Hoe u uw eerste draaitabel kunt maken in Microsoft Excel

We hebben allemaal te maken met overbelasting van gegevens. Meer dan ooit hebben we eenvoudige manieren nodig om een ​​grote dataset te maken en er betekenis aan te geven. Als u met spreadsheets werkt in Microsoft Excel, Draaitabellen zijn een ideale oplossing voor gegevensoverbelasting. Weinig gereedschappen zijn zo eenvoudig te gebruiken en krachtig als draaitabellen.

Met een draaitabel kunt u Excel naar een lijst met gegevens wijzen en het eenvoudig samenvatten in enkele klikken. U kunt uw gegevens snel segmenteren, berekenen en samenvatten door velden te slepen en neer te zetten.

Deze draaitabel is gebruikt om een ​​lange lijst met klantfacturen samen te vatten in één eenvoudig te lezen rapport.

In deze zelfstudie leer ik je hoe je een draaitabel kunt maken in Excel. Aan het einde van deze zelfstudie beschikt u over de vaardigheden om gegevens in spreadsheets samen te vatten met een van de krachtigste functies van Excel.

Wat is een draaitabel?

Een draaitabel is een hulpmiddel om een ​​enorme lijst met gegevens te vinden. Als u een groot werkblad met veel rijen heeft, is het handig om uw gegevens samen te vatten in een Excel draaitabel.

Hier is een eenvoudig voorbeeld: u hebt een grote lijst met klanten die u hebt gefactureerd als onderdeel van uw freelance werk. Elke rij is een project of product waarvoor we een klant hebben gefactureerd. Hoe kan ik aan het eind van het jaar mijn werk beoordelen en zien hoe ik mijn tijd heb doorgebracht?

Mijn spreadsheet bevat een lijst met klanten waarvoor ik het afgelopen jaar werk heb gefactureerd, maar het is moeilijk om betekenis aan de gegevens te ontlenen.

Vanuit een spreadsheet kan het overweldigend zijn om uw gegevens te begrijpen. Wat als ik het totale bedrag wilde weten dat ik aan elke klant heb gefactureerd? Natuurlijk, ik kon filteren op elke klant en het samenvatten, maar er is een veel eenvoudigere manier om het te doen.

Een draaitabel helpt ons om gegevens samen te vatten en te begrijpen. In het onderstaande voorbeeld heb ik een Excel PivotTable uit de spreadsheet gemaakt en mijn facturen per klant samengevat. 

Draaitabel in Excel, voorbeeld van klantfacturen correct weergegeven.

De draaitabel, rechts afgebeeld, is een prima manier om de gegevens samen te vatten. Ik heb elke 'klant' als een eigen rij weergegeven en mijn 'gefactureerde bedrag' samengevat. 

Merk op dat ik in de originele spreadsheet verschillende keren werk heb gedaan voor een klant met de naam "Schoen-Jacobson." De draaitabel vat mijn facturen samen op een enkele regel, wat erg handig is.

U kunt velden slepen en neerzetten om de gegevens te segmenteren en op verschillende manieren te bekijken. In de onderstaande voorbeelden heb ik dezelfde draaitabel met verschillende rijtypen gebruikt om mijn gegevens beter te begrijpen.

Dezelfde Excel-draaitabel met verschillende instellingen kan mijn gegevens op verschillende manieren samenvatten; in dit geval kan ik zien hoe mijn werk verdeeld is over klanten, jaren en soorten werk dat ik heb gedaan.

Kortom, draaitabellen zijn een hulpmiddel om de gegevens in uw spreadsheets beter te temmen en te begrijpen. Door te leren hoe u draaitabellen in Excel kunt maken, kunt u uw gegevens beter begrijpen. Laten we beginnen.

Hoe een Excel PivotTable te maken (Kijk & Leer)

Soms moet u een hulpmiddel als draaitabellen in actie zien om na te denken over hoe u het kunt gebruiken. Bekijk de video hieronder om snel te leren hoe u een draaitabel snel kunt maken in Excel:

 

Als u een stapsgewijze handleiding wilt voor het maken van uw eerste draaitabel in Excel, leest u de zelfstudie voor meer informatie. Ik zal u helpen met het maken van een draaitabel en uw gegevens beter begrijpen.

1. Bereid je Excel draaitabel voor

Als u deze zelfstudie wilt volgen, downloadt u de voorbeeldwerkmap die is opgenomen in deze zelfstudie. Ik heb wat gegevens in een werkmap ingevuld, zodat u een draaitabel in Excel kunt maken en deze zelfstudie kunt volgen.

Als u uw eigen gegevens gebruikt, is dit geen probleem. Voordat we een draaitabel maken, moeten we ervoor zorgen dat onze gegevens goed werken in een draaitabel. Hier zijn mijn sleutels voor het voorbereiden van gegevens voor een draaitabel:

1. Elk rij van de gegevens moeten een record van zichzelf zijn. Kortom, u kunt elke regel gebruiken voor uw gegevens.
2. Zorg ervoor dat elk kolom heeft een koptekst en zorgt ervoor dat er geen lege kolommen in uw gegevens staan.

2. Maak de draaitabel in Excel

We zijn klaar om onze eerste draaitabel te maken. Begin met het markeren van de kolommen die uw gegevens bevatten en zoek vervolgens de invoegen tab op het Excel-lint.

Klik met uw gegevens gemarkeerd op de draaitabel knop helemaal links van de invoegen tab om uw eerste draaitabel te maken.

Markeer de kolommen die uw gegevens bevatten en klik op draaitabel op de invoegen tab om uw eerste draaitabel te maken.

Nu verschijnt er een nieuw venster om het draaien van de draaitabel in Excel te voltooien. Ik laat deze instellingen meestal staan ​​op hun standaardwaarde, waardoor een draaitabel op een eigen tabblad wordt gemaakt. Ga je gang en druk op OK, en Excel maakt de draaitabel.

U hebt de tabel met uw gegevens al geselecteerd. Laat de onderste optie op staan Nieuw werkblad om de draaitabel op een eigen tabblad van de Excel-werkmap te plaatsen.

3. Versleep uw velden en zet ze neer

Nadat u de draaitabel hebt gemaakt, gaat Excel naar het nieuwe blad om uw draaitabel te bouwen. Ik beschouw dit scherm als een drag-en-drop rapport builder. Zo lees je dit menu:

Aan de rechterkant van het scherm staat een menu met het label Draaitabelvelden. Je ziet elk van de kolommen uit je gegevens in de lijst, die worden genoemd velden in een draaitabel.

Onderaan het menu staan ​​vier vakken: Filters, kolommen, rijen, en waarden. U kunt elk veld naar elk vak slepen en neerzetten. 

Excel PivotTable Report Builder.

Laten we beginnen door te slepen Cliënt naar beneden in de rijen doos. Klik en sleep Cliënt uit de lijst met velden en sleep het naar beneden in het witte vak rijen.

Wanneer we slepen Cliënt naar de rijen box, de Excel PIvotTable plaatst elke client op zijn eigen rij.

Nu komen we ergens! Omdat we de cliënten veld in de rijen in het vakje zet de draaitabel elke client op zijn eigen rij. 

Dit is hoe draaitabellen werken: u kunt de velden slepen en neerzetten in de verschillende vakken en de draaitabel toont dat veld in het vak waar u naartoe sleept. Je kunt een veld weergeven als een Filter, Rij, Kolom, of Waarde.

In de schermafbeelding hieronder is hier nog een snel voorbeeld. Ik sleepte en liet de project type naar de columns veld. Nu toont onze Excel PivotTable elk van de projecttypen in onze oorspronkelijke gegevens als een eigen kolom.

Deze keer sleepte ik het projecttype naar het kolomveld. Dit toont elk van de projecttypen in een eigen kolom.

Ik ga door en maak deze wijzigingen ongedaan en verplaats Cliënt terug naar de rijen doos.

Wat als we wilden weten hoeveel we elke klant gefactureerd hebben? Vergeet niet dat we dat in onze originele gegevens hebben, in de Bedrag gefactureerd kolom. We moeten de bedragen toevoegennaar de tafel ook.

Omdat we die bedragen als numerieke waarden willen zien, laten we het slepen Bedrag gefactureerd naar de waarden doos (rechter onder hoek).

Aantal klanten in Excel PivotTable.

Nu hebben we een lijst met het aantal keren dat we elke klant hebben gefactureerd voor werk. De tweede kolom telt elke keer dat we met een klant hebben gewerkt, en toont het aantal tellen.

We willen het echter niet zien tellen van de projecten die we voor elke klant hebben gedaan. We willen de totale dollars kennen, of de som van wat we in plaats daarvan hebben gefactureerd.

Klik met de rechtermuisknop op de cijfers in de tweede kolom. Zoek de optie die leest Vat Waarden samen door en kies Som. U ziet nu dat de bedragen worden opgeteld en we kunnen de totale dollars voor elke klant zien.

Nadat u het veld Bedragen in het veld Waarden hebt laten vallen, klikt u met de rechtermuisknop op de gegevens en kiest u Vat waarden samen met> Som om de bedragen per klant op te sommen in plaats van ze te tellen.

We hebben onze eerste bruikbare draaitabel gebouwd, met een opsomming van onze facturen per klant. Laten we nu een tweede veld toevoegen om nog meer details te bekijken.

Wat als we onze gegevens nog verder wilden segmenteren? Laten we zeggen dat we niet alleen de klant wilden zien, maar ook het type werk dat we voor die klant hebben gedaan. 

Om dat te doen, laten we de project type veld en sleep het naar de rijen in en sleep het boven Client. 

Projecttype toegevoegd in Excel PivotTable.

Onze draaitabel heeft nu twee detailniveaus: het somt ons werk op per projecttype (Accounting, Legal Work, Screencasts, Training en Tutorials) en toont vervolgens de klant voor elk type werk. We hebben twee detailniveaus toegevoegd aan de Excel PivotTable zodat we topklanten voor elk type werk kunnen zien.

Inmiddels zou u enkele ideeën moeten hebben over hoe u PivotTables zou kunnen gebruiken om uw freelance werk of kleine bedrijven te helpen. Als u spreadsheets met gegevens hebt en deze moet begrijpen, kunt u deze in een draaitabel plaatsen en de velden anders indelen om de gegevens beter te begrijpen.

Samenvatten en blijven leren

PivotTables zijn een van de krachtigste tools die ik ken in Excel. Als je Excel-vaardigheden wilt blijven leren, bekijk dan de tutorials hieronder:

• Bob Flisser heeft een Advanced PivotTable-zelfstudie waarin je leert om gegevens uit meerdere bladen te combineren in één draaitabel.
• Als u uw spreadsheet wilt opruimen voordat u een draaitabel maakt, gaat u als volgt te werk: Duplicaten zoeken en verwijderen.
• Als u een meer elementaire inleiding tot Excel-functies wilt, bekijk dan onze serie Excel-formules maken en gebruiken.

Heeft u vragen over het gebruik van een draaitabel? Zo ja, laat het me weten in de reacties hieronder.