Share
Ongelooflijk dat er elk jaar miljoenen faxen over de hele wereld worden verzonden en ontvangen. In tegenstelling tot verouderde formaten zoals cassettes, VHS-banden en diskettes - het faxapparaat weigert weg te gaan en blijft een service die sommige bedrijven nog steeds nodig hebben. In deze zelfstudie bekijken we hoe u uw Mac kunt gebruiken voor het verzenden en ontvangen van faxen en het vinden van geschikte alternatieven!
De fax (fax) machine zoals we die kennen, ontstond in 1964 en werd ontwikkeld door Xerox. Verfijnd in 1966 was het een technologisch wonder. Door het traditionele telefoonsysteem te gebruiken, kunt u overal ter wereld een kopie van een document naar een ander faxapparaat verzenden. Voordien, als u een juridisch document of contract nodig had dat naar een ander land ging, moest u het plaatsen.
Naarmate de tijd vorderde, werd het faxapparaat onmisbaar en voor veel bedrijven was het even noodzakelijk als een telefoon. Aan het eind van de jaren negentig begon de bruikbaarheid van de faxmachine echter met de komst van goedkope en toegankelijke internetconnectiviteit in combinatie met e-mail- en computerscanners voor minder dan $ 50.
Voordien, als u een juridisch document of contract nodig had dat naar een ander land ging, moest u het plaatsen.
Het faxapparaat werkt net als een telefoon. U typt een nummer in en drukt op "bellen". Zolang het ontvangende nummer een faxapparaat heeft, wordt het opgehaald en begint het document dat u moet verzenden via uw faxmachine. Als u ongeveer 20 pagina's van een document wilt verzenden, moet u bereid zijn om daar te staan voor een heel lang nadenken over het universum en alles wat erin zit, terwijl je pagina na pagina voedt. Mogelijk hebt u een faxmachine met een van die houders om meerdere documenten in te plaatsen, maar als u ze ooit hebt gebruikt, weet u dat zodra u de rug omdraait, het faxapparaat beslist allemaal de pagina's tegelijk.
Veel bedrijven zouden een speciale telefoonlijn gebruiken voor faxdoeleinden. Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, bleek dit vrij duur te zijn als u het dagelijks niet nodig had. Als u internationaal belt, moet u waarschijnlijk een tweede hypotheek afsluiten voordat alle pagina's zijn verzonden.
Er zijn heel weinig redenen waarom een fax nodig is, maar het kunnen heel belangrijke zijn. Er zijn nog steeds veel legale bedrijven die hun computer gebruiken om te typen. Een gefaxte document wordt door de meeste advocatenkantoren op dezelfde manier behandeld als een fotokopie van een origineel document. Afhankelijk van de wettelijke omstandigheden kan een gescand document dat per e-mail is verzonden het argument bevatten dat ermee geknoeid is (ik zal u een minuutje laten nadenken over waarom dat niet meer waarschijnlijk is dan een gescand document).
Een gefaxte document wordt op dezelfde manier behandeld als een fotokopie van een origineel document door de meeste advocatenkantoren ...
Sommige kleinere bedrijven bestaan al heel lang en hebben niet per se het budget om te blijven investeren in nieuwe apparatuur. Omdat het faxapparaat al zo lang bestaat, is het waarschijnlijk dat veel bedrijven die met elkaar te maken hebben, zo gewend zijn geraakt aan de technologie dat het gewoon niet als een probleem wordt gezien. Het plaatsen van bestellingen voor leveringen, het bevestigen van facturen en honderd andere soortgelijke taken worden allemaal nog steeds per fax gedaan voor veel van de lang gevestigde kleine bedrijven. Zoals het gezegde luidt: "Als het niet kapot is, repareer het dan niet".
Ik ga een paar verschillende manieren van faxen met een Mac beschrijven voordat ik alternatieven voor beginnende bedrijven bespreek.
Ja, e-mail biedt alle functionaliteit van de fax met geen van de kosten of beperkingen. U kunt binnen enkele seconden een document van 20 pagina's verzenden, compleet met kleurenfoto's en zelfs audio en video bijvoegen. De meeste mensen en bedrijven hebben e-mail. Bedrijven die niet op de een of andere manier online communiceren, bevinden zich in moeilijkere tijden omdat de rest van de wereld steeds meer verbonden raakt.
Tot Mac OS X 10.6 Snow Leopard produceerde Apple een USB-modem die beschikbaar was sinds 2005. Vóór 2005 had Apple een 56k-modem in al zijn Mac-modellen. Met de introductie van breedband en de hoge acceptatiegraad heeft Apple de modem verwijderd maar beschikbaar gemaakt als een optioneel accessoire.
Als u Mac OS X tot Snow Leopard of lager hebt, kunt u de USB-modem aansluiten op uw Mac en direct beginnen met het gebruik van de faxfuncties. Om een document te faxen:
Dat is het, vrij eenvoudig!
Maar er is een keerzijde, Apple heeft de modem een paar jaar geleden stopgezet en OS X Lion en Mountain Lion ondersteunen de modem niet. Er waren oplossingen voor Lion, maar het is gewoon niet mogelijk in Mountain Lion. Als je Lion of hoger gebruikt en / of geen Apple USB-modem hebt, blijf dan lezen!
Printerfabrikanten zoals HP en Epson hebben kantoorspecifieke multifunctionele printers. Naast het scannen en kopiëren, bevatten bepaalde modellen ingebouwde faxmogelijkheden. Modellen zoals de HP M1212 (zie hieronder) kunnen scannen, afdrukken, kopiëren en faxen. Het is een stand-alone faxapparaat, maar verbonden met uw Mac, u kunt ook faxen rechtstreeks op uw computer verzenden en ontvangen.
De voordelen boven een normaal faxapparaat betekenen dat er veel minder papier wordt verspild omdat het document dat u nodig hebt om te faxen rechtstreeks van uw computer naar de multifunctionele printer kan worden verzonden, die het naar de ontvanger zal sturen. Bovendien kunnen faxen rechtstreeks op uw Mac worden ontvangen in plaats van afgedrukt. Als u een ondertekend document hebt dat u moet verzenden, kan de multifunctionele printer nog steeds op de traditionele manier faxen.
Het nadeel is dat het nog steeds een stand-alone faxapparaat is. Het vereist nog steeds een speciale telefoonlijn (en de kosten van de gesprekskosten), tenzij u bereid bent om uw hoofdregel te delen en dienovereenkomstig te beheren.
Er zijn een aantal bedrijven die een fax-naar-e-mailservice aanbieden. Een populaire populaire provider die deze service biedt, is eFax. Deze services verschillen omdat u geen faxen verzendt en ontvangt in de traditionele betekenis, u e-mailt ze. Dus hoe werkt dit? Denk aan eFax als Skype voor faxen. Er zijn gewoonlijk servicekosten die kunnen beginnen vanaf ongeveer $ 10 per maand.
Een fax ontvangen
Wanneer u zich aanmeldt voor een service zoals eFax, kunt u een telefoonnummer selecteren in het land waarin u zich bevindt. Wanneer iemand u een fax wil sturen, sturen zij het naar dat nummer en ... u ontvangt het per e-mail als een PDF! Dat betekent geen verspild papier en je hebt meteen een digitale kopie. Die digitale kopie staat op je Mac en in de cloud.
Een fax verzenden
Het verzenden van een fax is hetzelfde als het verzenden van een e-mail naar iemand. U maakt gewoon een nieuw e-mailbericht en voegt het document dat u wilt faxen toe (of het nu een Word-document of PDF is) en stuurt het vervolgens naar een specifiek e-mailadres. Omdat services zoals eFax met slechts een bepaald aantal documenten werken, laat ik u zien hoe u ervoor kunt zorgen dat u kunt verzenden ieder type document als een fax.
Open het document dat u wilt faxen. Dit kan alles zijn dat zou worden afgedrukt. Vergeet niet dat de faxkwaliteit erg laag is, dus probeer geen foto's te verzenden! Gewone tekst met af en toe een grafische weergave is voldoende.
Klik Afdrukken om het afdrukvoorbeeldvenster te openen.
Nu hebben we onze e-mail klaar voor gebruik, we moeten deze verzenden. Laten we aannemen dat het telefoonnummer waarnaar ik het wil sturen is (212) 555-5555. Met de internationale code van de VS die +1 zijn, gaan we naar binnen [email protected]. Zorg ervoor dat u het verzendt vanaf een e-mailadres dat u bij eFax hebt geregistreerd en de fax zal onmiddellijk worden verzonden. Maakt u zich geen zorgen als het nummer van de ontvanger bezet is, eFax blijft het proberen totdat het wordt verzonden.
Tip: Voor frequente eFax-faxontvangers voegt u hun fax-e-mailadres toe aan Contactpersonen voor snelle toegang zonder dat u hun nummer hoeft te onthouden!
Fax onderweg
Een mooie functie van een fax-naar-e-mailservice is dat als u uw e-mailaccount hebt ingesteld op uw iPhone of iPad, u er ook faxen vanaf kunt verzenden en ontvangen. Als u op zakenreis bent en wacht op een fax, kunt u deze nog steeds ontvangen. Evenzo, als u een PDF- of Word-document hebt dat u als een fax moet verzenden, hoeft u niet te hopen dat iemand op kantoor is.
Hoewel u zich waarschijnlijk afvraagt of het echt de moeite waard is om u te abonneren op een service die u een paar keer per jaar gebruikt, zijn er gratis services beschikbaar waarmee mensen en bedrijven faxen per e-mail kunnen ontvangen. Sommige van dergelijke diensten zijn gratis faxen naar e-mail, Wonderfax en Faxtastic.
Deze services bieden u een gratis telefoonnummer waarmee u faxen per e-mail kunt ontvangen. Ze werken door hogere prijzen in rekening te brengen voor degenen die het faxbericht plaatsen en vereisen dat u ten minste eenmaal per 90 dagen gebruikmaakt van hun service. Bedrijven die niet hoeven te faxen, maar nog steeds documenten nodig hebben (of een aantal contacten nodig hebben), is de moeite waard. Als u echter vindt dat u misschien een of twee keer per jaar een fax ontvangt, is het misschien niet eens de moeite waard.
Voor de meeste mensen en bedrijven is het alternatief voor faxen e-mail, zonder enige twijfel. Het is gratis, gemakkelijk toegankelijk en heeft geen van de beperkingen die faxen heeft. Als je zoveel mogelijk van het proces kunt digitaliseren en (waar beschikbaar) alternatieve methoden gebruiken, zal het helpen de kantoorwereld mee te nemen!
Accentsconagua