Stel uw bedrijfsmail in met Office 365 Hosted Exchange

Microsoft Exchange is al lang de e-mailserver-software voor bedrijven. Het vereist niet alleen de kosten van hardware en software, maar ook expertise en de tijd om het te beheren. Maar met cloudgebaseerd Office 365 zijn Exchange en gerelateerde applicaties beschikbaar voor iedereen, zelfs voor kleine bedrijven, zonder veel resources te hoeven besteden. In plaats van Exchange op een server bij u thuis, host Microsoft de Exchange-server voor u, beginnend bij $ 4 / maand, en alles wat u hoeft te doen is uw accounts in te stellen en Microsoft de rest te laten doen.

In deze zelfstudie zal ik u alles laten zien wat u moet doen om gebruikersaccounts te maken in Office 365 met uw beheerdersaccount in het beheercentrum en vervolgens uw team te laten beginnen met het gebruik van gehoste Exchange voor hun eigen communicatie.

Toegang tot het beheercentrum

Gebruik uw beheerdersreferenties om u aan te melden bij Office 365 op https://portal.microsoftonline.com. U krijgt dan het Admin-dashboard te zien. U kunt elke browser gebruiken, maar het zal u niet verbazen dat Internet Explorer hier het beste werkt.

Office 365 administratiedashboard

Uw domeinnaam controleren

Voordat u gebruikers maakt, wilt u de domeinnaam controleren die voor u is vermeld. Dus klik Gebruikers en groepen aan de linkerzijde.

Wanneer u zich voor het eerst aanmeldt voor service, krijgt u een domeinnaam zoals yourcompany.onmicrosoft.com. Je kunt dit gebruiken als je wilt, maar je hebt misschien liever een aangepaste, individuele naam yourcompany.com. Er zijn twee manieren om dat te doen:

• Als u al een domeinnaam hebt geregistreerd, klikt u op Voeg een domein toe. U hebt de aanmeldingsreferenties nodig om het account bij de registrar te beheren, omdat u de naamservers moet bijwerken om naar de Office 365-portal te wijzen.
• U kunt ter plekke een nieuwe domeinnaam registreren door te klikken op Koop een domein.

U kunt één of meerdere domeinen in uw account hebben en ook aangepaste domeinnamen gebruiken

U kunt meerdere domeinen in uw account hebben en gebruikers voor elk van hen maken. Als er een domein is dat u momenteel niet gebruikt, maar in de toekomst mogelijk wel klikt, klikt u op de status ervan en markeert u het als inactief. Of als u besluit dat u het niet langer wilt gebruiken, selecteert u het en klikt u op Verwijderen. U moet ten minste één domein in de lijst hebben en actief zijn.

Huidige gebruikers bekijken en filteren

Klik op om gebruikers toe te voegen en te beheren Gebruikers en groepen, aan de linkerzijde. De eerste keer dat u zich aanmeldt, is er één gebruiker: de beheerder. Let op de vier knoppen boven de gebruikerslijst. Met de eerste kunt u één gebruiker per keer toevoegen en met de tweede kunt u meerdere gebruikers toevoegen door een lijst met deze gebruikers te uploaden.

U kunt één gebruiker per keer maken of een lijst met meerdere gebruikers uploaden om deze tegelijkertijd te maken

Er zijn twee manieren om gebruikers te filteren: boven aan het scherm kunt u actieve en verwijderde gebruikers zien of op klikken Filter pictogram voor meer categorieën.

Het scherm Gebruikers en groepen bevat verschillende categorieën om door te filteren

Eén gebruiker tegelijk maken

Laten we eerst maar één gebruiker maken. Klik op de Plus pictogram (zie hierboven) en voer vervolgens de basisinformatie van de gebruiker in op de Details scherm. Als je wilt, klik je op aanvullende details onderaan om informatie in te voeren zoals afdeling, telefoonnummers en meer.

Let op de vervolgkeuzelijst voor de gebruikersnaam. Als u meerdere domeinnamen voor uw account hebt geconfigureerd, kunt u op de vervolgkeuzelijst klikken en er een kiezen. Zo maakt u gebruikers voor meerdere domeinnamen. (Opmerking: u kunt dezelfde gebruikersnaam aan meerdere domeinnamen toewijzen.)

Het eerste scherm van het proces voor het maken van gebruikers is waar u e-mailadressen aan toewijst

Als u klaar bent, klikt u op volgende.

Bepaal in het volgende scherm dat verschijnt of de gebruiker beheerdersrechten heeft en selecteer het land.

Gebruikers kunnen beheerdersrechten hebben, als u dat wilt

Als u klaar bent, klikt u op volgende.

Selecteer op het derde scherm de services waartoe de gebruiker toegang heeft. Misschien hebben sommige gebruikers toegang tot Lync of SharePoint nodig, maar andere niet. U kunt ook meer gebruikerslicenties kopen via dit scherm.

Naast e-mail kunnen gebruikers toegang krijgen tot andere services, zoals SharePoint en Lync

Als u klaar bent, klikt u op volgende.

Kies op het volgende scherm of u aanmeldings- en tijdelijke wachtwoordinformatie per e-mail wilt verzenden. Dit zou kunnen worden gemaild naar de gebruikers op alternatieve adressen, en ook naar u, als de beheerder. Let op de waarschuwing dat wachtwoorden via duidelijke tekst worden verzonden.

Het systeem kan u een e-mail sturen met de gebruikersnaam en het wachtwoord van het account dat u zojuist hebt aangemaakt

Maak uw keuzes en klik vervolgens op volgende. Het laatste scherm toont het tijdelijke wachtwoord.

Of u nu kiest voor een e-mail met gebruikersinformatie, het laatste scherm zal het weergeven

Op dit punt kunt u klikken op de link naar Maak een andere gebruiker, of klik Af hebben om terug te keren naar de lijst met gebruikers. De lijst toont de gebruiker (s) die u zojuist hebt aangemaakt.

Nadat u een gebruiker hebt gemaakt, wordt de nieuwe gebruiker weergegeven in de lijst

Gebruikers in bulk creëren

Als u meer dan een paar gebruikers wilt maken, kunt u sneller gebruikersinformatie in Excel maken en het bestand opslaan als CSV (Comma-Separated Values), een tekstbestand.

Klik in het scherm Gebruikers en groepen op Bulk toevoegen pictogram om meerdere gebruikers toe te voegen (zie schermopname hierboven). In het scherm dat verschijnt (zie hieronder), kunt u een leeg CSV-bestand downloaden of een voorbeeldbestand als u een duidelijker idee wilt hebben van waaruit het moet bestaan. Na het invullen van het formulier zou het er ongeveer zo uit moeten zien: 

Een CSV-bestand om bulksgewijs gebruikers te maken heeft 15 kolommen, waarvan de eerste 6 hier te zien zijn

Opmerking: zorg ervoor dat u het bestand in CSV-indeling opslaat. Als u een van de twee bestanden gebruikt die u van deze pagina hebt gedownload, opent Excel deze in CSV-indeling en slaat u deze ook op. Als u het bestand in XLXS-indeling hebt, doet u a Opslaan als, en kies CSV als het bestandstype.

Zorg ervoor dat u de lijst met gebruikers opslaat in CSV (tekst) -indeling, niet XLSX (native Excel) -indeling

In beide gevallen kunt u het opslaan met elke gewenste bestandsnaam.

Klik op Bladeren, zoek uw CSV-bestand op en dubbelklik erop. Klik volgende om het bestand te uploaden.

Het scherm waar u bulkgebruikers uploadt, bevat sjablonen waarmee u gemakkelijker gegevens kunt invoeren

Het volgende scherm zal u vertellen of de gegevens verificatie hebben doorstaan. Als er fouten zijn (bijvoorbeeld met behulp van een domeinnaam die u niet heeft, spaties in e-mailadressen), wordt dit aan u verteld.

Nadat u het CSV-bestand hebt geüpload, meldt Office 365 of er fouten zijn opgetreden

Wanneer u klikt volgende, U kunt kiezen of u de nieuwe gebruikers onmiddellijk toegang tot de service wilt geven of dat ze worden geblokkeerd. Je moet ook de locatie instellen.

Nadat u bulksgewijs gebruikers heeft gemaakt, kunt u hen toestaan ​​zich onmiddellijk aan te melden of de accounts embargo tot u klaar bent

De rest van de stappen is hetzelfde als hierboven. Het systeem zal u de tijdelijke wachtwoorden van de gebruikers e-mailen als u die optie kiest, en het laatste scherm toont alle gebruikersnamen en tijdelijke wachtwoorden.

Het systeem geeft de gebruikersnamen en tijdelijke wachtwoorden weer van alle accounts die u zojuist hebt aangemaakt

Klik Dichtbij. Hierdoor kom je weer op het scherm Gebruikers en groepen, waarin alle gebruikers worden weergegeven.

Gebruikers en groepen scherm nadat gebruikers bulksgewijs zijn toegevoegd

Wanneer een nieuwe gebruiker inlogt

De wachtwoorden die Office 365 hierboven maakt, zijn tijdelijk en het systeem vereist dat gebruikers nieuwe wachtwoorden maken wanneer ze zich voor de eerste keer aanmelden.

De gebruikers moeten naar dezelfde portal gaan als u deed toen u de accounts aanmaakte:

https://portal.microsoftonline.com

 Ze voeren het tijdelijke wachtwoord in, maken een nieuw wachtwoord en bevestigen dit en klik vervolgens op Opslaan.

De eerste keer dat een gebruiker inlogt met een nieuw account, vraagt ​​het systeem om een ​​nieuw wachtwoord

Dat brengt ze naar het startscherm van Office 365.

Nadat een nieuw wachtwoord is gemaakt, wordt de gebruiker naar het hoofdvenster van Office 365 geleid

Conclusie

Office 365 is communicatie- en samenwerkingssoftware die is gebaseerd op de cloud van Microsoft. Het type services dat het biedt, was vroeger voor bedrijven van grote bedrijven met IT-afdelingen, maar nu het beschikbaar is als een gehoste service, kan iedereen het gebruiken, van particulieren tot grote organisaties.

De sleutel tot alle services is e-mailgebruikersaccounts en het proces om ze te maken is vrij eenvoudig.