Share
Als u in een zakelijke baan hebt gewerkt, weet u waarschijnlijk alles over Key Performance Indicators (KPI's). Grote bedrijven gebruiken ze de hele tijd om hun voortgang te meten en ervoor te zorgen dat ze op schema liggen om hun doelen te halen.
Maar veel kleine bedrijven missen een truc: uit een recent onderzoek van Geckoboard is gebleken dat bijna de helft van de eigenaren van kleine en middelgrote bedrijven er niet in is geslaagd om KPI's te identificeren. Hetzelfde onderzoek vond dat die bedrijven dat do KPI's bijhouden waren regelmatig ongeveer twee keer zo groot om hun doelen te halen.
In deze zelfstudie leert u hoe u deze krachtige planningstool kunt toepassen op uw kleine bedrijf. U leert welke KPI's zijn, wat de voordelen zijn van het gebruik ervan, verschillende soorten KPI's en hoe u effectieve KPI's instelt en controleert.
Tegen het einde bent u klaar om KPI-rapportage te gebruiken om uw kleine onderneming naar het volgende niveau van succes te brengen.
Wat zijn key performance indicators (KPI's)? (grafische bron)Laten we beginnen met een snelle definitie. Dit is hoe bedrijfssoftware-bedrijf Klipfolio KPI's definieert:
Een Key Performance Indicator is een meetbare waarde die aantoont hoe effectief een bedrijf belangrijke zakelijke doelstellingen bereikt.
De term "meetbare waarde" is hier belangrijk. KPI's worden aangestuurd door specifieke gegevens, zodat ze een duidelijke maatstaf zijn voor uw voortgang. In plaats van alleen maar te zeggen: "Onze klanten houden van ons", kunt u iets zeggen als: "88% van de klanten zegt opnieuw bij ons te kopen, een stijging van 85% vorig jaar, en 82% zou ons aanbevelen aan anderen , van 80% vorig jaar. "
Dat is veel krachtiger dan een anekdotisch oordeel, en het kan u helpen door problemen onder de aandacht te brengen en u in staat te stellen snel met hen om te gaan. Als dat klanttevredenheidspercentage bijvoorbeeld in de verkeerde richting gaat, kunt u extra enquêtes uitvoeren om erachter te komen waarom mensen minder tevreden zijn over uw service.
Het kan zijn dat u een bepaalde werknemer hebt die een betere training nodig heeft, of een concurrent die iets aanbiedt wat u niet doet, of iets anders. Uw KPI's zijn als een systeem voor vroegtijdige waarschuwing. Als u uw doelen niet raakt, kunt u dit zien als een rood waarschuwingslampje dat op uw kantoor knippert.
Het voorbeeld dat ik heb gegeven, is van een klanttevredenheid-KPI, maar u kunt KPI's op verschillende gebieden van uw bedrijf gebruiken: u kunt financiële KPI's, operationele KPI's, verkoop-KPI's, enzovoort gebruiken. We zullen de verschillende typen later in meer detail bekijken.
Het is ook de moeite waard om te benadrukken dat de Klipfolio-definitie het woord "sleutel" twee keer gebruikt. Wat betekent "sleutel"? Dat hangt van uw bedrijf af. Een meting die belangrijk is voor één bedrijf is mogelijk niet relevant voor een ander bedrijf. En wat belangrijk is voor uw eigen bedrijf kan in de loop van de tijd veranderen, terwijl u groeit en verschillende problemen en kansen tegenkomt.
We zullen later in meer detail kijken naar het kiezen van KPI's, maar onthouden nu dat "sleutel" een subjectief oordeel is, en het wordt gedreven door datgene waarop je je op een bepaald moment in je eigen bedrijf wilt concentreren..
Dus waarom KPI's gebruiken?
Welnu, de onderzoeksgegevens die ik in de inleiding noemde, lijken me behoorlijk overtuigend. Kleine bedrijven die KPI's regelmatig volgen, hebben een dubbele kans om hun doelen te halen. Hier is een meer gedetailleerd overzicht van waarom KPI's zo effectief zijn.
Als je een solo-ondernemer bent, probeer je waarschijnlijk in een keer te jongleren met een dozijn verschillende banen, van boekhouden tot productontwikkeling tot marketing. Het kan gemakkelijk zijn om een mijl in de tijd te eindigen met een takenlijst, maar er is geen echte duidelijkheid om welke taken het belangrijkst zijn om uw bedrijf vooruit te helpen..
KPI's instellen en volgen kunnen u op het goede spoor houden. Als u ze correct hebt ingesteld, weerspiegelen ze nu de belangrijkste elementen van uw bedrijf. Voor elk van de taken op uw lijst kunt u zich afvragen hoe het zal bijdragen aan het raken van een van uw KPI's en dienovereenkomstig prioriteiten stellen. U kunt ervoor zorgen dat u het grootste deel van uw tijd spendeert aan taken die een directe impact hebben op iets dat echt belangrijk is voor uw bedrijf.
Als u werknemers heeft, dienen KPI's ook enkele aanvullende doelen. Ze helpen niet alleen u en uw medewerkers om gefocust te blijven op de juiste dingen, maar bieden u ook de mogelijkheid uw werknemers effectiever te beheren.
Als u bijvoorbeeld een verkoopmanager in dienst heeft, kunt u overeenstemming bereiken over enkele realistische verkoop-KPI's en vervolgens de prestaties van die persoon vergelijken met de KPI's. Het is een objectievere maatregel en het is gemakkelijker om de persoon op het goede spoor te houden. In plaats van te zeggen: "Ik zou graag zien dat u meer omzet maakt", kunt u zeggen: "De KPI die we overeenkwamen, was om 20 nieuwe klanten per maand binnen te halen, maar we hebben deze maand slechts 12 binnengehaald."
Dat kan tot een veel productievere discussie leiden. Zonder de KPI op zijn plaats, zou uw verkoopmanager defensief kunnen worden over uw vage wens voor "meer verkoop" en beweren dat uw verwachtingen onrealistisch waren.
Met de KPI wordt dat deel uit de vergelijking gehaald. De verkoopmanager heeft al ingestemd met het doel van 20 per maand, en de discussie kan zich richten op waarom dat doel niet is bereikt. Misschien hebben ze meer steun nodig van andere delen van het bedrijf, misschien is de prijsstelling te hoog vastgesteld, of misschien is er een concurrentienadeel dat potentiële klanten afschrikken..
KPI's kunnen uw werknemers ook helpen om zich meer betrokken te voelen door duidelijke verwachtingen te stellen. Uit diezelfde Geckoboard-enquête bleek dat de helft van het Britse personeel zegt dat hun algehele prestaties in het gedrang komen wanneer ze niet op de hoogte zijn van belangrijke bedrijfsinformatie en statistieken.
Mensen willen graag precies weten wat er van hen wordt verwacht en voelen dat ze een echte impact hebben. Naarmate uw bedrijf groter wordt, kan dat moeilijk te bereiken zijn, maar duidelijke KPI's kunnen helpen.
Naarmate u meer werknemers binnenhaalt, kunt u zelfs 'cascading KPI's' gebruiken. Als u bijvoorbeeld meerdere verkopers hebt, kunt u die algemene KPI van 20 nieuwe klanten per maand verdelen, zodat elke persoon verantwoordelijk is voor 5 nieuwe verkopen. Hun individuele KPI past duidelijk in een algemene KPI.
KPI's zijn een belangrijk managementinstrument, maar net als alle tools hebben ze ook hun beperkingen. Een sterke focus hebben op een bepaald doelwit is geweldig, maar het kan ook leiden tot het negeren van andere belangrijke dingen die niet in de gegevens zijn vastgelegd.
Als u uw KPI's correct hebt ingesteld, moeten ze de belangrijkste onderdelen van uw bedrijf weerspiegelen, maar toch kunnen gegevens afzonderlijk bekeken altijd misleidend zijn. Het is belangrijk om de algemene bedrijfscontext in gedachten te houden.
Laten we teruggaan naar dat KPI-verkoopvoorbeeld. In dat geval stimuleert u uw verkoopteam om nieuwe klanten binnen te halen, maar u concentreert zich niet op hoe waardevol elke klant is. Uw verkoopteam zou het beter doen door vijf klanten met een lage waarde binnen te halen dan door één groot bedrijf aan te trekken dat gedurende een lange periode enorme bedragen zal uitgeven, hoewel dit laatste waardevoller is voor uw bedrijf.
Je zou natuurlijk de KPI kunnen veranderen om je als maat te richten op de lifetime value van elke klant, maar dan kunnen er nog steeds problemen zijn. Als uw verkoopteam zich puur concentreert op het raken van de KPI, kan dit leiden tot het uitstellen van nieuwe aanmeldingen van klanten nadat ze het maandnummer hebben bereikt, zodat het nieuwe bedrijf in plaats daarvan bijdraagt aan de cijfers van de volgende maand.
Het is dus belangrijk om te onthouden, zowel voor uzelf als voor uw personeel, dat het belangrijkste criterium voor elke beslissing het juiste is voor uw bedrijf. De KPI's zijn daarvoor een middel, niet het doel op zich. Als u uw KPI's correct ontwerpt, neemt u een lange weg, maar bent u er zeker van dat u enige flexibiliteit behoudt en laat u de cijfers geen ongezonde obsessie worden.
Dus welke soorten KPI's zijn er? Echt waar, u kunt alles bijhouden wat u wilt en de gebieden zijn verschillend voor elk bedrijf, maar hier zijn enkele populaire voorbeelden:
Deze groep KPI's meet de kern van uw bedrijf: financieel succes. Dit kunnen inkomsten, netto-inkomsten, cashflow, de gezondheid van uw balans of iets specifiekers zijn. Als schuld bijvoorbeeld een probleem voor uw bedrijf is, kan uw algehele schuldniveau een KPI zijn die u wilt bijhouden.
Zie voor meer informatie over het schuldvoorbeeld mijn recente zelfstudie over het wegvallen van schulden en voor meer voorbeelden van financiële KPI's, zie deze tutorial over financiële statistieken:
Deze gaan over de efficiëntie van uw bedrijfsactiviteiten. Hoe snel verzend je bestellingen naar klanten? Als u een voorraad fysieke producten heeft, hoe lang blijven producten in die voorraad voordat ze worden verkocht? Er zijn veel mogelijkheden hier: voor meer, zie mijn tutorial over operationele statistieken.
Alle bedrijven moeten nieuwe klanten aantrekken. Zelfs als u niet de volgende Amazon wilt zijn, is een bepaalde hoeveelheid groei gezond - het helpt u meer geld te krijgen om in uw bedrijf te investeren en de best mogelijke service te bieden. Op zijn minst moet u de bestaande klanten die na verloop van tijd vertrekken om verschillende redenen vervangen.
U kunt dus nieuwe aanmeldingen van klanten bijhouden, leads genereren, de totale omzet laten groeien of een reeks andere statistieken.
Naast het binnenhalen van nieuwe klanten, moet je de bestaande blij maken. Deze groep KPI's volgt het geluk van uw bestaande klanten, meestal op basis van regelmatige enquêtes, hoewel u deze op andere manieren kunt meten, zoals het aantal herhaalaankopen.
U zou een eenvoudige KPI zoals algemene klanttevredenheid kunnen gebruiken, of u zou kunnen kijken naar gedetailleerdere statistieken zoals de snelheid waarmee problemen worden opgelost, niveaus van klantbetrokkenheid met uw producten of apps, interacties op sociale media, enz..
U zult vaak zien dat KPI's worden gedefinieerd als "leidende" of "achterblijvende" indicatoren. "Leading" -indicatoren voorspellen een bepaald resultaat, terwijl "achterblijvende" indicatoren meten wat er in het verleden is gebeurd.
Persoonlijk vind ik dit onderscheid niet nuttig. Het meten van de toekomst is logisch onmogelijk, dus alles wat je meet, is al gebeurd (en dat is ook "achterblijven"). Maar veel van die gebeurtenissen uit het verleden kunnen ook worden gebruikt om voorspellingen te doen over de toekomst (en dat geldt ook voor 'leiden').
Dus ik raad u aan om u meer te richten op de gebieden van uw bedrijf die u wilt volgen, maar ik noem het onderscheid tussen 'leading' en 'lagging', zodat u zich hiervan bewust bent.
U kunt meer KPI-voorbeelden in mijn serie over bedrijfsstatistieken zien, zoals:
Dus welke KPI's zou u moeten gebruiken?
Allereerst, hier is wat niet Te doen. Begin niet door jezelf af te vragen welke gegevens je beschikbaar hebt. Begin met het identificeren van de belangrijkste zaken voor uw bedrijf en maak u zich daarna zorgen over hoe u de gegevens later kunt verzamelen.
De meeste bedrijven hebben tegenwoordig een enorme hoeveelheid gegevens beschikbaar, dus verzamel niet alles - dat kan overweldigend en afleidend zijn. Wees selectief en zorg ervoor dat u alleen het belangrijkste verzamelt en bijhoudt.
Welke KPI's moet u meten? (grafische bron)Dus begin met terug te verwijzen naar uw bedrijfsplan. (U hebt wel een businessplan, niet? Zie anders mijn zelfstudie voor bedrijfsplanning.)
Zelfs het meest informele bedrijfsplan moet een duidelijke lijst met strategische doelstellingen bevatten. Begin met deze lijst en ontwikkel KPI's om elk van de meest belangrijke gebieden weer te geven.
De Britse non-profitorganisatie Jisc uit het hoger onderwijs biedt een handige lijst met vragen die u uzelf kunt stellen terwijl u KPI's instelt. Hier is een beknopte versie van die lijst:
Zie het artikel waarnaar hierboven is verwezen voor de volledige lijst met vragen (maar houd er rekening mee dat sommige van deze meer geschikt zijn voor grotere instellingen en mogelijk moeten worden aangepast aan uw zakelijke doelstellingen).
Wanneer u de juiste gebieden hebt geïdentificeerd waarop u kunt focussen, moet u bepaalde KPI's kiezen om te meten.
Het belangrijkste om naar te streven is specificiteit. KPI's moeten scherp zijn gericht en meetbaar. Je bent waarschijnlijk bekend met SMART-doelen, zo niet, of als je snel moet opfrissen, bekijk dan deze uitstekende tutorial van David Masters over het stellen van doelen voor je kleine bedrijf:
Kort samengevat, SMART-doelen moeten zijn:
KPI's zijn niet precies zoals SMART-doelen. Een verschil is dat terwijl SMART-doelen meestal een streefdatum hebben, KPI's meestal worden uitgevoerd. Maar het framework is nog steeds nuttig om ervoor te zorgen dat u goede, specifieke, meetbare KPI's instelt.
Voor elke KPI moet er een specifiek minimumaantal zijn waarnaar u streeft. Denk aan mijn eenvoudige voorbeeld van 20 nieuwe klanten per maand.
Sommige bedrijven willen ook een aantal extra niveaus toevoegen, zoals een "verkeerslicht" -systeem. In dat geval kan het doel van 20 nieuwe klanten per maand groen zijn, wat aangeeft dat het goed met je gaat. Tussen 12 en 20 kan oranje zijn, wat aangeeft dat je het doelwit niet hebt geraakt, maar je bent dichtbij. Minder dan 12 is mogelijk rood, wat aangeeft dat je een serieus probleem hebt om aan te pakken.
Het instellen van KPI's is natuurlijk een zinloze activiteit, tenzij u ze regelmatig actief controleert en actie onderneemt zodra u een probleem ziet.
"Hoe vaak moet ik KPI's volgen?", Zou u kunnen vragen.
Het antwoord is: "Zo vaak mogelijk."
Als u kunt, een soort dashboard instellen dat al uw gegevens op één plaats verzamelt en gemakkelijk kan worden bijgewerkt. Sommige boekhoudsoftware biedt deze functionaliteit, en er zijn ook tal van specifieke "business dashboard" -softwareproviders die gegevens van meerdere systemen voor u ophalen en u in realtime laten volgen.
Het hangt er natuurlijk van af welke gegevens u bijhoudt en hoeveel u bereid of in staat bent om in software-oplossingen te investeren. Als u liever dingen simpel houdt, kunt u de gegevens zelf samenvoegen in een eenvoudige spreadsheet of database. Zorg er alleen voor dat u, of iemand in uw bedrijf, er een prioriteit van maakt om dit vaak te doen.
Als u uw doelen niet haalt, kan het verleidelijk zijn om u te concentreren op het verhogen van het aantal, maar het belangrijkste is om de onderliggende oorzaak van het probleem te identificeren. Dit kan enige tijd duren, maar als je er maand na maand consequent op focust, zou je een verbetering moeten zien.
Na verloop van tijd zult u waarschijnlijk uw KPI's moeten verfijnen. U kunt dit doen als onderdeel van uw regelmatige wijzigingen in uw bedrijfsplan. Als uw strategische doelstellingen veranderen, moeten uw KPI's ook veranderen.
En hoewel je misschien in de verleiding komt om diegene te veranderen die je niet kunt raken, zijn diegene die je misschien wel moet veranderen, degene die je consequent bereikt. Als een KPI maand na maand "groen" is, kan dit erop duiden dat het met dit gedeelte van uw bedrijf goed gaat en dat u er niet meer op hoeft te focussen. Of misschien kunt u overwegen een agressiever doelwit in te stellen.
Waar het uiteindelijk om gaat, is dat u uw KPI's regelmatig moet bijhouden, actie moet ondernemen wanneer u uw doelstellingen niet haalt en uw KPI's kunt verfijnen om ervoor te zorgen dat ze de voortgang van de belangrijkste doelstellingen van uw bedrijf weerspiegelen.
In deze zelfstudie hebt u geleerd welke KPI's zijn en hoe zij uw bedrijf kunnen helpen. U hebt enkele voorbeelden van verschillende typen KPI's gezien en u hebt geleerd hoe u effectieve KPI's kunt instellen. Ten slotte hebt u geleerd hoe u uw KPI's regelmatig kunt controleren en hoe u ze kunt verfijnen om ervoor te zorgen dat ze relevant blijven.
U bent nu dus klaar om KPI's voor uw eigen bedrijf in te stellen. Gebruik het proces dat we vandaag hebben behandeld, zorg ervoor dat u alleen volgt wat echt belangrijk is, en zorg ervoor dat u het zo vaak mogelijk bijhoudt en werk de KPI's bij wanneer dat nodig is. Als je dat allemaal doet, zou je goed op weg moeten zijn om toe te treden tot die minderheid van kleine bedrijven die al hun doelen met succes bereiken.
Accentsconagua