Hoe u uw eigen productiviteitssysteem met OmniOutliner kunt bouwen

Het is bijna onmogelijk om de perfecte takenlijst-app voor uw eigen behoeften te vinden. U hebt misschien iets eenvoudigs nodig om bij te houden wat er in uw huis moet worden opgelost, of u wilt misschien een uitvoerige projectmanager die uw projecten, taken en deadlines kan bijhouden en hoeveel elke taak zal kosten. Eenvoudige to-do lijst-apps hebben de neiging om te zijn te eenvoudige en geavanceerde zijn zo complex dat ze je voor altijd meenemen om te leren gebruiken.

Dus bouw in plaats daarvan je eigen takenlijst-app. Nee echt. In deze zelfstudie laat ik je zien hoe je je eigen gepersonaliseerde takenlijst-app kunt bouwen met alleen de functies die je nodig hebt, met behulp van OmniOutliner. Je hebt nooit meer een nieuwe actielijst-app nodig.

Waarom OmniOutliner?

We zullen deze basiscontour omzetten in een volledig functioneel productiviteitssysteem.

In plaats van je eigen takenlijst-app te coderen - wat veel te veel werk is om je eigen taken te vereenvoudigen - is de volgende beste optie om een ​​app te gebruiken die aanpasbaar genoeg is om je er een productiviteitssysteem van te maken. Dat is precies wat OmniOutliner is. Het is een overzichtelijke app met meerdere kolommen die zo aanpasbaar is, het was de basis voor de originele versie van OmniFocus, de populaire GTD to-do list-app.

OmniOutliner is alleen beschikbaar op Mac en iPad, maar als u een pc gebruikt, kunt u de UV-uitlijner gebruiken die zo lijkt dat hij bijna hetzelfde werkt als de stappen in deze zelfstudie. Je kunt ook iets soortgelijks in een spreadsheet-app laten werken, maar dan zonder al de aardige functies van OmniOutliner, en de Org-modus in Emacs biedt nog een andere meer geeky-optie om je eigen takenlijst te maken.

U kunt deze zelfstudie volgen door een nieuw OmniOutliner-document te maken - ik heb de ingebouwde functie gebruikt Klassiek met niveau stijlen sjabloon als basis voor deze tutorial. Of u kunt het bijgevoegde Todo-overzicht downloaden met alle functies die we in deze zelfstudie zullen toevoegen en het dan zelf aanpassen. Ook gebruik ik OmniOutliner 4 Standard voor Mac in deze tutorial, maar je kunt precies dezelfde resultaten krijgen met een recente versie van OmniOutliner voor Mac of iPad.

Breng een overzicht met een overzicht

Wanneer u een nieuw document start vanuit een sjabloon in OmniOutliner, bevat het enkele koppen, subkoppen en punten als een voorbeeldoverzicht. Laten we die vervangen door een aantal projecten, subprojecten en taken die u moet uitvoeren als eerste stappen om uw eigen productiviteitssysteem te maken.

Maar eerst moet je nadenken over hoe gedetailleerd je to-do-lijst zou moeten zijn. Misschien wilt u gewoon taken bijhouden en niets anders. In dat geval heeft u slechts één niveau en geen projecthiërarchie nodig. Of u wilt alles in gedetailleerde projecten, subprojecten, taken, subtaken en meer groeperen. Daarvoor zou je zoveel niveaus kunnen maken als je wilt, dat is het mooie van een overzichtstool.

In deze tutorial voeg ik projecten toe (werk en persoonlijk), subprojecten (House en Car under persoonlijk), en vervolgens taken onder elk subproject. Voer hiervoor uw projecten in als het bovenste niveau van de omtreklijn, dan één keer als streepjescode en voer uw subprojecten in en ten slotte een keer onder de subprojecten en voer uw taken in.

Projecten, subprojecten en taken en subtaken als u dat wilt.

Laten we nu alles er leuker uit laten zien. We zullen de projecten en subprojecten een eigen unieke stijl geven en taken overlaten om er alleen uit te springen. Klik hiertoe op ik knop in de rechterbovenhoek van de OmniOutliner-werkbalk om het infovenster te openen en klik vervolgens op het blauwe vierkant naast Gehele document in de stijlenzijbalk aan de linkerkant. Kies het lettertype en de achtergrondkleur, samen met andere ontwerpelementen die u voor het hele document wilt, om alles consistent te houden. Ik heb de standaard marmeren achtergrondkleur behouden en heb het lettertype Open Sans in 14 punt gebruikt.

We herhalen deze stappen om de projectkoppen eruit te laten springen. Klik met het inspectievenster nog steeds op een van uw projecten en klik vervolgens op de Niveau 1 rijen en selecteer de gewenste tekengrootte en achtergrondkleur. Herhaal dit voor de subprojecten door in een subproject te klikken en vervolgens het te selecteren Niveau 2 rijen knop en stylen zoals je zou willen. Ik gebruikte de Graphite achtergrondkleur en 28 punten Open Sans voor projecten, en Orange met 20 punten Open Sans voor subprojecten. 

Kolommen voor alles

Je takenlijst ziet er leuk genoeg uit om elke projectmanager te evenaren, maar beschikt nog steeds niet over voldoende functies. Dat is waar de kolommen van OmniOutliner binnenkomen. U kunt kolommen toevoegen voor de vervaldata, voltooiingsstatus, tags en meer van uw taak. U moet dus opnieuw bedenken wat u wilt bijhouden in uw takenlijst. Voor deze zelfstudie voeg ik drie kolommen toe met een selectievakje voor het voltooien van taken, een vervaldatum en een vervolgkeuzelijst met tags..

Laten we beginnen met de vervaldatum. Klik op de + pictogram dat van rechts naar rechts in de werkbalk van OmniOutliner staat om een ​​nieuwe kolom toe te voegen en typ een titel voor die kolom in de eerste regel. Open nu het inspectievenster opnieuw vanuit de ik knop, selecteer het tweede tabblad in het infovenster en kies het gewenste type kolom. Voor de vervaldatum kiezen we de Datum kolomtype, kies vervolgens de gewenste datumindeling in de laatste optie of klik Aangepaste indeling ... en elementen slepen en neerzetten om de vervaldatum eruit te laten zien zoals u dat wilt. Ten slotte is er een samenvattingoptie - kiezen Minimum of maximaal om de dichtstbijzijnde of de verst verwijderde vervaldatum aan de bovenkant van uw projecten weer te geven of kies Geen om alleen de vervaldata van uw taken zelf te hebben.

U kunt nu vervaldatums aan uw taken toevoegen om ervoor te zorgen dat alles eruitziet zoals u het wilt. Met OmniOutliner kunt u datums in bijna elk formaat typen; je zou kunnen typen vandaag, +2w, of 31 december 2015 voor de vervaldata van vandaag, 2 weken vanaf vandaag of 31 december 2015, respectievelijk. De datumherkenningsengine is redelijk goed, dus je kunt eenvoudig je taken plannen voor de datum die je nodig hebt zonder naar een agenda te hoeven grijpen. Of u kunt een kalender in OmniOutliner krijgen door de muisaanwijzer over de rechterhoek van uw datumbalk te houden en de gewenste datum te kiezen.

Zorg ervoor dat de vervaldatums er precies zo uitzien als u wilt.

Laten we nu verder gaan met tags (of categorieën, zoals ze in OmniFocus zouden worden genoemd). Op deze manier kunt u vergelijkbare taken samen weergeven, bijvoorbeeld om al uw inkooptaken van thuis en op kantoor te vermelden met een boodschappen doen tag om ze gemakkelijk samen te vinden. Voeg hier nog een kolom aan toe en in het infovenster deze keer kiezen Pop-uplijst als het type en kies Geen voor de samenvatting. U kunt dan de standaardlijstopties vervangen door de tags die u wilt gebruiken; ik voegde toe boodschappen doen, schrift, en reizen.

Later tags toevoegen aan je taken is eenvoudig. Begin gewoon te typen en OmniOutliner zal automatisch de juiste tag voorstellen. Of u kunt gewoon een nieuwe tag in het tagvak van uw taken typen en deze wordt toegevoegd aan uw pop-uplijst voor de volgende keer.

Voeg desgewenst tags of contexten toe aan uw taken.

De laatste kolom die we toevoegen, is een selectievakje om onze taken als voltooid te markeren als ze klaar zijn - en dit is een geweldige plek om de Samenvatting gebruiken. Voeg gewoon nog een kolom toe, sleep deze helemaal links van je omtrek zodat het selectievakje vóór je taken verschijnt en selecteer de checkbox typ de inspecteur in. Deze keer, ga je gang en klik op de Samenvatting lijst en selecteer Staat ook. Hiermee wordt uw volledige project als voltooid weergegeven wanneer u alle subtaken hebt voltooid, of u kunt op het vinkje in uw project klikken om automatisch alle subtaken als volledig te markeren.

Hiermee is onze takenlijst voltooid, maar u kunt extra kolommen toevoegen als u meer informatie wilt opnemen. Stel dat je wilt bijhouden hoeveel elk boodschappen doen taak zal kosten. Voeg gewoon een andere kolom toe voor uitgaven, en zet het kolomtype op Aantal. Kies dan devalutanummerstijl voor het formaat en stel de samenvatting in Totaal. Dat toont de totale kosten van al uw taken onder elk project, wat een geweldige manier is om automatisch uw projectkosten beter bij te houden.

Je zou diezelfde ideeën kunnen gebruiken om nog veel meer functies aan je takenlijst toe te voegen, dus voel je vrij om te experimenteren. Maar laten we nu eens kijken hoe u uw takenlijst kunt gebruiken.

Uw Todo-lijst aan het werk zetten

Onze takenlijst ziet er nu leuk genoeg uit en heeft de functies die nodig zijn om te doen op een to-do lijst-app die er zijn. Het is tijd om te stoppen met tweaken en ermee aan de slag te gaan. Sla uw takenlijst op een veilige plek op als u dit nog niet hebt gedaan - sla het in uw OmniPresence-map op, de gratis synchronisatieservice voor Omni-apps, als u OmniOutliner op uw Mac en iPad gebruikt, zodat uw taken automatisch worden gesynchroniseerd.

Er is nog een ding dat u wilt aanpassen voordat u OmniOutliner gaat gebruiken als uw takenlijst-app. Open de app-voorkeuren door op Command- of op de knop te drukken het dossier menu, selecteert u de Toetsenbord tab. Om het gemakkelijker te maken om taken in te voeren, wijzigt u het tab instellingen naar Ga naar de volgende cel, en de terugkeer instellingen naar Splits de huidige rij op het invoegpunt. Hiermee kunt u op het tabblad drukken nadat u een taak hebt ingevoerd om de vervaldatum en tag toe te voegen en kunt u snel nieuwe taken invoeren door op Enter te drukken nadat u een taak hebt getypt.

Wijzig uw toetsenbordvoorkeuren in OmniOutliner

U wordt nu gelezen om OmniOutliner te gebruiken voor echt werk. Voeg uw taken toe aan nieuwe regels onder uw subprojecten en gebruik uw toetsenbordpijlen om snel vervaldatums en tags toe te voegen. Als u subtaken wilt, drukt u gewoon op tab om een ​​taak in te knippen of een taak in een subproject om te zetten door op Command- [te drukken. U kunt zelfs opmerkingen en bijlagen toevoegen aan uw taken. Druk op Command- 'of klik op de notitieknop helemaal links om een ​​notitie toe te voegen en sleep bestanden en mappen slepen en neerzetten om ze aan uw taak toe te voegen. U kunt zelfs een audionotitie op uw taken opnemen door op de microfoonknop op de werkbalk te klikken.

Een complete takenlijst in OmniOutliner, met selectievakjes, projecten, vervaldatums, tags, opmerkingen en bijlagen

U hebt ook een manier nodig om uw taken te sorteren om te zien wat er hierna moet gebeuren, door ze te zoeken en u te concentreren op alleen de taken die van toepassing zijn op uw huidige werk. Sorteren is eenvoudig: klik met de rechtermuisknop op uw Opleveringsdatum kolom en sorteer op Vroegst tot Laatste om de taken te zien die eerst moeten worden gedaan. U kunt dit dan herhalen en selecteren Geen wanneer u uw taken weer in de standaardvolgorde wilt bekijken. Zoeken is eveneens eenvoudig; tik gewoon op Command-Alt-F en typ alles om door je taken te zoeken met snelle resultaten die in de linkerzijbalk verschijnen. U kunt een taaknaam, een label of zelfs een vervaldatum (bijvoorbeeld vrijdag) typen om de bijbehorende taken te vinden.

Er is ook de tool Focus waarmee u alleen taken in een project of subproject kunt weergeven. Klik met de rechtermuisknop aan de linkerkant van het project waarop u wilt focussen en selecteer Focus. Je ziet nu alleen de inhoud van dat project, om te voorkomen dat je je zorgen maakt over wat je thuis moet doen terwijl je op je werk bent. Als u vervolgens alles opnieuw wilt zien, klikt u met de rechtermuisknop aan de linkerkant van het project en selecteert u unfocus. U kunt ook op het driehoekje aan de linkerkant van een project klikken om subprojecten en taken snel te verbergen terwijl u nog steeds alle projecten ziet.

Zoek en sorteer uw taken, filter ze op project en meer om op de hoogte te blijven van wat er gaande is.

Je wilt misschien ook graag je taken met je meenemen. Er is nog geen OmniOutliner voor iPhone of Windows-pc's, dus je beste optie is om je takenlijst te exporteren. De mooiste optie is om te exporteren als HTML (dynamisch), waarmee u door al uw projecten en taken kunt bladeren in een webbrowser met bijna dezelfde functies als OmniOutliner zelf (maar zonder de mogelijkheid om taken toe te voegen of te voltooien). Of u kunt als PDF exporteren voor een groot deel van dezelfde functionaliteit of als OPML, zodat u uw overzicht over andere overzichts-apps kunt bekijken (houd er echter rekening mee dat de meeste overzichtsprogramma's geen ondersteuning bieden voor meerdere kolommen, dus u zult het grootste deel van uw je eigenschappen door dat te doen).

Conclusie

U hebt nu de perfecte takenlijst voor uw taken die precies de stijl en functies heeft die u altijd al had gewild. U kunt deze tips gebruiken om uw takenlijst zo vaak aan te passen als u wilt en deze zo minimaal mogelijk of zo veel functies als u wilt te krijgen, en nog steeds gemakkelijk de taken vinden die u nodig hebt om mee te werken en bij te houden wanneer alles ten gevolge.

Als je problemen hebt met het aanpassen van je OmniOutliner-takenlijst, kun je hieronder een reactie achterlaten. We helpen je graag verder zodat je de takenlijst-app kunt krijgen die je altijd al had gewild.!