Share
Als er één ding centraal staat in alles wat Tuts + doet, zijn het mensen. We hebben momenteel tien redacteuren en cursusproducenten die op hun beurt samenwerken met een pool van managers, copy-editors, assistenten en analisten. Sommige van deze editors werken met een honderdtal verschillende instructeurs in een bepaald jaar en vanuit elke hoek van de wereld. Wanneer u die aantallen samen vermenigvuldigt, komt dit overeen met een zeer grote groep mensen, die allemaal samenwerken om zelfstudies en cursussen te maken die consistent zijn qua aanpak en kwaliteit. In concept is dit vrij eenvoudig. In uitvoering is het geen kleinigheid.
We gebruiken een aantal communicatie- en projectmanagementtools bij Tuts +, maar we hebben onlangs een nieuwe en zeer specifieke workflow uitgerold voor het plannen, in bedrijf stellen en herzien van onze inhoud. Het doel: het leven verbeteren voor iedereen die betrokken is bij de redactionele kant van Tuts +, zodat we nog meer geweldige dingen voor je kunnen maken om te leren.
Ons redactieteam is bijna volledig op afstand (van het hoofdkantoor in Melbourne), verspreid over de hele wereld in verschillende tijdzones. De vrijheid om te kiezen wanneer en hoe te werken is ingebouwd in de baan. Het is een aanzienlijk voordeel en het is een groot deel van de reden waarom werken voor Tuts + zo geweldig is. Toen het team in de loop van de jaren echter groeide en diversifieerde, werden workflows steeds ongelijksoortiger en dus ook het eindproduct. Het werd duidelijk dat als we een meer consistente en uniforme contentstrategie wilden hebben, we meer als een team moesten gaan werken.
Zodra de noodzaak tot verandering werd erkend, hebben we maandenlang geprobeerd een balans te vinden tussen autonomie en consistentie. Sindsdien hebben we onze processen en richtlijnen over de hele linie bijgewerkt en volledig gereviseerd over hoe we content planning en creatie benaderen. Een belangrijk onderdeel van dit proces was een diepgaand onderzoek en een herdefinitie van onze workflow voor de redactie van de redactie.
Het werd duidelijk dat als we iedereen op dezelfde pagina wilden krijgen en een grotere mate van transparantie wilden bieden voor de contentplanningworkflows van ons hele team, we een consistente workflow over elk onderwerp en elke categorie moesten implementeren.
Inherent, die aanpak komt met een aantal verheven doelen. Om echt nuttig te zijn, zou het de status van elke afzonderlijke tutorial en cursus die over het netwerk gepubliceerd is, moeten bijhouden en tegelijkertijd dienen als een belangrijk documentatieproces voor de belangrijkste communicatiepunten achter elk individueel stukje content. Een behoorlijk aantal gesprekken en besluitvorming tussen redacteuren en instructeurs gaat over alles wat we publiceren, en het is belangrijk om zoveel mogelijk van deze communicatie uit privé-e-mail te halen, zodat andere teamleden erbij betrokken kunnen zijn.
Met zo'n overvloed aan projectbeheer, samenwerking en redactionele toepassingen die tegenwoordig beschikbaar zijn, was het moeilijker om een platform te kiezen om ons team vooruit te helpen dan je je kunt voorstellen..
Het beste advies in deze situatie is: vergeet de software. In plaats van naar tools te zoeken waarop de nieuwe workflow kon worden gebaseerd, bouwden we in plaats daarvan de workflow onafhankelijk van elke applicatie en keken dan rond om te zien wat geschikt was.
In dit stadium was het nodig om de universele aspecten van het redactionele proces in duidelijke stappen te distilleren. Elke Tuts + -editor heeft zijn eigen voorkeursmethoden en -workflows. We moesten ons afvragen: welke stappen doet een tutorial of cursus typisch zijn weg van concept naar voltooiing voltrekken?
Uiteindelijk kwamen we bij een eenvoudig schema dat het hele proces schetste. Ongeacht hoe gepersonaliseerd en uniek de werkstroom van elke redacteur was, de kans is groot dat het deze basisstappen omvatte.
Gewapend met een duidelijk begrip van hoe het systeem precies zou werken, zouden we nu een hulpmiddel kunnen vinden om het proces te vergemakkelijken.
Collaborative schrijven-apps waren uit (we hebben al een CMS). We hadden een communicatiemiddel nodig, geen schrijfhulpmiddel. Schaalbaarheid en flexibiliteit waren echter de sleutelwoorden. Als we meer dan honderd instructeurs zouden toevoegen, allemaal zelfstandig werkend en met gesprekken met hun redacteur, zou de hoeveelheid inhoud de app moeilijk te gebruiken maken?
Na het toepassen van deze ideeën en het houden van de gewenste workflow, viel één app op als de duidelijke winnaar.
Meteen toen we begonnen met het verbeteren van ons redactionele proces keken we naar Trello, maar weigerden het snel vanwege zijn simplistische aanpak. Hoe meer we het vergeleken met het diagram, hoe meer het echter logisch was om elk individueel stuk inhoud horizontaal te laten bewegen, heen en weer door de workflow. Als elke zelfstudie een kaart was en elke stap in het proces een lijst was, konden deelnemers eenvoudig tutorials van de ene stap naar de andere slepen en hun voortgang bijhouden terwijl ze door het systeem liepen.
Het blijkt dat alleen Trello komt naar voren simplistisch. Onder de motorkap verbergt het een werkelijk indrukwekkende set functies. Hier zijn enkele van de organisatorische functies die u helpen bij het doorsnijden van de rommel in Trello:
Net als de meeste hulpprogramma's voor projectbeheer, biedt Trello u de mogelijkheid specifieke personen aan een taak toe te wijzen (zoveel als u wilt) en vervaldata toe te passen, die vervolgens dienen om herinneringen en meldingen te activeren..
Het visuele karakter van elke taak is een belangrijk aspect van Trello. Avatars van toegewezen gebruikers verschijnen op kaarten, samen met gekleurde labels voor eenvoudige naslag en miniatuurbijlagen voor onmiddellijke identificatie. Gebrek aan activiteit op een kaart zal de dekking verminderen, zodat alles wat niet de aandacht krijgt die het verdient, zichtbaar zal vervagen. Er is zelfs een kleurenblinde vriendelijke modus die, wanneer geactiveerd, gekleurde gebieden onderscheidt door patronen met een patroon toe te voegen.
Tenslotte, en belangrijker voor ons, kan het aantal kaarten op een druk "bord" snel worden uitgedund door filtering op basis van persoon, onderwerp, trefwoord enzovoort.
Kortom, Trello past heel goed bij ons gewenste redactionele proces.
Een belangrijk onderdeel van dit hele proces was het besef dat er niet één enkele applicatie zou zijn die aan onze precieze behoeften zou voldoen.
Het belangrijkste gebied dat we in Trello ontbraken, is het vermogen om groepsdiscussies te vergemakkelijken. In processen waar groepsdiscussies centraal staan, is Basecamp een veel betere oplossing die het veel gemakkelijker maakt om een teamgesprek te starten en bij te houden..
Dat gezegd hebbende, Trello cultiveert een gevoel van gemeenschap. Alle leden van een forum, of ze nu redacteuren, managers of instructeurs zijn, hebben het gevoel dat ze welkom zijn om deel te nemen aan een taak of een gesprek. Avatars plaatsen gezichten op namen, discussies volgen en teamsobligaties worden gevormd.
In 2013 was er geen enkele plaats waar we snel en gemakkelijk de polsslag konden nemen van ons hele lichaam van aankomende content. Evenmin was er een snelle manier om een onderwerp (inclusief alle lopende content, alle relevante instructeurs en toekomstige inhoudsplannen) over te dragen aan een nieuwe redacteur, tijdelijk of permanent.
Nu hebben we dit en nog veel meer, hoewel het implementeren van onze nieuwe workflow absoluut een leercurve was. Hier zijn enkele van de belangrijkste lessen die we onderweg tegenkwamen:
Accentsconagua