Hoe e-mails in Outlook te filteren op specifieke mappen (met regels)

U kunt in Outlook een regel maken waarmee u e-mails naar specifieke Outlook-mappen kunt filteren. Als u regels op de juiste manier instelt in Outlook, kunt u uw inbox gemakkelijker organiseren, ongewenste e-mails verwerken, uw e-mailabonnementen beheren en meer.

Regels zijn een belangrijk hulpmiddel waarmee u Microsoft Outlook effectiever kunt gebruiken. Als u in deze zelfstudiereeks mee bent gegaan, weet u al hoe u regels kunt maken in Outlook. Zo niet, dan kunt u hieruit alles leren over hoe u een regel in Outlook kunt maken zelfstudie over het maken van regels.

Een van de krachtigste aspecten van MS Outlook-regels is de mogelijkheid om e-mailfilters in te stellen. In deze tutorial leert u alles over het omgaan met ongewenste berichten met autofilters. Eerst zullen we bespreken waarom u ongewenste berichten ontvangt en ook kijken naar het algemene probleem van cyberpesten. Vervolgens leer je enkele praktische tips voor het gebruik van e-mailfilters. Tot slot leert u meer over het instellen van regels in Outlook om e-mail naar mappen te verplaatsen.

Guide to Inbox Zero Mastery (gratis e-boek downloaden)

Voordat u verder gaat met het leren hoe u Microsoft Outlook-autofilterregels kunt maken, moet u ons gratis e-boek lezen: De ultieme gids voor inbox zero master. Het zit vol met inbox-organisatiestrategieën en moordende tips om al uw inkomende e-mail efficiënter te beheren.

Laten we nu ingaan op het materiaal over het filteren van e-mails met Outlook.

Waarom u ongewenste berichten ontvangt

Als u e-mail ontvangt, ontvangt u waarschijnlijk ook ongewenste e-mailberichten. Helaas is het in de online omgeving van tegenwoordig maar al te gewoon voor spammers om toegang te krijgen tot uw zakelijke of persoonlijke e-mail. Zelfs als u denkt dat u voorzichtig bent met uw e-mailadres, hebben hackers en anderen manieren om uw e-mailinformatie te achterhalen of te kopen. De meeste e-mailsystemen, zoals MS Outlook, beschikken over systemen waarmee u spam kunt beheren. In Outlook kunt u bijvoorbeeld ongewenste e-mail melden-maar een paar spam-berichten kunnen nog steeds doorslippen en in je inbox terechtkomen.

Spam is slechts één type ongewenst e-mailbericht dat u mogelijk ontvangt. Andere soorten ongewenste berichten kunnen zijn:

E-mail abonnementen. Het is belangrijk om op te merken dat e-mailabonnementen geen spam zijn. U hebt ervoor gekozen om deze berichten op een bepaald moment te ontvangen. Je wilt misschien nog steeds het abonnement ontvangen (je leest het ooit), je wilt gewoon niet dat het je inbox is.
E-mails van voormalige werknemers of collega's. Voormalige werknemers hebben uw e-mailadres natuurlijk, omdat ze ooit met u hebben samengewerkt. Als ze het bedrijf of veld hebben verlaten in minder dan stellaire omstandigheden, wil je misschien niet dat hun e-mails in je inbox worden ontvangen.
Persoonlijke e-mails die je niet wilt in je inbox. Net zoals je geen e-mails van een aantal ex-collega's wilt ontvangen, heb je misschien ook oude vrienden wiens e-mails je niet in je inbox wilt hebben. Of u wilt gewoon uw persoonlijke e-mail gescheiden houden van uw zakelijke e-mail.
Verkoop e-mails. Als je ooit een beurs hebt bezocht of zelfs zaken hebt gedaan met een bedrijf, ontvang je waarschijnlijk verkoopmails. Als u momenteel niet op de markt voor het product bent, wilt u deze e-mailberichten mogelijk niet in uw inbox bewaren.

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de soorten berichten waarover u controle wilt krijgen. Ik weet zeker dat je nog meer kunt bedenken. In sommige gevallen wilt u de berichten helemaal niet. In andere gevallen wil je niet dat ze verrommeld raken in je inbox, maar je wilt ze wel. In beide gevallen kan het instellen van regels in Outlook u helpen ongewenste e-mails te blokkeren of te filteren.

Hoe zit het met pesten?

Cyberpesten is een speciaal soort ongewenste e-mail die anders moet worden afgehandeld. Helaas is cyberpesten een serieus probleem dat steeds vaker voorkomt. Het is zo serieus dat we het hier moeten aanraken.

Je kunt cyberpesten zien als iets dat met kinderen gebeurt, maar het kan ook volwassenen treffen. StopBullying.gov definieert cyberpesten als:

"Cyberpesten omvat het verzenden, plaatsen of delen van negatieve, schadelijke, valse of gemene inhoud over iemand anders. Het kan onder meer het delen van persoonlijke of privé-informatie over iemand anders zijn, wat verlegenheid of vernedering kan veroorzaken."

Als u te maken krijgt met cyberpesten, neemt u de volgende stappen:

Bewaar het bewijs. U hebt dit nodig als u acties onderneemt bij juridische instanties of bij de HR-afdeling van uw bedrijf.
Meld het bericht. Als het pestenis van iemand in uw bedrijf, u kunt het bericht aan uw HR-afdeling melden. Als het bericht van buiten uw bedrijf komt, meld dit dan aan uw online serviceprovider en Outlook. En als u zich bedreigd voelt, meld dit dan aan de juridische autoriteiten.
Blokkeer de afzender.U kunt berichten van een specifieke afzender in Outlook blokkeren. Zie de instructies hieronder in deze zelfstudie.

U kunt meer informatie over cyberpesten vinden op de website van het Amerikaanse Department of Health & Human Services, StopBullying.gov.

Hoe blokkeer en deblokkeer je berichten van een specifieke afzender

U kunt Outlook-hulpmiddelen gebruiken om alle berichten van een specifieke afzender te blokkeren en ze automatisch naar uw te verzenden Ongewenste e-mail map.

1. Blokkeer e-mailberichten

Hier is hoe het te doen:

Stap 1. Selecteer het bericht dat geblokkeerd moet worden

Selecteer vanuit het Postvak IN van Outlook een bericht van de afzender die u wilt blokkeren. In dit voorbeeld gebruiken we een fictieve voormalige werknemer, Timothy Tester:

U kunt e-mailberichten van een specifieke afzender in Outlook blokkeren.

Klik met de rechtermuisknop op het bericht. Er verschijnt een pop-upmenu:

Om een bericht in Outlook te blokkeren, classificeert u een van de berichten als Junk en blokkeer vervolgens de afzender.

Stap 2. Kies de optie Afzender blokkeren

Selecteer de rommel optie uit het menu. Een ander pop-upmenu toont:

Geblokkeerde berichten gaan direct naar uw map met ongewenste e-mails.

Kies de eerste optie, Blokkeer de afzender. Er verschijnt een prompt met de melding dat de afzender van de geselecteerde e-mail op uw account wordt geplaatst Geblokkeerde afzenders lijst. Klik op de OK om deze actie te bevestigen.

Notitie: Er is een limiet op het aantal e-mailadressen dat u in MS Outlook kunt blokkeren. Die limiet is 500.

Zodra het bericht is geblokkeerd, verdwijnt het uit je inbox. Futures-berichten van dat e-mailadres gaan naar uw Ongewenste e-mail map.

2. Deblokkeer e-mailberichten

Nadat je een afzender hebt geblokkeerd, kun je van gedachten veranderen. Gelukkig kunt u een geblokkeerde afzender deblokkeren. Om een afzender te deblokkeren:

Stap 1. Kies de Junk-optie

Klik op een bericht. Klik met de rechtermuisknop om het pop-upmenu te openen en klik op de rommel keuze. Een ander menu verschijnt:

De Ongewenste e-mailopties selectie opent de Ongewenste e-mailopties dialoog venster.

Kies deze keer voor Ongewenste e-mail opties in de vervolgkeuzelijst. De Ongewenste e-mailopties dialoogvenster verschijnt:

Selecteer de Geblokkeerde afzenders tab uit de Ongewenste e-mailopties dialoog venster.

Stap 2. Deblokkeer de verzender

Klik op de Geblokkeerde afzenders tab om een lijst met geblokkeerde e-mailadressen te bekijken:

Klik op het e-mailadres dat u uit de lijst wilt verwijderen.

Klik op de Verwijderen knop aan de rechterkant van het dialoogvenster. Het adres is verwijderd van de Geblokkeerde afzenders lijst. Klik OK onderaan het dialoogvenster om uw wijzigingen op te slaan. Toekomstige berichten van deze afzender worden niet verzonden naar de Ongewenste e-mail map.

Notitie:Oudere berichten van de voorheen geblokkeerde afzender bevinden zich nog steeds in uw Ongewenste e-mail map. Als je ze in een andere map wilt hebben, moet je ze handmatig verplaatsen.

Drie veel voorkomende redenen om een Outlook AutoFilter in te stellen (beste praktijken)

Vaak zijn de "ongewenste" e-mailberichten die u in Outlook ontvangt geen spam en hoeven ze niet te worden geblokkeerd. In plaats daarvan kunnen het berichten zijn waarmee u tegelijkertijd wilt werken of berichten waarnaar u later wilt kijken. Voor deze berichten is het een goed idee om een e-mail autofilter in te stellen in Outlook. Dit Outlook-filter, gemaakt met regels in Outlook, stuurt automatisch specifieke berichten naar Outlook-mappen.

Hier zijn enkele veelvoorkomende redenen om een Outlook-autofilter te gebruiken:

Om gerelateerde e-mails bij elkaar te houden. Stel dat je aan een project werkt met collega's. Als onderdeel van de projectcommunicatie ontvangt u veel e-mails. U wilt alle projectgerelateerde e-mails in een bepaalde map bewaren, zodat u ze snel kunt terugvinden.
Om abonnements-e-mails bij elkaar te houden. U heeft verschillende e-mailabonnementen voor uw bedrijf. Je hebt niet altijd de tijd om ze meteen te lezen, maar je wilt ze later wel laten lezen. Gebruik een Outlook-filter om ze naar een abonnementsmap te sorteren.
Om e-mails van dezelfde afzender op dezelfde plaats te houden. Stel dat u een medewerker begeleidt. Ze sturen je veel e-mails met vragen en je wilt bijhouden wat je met hen hebt gedaan. Een e-mailfilter kan helpen.

Zoals je kunt zien, is het een goede gewoonte om gerelateerde e-mails bij elkaar te houden. Natuurlijk zijn er vele andere redenen om Outlook-filter-e-mails voor u te hebben en u kunt waarschijnlijk uw eigen voorbeelden bedenken waarbij het maken van een autofilter-regel in Outlook nuttig zou zijn.

Een Outlook AutoFilter-regel instellen (video)

Leer hoe u een Outlook-filter kunt maken om e-mailberichten automatisch te filteren in deze korte video:

Of u kunt de onderstaande stappen van de zelfstudie bekijken.

Hoe e-mails in Outlook te filteren met behulp van regels

U kunt de functie Outlook-regels gebruiken om een regel in te stellen die alle e-mails van een specifieke afzender (of een groep afzenders) naar een opgegeven map stuurt. Dit helpt je om je inbox te organiseren en helpt je ook om snel belangrijke e-mails te vinden. Lees voor meer informatie over het gebruik van regels onze zelfstudie over het maken van MS Outlook-regels:

In de onderstaande stappen laat ik u zien hoe u een autofilter instelt, zodat abonnements-e-mails van een specifieke afzender automatisch naar een Outlook-e-mailmap gaan met het label Abonnementen. Ik gebruik hier een e-mailabonnement als voorbeeld, maar de stappen kunnen worden toegepast op elke afzender wiens e-mails u automatisch wilt filteren.

Notitie:Voorafgaand aan het maken van de Autofilter regel voor dit voorbeeld, ik heb een MS Outlook-map gemaakt met de naam abonnementen.Lees deze zelfstudie voor meer informatie over het maken van een map in Outlook voor specifieke e-mails:

Hoe berichten automatisch te filteren van een enkele afzender of meerdere afzenders

U kunt de tool Microsoft Outlook Rules gebruiken om uw e-mailberichten te filteren.

Stap 1. Open de wizard Regels

Zorg ervoor dat je een map hebt om berichten te filteren. In dit geval gebruiken we de nieuwe map die ik heb gemaakt met het label abonnementen:

Zorg ervoor dat je een map hebt om je berichten te filteren.

Klik op de het dossier tab in de linkerbovenhoek van het scherm om toegang te krijgen tot de Account Informatie venster. Klik vervolgens op de Regels en waarschuwingen beheren om het te openen Regels en waarschuwingen dialoog venster:

U hebt toegang tot de Regels Wizard van de Regels en waarschuwingen dialoog venster.

Stap 2. Selecteer Verplaats berichten van iemand naar een mapsjabloon

Er is een sjabloon ingesteld voor het automatisch filteren van berichten naar een map, dus selecteer die optie. (Het is de eerste optie onder de Blijf georganiseerd kop.) Klik volgende onderaan de Regels Wizard.

De gemakkelijkste manier om een autofilter-regel in te stellen in Outlook is om een sjabloon te gebruiken.

Het volgende scherm van de wizard verschijnt:

Gebruik het volgende scherm van de Regels Wizard om de voorwaarden voor uw nieuwe autofilter-regel te definiëren.

Stap 3. Kies het e-mailadres of de adressen die moeten worden gefilterd

Op het volgende scherm van de Regels Wizard, klik op het selectievakje naast de eerste optie en klik op de Mensen of publieke groep hyperlink onder Stap 2 op de wizard (naar de onderkant van het dialoogvenster). EEN Regel adres dialoogvenster wordt geopend met enkele van uw contacten.

Selecteer het e-mailadres (sen) waarop u de autofilter-regel wilt toepassen.

Bovenaan zie je de contactgegevens voor een e-mailabonnement met de naam Daily. Selecteer beide contactvermeldingen voor Dagelijks en klik vervolgens op de Van knop onderaan de pagina. U zult die Outlook automatisch vullen met het veld ernaast Van met de e-mailadressen van de geselecteerde contacten.

Klik OK. De Regel adres dialoogvenster wordt gesloten Klik volgende onderaan de Regels Wizard. In het volgende scherm wordt u gevraagd acties voor Outlook te selecteren voor de berichten die aan deze voorwaarde voldoen:

In deze Regels Wizard scherm vertel wat voor acties u moet ondernemen.

Stap 4. Selecteer de map voor de autofilter

Selecteer de verplaats het naar de opgegeven map keuze. Klik vervolgens op de gespecificeerd hyperlink in de Stap 2 deel van de wizard:

Selecteer de map waarnaar u uw berichten automatisch wilt filteren.

Selecteer de map waar u de automatisch gefilterde berichten naartoe wilt sturen (in dit voorbeeld de abonnementen map). Klik vervolgens op OK. Klik vervolgens op de volgende knop onderaan de Regels Wizard.

De Regels Wizard vraagt of er uitzonderingen zijn op de regel voor automatisch filteren die u zojuist hebt ingesteld. Als dit het geval is, kunt u deze nu invoeren. Als dit niet het geval is, selecteert u de volgende knop onderaan de wizard.

Stap 5. Pas de autofilterregel toe

Om het instellen van de regels te voltooien, wordt u gevraagd om de regel die u zojuist hebt gemaakt een naam te geven en in te schakelen:

Schakel de regel voor automatisch filteren in die u zojuist hebt ingesteld en voltooit.

Je kunt er ook voor kiezen om de regel uit te voeren voor berichten die al in je inbox staan door op het selectievakje naast die optie te klikken. Als u klaar bent, klikt u op de Af hebben knop. Klik vervolgens op Van toepassing zijn en dan OK op de Regels en waarschuwingen dialoogvenster om uw wijzigingen op te slaan.

Je hebt zojuist een gemaakt Autofilter regel om e-mailberichten van specifieke afzenders naar een map in MS Outlook te sorteren. Wanneer er nieuwe berichten binnenkomen van deze verzenders, gaan ze rechtstreeks naar de map die je hebt gekozen in plaats van je inbox. U kunt ze op uw gemak bekijken.

Meer nuttige e-mailtips en -strategieën

Vergeet niet om meld je aan voor de Tuts + Business-nieuwsbrief en neem ons gratis eBook mee: De ultieme gids voor inbox zero master. Het zit vol met inbox-organisatiestrategieën en moordende tips om al uw inkomende e-mail efficiënter te beheren.

Begin vandaag met het automatisch filteren van e-mails

U hebt net geleerd over het instellen van regels in Outlook om uw Outlook-e-mailberichten automatisch te filteren. Je hebt ook een paar principes geleerd over cyberpesten en het omgaan met spamberichten. Nu u beter begrijpt hoe u autofilterregels in Outlook kunt maken, bent u klaar om uw e-mailberichten effectiever te beheren.

Bedrijf