-fans zoals Steve Jobs en Jack Dorsey. Mensen kunnen zich vaak losmaken en zich vrij voelen om hun gedachten te uiten wanneer ze in de open lucht lopen in plaats van aan een bureau of rond een vergadertafel te zitten.
Dus, hoewel u druk bezig bent, plant zo vaak mogelijk wat tijd met elke medewerker. Hoewel we hebben gesproken over een aantal grootschalige technologische oplossingen, kan een eenvoudige face-to-face chat vaak de meest effectieve vorm van communicatie zijn. In het begin lijkt het misschien hoogdravend, maar als je het regelmatig doet, kun je een niveau van vertrouwen opbouwen dat werknemers aanmoedigt om met je open te gaan en vrijuit te spreken.
In een groot bedrijf is een belangrijke functie van de HR-afdeling het oplossen van conflicten tussen werknemers en het afhandelen van klachten. Als een medewerker zich onterecht behandelt of als twee personeelsleden de verschillen niet kunnen oplossen, hebben ze een geschikte manier nodig om het probleem op te lossen..
Als eigenaar van een klein bedrijf, zijn die dingen misschien wel uw verantwoordelijkheid, dus hier volgt een aantal praktische tips:
Eerst moet je een plan hebben. Conflicten zullen van tijd tot tijd in elke organisatie ontstaan, zelfs als de werkplekcultuur over het algemeen gezond is, dus je moet een methode hebben om ermee om te gaan. Als uw bedrijf te klein is om een HR-vertegenwoordiger te hebben, dan moet u misschien binnenstappen, maar ook rondkijken in het bedrijf om andere mensen te identificeren die over de vaardigheden beschikken om als effectieve bemiddelaars op te treden..
Stel vervolgens een proces voor conflictoplossing op. De volgende checklist van de afdeling Human Resources van de University of California, Berkeley, biedt een uitstekend startpunt:
Probeer gezonde communicatiepatronen aan te moedigen door mensen te vragen hun persoonlijkheden en emoties uit het hoofd te blijven en probeer de problemen en consequenties objectief te beschrijven, zonder beschuldigingen te uiten.
Conflicten kunnen moeilijk zijn om aan te pakken, zowel voor de betrokkenen als voor degenen die proberen te bemiddelen. Maar als dit niet is opgelost, kan dit leiden tot opgebouwde wrok en een vergiftigde werkomgeving.
Zie het Berkeley-artikel voor meer informatie, evenals dit bericht over het gebruik van de vreemd benoemde maar krachtige "giraftaal" om conflicten onschadelijk te maken. Als de zaken zo slecht worden dat je denkt dat je er niet mee om kunt gaan, of als de situatie een mate van onpartijdigheid vereist die je niet kunt bieden, overweeg dan om een externe bemiddelaar of arbiter in te schakelen..
In deze zelfstudie hebt u geleerd hoe u de communicatie met medewerkers in uw kleine onderneming kunt verbeteren. U hebt enkele voorbeelden van succesvolle bedrijven gezien en geleerd over enkele technieken die u vandaag in uw bedrijf kunt gebruiken.
Of u nu vertrouwt op softwaretools, enquêtes, nieuwsbrieven, persoonlijke vergaderingen of een combinatie van al deze elementen, u kunt uw eigen stempel erop drukken en een aantal praktische tips voor uzelf maken. Communicatie is immers het beste als het authentiek is, dus doe wat voor u authentiek aanvoelt.
De volgende in deze serie over HR voor kleine bedrijven is een blik op enkele van de belangrijke HR-vereisten voor kleine bedrijven. Daarna bekijken we andere onderwerpen, zoals de slechtste HR-problemen en de beste HR-softwareoplossingen. Blijf dus op de hoogte!
Accentsconagua