Ontbrekende e-mails vinden in MS Outlook (waar is mijn e-mailadres?)

Heb je je ooit afgevraagd: waar is mijn e-mail?

Nogmaals, een belangrijke e-mail die je verwacht is verdwenen. Of misschien is het een e-mail die je gisteren hebt ontvangen, maar die je vandaag niet kunt vinden. Hoe dan ook, ontbrekende e-mails kunnen vervelend zijn.

Maar ontbrekende e-mails zijn meer dan alleen maar vervelend. Ze kunnen uw bedrijfsgeld kosten. Wat als die ontbrekende e-mail een klantorder was? Of wat als het van een klant was met een belangrijke vraag? als u niet tijdig uw klanten terugkrijgt, kunnen zij hun zaken elders brengen.

Als uw e-mails verdwijnen uit Outlook, moet u weten waarom. Wat nog belangrijker is, je moet leren hoe je die ontbrekende e-mails terug krijgt.

In deze zelfstudie leert u de vier locaties waar de meeste ontbrekende e-mails in Outlook terechtkomen. U zult ook ontdekken hoe u verloren e-mails van Outlook ophaalt. We zullen praten over waar e-mail als spam wordt gemarkeerd. Bovendien bespreken we hoe u gearchiveerde e-mails kunt vinden in Outlook.

Guide to Inbox Zero Mastery (gratis e-boek downloaden)

Voordat u verder gaat met het leren werken met Microsoft Outlook, moet u ons gratis e-boek lezen: De ultieme gids voor inbox zero master. Het is verpakt met inbox-organisatiestrategieën en moordende tips voor efficiënter beheer van al uw inkomende e-mail.

Laten we nu ingaan op het materiaal over het vinden van ontbrekende e-mails in Outlook.

Ontbrekende e-mails vinden (video)

Leer hoe u de zoekfunctie van MS Outlook gebruikt om ontbrekende Outlook-berichten te vinden in deze korte video.

 

Waar zijn uw Outlook-e-mails? 

Het is niet ongebruikelijk dat e-mail in een e-mailsysteem ontbreekt. Meestal gaan e-mails verloren wanneer een e-mail per ongeluk wordt verwijderd. Het kan ook gebeuren als het e-mailsysteem een ​​inkomend bericht onjuist markeert als spam, wat betekent dat het bericht nooit uw inbox heeft bereikt. Minder vaak ontbreekt een e-mail als deze wordt gearchiveerd en u het zich niet realiseert. Of, als u het per ongeluk in de verkeerde e-mailmap hebt opgeslagen.

Om uw verloren e-mails in Outlook te vinden, bekijken we de vraag: waar slaat Outlook e-mails op?? In MS Outlook zijn dit de primaire mappen waar u moet zoeken naar ontbrekende e-mailberichten:

1. Archiefmap. Outlook maakt deze map de eerste keer dat u een bericht archiveert. Oudere berichten worden automatisch verzonden naar de Archief map na een gedefinieerde periode.
2. Map Verwijderde items. Dit is een van de standaard MS Outlook-mappen. Dit is waar berichten naartoe gaan als je ze verwijdert.
3. Ongewenste e-mailmap. Deze map is ook een standaardmap van Microsoft Outlook. E-mailberichten die ongewenste berichten lijken, gaan naar deze map. (Of een bericht in deze map terechtkomt, is afhankelijk van hoe uw instellingen voor Ongewenste e-mail zijn gedefinieerd.)
4. Map Spam. De standaardinstelling in Outlook is dat spamberichten de map Ongewenste e-mail binnengaan. Als u echter een invoegtoepassing voor spamfilters van derden hebt, kunt u ook een map Spam hebben die door de invoegtoepassing is gegenereerd.
   

Notitie: Afhankelijk van uw instellingen, e-mailt u in de Verwijderde items map en Ongewenste e-mail map kan na een bepaalde periode automatisch worden verwijderd. Als dit gebeurt, kunt u de e-mail mogelijk niet ophalen. Als u Outlook gebruikt vanuit een bedrijf of school, vraagt ​​u uw beheerder wat het bewaarbeleid voor e-mail is. 

Het is niet moeilijk om het te vinden Verwijderde items map of de Ongewenste e-mail map. Het enige wat u hoeft te doen is kijken in de Navigatie paneel:

Ontbrekende e-mails in Outlook zijn vaak te vinden in de Verwijderde items of Ongewenste e-mail mappen.

De Archief map kan iets moeilijker te vinden zijn, omdat deze mogelijk verborgen is of niet kan worden gebeld Archief. Het is ook mogelijk niet ingesteld.

1. Stel uw archiefmap in

Om uw Archief map, klik op de Archief pictogram op het lint. De Stel One-Click Archive in popup verschijnt:

Als u helemaal nieuw bent in Outlook, moet u mogelijk uw account instellen Archief map.

Klik op de Maak archiefmap aan om een ​​nieuwe map met de naam te maken Archief. (U kunt er ook voor kiezen om een ​​bestaande map te gebruiken voor uw gearchiveerde berichten.) Het nieuwe Archief map is toegevoegd aan uw Navigatie ruit:

De nieuwe Archief map verschijnt onder de Verwijderde items map.

Hoe ontbrekende e-mails in Outlook te vinden

Als u op zoek bent naar ontbrekende e-mails in Outlook, kunt u naar de map gaan waar u vermoedt dat het item is. Of u kunt het zoekprogramma van Microsoft Outlook gebruiken. Zo vindt u uw ontbrekende bericht in verschillende veelvoorkomende scenario's:

1. Zoek een e-mail in de map Verwijderde items

Hier leest u hoe u verwijderde e-mails kunt vinden in Outlook. Ongeacht in welke map de verloren e-mail zich bevindt, begin met het lokaliseren van de map in de Navigatie ruit. Klik op de map om deze te openen en de berichten te bekijken. In dit geval heb ik de Verwijderde items Map:

De map Verwijderde items is een goede plek om te zoeken naar ontbrekende e-mails.

Als u het ontbrekende bericht niet in de map ziet, gebruikt u de scrollbar rechts om omhoog en omlaag door de berichten te gaan totdat je het vindt. U kunt ook de zoekbalk boven aan de berichten gebruiken.

Deze methode om verloren e-mailberichten te vinden, werkt goed wanneer u niet veel berichten in een map hebt. Als u veel berichten heeft, moet u mogelijk Microsoft Outlook-zoekopdracht gebruiken.

2. Zoek verloren berichten in de map Ongewenste e-mail

Soms maakt het systeem nieuwe berichten voor spam. Wanneer dat gebeurt, worden de berichten verzonden naar de Ongewenste e-mail map. Als u een e-mailbericht verwacht maar het komt nooit aan, controleer dan de Ongewenste e-mail map. Hier is hoe het te doen:

Lokaliseer de Ongewenste e-mail map in de Navigatie ruit:

De Ongewenste e-mail (of spam) map is een andere plaats om te zoeken naar ontbrekende Outlook-berichten.

Klik op de Ongewenste e-mail map om het te openen: 

Bij het zoeken naar Outlook e-mails verloren, vergeet dan niet om de Ongewenste e-mail (spam) map.

In dit voorbeeld ben ik op zoek naar een e-mailbericht over het nieuwe logo van het bedrijf:

Als je niet veel berichten in je hebt Ongewenste e-mail map, kunt u gemakkelijk ontbrekende e-mails vinden in Outlook.

Sinds de Ongewenste e-mail map in het voorbeeld bevat slechts twee berichten, het is gemakkelijk voor mij om het bericht dat ik zoek te vinden. Als jouw Ongewenste e-mail map vol is, kunt u de schuifbalken of de zoekbalk gebruiken om het ontbrekende e-mailbericht te vinden.

Notitie: Terwijl berichten in de map staan, beschouwt het systeem ze als spam. U kunt niet op koppelingen in het bericht klikken of bijlagen downloaden totdat de e-mail naar een andere map is verplaatst.

3. Vind verloren berichten met Microsoft Outlook Search

Als u een bericht bent kwijtgeraakt en geen idee hebt waar het kan zijn, maar een beetje over het bericht weet, kunt u het e-mailzoekprogramma van Microsoft gebruiken om het te vinden. U kunt Outlook vinden Zoeken gereedschap boven de berichten aan de rechterkant:

U kunt ook de MS Outlook gebruiken Zoeken hulpmiddel om verloren e-mail te vinden.

Als u het zoekprogramma wilt gebruiken, typt u een woord of zin uit de ontbrekende e-mail in het zoekvak. De standaardinstelling is om alle e-mail te doorzoeken binnen de mailbox die u momenteel gebruikt. Gebruik het vak aan de linkerkant om uw zoekopdracht verder te verfijnen in de huidige mailbox:

U kunt bepalen hoe uw zoekresultaten worden weergegeven.

Je kunt kiezen tussen Alle mails, enkel en alleen Ongelezen e-mail of alleen gemelde e-mail. U kunt ook kiezen hoe de zoekresultaten worden georganiseerd en hoe ze op het scherm verschijnen (Weergeven als gesprekken of Weergeven in groepen).

Om te definiëren hoe je schroeitch resultts zijn gearrangeerd, clik de Sorteren op keuze. Hier zijn de verschillende opties die u hebt om uw zoekresultaten te organiseren van naderbij bekeken:

U kunt zelfs de volgorde bepalen waarin uw resultaten verschijnen.

Als u meer wilt zoeken dan het huidige postvak, gebruikt u het vak rechts van de Zoeken hulpmiddel om te definiëren naar welke postbussen zal worden gezocht: 

Outlook standaard naar het zoeken in de Huidige mailbox, maar je kunt dat veranderen.

Als je geen idee hebt waar je Outlook-e-mail ontbreekt, de laatste optie, Alle Outlook-items is uw beste optie om uw verloren e-mail te vinden. echter, de Alle Outlook-items vindt geen items in uw Verwijderde items map, Ongewenste e-mail map, of Archief map. Om e-mailberichten in die mappen te vinden, moet u vanuit de map zoeken.

Hoe krijg je Outlook verloren e-mails terug

Als u weet in welke map uw vermiste e-mailbericht zich bevindt (of als u kunt raden), is het ophalen ervan vrij eenvoudig. U kunt de ontbrekende e-mail terug kopiëren naar de gewenste locatie. Of u kunt het naar de gewenste map slepen.

1. Verplaats de opgehaalde berichten naar de originele map

Zodra je het bericht hebt gevonden dat je zoekt, klik je erop om het te selecteren. Klik vervolgens op de verhuizing pictogram in het lint. In het pop-upmenu worden verschillende mappen weergegeven waarin u het geselecteerde bericht kunt verplaatsen:

Als je je afvraagt hoe krijg ik mijn e-mailbericht terug naar waar het thuishoort, gebruik de verhuizing keuze.

Klik op de naam van de map waar u het bericht naartoe wilt verplaatsen. Het ontbrekende e-mailbericht wordt verwijderd uit de huidige map en verplaatst naar de geselecteerde map.

2. Haal Outlook-berichten op met behulp van slepen en neerzetten

U kunt Outlook-mappen ook ophalen met slepen en neerzetten. Als u een e-mailbericht wilt slepen en neerzetten, klikt u op het bericht om het te selecteren. In het onderstaande voorbeeld heb ik een e-mailbericht geselecteerd uit de Verwijderde items map: 

Selecteer de e-mail die u wilt verplaatsen en sleep deze naar de juiste map. 

Houd de muisknop ingedrukt en sleep de geselecteerde e-mail naar de Outlook-map waar u deze wilt hebben. In dit geval verplaats ik het bericht van de Verwijderde items map naar de Van mijn nieuwe baas Map:

U kunt slepen-en-neerzetten gebruiken om een ​​e-mailbericht in MS Outlook te verplaatsen.

Wanneer u de muisknop loslaat, bevindt het geselecteerde bericht zich in de nieuwe map die u hebt geselecteerd.

Een e-mail ophalen uit een Outlook-gegevensbestand

Als uw Outlook-e-mail is ingesteld met een POP of IMAP, worden uw berichten opgeslagen als bestanden met persoonlijke mappen (.PST-bestanden). U kunt deze bestanden terug importeren in uw Outlook-e-mailsysteem

Begin door te klikken op de het dossier tab links bovenaan uw e-mailinbox. De Account Informatie schermweergaven. Klik op de Openen en exporteren menuoptie aan de linkerkant:

Hier leest u hoe u oudere gearchiveerde e-mails kunt vinden in Outlook.

Klik op de Open Outlook-gegevensbestand keuze. De Open Outlook-gegevensbestand schermweergaven. Navigeer naar de map waarin uw Outlook-bestanden zijn opgeslagen:

Soms moet u een bericht uit een gegevensbestand ophalen.

Klik op het archiefbestand om het te selecteren. Dan klikken OK. Een nieuwe map verschijnt in uw Navigatie paneel die de gearchiveerde berichten bevat.

Blader door de berichten om de berichten te vinden die u nodig hebt. Of gebruik de zoekbalk. Kopieer vervolgens het opgehaalde bericht naar de juiste map.

Hoe u kunt voorkomen dat uw e-mails verdwijnen in Outlook

Een goede manier om te voorkomen dat e-mails per ongeluk uit Outlook verdwijnen, is door uw inbox te ordenen. U kunt dit doen door mappen in te stellen om uw e-mail te ordenen. U kunt ook regels gebruiken om bepaalde e-mails automatisch te sorteren in specifieke mappen of zelfs om e-mail van vooraf gedefinieerde afzenders te blokkeren.

Voor een complete handleiding over het organiseren van uw e-mailinbox, meldt u zich aan voor de Tuts + Business-nieuwsbrief en neemt u ons gratis e-boek: De ultieme gids voor inbox zero master. Het zit vol met inbox-organisatiestrategieën en moordende tips om al uw inkomende e-mail efficiënter te beheren.  

Conclusie

Nu weet u hoe u uw ontbrekende e-mailberichten van MS Outlook kunt vinden. In deze zelfstudie hebben we het probleem opgelost van het verdwijnen van e-mails uit Outlook. U hebt geleerd hoe u verwijderde e-mails uit Outlook kunt ophalen. U hebt ook geleerd hoe u gearchiveerde e-mails kunt vinden en terughalen in Outlook. We hebben zelfs besproken hoe je ontbrekende berichten uit de. Kunt vinden en ophalen Ongewenste e-mail map.

Het beste van alles is dat je niet langer hoeft te vragen: "waar is mijn e-mail?"U hoeft zich ook geen zorgen te maken over verloren of ontevreden klanten als gevolg van het missen van e-mails in Outlook.