Share
Als u een bedrijf heeft, weet u al hoe belangrijk uw Microsoft Outlook-e-mails zijn. Het is hoe je communiceert met klanten en het kan ook zijn hoe je orders krijgt. U wilt zeker weten en een back-up maken van de informatie in uw MS Outlook-account zodat u geen essentiële bedrijfsinformatie verliest. Als u Microsoft Outlook voor uw persoonlijke behoeften gebruikt, zoals om te communiceren met vrienden en familieleden of voor school, zijn die e-mails ook belangrijk.
Veel e-mailgebruikers, zelfs zakelijke professionals, denken niet na over hoeveel informatie ze daadwerkelijk opslaan in hun e-mailsysteem. Ze denken er niet over hoe Outlook-e-mails kunnen worden bewaard totdat het te laat is en ze al wat informatie verloren hebben.
Het hoeft niet zo te zijn voor jou. Als u meer wilt weten over het maken van een back-up van Outlook-e-mails, is deze zelfstudie iets voor u. U leert verschillende Outlook-back-upmethoden, variërend van het exporteren van e-mails van Outlook naar het opslaan van een e-mail in Outlook PST-indeling en meer. We bespreken ook hoe u een back-up kunt maken van andere MS Outlook-gegevens, zoals contactgegevens en meer. Eindelijk leert u enkele invoegtoepassingen voor MS Outlook kennen die u kunnen helpen bij het maken van een back-up van Outlook-e-mails.
Voordat u verder gaat met het leren werken met Microsoft Outlook, moet u ons gratis e-boek lezen: De ultieme gids voor inbox zero master. Het zit vol met inbox-organisatiestrategieën en moordende tips om al uw inkomende e-mail efficiënter te beheren.
U denkt er misschien niet aan om een back-up van uw MS Outlook-e-mailberichten te maken, maar dat zou u wel moeten doen. Wat als je de toegang tot je e-mailaccount kwijtraakte? Alle e-mailinformatie die in uw account is opgeslagen, is verdwenen. Als u uw Outlook-e-mailaccount voor zakelijke doeleinden gebruikt, wilt u niet dat dit gebeurt
Meestal verliezen mensen de toegang tot hun e-mailaccounts wanneer ze het wachtwoord vergeten. Natuurlijk zijn er meestal stappen die u kunt nemen om weer toegang te krijgen tot uw e-mail, maar dat kan tijdrovend zijn.
De andere reden waarom mensen de toegang tot hun e-mailaccounts verliezen, is omdat hun account is gehackt. Als uw Outlook-e-mailaccount is gehackt, kan het voor u moeilijk zijn om opnieuw toegang te krijgen. Als dit gebeurt en je hebt een huidig Outlook-back-upbestand, heb je tenminste je e-mailgegevens waarvan je een back-up hebt gemaakt.
Vergeet niet om een back-up van uw belangrijkste e-mails te maken. Sommige e-mails bevatten informatie die essentieel is voor uw bedrijf: een contract, een voorstel of zelfs een factuur. U wilt extra maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat u een extra back-up hebt van alle e-mails met cruciale zakelijke documenten of discussies. In de volgende stappen laten we u precies zien hoe u dat doet.
Leer hoe u snel een back-up kunt maken van Outlook-e-mails met behulp van PST-bestanden in deze korte video:
Nu u weet hoe belangrijk het is om een back-up te maken van uw Outlook-e-mailinformatie, is het tijd om te leren hoe u dit moet doen. In deze sectie laat ik je zes methoden zien om een back-up te maken van je Microsoft Outlook e-mail:
De eerste manier om een back-up van uw MS Outlook-e-mail te maken, is door e-mailberichten naar Outlook PST-indeling te exporteren. Voordat we leren hoe we Outlook-informatie kunnen exporteren naar dit formaat, kun je je afvragen: wat is de Outlook PST-bestandsindeling en hoe verschilt dit van een Outlook OST-bestandsindeling?
Een bestand met de extensie .pst (bestand met PST-indeling) is een informatiebestand dat wordt gebruikt door Microsoft Outlook en Microsoft Exchange. Voorbeelden van typen Outlook-e-mailgegevens die u in een PST-bestandsindeling kunt opslaan, zijn onder meer:
U hebt toegang tot een Outlook PST-bestand vanaf de computer of server waarop het bestand is opgeslagen. U kunt ook een PST-bestand naar een andere locatie kopiëren.
Een PST-bestand verschilt van een OST-extensiebestand (OST-bestand). Met de Outlook OST-bestandsindeling kunt u offline werken met een kopie van een bestand dat is opgeslagen op uw Microsoft Exchange-account. Het bestand wordt gesynchroniseerd wanneer u weer online gaat.
Laten we nu leren hoe u handmatig een back-up van Outlook PST-bestanden kunt maken. Begin in uw Outlook-inbox en klik op de het dossier tab. De Account Informatie scherm verschijnt:
De eerste stap bij het maken van een back-up-e-mailbestand is toegang krijgen tot de wizard Importeren en exporteren.Klik op de Openen en exporteren keuze:
Selecteer de optie Importeren / exporteren.Klik vervolgens op de Import / Export knop. Het systeem keert terug naar uw inbox en de Wizard importeren en exporteren displays:
De wizard Importeren en exporteren biedt u verschillende import- en exportopties.Selecteer de Exporteren naar een bestand optie en klik vervolgens op de Volgende> knop onderaan de wizard. De Wizard vraagt u om een bestandstype te selecteren:
Kies de Outlook PST-bestandsindeling.Kies de Outlook-gegevensbestand (.pst) keuze. Klik op de Volgende> knop. Vervolgens wordt u gevraagd om een Outlook-map te selecteren waaruit u gegevens wilt exporteren:
Kies de Outlook-map die de gegevens bevat die moeten worden geëxporteerd.Gebruik de schuifbalk om omhoog en omlaag te gaan om al uw huidige Outlook-mappen te bekijken. Wanneer u een map hebt geselecteerd, klikt u op Volgende> knop.
Notitie: U kunt er ook voor kiezen om een back-up te maken van Outlook-contactpersonen, agendagegevens, notities en taken van deze prompt.
Kies waar u uw bestand wilt opslaan.Blader bij de volgende prompt naar een pad om het Outlook-gegevensbestand te exporteren. Of u kunt het bestand opslaan in het standaardpad. Als u het bestand opslaat in het standaardpad, moet u opgeven of u dubbele items wilt toestaan. U kunt ook de bestandsnaam op deze prompt wijzigen, wat een goed idee is, omdat de bestandsnaam standaard is: backup.pst. Onthoud de bestandsnaam en de Outlook PST-bestandslocatie die u hebt geselecteerd, zodat u uw Outlook PST-bestand later kunt vinden.
Wanneer u uw selecties heeft gemaakt, klikt u op Af hebben knop onderaan de prompt. U wordt gevraagd om een wachtwoord te maken. Dit is een optionele stap, maar het kan belangrijk zijn als de gegevens waarvan u een back-up maakt, gevoelig zijn en moeten worden beschermd.
Nadat u de geselecteerde map naar een PST-bestand hebt geëxporteerd, kunt u controleren of het bestand aanwezig is door de map in te openen Bestandsverkenner.
Nadat u uw back-up-e-mailbestand hebt gemaakt, kunt u openen Bestandsverkenner en zoek het Outlook-back-upbestand dat u zojuist hebt gemaakt. Je zult het herkennen omdat het bestand Typezal zijn Outlook-gegevensbestand:
Ga naar de locatie van het Outlook PST-bestand om het back-upbestand te vinden dat u hebt gemaakt. Laten we in dit geval een aantal bestanden verplaatsen naar een nieuwe map die ik zojuist heb aangemaakt testen. Nadat u het bestand naar een nieuwe Outlook PST-bestandslocatie hebt verplaatst, opent u Bestandsverkenner om uw Outlook-back-upbestand te bekijken:
Back-up van Outlook PST-bestanden gekopieerd naar een nieuwe locatie.Het is geweldig om back-upbestanden te kunnen maken, maar ze zullen u pas echt helpen als u ze weer kunt openen in uw e-mailaccount. Voor deze oefening heb ik een back-up-e-mailbestand gemaakt met de naam XYZProject.pst met mijn andere Outlook-e-mailaccount. Ik ga dat bestand openen vanuit mijn Outlook-e-mailaccount op mijn werk.
Om toegang te krijgen tot uw Outlook-back-upbestand, start u vanuit de Outlook-accountinformatie scherm. Klik Openen & exporteren> Outlook-gegevensbestand openen.
Bestandsverkenner opent naar de standaardlocatie. Als u uw Outlook-back-upbestand elders hebt opgeslagen, moet u naar de locatie navigeren waar uw PST-back-upbestand is opgeslagen. Voor dit voorbeeld moet ik naar de testen map die ik eerder heb gemaakt:
Voor dit voorbeeld bevindt de locatie van het Outlook PST-bestand zich in de map Testen.Klik op het bestand en klik vervolgens op Open. Het systeem keert terug naar uw inbox.
De herstelde back-upbestand (en) verschijnen onderaan de Navigatie paneel.In het navigatiepaneel aan de linkerkant ziet u een nieuwe categorie onderaan het paneel, onder de archieven: Outlook-gegevens. Deze categorie bevat de informatie uit de back-upmap die u zojuist hebt geopend. Om het bestand te openen en toegang te krijgen tot uw gegevens, klikt u op de pijl links ervan. Omdat de map die ik gearchiveerd een submap van mijn was Postvak IN map die ik heb gearchiveerd, is die structuur bewaard gebleven. Ik moet ook op de pijl links van het woord klikken Postvak IN.
U kunt nu de herstelde map zien.U kunt nu de map openen om de e-mails binnenin te bekijken. U kunt de berichten ook slepen en neerzetten naar andere e-mailmappen.
Een snelle en gemakkelijke manier om een enkel e-mailbericht te back-uppen, is door het vanuit uw Postvak IN van Outlook naar a te slepen Bestandsverkenner map.
Begin door uw Outlook-map te openen met het bericht waarvan u een back-up wilt maken. Open dan Bestandsverkenner naar de map waarin u het back-up e-mailbericht wilt opslaan:
U kunt e-mailberichten slepen en neerzetten om ze van Outlook naar te verplaatsen Bestandsverkenner.Klik op het e-mailbericht en sleep het naar Bestandsverkenner om een back-up e-mail kopie te maken:
Het Outlook-back-upbestand dat u hebt gemaakt met slepen en neerzetten, is een bestand met Outlook-items en geen Outlook-gegevensbestand.Zoals je kunt zien, de e-mail waarnaar we gekopieerd hebben Bestandsverkenner zit nu in mijn map als een Outlook-item (geen PST-bestand). Als u dubbelklikt op het item van binnenuit Bestandsverkenner, het bericht wordt geopend in Outlook.
Een andere methode om een Outlook-bericht te back-uppen, is om de e-mail als een HTML- of TXT-bestand op te slaan. Dit bestand kan vervolgens in de cloud worden opgeslagen. U kunt het bestand zelfs als bijlage toevoegen aan een e-mailbericht.
Begin door uw Outlook-inbox te openen, klik op het e-mailbericht waarvan u een back-up wilt maken om het te openen. In het onderstaande voorbeeld maak ik een back-up van een e-mail over een factuur:
Hier is de Outlook-e-mail waarvan een back-up moet worden gemaakt. Van de bijlage moet afzonderlijk een back-up worden gemaakt. Notitie: Er wordt geen back-up van de factuurbijlage gemaakt met deze methode. Om een back-up van de bijlage te maken, downloadt u deze, maakt u een kopie en hernoemt u de kopie.
Klik op de het dossier tab bovenaan het scherm. Het volgende scherm verschijnt:
U kunt een Outlook-e-mail opslaan in HTML- of TXT-indeling.Klik aan de linkerkant op de Opslaan als keuze. Bestandsverkenner komt naar voren. Selecteer het pad waar u uw back-up e-mailbericht wilt opslaan. Klik onder aan het scherm op de pijl rechts van Opslaan als type. U ziet het volgende vervolgkeuzemenu met bestandstype-opties:
Met het vervolgkeuzemenu kunt u het type bestand kiezen waarin u de e-mail wilt opslaan.Selecteer het bestandstype waarin u de e-mail wilt opslaan.
Als u nog een e-mailaccount hebt, kunt u een snelle en gemakkelijke manier om een reservekopie van een e-mail te maken, doorsturen naar uw andere e-mailadres. Een voordeel van deze methode is dat de bijlage ook wordt doorgestuurd.
Begin met het openen van de Outlook-e-mail waarvan u een back-up wilt maken.
U kunt een Outlook-e-mailbericht doorsturen om het te ondersteunen.Klik op de Vooruit pictogram in de Lint.
Kies een e-mail om uw bericht door te sturen.Typ een of meer e-mailadressen waarnaar u de back-up-e-mailexemplaar wilt verzenden.
Als u op uw computer schermafbeeldingsoftware hebt geladen, kunt u een screenshot maken als back-up om aan te geven dat u een bepaalde e-mail hebt ontvangen (en wat die e-mail heeft gezegd).
Deze methode voor het maken van e-mailback-ups kan met name handig zijn als u technische ondersteuning nodig hebt als u naar een e-mail wilt verwijzen die u van hen hebt ontvangen.
We hebben u veel Outlook-e-mailback-upmethoden gegeven. Maar er zijn ook veel softwaretools die u kunnen helpen met e-mailback-ups van Outlook. Hier is een beschrijving van slechts een paar van hen:
Of u nu een bedrijfseigenaar of een zakelijke professional bent, e-mail is een belangrijk communicatiemiddel. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw e-mails zo professioneel mogelijk zijn. Deze tutorials kunnen helpen:
Als u beter wilt worden in het gebruik van MS Outlook, bekijk dan de rest van onze handige Outlook-zelfstudies in de serie: Wat is MS Outlook? (Pro Email Software-tool).
Om je e-mailinbox beter te beheren en je inkomende e-mails georganiseerd te houden, vergeet dan niet om je aan te melden voor de Tuts + Business-nieuwsbrief en ons gratis e-boek te pakken: De ultieme gids voor inbox zero master. Het zit vol met inbox-organisatiestrategieën en moordende tips om al uw inkomende e-mail efficiënter te beheren.
Nu u hebt geleerd hoe u back-upbestanden van MS Outlook maakt, bent u klaar om uw systeem zo in te stellen dat een back-up van uw Outlook-e-mails wordt gemaakt. U krijgt toegang tot uw gegevens, zelfs als u de toegang tot uw Outlook-account kwijtraakt. Dus, wat weerhoudt u ervan om uw bedrijfsinformatie van Outlook te beschermen? Waarom zou u uw Outlook-back-up vandaag niet instellen??
Accentsconagua