Share
Voor kleine bedrijven is contant geld koning. Het maakt niet uit hoeveel klanten je hebt of hoeveel geld je is beloofd: als je het niet ontvangt voordat je eigen rekeningen opeisbaar zijn, kom je in de problemen.
Late betalingen zijn een veelvoorkomend probleem voor kleine bedrijven. Volgens een enquête van de nationale federatie van onafhankelijke bedrijven uit 2012 had 64% van de kleine bedrijven facturen die gedurende ten minste 60 dagen niet waren betaald.
In een eerdere tutorial behandelde ik enkele tips om op tijd betaald te krijgen. In de tutorial van vandaag zullen we in meer detail kijken naar het onderwerp betalingsvoorwaarden. Wat zijn de verschillende opties en wat geeft de gegevens weer over welke voorwaarden u helpen om sneller betaald te worden??
We zullen dit allemaal doornemen, zodat je uiteindelijk je EOM kent van je 2/10 Net 30, en nog belangrijker, je bent in de positie om sneller en betrouwbaarder geld op weg te krijgen..
Maar eerst hebben we een krachtige aanbieding gericht op freelancers en eigenaren van kleine ondernemingen die niet alleen toegang nodig hebben tot geweldige grafische bronnen, maar ook helpen bij het soepel verlopen van het factureringsproces van hun klanten..
Profiteer van onze huidige Envato Elements + AND CO transactie: Ontvang een Envato Elements-abonnement voor toegang tot duizenden ongelimiteerde sjabloondownloads voor een eenmalig maandelijks bedrag, met AND CO -toegang nu inbegrepen - waarmee u uw bedrijf kunt stroomlijnen van voorstel tot betaling.
En als u hulp nodig hebt bij de basisprincipes van het samenstellen van een factuur, bekijk dan mijn recente zelfstudie Wat is een professionele factuur, of bekijk enkele van de factuurtemplates op Envato Market.
Deze creatieve factuur is slechts een van de honderden professionele factuursjablonen die beschikbaar zijn bij GraphicRiver.Wanneer u een factuur verzendt, vertelt u uw klant hoeveel geld u verwacht in ruil voor het werk dat u hebt gedaan. De betalingsvoorwaarden specificeren wanneer dat geld verschuldigd is en hoe het moet worden betaald.
Het belangrijkste aspect van de betalingsvoorwaarden is dus het tijdsbestek waarin u verwacht te worden betaald. Maar als onderdeel van de betalingsvoorwaarden kunt u ook aangeven wat er gebeurt als mensen niet betalen: misschien een boete of rente die na een bepaalde datum moet worden toegepast. Of, als u positiever wilt zijn, kunt u een korting aanbieden aan iedereen die vroeg betaalt. U kunt ook betalingsmethoden opgeven.
We zullen bekijken hoe die opties in het volgende gedeelte werken, en onderzoeken welke het beste werken. Maar laten we voor nu enkele van de gebruikelijke betalingsvoorwaarden die u mogelijk tegenkomt, demystificeren:
Dit is een gebruikelijke term, wat betekent dat de klant 30 dagen na de factuurdatum moet betalen. U kunt het aantal zo vaak variëren als u wilt: Net 7 betekent bijvoorbeeld dat de betaling zeven dagen na de factuur moet plaatsvinden en Net 15 ... nou, u snapt het idee.
Dit is een manier om korting te bieden. Het deel "Net 30" is hetzelfde als hierboven: de betaling moet binnen 30 dagen worden voldaan. Maar het gedeelte "2/10" betekent dat als ze binnen 10 dagen betalen, ze worden beloond met een korting van 2%.
Dit is een afkorting van "Einde van maand". Dit kan goed zijn om te gebruiken als u ervoor wilt zorgen dat al uw facturen worden betaald in dezelfde maand als waarin u het werk hebt voltooid, maar het heeft enkele nadelen. Als u bijvoorbeeld aan het einde van de maand een factuur verstuurt, geeft u een klant een korte tijd om te betalen, terwijl u in het begin meer tijd overhoudt. Het is waarschijnlijk het beste om deze term alleen te gebruiken als u altijd facturen verzendt op dezelfde dag van de maand.
Dit betekent de 15e van de maand volgend op de factuurdatum.
Dit betekent dat u de betaling onmiddellijk verwacht. Het klinkt alsof het moet resulteren in prompte betaling, nietwaar? De realiteit is een beetje anders, zoals we in de volgende paragraaf zullen zien.
U kunt deze vollediger lijst met factuurvoorwaarden bekijken, maar u hoeft zich echt niet al te veel zorgen te maken over alle terminologie: u hoeft het niet te gebruiken op uw facturen. In plaats van 'Net 30' kunt u bijvoorbeeld gewoon schrijven: 'Betaal binnen 30 dagen'. Maar het is goed om op de hoogte te zijn van sommige voorwaarden, voor het geval uw klanten en leveranciers ze gebruiken.
Houd er ook rekening mee dat dit slechts enkele veelgebruikte termen zijn. U kunt zo veel variëren als u wilt, bijvoorbeeld het tijdsbestek voor betaling en eventuele incentives of boetes.
Het belangrijkste is echter om te begrijpen welke termen het beste werken. We zullen dit in de volgende sectie bekijken.
Dus nu u een aantal van de opties kent die u hebt en wat ze betekenen, is het tijd om te beslissen welke u voor uw bedrijf wilt gebruiken.
De gebruikte termen en de verwachtingen om hen heen, kunnen sterk variëren per bedrijfstak en het type werk dat u doet. Webontwerpers of ontwikkelaars kunnen bijvoorbeeld aangeven dat de site of app waar ze aan werken niet actief zal zijn totdat ze de volledige betaling hebben ontvangen. Maar voor andere soorten bedrijven kan de industrienorm het bieden zijn om 30 dagen of zelfs langer te wachten.
Bestudeer in elk geval de normen in uw branche en vraag rond om te zien wat andere bedrijven doen. Maar voel je niet beperkt door dat. Als u verschillende termen wilt gebruiken en u kunt uw klanten rechtvaardigen waarom die voorwaarden eerlijk zijn, ga er dan voor.
"Net 30" is bijvoorbeeld de standaard geworden in veel branches waar het echt niet geschikt is. Voor een ouderwets productiebedrijf is Net 30 redelijk redelijk. Laten we zeggen dat een bedrijf een grote groep widgets naar een klant stuurt en vervolgens een factuur per e-mail verzendt. Ze moeten de klant de tijd gunnen om de factuur te ontvangen, de enorme hoeveelheid widgets te controleren en ervoor te zorgen dat alles in orde is, de factuur via hun boekhoudafdeling te verzenden en een cheque te laten schrijven en terug te sturen. Deze dingen kosten tijd.
Maar contrasteer dat met een ontwerpbureau dat zowel een voltooid ontwerp als een factuur per e-mail levert, met een online betaalmethode zoals PayPal. De klant ontvangt zowel het product als de factuur onmiddellijk en nadat hij heeft gecontroleerd of alles in orde is, is er echt geen reden waarom hij de betaling niet meteen kan uitvoeren. Als ze een maand te betalen hebben, krijgen ze gewoon een renteloze lening.
Dus in dat geval zou je een overtuigend bewijs kunnen leveren dat zeven dagen ruimschoots de tijd is.
Sommige van de bedrijven die factureringsapps aanbieden, hebben de massa's gegevens die ze verwerken gebruikt om erachter te komen welke betalingsvoorwaarden het meest effectief zijn om facturen op tijd betaald te krijgen.
Houd er rekening mee dat de meeste van hen afkomstig zijn uit verschillende sectoren, dus ze zijn mogelijk niet allemaal geschikt voor uw bedrijf. Maar ze onthullen wel enkele interessante inzichten over wat werkt en wat niet.
Uit een onderzoek van meer dan 12 miljoen bedrijfsfacturen door Xero bleek dat klanten gemiddeld ongeveer twee weken te laat betalen, ongeacht de gekozen betalingsvoorwaarden.
Dat betekent dat u, ongeacht de betalingsvoorwaarden die u kiest, nog eens twee weken moet optellen om de werkelijke ontvangstdatum te schatten. De gegevens van Xero hebben aangetoond dat als u binnen 30 dagen betaald wilt worden, u betalingsvoorwaarden van 13 dagen of minder moet opgeven.
Uit een afzonderlijke studie van FreshBooks bleek dat eenvoudige wijzigingen in de formulering op facturen kunnen resulteren in een snellere betaling. Bijvoorbeeld:
Een simpele "gelieve uw factuur binnen te betalen" of "bedankt voor uw zaken" kan het percentage facturen verhogen dat wordt betaald met meer dan 5 procent!
Ook is een deel van de terminologie die we in het laatste gedeelte behandelen niet zo effectief als eenvoudiger taal. Het schrijven van bijvoorbeeld "30 dagen" in plaats van "Net 30" resulteerde in een snellere betaling van facturen. Als je wilt dat mensen een actie ondernemen, is het meestal een goed idee om ze op een geheel duidelijke manier te vragen.
Zowel de Xero- als de FreshBooks-studie zijn het eens: het vragen om onmiddellijke betaling werkt niet.
In de Xero-studie werden facturen die om onmiddellijke betaling vroeg, feitelijk na bijna 20 dagen betaald. En in de FreshBooks-studie was dit meer dan 30 dagen. FreshBooks concludeert:
De meeste mensen lijken "bij ontvangst" te interpreteren als "wanneer je maar wilt". Het is alsof ze een factuur ontvangen met de woorden "te betalen bij ontvangst" en deze onmiddellijk in de "wanneer" stapel dumpen.
Dus hoewel het vragen om onmiddellijke betaling misschien een goed idee lijkt, is het beter om een bepaald aantal dagen op te geven, om de geest van uw klanten te richten op een vaste deadline.
Hier is nog een verrassende conclusie uit de studie van FreshBooks: rente in rekening brengen voor late betalingen resulteert in zelfs latere betalingen. Het lijkt erop dat de dreiging van belangen niet als een afschrikmiddel werkt en zelfs mensen ertoe kan aanzetten om je relatief lage boeterente te vergelijken met de hoge tarieven van dingen zoals creditcards, en dat ze een goede deal krijgen door te vertragen.
Deze laatste zou niet als een verrassing moeten komen: het aanbieden van online betaalmethoden resulteert in een veel snellere betaling. Dit van Harvest:
Volgens onze gegevens ontvangen Harvest-facturen met een optie om via PayPal te betalen bijna 16 dagen sneller (tweemaal zo snel) dan facturen zonder een online betalingsoptie.
Dit is vooral effectief als u een factureringsapp gebruikt, waarbij betalingen zijn geïntegreerd zodat de klant met een paar klikken kan betalen. Maar zelfs als u een papieren factuur verzendt of een PDF e-mailt, is het eenvoudiger en sneller voor uw klant om te betalen..
In deze zelfstudie heb ik gesproken over betalingsvoorwaarden voor facturen, maar de klant hoort uw voorwaarden niet te kennen via de factuur. U moet uw betalingsvoorwaarden aan het begin van de relatie uiteenzetten, zodat u later niet voor verrassingen komt te staan.
Wanneer u het contract met een nieuwe klant opzet, moet u uw betalingsvoorwaarden opnemen. U kunt mijlpalen voor het project instellen of vooraf een percentage van het tarief in rekening brengen voordat het werk begint.
Welke structuur u ook kiest, zorg ervoor dat u de overeenkomst van de klant helemaal aan het begin krijgt. Daarna kunt u elke factuur opvolgen voor elke betaling en de voorwaarden zijn slechts een herinnering, geen nieuw punt dat moet worden besproken of betwist.
Wanneer u klaar bent met het werk, is het belangrijk om de factuur onmiddellijk te verzenden. Een studie van FreeAgent wees uit dat:
Verrassend genoeg lijkt het snel verzenden van een factuur zelfs de voorwaarden te overschrijden die u hebt gevraagd voor betaling - facturen die tot 15 dagen na het voltooien van het werk werden verzonden, werden snel betaald, zelfs als de betalingsvoorwaarden langer waren.
Gemiddeld werden binnen een week verzonden facturen binnen vijf dagen betaald, maar een wachttijd van een week verdubbelt de wachttijd: facturen die na twee weken werden verzonden, werden na 10 dagen betaald.
Dit is waarschijnlijk te wijten aan een combinatie van twee factoren: het beste is om contact op te nemen met de klant wanneer het resultaat van je goede werk nog vers in het geheugen ligt, en ook door snel te factureren, laat je zien dat je de betaling serieus neemt, en dat zij zouden ook moeten. Als je echter uitstel geeft, zullen ze dat waarschijnlijk ook doen. Dus pak die factuur snel op!
Voor meer tips, inclusief wat te doen als de klant niet betaal op tijd, zie mijn recente beginnershandleiding voor facturen:
In deze zelfstudie hebt u geleerd over de beste betalingsvoorwaarden die u moet gebruiken om achterstallige facturen te voorkomen.
We zijn begonnen met een blik op welke betalingsvoorwaarden voor facturen zijn, inclusief definities van enkele algemene terminologie.
Daarna hebben we gekeken naar de beste betalingsvoorwaarden die kunnen worden gebruikt. We zagen dat het goed is om industrienormen te onderzoeken, maar dat je niet door hen moet worden beperkt als je een goede indruk kunt maken op iets anders. We hebben gekeken naar de resultaten van sommige onderzoeken om te zien welke termen het beste presteerden.
Ten slotte hebben we enkele andere tips behandeld om facturen tijdig te laten betalen, zoals betalingsvoorwaarden in het contract vast te leggen en facturen snel te verzenden.
U weet nu welke betalingsvoorwaarden voor facturen zijn en welke het beste werken. De uiteindelijke beslissing is aan u en uw individuele bedrijfsbehoeften - er is geen standaardoplossing. Maar met de onderzoeksgegevens en andere informatie die hier zijn opgenomen, bent u in een betere positie om die beslissing voor uzelf te nemen.
Overeenkomstpictogram ontworpen door Aha-Soft van het Noun-project.
Accentsconagua