Hoe maak je een back-up van al je Gmail-e-mails (complete gids)

Het is nog nooit zo belangrijk geweest om een ​​back-up te maken van Gmail-e-mails. Met hackers die voortdurend op zoek zijn naar zwakke punten van het account, is het mogelijk dat uw e-mailaccount in gevaar kan worden gebracht. Berichten kunnen verloren gaan. U zou zelfs de toegang tot uw Gmail-account kunnen verliezen. Als dat gebeurt, wil je een goede Gmail-back-up hebben.

Velen van ons houden bedrijfsinformatie bij in onze Gmail-e-mailaccounts. Het verliezen van die informatie kan behoorlijk duur zijn. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat gegevens niet verloren gaan.

Er zijn verschillende manieren om een ​​back-up te maken van Gmail-e-mails, maar veel Gmail-gebruikers begrijpen niet wat ze moeten doen. In deze zelfstudie leert u hoe u een back-up van Gmail kunt maken. We leggen uit hoe u het hulpprogramma voor back-up van Google (Google Takeout) gebruikt om een ​​back-up van uw Gmail te maken. We zullen ook een paar externe back-uphulpprogramma's van derden bespreken.

Leren Nuttige e-mailtips en -strategieën

Voordat we Gmail-back-ups aanpakken, vergeet dan niet om dit te doen meld u aan voor de Tuts + Business-nieuwsbrief en pak ons ​​gratis eBook: De ultieme gids voor inbox zero master. Het is verpakt met inbox-organisatiestrategieën en moordende tips voor efficiënter beheer van al uw inkomende e-mail.

1. Waarom u Gmail-back-ups nodig hebt

Je Gmail bevat belangrijke bedrijfsinformatie. Klanten en toekomstige klanten gebruiken het om contact met u op te nemen. Het kan zelfs gevoelige projectinformatie bevatten.

Maar wat als uw e-mailberichten verloren of gecompromitteerd zijn??

De waarheid is dat e-mailaccounts en andere online accounts voortdurend worden gehackt. Het nieuws is gevuld met accounts over datalekken en andere beveiligingsproblemen. Als iemand anders toegang heeft gehad tot uw e-mailaccount, is het mogelijk dat u enkele van die belangrijke zakelijke communicatie zou verliezen.

Hoewel het instellen van sterke Gmail-wachtwoorden kan helpen de kans te verkleinen dat een hacker in uw e-mail terechtkomt, geen enkel systeem is waterdicht. In het ergste geval moet u misschien zelfs uw Gmail-account verwijderen als dit in gevaar is. Volg de stappen in deze zelfstudie voor instructies over hoe u dit moet doen:

En natuurlijk is er een gebruikersfout. Niemand houdt ervan om erover na te denken, maar gegevens gaan vaak verloren wanneer een gebruiker per ongeluk een Gmail-bericht verwijdert. Als u snel handelt, kunt u mogelijk een verwijderd bericht herstellen. Maar als er enige tijd verstreken is en je geen back-upsysteem van Gmail hebt, dan heb je die boodschap mogelijk voor altijd verloren. Voor instructies over het ophalen van verwijderde Gmail's bekijk je de tutorial, Hoe haal je je verwijderde (of gearchiveerde) e-mails in Gmail op.

Met up-to-date Gmail-back-ups kunt u uw verloren e-mails herstellen als er iets gebeurt met uw Gmail-account. Er zijn verschillende methoden om een ​​back-up van uw Gmail-account te maken.

2. Back-uppen Gmail-e-mails met Google Takeout

Google Takeout maakt een kopie van uw gehele Google-account, inclusief uw Gmail-gegevens. Om het te gebruiken, hier is wat te doen:

1. Begin met typen https://takeout.google.com/settings/takeout in uw browser Adres veld. Als u niet bent aangemeld bij uw Google-account, moet u zich aanmelden voordat u het hulpprogramma kunt gebruiken. Als u bent ingelogd, Google Takeout scherm verschijnt:

Gebruik Google Takeout voor e-mailback-ups van Gmail

2. Gebruik de schuifbalk aan de rechterkant van het scherm om de lijst met gegevens weer te geven waarvan u een back-up kunt maken met het hulpprogramma:

Als u een back-up van uw Gmail-account wilt maken, zorgt u ervoor dat de schuifregelaar zich aan de rechterkant bevindt.

U ziet alle verschillende soorten gegevens die u kunt openen met uw Google-account.

3. Schuif de schuifregelaar van Gmail (aan de rechterkant van het scherm) naar rechts om een ​​back-up te maken van je Gmail-account. Als u op de pijl-omlaag links van de schuifregelaar klikt, wordt het scherm uitgevouwen en kunt u nader aangeven welke delen van uw Gmail u wilt back-uppen: 

Maak een back-up van specifieke Gmail-labels.

Kies een van de volgende opties: 

• Klik op de schakelaar naast Voeg al uw e-mail toe om een ​​back-up te maken van al je Gmail.
• Klik op de schakelknop naast Selecteer labels om een ​​scherm weer te geven waarin u kunt kiezen welke labels (mappen) u wilt back-uppen. 

 4. Klik op de knop als u klaar bent met het selecteren van gegevenstypen waarvan u een back-up wilt maken volgende knop linksonder op het scherm. De Pas het archiefformaat aan schermweergaven:

Kies back-uparchiefindelingen van Gmail.

Gebruik dit scherm om de volgende kenmerken van uw archief te definiëren:

• Bestandstype. Het standaard bestandstype voor uw archiefbestand is .zip. Klik op de pijl-omlaag om het .tgz-bestandstype te kiezen. (Dit bestandstype kan voor de meeste gebruikers moeilijk te openen zijn.)

• Archiefgrootte. De maximale bestandsarchiefgrootte is 50 GB. Klik op de pijl-omlaag om een ​​van de volgende bestandsgroottes te kiezen: 1 GB, 2 GB, 4 GB, 10 GB, 50 GB. 

• Levering methode. Dit is hoe u uw gearchiveerde gegevens ontvangt. Klik op de pijl omlaagpijl om te kiezen tussen het ontvangen van een downloadlink voor e-mail, een bestand op Google Drive, een bestand op Dropbox of een bestand op OneDrive.

Voorzichtigheid: Archieven die zijn opgeslagen op Google Drive tellen mee voor het opslagquotum van Google. Als uw archief bijzonder groot is, kunt u een ander middel kiezen om het te ontvangen.

 5. Klik op de knop als u klaar bent met het selecteren van uw opties voor het archiefformaat Archief maken knop in de linkerbenedenhoek.

U ziet een melding op het volgende scherm dat uw archief wordt voorbereid. (Het archiefproces verloopt niet onmiddellijk.) Wanneer uw archief gereed is, ontvangt u via e-mail bericht over de locatie van het archief. Dit is hoe de e-mail eruit kan zien: 

Een e-mail waarschuwt u dat uw Gmail-back-up klaar is voor beoordeling.

Notitie: Uw e-mail kan variëren, afhankelijk van de optie voor de bezorgmethode die u kiest.

6. Volg de instructies in de e-mail om toegang te krijgen tot uw Gmail-archief. (In het bovenstaande voorbeeld zou ik op de klikken Archief downloaden knop.)

3. Andere methoden om een ​​Gmail-back-up te maken

Hoewel het hulpprogramma Google Backup vrij eenvoudig is, moet u er wel aan denken om het Gmail-archief te maken. Een meer geautomatiseerde manier om een ​​back-up van uw Gmail-e-mail te maken, is door een desktopclient zoals Microsoft Outlook, Thunderbird (iOS) of Apple Mail te gebruiken. 

Notitie: Voor dit voorbeeld zal ik Outlook gebruiken. Als uw desktopclient anders is, kunnen de stappen die u volgt enigszins afwijken.

Stel uw bureaubladclient zo in dat deze via IMAP-protocol berichten van Gmail op uw computer ophaalt. Hier is wat te doen:  

Stap 1. Zet uw IMAP-toegang aan

1. Ga naar Instellingen> Instellingen> Doorsturen en POP / IMAP in Gmail om te controleren of IMAP is ingeschakeld. Uw scherm zou er als volgt uit moeten zien:

Ga naar Gmail instellingen in staat te stellen IMAP-toegang.

Als IMAP niet is ingeschakeld, klikt u op Schakel IMAP in toggle.

2. Google beschouwt de meeste desktop-e-mail-apps als minder veilig. U moet dus de beveiligingsinstellingen in uw Google-account wijzigen, zodat u toegang tot uw desktop-e-mailclient krijgt tot uw Gmail-account. Ga om te beginnen naar https://myaccount.google.com/. Je zult het zien Mijn rekening scherm:

Gebruik de Mijn rekening scherm om uw desktop e-mail toegang te geven tot uw Gmail-e-mails.

3. Selecteer Apps met accounttoegang. De Inloggen en beveiliging scherm verschijnt. Scroll naar beneden op de Inloggen en beveiliging scherm naar de Sta minder veilige apps toe: keuze:

Google beschouwt de meeste andere e-mailsystemen als minder veilig. U moet de schuifregelaar naar rechts schuiven.

Schuif de schakelaar naar rechts zodat uw e-mailclient voor bureaublad toegang heeft tot uw Gmail-account.

Stap 2. Voeg uw Gmail-account toe aan uw bureaublad e-mailclient

De volgende stap is om je Gmail-account toe te voegen aan je desktop e-mailclient. Het exacte proces dat u zult gebruiken om dit te doen, is afhankelijk van uw e-mailclient voor de desktop.

1. Klik voor MS-Outlook op het dossier. Wanneer de Account Informatie scherm verschijnt, Klik op de Account toevoegen knop:

Klik op de Account toevoegen om Outlook toegang tot uw Gmail-berichten te geven.

2. U wordt gevraagd om het Gmail-account en wachtwoord in te voeren dat u aan Outlook wilt toevoegen. Typ de informatie en klik op de Aansluiten knop. De volgende prompt wordt weergegeven:

U hebt Outlook toegang tot uw Gmail-berichten gegeven.

3. Klik op OK om uw Gmail-account met uw desktopaccount te verbinden. Uw accounts zijn verbonden. 

U ontvangt een e-mailbericht met de onderwerpregel: Microsoft Outlook-testbericht in uw Outlook-inbox. In je Gmail-inbox krijg je hetzelfde bericht. 

Vanaf dit punt worden berichten die naar uw Gmail-adres zijn verzonden ook naar MS Outlook verzonden. Zelfs als u de toegang tot uw Gmail-account zou verliezen, heeft u nog steeds toegang tot uw Gmail-berichten via Outlook. Onthoud echter dat als u een bericht uit uw Gmail-account verwijdert, het ook uit uw Postvak IN van Outlook zal worden verwijderd.

Voorzichtigheid: Filters en andere organisatorische hulpmiddelen die u in uw Gmail-inbox hebt toegepast, worden mogelijk niet doorgestuurd naar uw e-mailsysteem op uw computer. 

4. Gmail-back-uphulpprogramma's van derden

Nog een andere methode om een ​​back-up van je Gmail-berichten te maken, is door een back-uphulpprogramma van derden te gebruiken. Hier zijn vier populaire opties:

1. UpSafe

UpSafe Gmail back-upprogramma is gratis en gemakkelijk te gebruiken. 

UpSafe is een gratis en eenvoudig te gebruiken Windows-Gmail-back-up waarmee u snel een back-up kunt maken van uw Gmail-bestanden op uw harde schijf. Een leuke beveiligingsfunctie van dit hulpprogramma is dat de app nooit toegang heeft tot uw inloggegevens voor Google. Back-ups zijn echter niet automatisch. Vergeet dus niet om regelmatig een back-up van uw Gmail-account te maken.

2. Gmvault Backup

Het back-upprogramma Gmvault werkt op een groot aantal platforms.

Gebruik GMvault op Windows-, Mac-, OSX- of Linux-machines. Met deze populaire open source-app kunt u plannen dat back-ups automatisch worden uitgevoerd, wat goed is omdat u zich geen zorgen hoeft te maken over het maken van een back-up van uw Gmail. Het is ook een goed hulpmiddel om e-mail van het ene naar het andere account te verplaatsen. Het is gebaseerd op de opdrachtregel, wat betekent dat er geen grafische interface is. Maar je kunt veel bereiken door een paar eenvoudige commando's te leren.

3. Draai terug

Het Spinbackup Gmail-hulpprogramma biedt op de cloud gebaseerde back-upfuncties.

Spinbackup combineert op de cloud gebaseerde back-upfuncties en cyberbeveiligingsfuncties in één pakket. Als uw bedrijf beide opties nodig heeft, kan deze enkele tool een goede keuze zijn. Hiermee kunt u automatische back-ups maken van niet alleen uw Gmail-berichten, maar ook alle gegevens op uw Google Drive, inclusief uw contacten en uw agenda. De prijzen variëren afhankelijk van uw behoeften en het aantal gebruikers.

4. SysTools Gmail-back-up

SysTools is gespecialiseerd in back-uphulpprogramma's en gegevensherstel.

SysTools biedt een breed scala aan back-uphulpprogramma's en gegevenshersteldiensten, inclusief hulpprogramma's voor cloudback-ups voor Gmail en Google Apps. Zowel een Windows- als een Mac-versie van het hulpprogramma Gmail Backup zijn beschikbaar. Afhankelijk van het besturingssysteem dat u gebruikt, kunnen uw berichten in verschillende indelingen worden opgeslagen. U kunt ook een filter toepassen om te kiezen van welke berichten een back-up wordt gemaakt.

5. Maak Gmail-back-ups deel van uw workflow

Het verliezen van Gmail-berichten kan kostbaar zijn. Uw Gmail-back-ups moeten een vast onderdeel zijn van uw werkstroom. Hier zijn enkele beste praktische tips voor Gmail Backup om u te helpen:

1. Blijf de goede beveiligingspraktijken van Gmail volgen. Hoewel het gebruik van een back-upsysteem van Gmail ervoor kan zorgen dat u geen belangrijke e-mailberichten kwijtraakt, is het toch de bedoeling om uw account zo veilig mogelijk te houden. Zorg ervoor dat de Gmail-wachtwoorden die u gebruikt, veilig zijn en profiteer ook van andere online beveiligingsmaatregelen van Gmail.
2. Automatische back-ups versus handmatige back-ups. Hoewel sommige back-upprogramma's van Gmail u in staat stellen om een ​​normale automatische back-up in te plannen, doen anderen dat niet. Afhankelijk van het volume e-mail dat je ontvangt, kan je back-upfrequentie variëren. Hoe meer berichten je ontvangt, hoe vaker je een back-up van je Gmail moet maken. Begrijp het back-upsysteem dat u gebruikt. Als uw hulpprogramma u niet toestaat routine-back-ups te plannen, moet u een gewone tijd reserveren om handmatig een back-up van uw Gmail-berichten te maken.
3. Controleer back-upbestanden regelmatig. Zelfs als uw back-uphulpprogramma automatisch wordt uitgevoerd, moet u van tijd tot tijd uw back-upbestanden controleren om er zeker van te zijn dat het hulpprogramma correct wordt uitgevoerd. Als u merkt dat de back-upbestanden niet aanwezig zijn of dat back-upbestanden 0 bytes groot zijn, leest u de documentatie van het back-upprogramma opnieuw of neemt u contact op met het ondersteuningsteam voor back-upsoftware om het probleem op te lossen.
4. Bewaak uw back-up opslagruimte. Wees je bewust van hoeveel opslagruimte je hebt voor je back-upmappen. Als u uw opslaglimiet bijna overschrijdt, overweeg dan om oudere back-upbestanden op een andere locatie op te slaan of te verwijderen. (Voorzichtigheid: Als u oudere back-upbestanden verwijdert, kunt u deze mogelijk niet meer herstellen als u ze later nodig heeft.) 

Conclusie

Als u regelmatig geen back-up maakt van Gmail-e-mails, loopt u het risico uw gegevens te verliezen. Nu je weet hoe je een back-up van Gmail kunt maken, kun je de kans op gegevensverlies verkleinen door een back-up van je Gmail te maken.

Gebruik de stappen die we zojuist hebben laten zien om regelmatig Gmail-back-ups te maken.