Share
Het maken van formulieren in Acrobat kan een belastingsproces zijn. De herkenningssoftware kan velden op de ene regel maken, maar niet de volgende. Mogelijk krijgt u een keuzerondje waar u een selectievakje wilt hebben. Ogenschijnlijk eenvoudige taken die minuten in beslag kunnen nemen, kunnen uren duren om te corrigeren en af te stellen. In deze tutorial leert u hoe u een schoon, werkend formulier ontwerpt om uw workflow-hoofdpijn te minimaliseren.
De eerste vuistregel is om uw ontwerp overzichtelijk te houden. De OCR-software (Optical Character Recognition) die Acrobat gebruikt om uw ontwerp om te zetten in een werkvorm, kan alleen duidelijke, leesbare en contrastrijke elementen zien. De beste manier om ervoor te zorgen dat uw ontwerp leesbaar is, is om vast te houden aan een witte achtergrond met een zwart lettertype voor informatie die moet worden geconverteerd. Vermijd mooie grafische elementen op de achtergrond. Zorg er ook voor dat elementen gescheiden zijn en dat er geen overlappende tekst is, waardoor formuliervelden kunnen samensmelten en andere funky dingen kunnen doen die uren aan je werk kunnen toevoegen.
We gaan door met het maken van een eenvoudige vorm, maar in geen geval moet uw ontwerp er precies zo uitzien om een formulier te krijgen dat werkt. Volg gewoon de instructies over afstand en hoe u formuliervelden plaatst en anders uw eigen ding ermee doet.
Opmerking: als u de hoofdpijn van het maken van uw eigen formulieren wilt overslaan, vindt u een selectie stijlvol formuliersjablonen op Envato Market, zoals Registratieformulier v-2.
Final Image Preview
Maak eerst een nieuw document in InDesign. Stel een bestand in van 4,25 inch x 8,5 inch. Het formulier dat ik maak, wordt ook als gedrukte mailer gebruikt, dus ik voeg een standaardlimiet van 0,125 toe aan.
Nu om het formulier te typen. Acrobat herkent duidelijke, leesbare tekst, dus probeer een schoon, leesbaar lettertype (zoals Helvetica of een ander gemakkelijk leesbaar lettertype) te gebruiken voor de tekst die de velden voorafgaat. De reden hiervoor is dat Acrobat de formulierelementen nauwkeurig kan benoemen zonder in de war te raken. Als uw document een kop of titel heeft, kunt u er echter een groter lettertype gebruiken.
U wilt kunnen zien waar elk tabblad en elke spatie zich in het document bevindt, dus zorg ervoor dat u alle verborgen tekens kunt zien. Selecteer hiervoor Type> Verborgen tekens weergeven om dit in InDesign te doen.
Om een eenvoudig bewerkbare onderstreping toe te voegen aan uw formuliervelden, selecteert u de spatie direct achter de naam van het veld en voegt u een tabblad in (Tab). Open het palet Tabs door Type> Tabs te selecteren. Selecteer een rechts uitgevulde tab (de pijl naar rechts en naar beneden) en klik op de liniaal in het palet Tabs om het tabblad in te voegen. Sleep het tabblad helemaal naar de rechter marge en het moet op zijn plaats klikken.
Markeer het tabblad en open de onderstrepingsopties, die u kunt openen door op het pictogram in de rechterbovenhoek van het palet Teken te klikken. Klik op het selectievakje "Onderstrepen op" en stel het onderstrepingsteken in op 0,5 pt. Als de streek te dun is, herkent Acrobat het niet als een tekstveld.
Voeg tabbladen toe aan elk veld met onderstreepingen en gebruik vervolgens het gereedschap Pipet (I) om het toe te passen op de andere velden door ze te markeren.
Niet alle velden hoeven de volledige regel te bevatten, zoals het telefoonnummer of zip- / mailcode, en u wilt twee velden op één regel plaatsen. Doe dit door de alinearetour op de eerste regel te verwijderen en het palet Tabs opnieuw te openen (Type> Tabs). Voeg een extra tabblad in door op de liniaal te klikken en deze naar de gewenste locatie te slepen.
Nu zijn die velden te krap bij elkaar! Dit zal problematisch zijn op de afgedrukte vorm wanneer iemand het met de hand probeert in te vullen. Ik geef het meestal ongeveer 1/8 inch hoofdruimte om er zeker van te zijn. Plaats de cursor in de regel die u aanpast. Vervolgens wijzigt u de instelling Space Before in het palet Alinea in 0,125 inch. Zorg ervoor dat alle tekstvelden dezelfde Space Before-instelling hebben. Ik heb de alinea's zonder tekstvelden ingesteld op 0,625 inch.
Stel vervolgens een basistabel op door het gereedschap Tekst (T) te selecteren, de cursor in te voegen waar de tabel zal worden geplaatst en selecteer vervolgens Tabel> Tabel invoegen. Kies het aantal rijen en kolommen dat u nodig heeft. Voor dit formulier heb ik zes kolommen en zeven rijen gebruikt, met één koprij.
Nu om de tabel op te maken. Ik wil dat de koprij een vergelijkbare oranje kleur heeft om consistentie te behouden met mijn kleurenschema. Markeer de kopregel door met het gereedschap Tekst (T) over de linkerrand van de rij te bewegen totdat een zwarte pijl verschijnt en klik erop. Wijzig de vulkleur in het palet Stalen.
De beste manier om invulbare tekstvakken te herkennen aan de OCR is om een leeg wit vak omgeven door een zwarte lijn achter te laten. Markeer de hoofdtekstrijen van de tabel en wijzig het lijngewicht in 0,5 pt om het gewicht van het onderstreepte tekstveld te evenaren.
Als u wilt dat de tabel er minder boxy uitziet, verwijdert u de lijn aan de buitenkant van de tabel door de linkerkolom te markeren en vervolgens alleen de linker buitenstreep te selecteren in de eigenschappencontrole (hieronder afgebeeld) en de breedte van de streekbreedte in te stellen op nul. Doe hetzelfde in de rechterkolom om de andere kant te verwijderen. Ik verwijderde ook de zwarte streek rond de kopbal en veranderde de interne slagen in wit.
Voeg de lichaamscellen samen in de linkerkolom door ze te markeren en Tabel> Cellen samenvoegen te selecteren.
Plaats uw tekst in de tabel. Versleep de randen van de cellen zodat ze in de tekst passen.
Nu om selectievakjes toe te voegen. De OCR herkent over het algemeen elk klein, leeg vierkant met een zwarte streep eromheen als selectievakje. Omgekeerd wordt elke cirkel met een zwarte streep herkend als een keuzerondje. (Het verschil is dat je meerdere selectievakjes kunt selecteren, maar slechts één keuzerondje.) Het symboollettertype Wingdings heeft een zwart vierkant en een zwarte cirkel glyph dat redelijk goed werkt, maar je zult ze waarschijnlijk een aantal puntgroottes moeten oplopen overeenkomen met de hoogte van het lettertype waarmee u werkt. Open de glyph waarnaar u op zoek bent onder Type> Glyphs en selecteer Wingdings.
Na het toevoegen van enkele meer grafische elementen zoals creditcardlogo's en een oranje accent aan de onderkant van de pagina, zijn we klaar met het ontwerp! Tijd om dit ding in een werkende vorm te veranderen.
Selecteer Bestand> Exporteren en kies om te exporteren als PDF (Afdrukken).
Open de geëxporteerde PDF in Adobe Acrobat.
Selecteer nu Formulieren> Start Formulier Wizard en kies "Gebruik het huidige document of blader naar een PDF-bestand" en vervolgens "Gebruik het huidige document". Acrobat vult onmiddellijk de lege onderstrepingen en tabelcellen in met tekstvelden en de selectievakjes kunnen worden gecontroleerd.
We zijn nog niet klaar! Acrobat ondervindt enige moeite bij het parseren van elk veld, dus laten we deze controleren om er zeker van te zijn dat ze correct zijn. Een snelle methode om uniforme opmaak te garanderen, is door alle formuliervelden tegelijk te selecteren en ze tegelijkertijd te wijzigen. Klik met de muis op alle formuliervelden (niet de selectievakjes of handtekening) en selecteer achterblijvers met Command-klik. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op een van de gemarkeerde velden en selecteer Eigenschappen.
Stel in het menu Vormgeving het lettertype in op Helvetica en de tekengrootte op 8. Als de lettergrootte op de standaardinstelling Auto blijft staan, wordt de tekst aangepast aan de grootte van het tekstveld en ziet het er behoorlijk lelijk uit.
Schakel over naar het menu Opties. In enkele zeldzame gevallen stelt Acrobat een tekenlimiet voor een veld in. Verwijder het vinkje uit de selectievakjes naast 'Limiet van _ tekens' en 'Aantal tekens _' om afgebroken velden te voorkomen. Schakel ook "Lange tekst doorbladeren" uit, waardoor de lengte van de ingevoerde tekst wordt beperkt tot de lengte van het tekstveld, zodat de gebruiker geen roman in uw formulier kan typen.
Acrobat heeft de neiging om de velden een beetje hoog boven de basislijn te plaatsen, wat bij het invoeren van tekst extra lelijkheid veroorzaakt. Om dit te corrigeren, selecteert u opnieuw de velden die u wilt verlagen en duwt u ze naar beneden met de pijltoetsen. De beste manier om te testen waar de ingevoerde tekst zal zitten, is door Preview in de linkerbovenhoek van het venster te selecteren en een voorbeeldtekst te typen.
Als u opmerkt, heeft de OCR niet alle lege velden in de tabel ingevuld. Dit komt vaak voor, en gelukkig is dit een gemakkelijke oplossing. Klik op Nieuw veld toevoegen in de linkerbovenhoek van het venster en kies Tekstvak.
Plaats en verklein het veld nu met behulp van het selectiekader rond het veld. Als u een beetje hulp nodig hebt bij het uitlijnen van het vak met de andere velden, schakelt u de linialen in (Command + R) en sleept u een hulplijn uit de liniaal. Verwijder ongewenste velden door de dader te selecteren en op Verwijderen te klikken.
U kunt indien nodig ook een digitale handtekening op het formulier plaatsen. In dit geval leest de OCR de woordhandtekening en stelt deze automatisch in. Als u extra handtekeningvelden wilt instellen, selecteert u Nieuw veld toevoegen> Handtekening.
Het veld Notities is een probleem. Merk op dat het is opgesplitst in twee afzonderlijke velden, maar we willen dat het zich naar de volgende regel verplaatst. Acrobat is geen tekstverwerker, dus er is absoluut geen manier om de hoofdtekst (regelafstand,) aan te passen, zodat de onderstreping niet op één lijn met de tekst kan worden geplaatst, dus we zullen de lijnen verwijderen om plaats te maken voor een tekstveld met meerdere regels.
Als u de lijnen wilt verwijderen zonder terug te gaan naar InDesign, klikt u op Formulierbewerking sluiten in de rechterbovenhoek van het venster en gaat u naar Extra> Geavanceerde bewerking> TouchUp-objecttool. Selecteer nu elke ongewenste onderstreping en druk op Verwijderen.
Terug in de modus Formulierbewerking verwijdert u de oude tekstvelden en maakt u een nieuwe die groot genoeg is om twee regels tekst te verwerken. Open de eigenschappen van het tekstveld en ga naar Uiterlijk en vink "Multiline" aan. Hierdoor kan de tekst naar de volgende regel worden omgeslagen.
Zodra uw formulier schoon en klaar om te verzenden is, klikt u op Formulierbewerking sluiten, slaat u uw werk op en selecteert u vervolgens Geavanceerd> Privileges uitbreiden in Adobe Reader. Als u deze stap overslaat, kan de gebruiker ingevoerde tekst niet opslaan en wordt deze een alleen-lezenbestand.
Tip: Zorg ervoor dat u klaar bent met het bewerken van het formulier: zodra u de bevoegdheden uitbreidt, is het bestand vergrendeld en kunt u het ontwerp van het formulier niet wijzigen. Maak een back-up met een andere naam, zoals "form_editable.pdf" of iets dergelijks.
Formulieren kunnen een gedoe zijn, maar met de praktijk kunt u schone, gemakkelijk te navigeren PDF's maken met een paar eenvoudige aanpassingen. Zelfs als je al met invulbare formulieren hebt gewerkt, heeft deze tutorial je hopelijk enkele suggesties gegeven om het proces een beetje gemakkelijker te maken. Als u tips heeft die we vandaag niet hebben behandeld, kunt u ze in de opmerkingen horen.
Vergeet niet: als dit ontwerpproces te veel was om te volgen, kun je een selectie stijlvol vinden formuliersjablonen op Envato Market.
Accentsconagua