Share
Elke maand lijkt je team echt hard te werken om zijn doelen te bereiken. Maar elke maand, als je de deadline nadert, merk je dat je team achterloopt. In maart vertelde iemand je dat het probleem een softwareprobleem was. Dus je hebt nieuwe software gekocht.
In april hoorde je dat een tekort aan marketingmateriaal het probleem veroorzaakte, dus schreef je een strenge memo aan de directeur marketing, waarin om een verklaring werd gevraagd. In mei was je team weer laat; deze keer legde een teamlid uit dat het probleem te maken heeft met een vertraging van het netwerk. Dus je hebt IT gebeld om het probleem op te lossen.
Nu is het juni en je kijkt naar nog een ander gemist doel. En je bent het beu om brand te blussen. Iets moet de oorzaak zijn van al deze gemiste doelen, en je wilt uitzoeken wat het echte probleem is en ermee omgaan. Voor eens en altijd.
Dit is een taak voor Root Cause Analysis.
Een analyse van de hoofdoorzaak, volgens het Washington State Department of Enterprise Services, is "een systematisch proces voor het identificeren van 'grondoorzaken' van problemen of gebeurtenissen en een aanpak om daarop te reageren. [Het] is gebaseerd op het basisidee dat effectief management meer vereist dan alleen maar 'blussen' voor problemen die zich ontwikkelen, maar een manier vinden om ze te voorkomen. '
Root-causeanalyse wordt vaak, hoewel niet altijd, geassocieerd met Six Sigma, een reeks bedrijfsgereedschappen ontwikkeld door Motorola in de jaren '80. Het doel van Six Sigma is om door middel van een continu proces van evaluatie en verbetering consequent een zeer hoog aantal normen te bereiken en ernaar te streven.
Ben je klaar om de root te vinden van de bedrijfsproblemen van je team??
Stel je voor dat je nog nooit van de verkoudheid hebt gehoord. Dan, op een dag, ontwikkel je een verstopte neus, koorts, hoofdpijn en een hoest. Je ziet elk afzonderlijk symptoom als een uniek probleem en je ziet jezelf als lijdend aan een hele reeks ziekten - elk erger dan de vorige. Je behandelt de verstopte neus met een decongestivum, de koorts met aspirine en de hoest met hoestsiroop. Je voelt je al een tijdje beter. Maar binnen een paar uur verschijnen alle symptomen opnieuw. Je begint te wanhopen dat er helemaal geen remedie is.
Vervolgens analyseer je je symptomen, waarbij je opmerkt dat ze allemaal op hetzelfde moment verschenen. Je doet een beetje onderzoek en je ontdekt dat nee, je hebt geen vier verschillende ziektes. Je hebt slechts een enkele ziekte die heel eenvoudig kan worden aangepakt met een combinatie van rust, veel vocht en het verstrijken van de tijd.
In het bovenstaande bedrijfsvoorbeeld keek je naar een reeks symptomen - gemiste deadlines, softwareproblemen, connectiviteitsproblemen, een gebrek aan marketingmateriaal - maar je had het onderliggende probleem nog niet gediagnosticeerd.
Met analyse van bronoorzaken kunnen bedrijfsmanagers zoals u de symptomen van een probleem analyseren en het onderliggende probleem vaststellen. Als je eenmaal weet wat het onderliggende probleem is, heb je een veel betere kans om de symptomen permanent op te lossen!
Het doel van Root Cause Analysis is eenvoudig: om de onderliggende reden of redenen voor een probleem te bepalen en om die redenen te elimineren. Het proces is echter niet zo eenvoudig. Er zijn meerdere tools voor Root Cause Analysis (die we later in dit artikel vollediger zullen onderzoeken), en meerdere stappen op weg naar het analyseren van een oorzaak.
Welke tool u ook kiest voor Root Cause Analysis, u ondergaat dezelfde basisstappen:
Laten we eens wat dieper ingaan op deze stappen:
Eerst definieer je je probleem - en de meeste problemen zijn bedrieglijk eenvoudig. We blijven onze doelen missen. We hebben een laag moreel op onze werkplek. Onze producten zijn gebrekkig. Deze eenvoudige verklaringen kunnen echter het resultaat zijn van een complexe reeks problemen en omstandigheden.
Voordat we een heel eenvoudige definitie van het probleem accepteren, is het de moeite waard om een beetje dieper te graven door vragen te stellen zoals "hoe wordt het lage moreel uitgedrukt?" Of "op welke manier zijn onze producten gebrekkig?" Hoe meer je weet over de symptomen, hoe beter je de onderliggende problemen kunt diagnosticeren.
Nadat u het probleem hebt gedefinieerd, brainstormen u en uw team over mogelijke redenen waarom het probleem bestaat. Dit zijn geen grondoorzaken; in plaats daarvan zijn het startplaatsen vanwaaruit een oorzaak wordt afgeleid. Deze redenen kunnen menselijk zijn (Joe verwaarloosd om onze virussoftware te updaten), organisatie (niemand vertelt ooit wat ze nodig hebben, totdat het te laat is) of fysiek (mijn auto is stuk en ik was te laat bij de klantvergadering).
Nu is het tijd om de onderliggende conditie of grondoorzaken achter het probleem dat u hebt gedefinieerd te bepalen. Er zijn veel tools beschikbaar om dit te doen, maar ze hebben allemaal hetzelfde als het vermogen om je te helpen onder de oppervlakte te graven.
Het proces van brainstormen duurt enige tijd en vereist misschien zelfs een beetje onderzoek. Waarom heeft Joe nagelaten de virussoftware te updaten? Wat veroorzaakte de communicatiekloof tussen marketing en de rest van het bedrijf? Op de lange termijn heb je een goed begrip van een probleem dat veel groter of uitgebreider kan zijn dan je had verwacht.
Zodra u de echte, onderliggende, hoofdoorzaak voor uw probleem begrijpt, kunt u beginnen met het ontwerpen van een oplossing. Natuurlijk is die oplossing misschien niet zo eenvoudig als "update de antivirussoftware." Misschien moet je nadenken over de processen achter het updaten van software of een volledig nieuw softwaresysteem kiezen. Dit kan een reorganisatie van de organisatie met zich meebrengen om de communicatie te verbeteren. Welke oplossing u ook ontwikkelt, u zult ook de stappen moeten doordenken die nodig zijn om het met succes te implementeren en te evalueren.
Het implementeren en evalueren van een oplossing of oplossingen is relatief eenvoudig. De sleutel tot implementatie is planning en zorgen voor buy-in op alle niveaus. Evaluatie kan op veel verschillende manieren worden gedaan, maar wat uw methode ook is, uw basisproces is hetzelfde: door vragen te stellen, zoals "zijn de symptomen verdwenen?" of "Is het probleem opgelost?" u zult bepalen of uw proces succesvol was.
Root Cause Analysis is een erg populaire zakelijke tool en als gevolg daarvan hebben veel verschillende bedrijfstheoretici tools ontwikkeld om de klus te klaren. Sommige van deze hulpmiddelen zijn relatief eenvoudig; andere zijn behoorlijk ingewikkeld. Uw hulpmiddelkeuze is afhankelijk van de complexiteit van uw probleem, de grootte van uw bedrijf en de middelen en tijd die u beschikbaar hebt. Hier zijn slechts enkele van uw opties:
Dit proces is in veel opzichten zo simpel als het klinkt. Het is een proces van het stellen van een reeks vragen, die elk je dieper leiden. Bijvoorbeeld:
We hebben geen nieuwe klant kunnen aanleveren. Waarom? Omdat we een slechte job hebben gedaan in onze klantpresentaties. Waarom? Omdat we niet de materialen hebben gehad die we nodig hadden om een goede indruk te maken. Waarom? Omdat de marketingafdeling de Powerpoints en brochures niet heeft bijgewerkt. Waarom? Omdat Marketing niet beschikt over de informatie die nodig is om bijgewerkte Powerpoints en brochures te maken. Waarom? Omdat de informatie zes weken in de "in" -doos van de IT-directeur zit.
Dit is natuurlijk een vereenvoudigde versie van 5 Why's, maar je kunt zien hoe snel het schijnbare probleem - in dit geval moeilijkheid bij het maken van verkopen - kan worden herleid tot een intern probleem met de organisatie door alleen maar "waarom" steeds opnieuw te vragen.
Deze "mindmapping" -techniek maakt gebruik van een fishbone-diagram, brainstorming en analyse om de oorzaak te achterhalen die ten grondslag ligt aan een probleem of probleem binnen een organisatie. Samen bepaalt een groep de problemen, de mogelijke oorzaken van het probleem en vervolgens de mogelijke redenen achter de oorzaken. Nadat een kaart is gemaakt, kan de groep de resultaten analyseren, de meest waarschijnlijke oorzaken bepalen en beginnen met het ontwikkelen van ideeën voor het adresseren van deze hoofdoorzaken.
Volgens de theorie achter Pareto-analyse leidt 20% van de oorzaken tot 80% van de resultaten. Dit geldt zowel voor negatieve resultaten als positieve resultaten. Door de negatieve uitkomsten van verschillende oorzaken te analyseren en te scoren, is het mogelijk om de rotte 20% te lokaliseren en vervolgens die oorzaken voor positieve actie te targeten. Met andere woorden, met Pareto Analysis kunt u beslissen welke problemen er echt toe doen en actie ondernemen om ze te elimineren.
Voor elk bedrijf, en voor elke situatie, zullen verschillende tools en processen informatie opleveren over basisoorzaken. Bij Boeing leverde Root Cause Analysis van problemen met het C17-vliegtuig uiteindelijk het Integrated Safety Management System op dat 12 essentiële elementen heeft, waaronder open communicatieprocessen en uitdagende doelen en doelstellingen. Hier is hoe het proces wordt beschreven in een artikel genaamd "Incredible Journey":
[Root Cause Analysis] tools en gegevens, evenals de betrokkenheid van belanghebbenden, vonden zeven laatste grondoorzaken voor de reden waarom het C-17-programma zoveel verloren werkdagen en hoge compensatiekosten voor werknemers had. Deze hoofdoorzaken - die het team met dezelfde methoden, tools en gegevens gevalideerd had - waren:
- Geen persoonlijke verantwoordelijkheid voor veiligheidsprestaties.
- Gebrek aan communicatie. Ontoereikende procedures, training en regels.
- Gebrek aan managementbetrokkenheid.
- Geen zakelijke prioriteit.
- Geen veiligheidsintegratie.
- Opstandige veiligheidscultuur.
Na beoordeling van de huidige toestand, het vaststellen van de hoofdoorzaken en het betrekken van belanghebbenden, ontwikkelde en implementeerde het team een nieuw C-17 geïntegreerd veiligheidsbeheersysteem, waarvan teamleden geloofden dat het de basis was voor het bereiken van een veiligheidscultuur van wereldklasse..
Als Root Cause Analysis voor Boeing kan werken, is de kans groot dat dit voor uw bedrijf werkt. De sleutel is om te beginnen met de juiste vragen, de juiste tools te selecteren en op te volgen om te zorgen dat de analyse tot actie leidt - en niet tot een doodlopende weg.
Door tools zoals Oorzaak- en Effectanalyse, Pareto-analyse en de Five Whys te gebruiken, ontmantelen bedrijven over de hele wereld serieuze problemen en plannen ze voor succes. In deze reeks over de analyse van basisoorzaken gaan we dieper in op elk van deze strategieën, waardoor uw team de probleemoplossende tools krijgt die het nodig heeft.
Graphic Credit: Wrench ontworpen door Tony Gines van het Noun Project.
Accentsconagua