Share
Het bijhouden van al uw contacten is moeilijk genoeg voor uw persoonlijke leven, maar met zakelijke contacten, wetende wie wie uw professionele leven kan maken of breken. Dat is waarom je een CRM-a nodig hebt contact relatie manager die u zal helpen de verbindingen te maken tussen uw professionele contacten en al uw informatie over hen op één plaats te bewaren.
De meeste CRM-tools zijn duur en ingewikkeld om aan de slag te gaan, maar een van de eenvoudigste voor particulieren en kleine bedrijven om aan de slag te gaan is Zoho's ContactManager. Als onderdeel van de Zoho-set met tools voor online office-apps, e-mailtools en meer, kan Zoho ContactManager uw contacten, deals en taken opslaan en ze in uw team synchroniseren, zodat iedereen weet wie belangrijk is voor uw bedrijf.
Aan de slag met een CRM-app kan verwarrend zijn, dus in deze zelfstudie laat ik je zien hoe je de service kunt gebruiken om je zakelijke contacten en deals te beheren, waardoor je een one-stop-shop hebt voor de klantorganisatie van het team. Het enige dat u hoeft te doen, is een gratis account maken en meegaan, en uw contacten worden snel georganiseerd.
Start om te beginnen uw favoriete webbrowser en ga naar de website van ContactManager en meld u aan met de knop Inloggen in de rechterbovenhoek van het scherm. Kijk na het inloggen naar de rechterkant van het venster in de zijbalk. Zorg ervoor dat je in de Huis tab en kijk naar het midden van het venster.
U zou drie verschillende importopties moeten zien: CSV / XLS-bestand, Zoho-contacten en Gmail. Als uw contactpersonen lokaal zijn opgeslagen in een CSV- of XLS-document, selecteert u de CSV / XLS-bestand optie en kijk in het midden van het scherm waar u de knop "Bestand kiezen" vindt. U wordt nu gevraagd om het bestand te uploaden. Klik na het uploaden op de knop Volgende onder aan het venster.
Contactmanagervelden toewijzen.U komt nu in een venster waarin u elke kolom in uw CSV-bestand kunt toewijzen aan een Contact Manager-veld zodat ContactManager die contacten kan lezen en sorteren. Kijk hiervoor in het midden van het scherm en wijs elk van de vervolgkeuzemenu's aan de rechterkant van het venster toe aan de titel aan de linkerzijde van het venster. Als u bijvoorbeeld een kolom in uw XLS-document met de naam Voornaam hebt, wijst u deze toe aan de optie Voornaam in het vervolgkeuzemenu. Wanneer u hiermee klaar bent, klikt u op de volgende knop en uw contacten zullen worden geïmporteerd.
Contacten importeren vanuit Gmail.Als u de optie Gmail selecteert in het importgebied voor contactpersonen, wordt u gevraagd om uw Google-account te autoriseren met ContactManager. Na authenticatie, kijk naar de centrum van het importvenster: je ziet al je Gmail-contacten in een schuiflijst. U kunt elk contact afzonderlijk selecteren om te importeren door erop te klikken, of als u alle contacten in één keer wilt importeren, klikt u op allemaal knop boven de lijst met contactpersonen. Als u klaar bent met het selecteren van contacten, klikt u op Klaar Selecteer contacten knop bevindt zich aan de onderkant van de pagina.
Nu wordt u gevraagd om contactzoekwoorden toe te wijzen aan verschillende velden voor contactbeheer, zoals we deden met kolommen bij het importeren van contactpersonen uit een XLS- of CSV-bestand. Als u klaar bent met het toewijzen van velden, drukt u op voorleggen knop bevindt zich aan de onderkant van het venster.
Om contacten aan ContactManager toe te voegen, kijk in de richting van de linkerkant van het ContactManager-venster naar de zijbalk. Klik vanaf hier op de knop Contacten en kijk in de rechterbovenhoek van het scherm. Klik op de knop met het label Contact toevoegen.
Kijk nu in het midden van het scherm waar je twee opties kunt vinden voor het toevoegen van contacten aan ContactManager: Facebook en Do It Myself. Als u Facebook selecteert, wordt u gevraagd om uw Facebook-account te verifiëren met ContactManager.
Een contact toevoegen van Facebook in Zoho ContactManager.Na de authenticatie kunt u het tekstvak in het midden van het venster gebruiken om te zoeken naar namen en e-mailadressen van Facebook-gebruikers. Om een gebruiker toe te voegen aan uw ContactManager-contactboek, klikt u tijdens het zoeken op het account van die persoon in het vervolgkeuzemenu. U wordt vervolgens naar de pagina van die contactpersoon in uw adresboek van ContactManager gebracht. ContactManager haalt zoveel mogelijk informatie over het geselecteerde contact op Facebook, hoewel je deze informatie misschien moet bewerken door in de tekstvakken onder de naam van je contact te klikken en extra informatie in te typen. Als u klaar bent met het toevoegen van informatie, klikt u op de Opslaan knop bevindt zich aan de onderkant van de pagina.
Handmatig een contactpersoon toevoegen in ContactManager.Als u liever handmatig contactpersonen aan ContactManager toevoegt, selecteert u de Doe het zelf optie en kijk naar het midden van het menu. Vanaf hier kunt u contactgegevens invoeren voor uw nieuwe contactpersoon. Bovendien kunt u ook tags toevoegen voor een eenvoudigere organisatie binnen ContactManager. Als u bijvoorbeeld meerdere freelancers inhuurt, kan het de moeite waard zijn ze als "freelance" te taggen om gemakkelijker te kunnen zoeken. Wanneer u klaar bent met het toevoegen van contactgegevens en tagging, drukt u op Opslaan knop die zich onderaan het venster bevindt.
Nu u enkele contactpersonen aan uw ContactManager-account hebt toegevoegd, kunt u ze op twee manieren bekijken: via zoeken of in een lijstweergave. Het gebruik van de zoekoptie is vrij eenvoudig: kijk in de richting van rechterbovenhoek van het scherm in het vak Zoeken. Klik in dit vak en typ de naam van het contact dat u wilt bekijken en klik op hun naam in het vervolgkeuzemenu om hun info te bekijken. Het is zo eenvoudig als dat. U kunt ook zoeken op tag, e-mail of op iets anders dat aan uw contactpersoon is toegevoegd.
Als u uw contacten in een lijstweergave wilt bekijken, kijkt u naar de rechterkant van het ContactManager-venster en klikt u op de Contacten knop uit de zijbalk. Kijk naar het midden van het venster Contactpersonen waar al uw toegevoegde contactpersonen in een lijst staan.
Als je een groot aantal contacten hebt, kan het een beetje aanmatigend zijn om ze allemaal in een lijst te bekijken. Dit is waar tags van pas komen. U kunt al uw ContactManager-tags bekijken in de rechterbenedenhoek van de pagina Contacten. Als u alle contacten in een tag wilt weergeven, klikt u op de tag.
Contactpersonen bekijken per bedrijf. U kunt uw contacten ook gesorteerd op werkgever bekijken. Om dit te doen, klikt u op de bedrijven tabblad dat zich in de linkerzijbalk bevindt. Vanaf hier ziet u een lijst met alle bedrijven die in uw contacten zijn gevonden. Om al uw contacten van een bepaald bedrijf te bekijken, klikt u op de naam van dat bedrijf om een lijst met hen te bekijken.
Als u op de pagina van een bedrijf bent, kunt u ook alle deals en taken bekijken waaraan het bedrijf is gekoppeld. Om dit te doen, klik op de transactie of taak knop bevindt zich in de richting van het midden van de bedrijfspagina. Bovendien kunt u opmerkingen toevoegen aan een bedrijfspagina door op de knop te klikken opmerkingen tab.
Niet alleen kunt u ContactManager gebruiken om uw contacten bij te houden, maar u kunt het ook gebruiken om zakelijke deals bij te houden. Voor toegang tot deze functionaliteit, klik in de Aanbiedingen tab uit de zijbalk. Naar het midden van de pagina ziet u een leeg dealveld. Als u een deal wilt toevoegen aan uw ContactManager-account, vult u deze informatie in.
Een nieuwe deal toevoegen in Zoho ContactManager. Bij het invullen van uw deal kunt u de deal associëren met contacten in uw ContactManager-account via de Associëren met veld. In dit veld typt u de naam van uw contact in en selecteert u hun contactpersoon in het vervolgkeuzemenu.
Ten slotte kun je de deal taggen via het tag-tekstvak aan de onderkant van de pagina. Wanneer u klaar bent met het invullen van de informatie van uw transactie, sla deze dan op door op te klikken Opslaan knop bevindt zich onder het tekstvak van de tag.
ContactManager is ook een geweldige manier om uw team up-to-date te houden met verschillende taken die mogelijk op kantoor worden uitgevoerd. Om een taak te maken, klikt u op de knop Taak op de zijbalk en kijkt u in het midden van het venster. Net als bij deals, vult u informatie over uw taak in en wijst u deze toe aan een contactpersoon of bedrijf.
Als u naar de bovenkant van de zijbalk van ContactManager kijkt, ziet u een optie met de naam Startpagina. Met deze optie kunnen gebruikers van ContactManager een continue stroom bekijken van alle activiteiten die worden uitgevoerd in hun ContactManager-account. Als er bijvoorbeeld een nieuwe contactpersoon wordt toegevoegd, wordt deze weergegeven in deze feed, ook als de contactpersoon is gemaakt door een andere medewerker.
Bovendien kunt u snel en gemakkelijk berichten verzenden, deals maken of taken maken in het Home-menu. Om dit te doen, kijk je naar de bovenkant van de pagina waar je drie knoppen vindt: Status, Deal toevoegen en Taak toevoegen. Klik op een van deze knoppen om hun respectieve taak rechtstreeks vanuit het Home-menu uit te voeren.
Een status boeken naar ContactManager.Als u een nieuwe status maakt vanuit ContactManager, kunt u bestanden toevoegen aan uw update via slepen en neerzetten ze op de status, en u kunt de status naar Facebook doorsturen door op de Facebook knop bevindt zich onderaan het tekstvak van de statusupdate. Wanneer u klaar bent om uw statusupdate te publiceren, klikt u op de Delen knop bevindt zich in de rechterbenedenhoek van het vak Statusupdate.
Uw team is nu klaar om ContactManager te gebruiken om samen te werken en up-to-date te blijven over de nieuwste deals, contacten en taken. Het is eenvoudiger dan ooit om te weten wie wie is, en u zult tijd besparen bij het doorzoeken van oude e-mails en notities telkens wanneer u een klant moet bellen.
Als u een andere favoriete CRM-tool heeft of hulp nodig hebt om aan de slag te gaan met ContactManager, laat het ons dan weten in de onderstaande opmerkingen. En zorg ervoor dat je de rest van Zoho's tools bekijkt; het zijn geweldige web-apps die weinig bekend zijn maar de meeste behoeften van uw bedrijf kunnen dekken.
Accentsconagua