Share
Uw Google Gmail-contacten zijn belangrijk. Als eigenaar van een klein bedrijf weet u dat uw bedrijf helemaal over mensen gaat. In contact blijven met de mensen met wie u zaken doet, is een van de sleutels tot zakelijk succes. Door uw Gmail-contacten te organiseren en te beheren, kunt u uw zakelijke relaties opbouwen en versterken.
Als je net als veel Gmail-gebruikers bent, heb je niet veel aandacht aan je contacten in Gmail besteed. Wat u moet weten, is dat Gmail hulpprogramma's voor contactbeheer bevat waarmee u uw Gmail-contacten kunt gebruiken in veel andere G Suite-productiviteitstools van Google, waaronder Agenda.
In deze zelfstudie leert u alles wat u moet weten over Gmail-contacten. Je leert hoe je contacten kunt vinden in Gmail, nieuwe Gmail-contacten kunt toevoegen en praktische manieren om je Gmail-contactgroepen te gebruiken.
BVoordat je in deze tutorial graaft, download je ons nieuwe eBoek (GRATIS): De ultieme gids voor Nero Mastery van Inbox. Het zit vol met een aantal professionele e-mailorganisatiestrategieën die u snel kunt gebruiken.
Notitie: Deze tutorial werkt met de nieuwe Google Contact-functies. Als je de klassieke lijst met Gmail-contacten gebruikt, ga je naar de nieuwe lijst met Gmail-contacten voordat je doorgaat.
Je vraagt je misschien af waarom het organiseren van je contactenlijst belangrijk is. Gmail slaat immers automatisch contacten op waarnaar u e-mails verstuurt. Waarom moeite doen om ze beter te organiseren?
Het antwoord is simpel. Het organiseren van uw contacten bespaart u tijd en helpt u de functies van Google beter te gebruiken. Houd er rekening mee dat u na verloop van tijd honderden namen in uw lijst met contactpersonen kunt krijgen, van wie sommigen geen reden hebben om ooit opnieuw contact op te nemen. Is het niet beter om uw contactnamen te organiseren in groepen die logisch zijn en u helpen om die contacten te vinden en te bereiken die u echt snel nodig hebt??
Uw Gmail-contactenlijst maakt deel uit van uw Google-account. Dat betekent dat de Gmail-contactpersonenlijst die u instelt, gelijk is aan de Google-contactpersonenlijst die u gebruikt met G-Suite-tools.
Google heeft een aantal limieten voor het aantal contacten dat u kunt hebben. Momenteel is de limiet voor het totale aantal Google-contactpersonen 25.000 of een opslaglimiet van 20 MB (afgezien van foto's). Als u veel e-mails verzendt en ontvangt, kunt u dat aantal overschrijden voordat u het merkt.
Als uw Google-contactgroepen correct zijn ingesteld, kunt u deze groepen ook gebruiken om:
Laten we beginnen met een kort video-overzicht van het werken met Google Gmail-contacten.
Bekijk deze snelle screencast voor meer informatie over het toevoegen, organiseren en beheren van uw Google Gmail-contacten:
Of bekijk de gedetailleerde schriftelijke stappen hieronder voor meer informatie, te beginnen met details over hoe contacten in uw Gmail-lijst terechtkomen.
De eerste stap bij het organiseren van je Gmail-contacten is het vinden en toevoegen van de contacten die je nodig hebt. Zelfs als je nog nooit een Gmail-contact hebt toegevoegd, houdt Gmail bij wie je e-mail hebt verzonden in a Veelvuldig gecontacteerd lijst die het genereert.
Google genereert ook automatisch een Alle contacten lijst met alle contacten die u toevoegt of importeert. Om je te houden Alle contacten lijst beheersbaar, beschouw het als een tijdelijke opslagruimte voor contacten totdat u ze naar een contactgroep verplaatst.
Begin vanuit het hoofdvenster van Gmail. Om de te openen Veelvuldig gecontacteerd lijst, selecteer Gmail> Contacten. Uw huidige Google Contacten vensterweergaven.
Huidige Google Contacten venster met Veelvuldig gecontacteerd lijst.Dit is een relatief nieuw Gmail-account dat ik voor deze zelfstudies heb gemaakt. Ondanks dat, merk op dat ik al drie namen heb op de automatisch gegenereerde Veelvuldig gecontacteerd lijst.
Ik heb ook geen Google+ sociale media-account gekoppeld aan dit Gmail-account cirkels verschijnt niet in de zijbalk. Als ik een Google+ account had, cirkels zou eronder verschijnen groepen in de zijbalk.
Notitie: Contactnamen die in deze zelfstudie worden gebruikt, zijn niet bedoeld om echte mensen te vertegenwoordigen.
Laten we leren hoe we wat meer contacten op mijn lijst kunnen krijgen.
De eerste methode om namen te krijgen in uw Gmail-contactenlijst is om ze te importeren. Begin met selecteren Meer> Importeren in het linkerdeel van je Google Contacten venster. De Contacten importeren uit andere accounts box displays.
Selecteer een importoptie.Laten we voor deze tutorial zeggen dat je contacten uit je Outlook-e-mailaccount wilt importeren. Klik op de Outlook.com keuze.
U wordt gevraagd akkoord te gaan met de Gebruiksvoorwaarden en Privacybeleid. U wordt ook gevraagd om uw wachtwoord in te voeren. Blijf de aanwijzingen volgen tot uw Outlook-contactpersonen zijn geïmporteerd. Google geeft een lijst met geïmporteerde contacten weer.
Deze contactpersonen zijn geïmporteerd vanuit Outlook.De nieuwe contacten worden geplaatst in een Google-contactgroep met de naam Geïmporteerde Outlook.com [Datum]. Maak je geen zorgen, je kunt de naam van deze groep later wijzigen.
Als u contacten hebt die u wilt importeren uit een van de andere opties, selecteert u die optie op dit moment. Volg de aanwijzingen om uw contacten te importeren.
Notitie: U kunt slechts 3000 contacten per keer importeren. Als je meer dan 3000 contactpersonen moet importeren, plaats dan de contactlijst CSV-indeling en verbreek het in afzonderlijke lijsten van minder dan 3000 namen.
Als u actief bent op sociale media, begrijpt u hoe belangrijk social media-netwerken kunnen zijn voor uw kleine onderneming. Je kunt professionele contacten die je ontwikkelt via sociale media toevoegen aan je Gmail-profiel. Bekijk deze zelfstudie voor meer informatie over het maken van een professioneel Google+ profiel:
Met Gmail kun je eenvoudig je Google+ connecties opnemen in je Gmail-contacten, omdat je Google bent+ cirkels verschijnen in uw Contacten zijbalk.
Laten we eens kijken cirkels op het Gmail-account dat ik heb gekoppeld aan mijn Google+ profiel. Ik klik op mijn Collega's schrijven om te kijken naar die contacten in Google Contacten venster. (De namen van je Google+ kringen zijn anders, net als je connecties.)
U kunt een Google+ verbinding toevoegen aan uw Google-contactenlijst.Ik besluit dat ik wil toevoegen Andrew van mijn Collega's schrijven omcirkelen naar mijn contactenlijst. Ik selecteer Andrew uit de lijst. Er verschijnt een contactkaart met de informatie uit het Google+ profiel van Andrew.
Klik op de Contacten toevoegen pictogram om de Google+ connectie toe te voegen aan je Gmail-contactpersonen.Om Andrew aan mijn Gmail-contactenlijst toe te voegen, klik ik op Toevoegen aan contacten pictogram (het lijkt op een persoon) boven de foto. Hij staat nu in mijn lijst met Gmail-contacten.
Voor contactpersonen van andere sociale mediaplatforms, exporteer ze eerst naar CSV-formaat. Er zijn ook enkele plug-ins die contacten van sociale media kunnen importeren.
Soms wilt u misschien een contactpersoon toevoegen die u net heeft ontmoet. Misschien heeft iemand je zijn visitekaartje overhandigd op een beurs. U kunt een nieuw contact toevoegen in Gmail.
Gebruik de zoekbalk boven in het venster om te zoeken naar een contactpersoon om toe te voegen of om het pictogram rechtsonder in het venster te gebruiken.
Om de te gebruiken Nieuwe contacten toevoegen pictogram, klik erop. Typ bij de prompt de naam van het contact dat u wilt toevoegen. Het systeem kan contacten voorstellen van bestaande Google+ profielen op basis van de naam die u typt.
Klik op de creëren knop. Er verschijnt een lege contactkaart.
Typ de contactgegevens op de lege kaart.Typ zoveel mogelijk informatie over uw nieuwe contactpersoon. Voeg een afbeelding toe als je die hebt. Klik op de Opslaan om de nieuwe contactkaart op te slaan.
Een belangrijk onderdeel van het organiseren van je Gmail-contacten is het verwijderen van contactpersonen die je niet langer nodig hebt. Misschien heeft iemand een organisatie verlaten of van baan veranderd. U kunt als volgt contactpersonen uit uw lijst met Google-contactpersonen verwijderen.
Begin met de Contacten raam open. Klik op de naam van het contact dat u wilt verwijderen. Hun contactkaart wordt geopend. Klik op de drie stippen boven de foto om een submenu te openen.
Klik op om het contact te verwijderen Verwijder.Klik op de Verwijder optie om het contact te verwijderen. Het contact wordt verwijderd uit uw Gmail-contacten en verwijderd uit contactgroepen.
Als u op klikt Verwijderen uit de lijst "Alle contacten" optie, het contact wordt verwijderd uit de Alle contacten lijst, maar blijft in contactgroepen waar u ze hebt geplaatst.
Mogelijk ziet u dat uw contactenlijst dubbele vermeldingen bevat. Dit gebeurt soms wanneer u handmatig nieuwe contacten toevoegt en vergeet dat ze al op uw lijst staan.
Gelukkig heeft Google een hulpmiddel om dubbele contacten te vinden en te verwijderen. Klik in de zijbalk op de Vind duplicaten keuze. De systemen geven mogelijke duplicaten weer. je hebt de optie om ontslaan (negeer) of samensmelten de duplicaten.
Als u de samensmelten optie, de contactgegevens van de duplicaten worden gecombineerd op een enkele contactkaart.
Tot nu toe hebben we besproken hoe je Gmail-contacten kunt toevoegen. De ... gebruiken groepen functie, kunt u uw contacten organiseren. Met deze functie kunt u contacten samen groeperen.
Misschien wilt u een groep maken voor potentiële klanten, verkopers, werknemers, collega's, huidige klanten en meer. De mogelijkheden zijn eindeloos.
Start vanaf de Contacten venster. Klik op de Nieuwe groep optie in het zijpaneel. De Nieuwe groep pop-up displays.
Typ de naam van de nieuwe Google-contactgroep.Typ de naam van de groep die u wilt toevoegen. Klik op de Maak een groep om de Gmail-contactgroep te maken.
Je hebt nu een groep, maar er zijn geen contacten in. Begin met de groep open waaraan u contacten wilt toevoegen. Klik op de Voeg persoon toe pictogram in de rechterbenedenhoek van het scherm.
Als u een nieuw contact wilt toevoegen, klikt u op creëren knop.Als u de naam van de persoon ziet, klikt u erop om ze aan de groep toe te voegen.
Als u een nieuw contact wilt toevoegen, klikt u op creëren knop. Er verschijnt een lege contactkaart.
Typ de contactgegevens van de persoon op de kaart. Voeg een afbeelding voor de persoon in als je die hebt. Klik op de Opslaan om de nieuwe contactpersoon te maken en op te slaan in uw Gmail-contactgroep.
Als u de naam van een Google-contactgroep wilt wijzigen, begint u met het openen van de groep. Klik op de Groep hernoemen pictogram (het lijkt op een potlood). De Groep hernoemen pop-up verschijnt.
Typ de groepsnaam en klik op de OK knop.Typ de nieuwe naam van de groep in de Voer een groepsnaam in veld. Klik op de OK knop. De groepsnaam verandert.
Sorteer uw contactpersonen op voornaam of lijstnaam. Begin met het openen van een groep of het hoofdvenster van de contactlijst. Klik op de Soort optiepictogram rechtsboven.
Google-contactpersonen alfabetisch gesorteerd op voornaam.Klik op de alfabetische sorteeroptie die u wilt. Kies tussen sorteren op voornaam van de contactpersoon of op achternaam.
Dit is hoe een soort achternaam eruit ziet.
Google-contactpersonen alfabetisch gesorteerd op achternaam.Wijs een of meer contacten opnieuw toe aan een andere Gmail-groep. Begin met de groep open. Plaats de muisaanwijzer op de afbeelding naast de contactnaam die opnieuw moet worden toegewezen. De afbeelding wordt vervangen door een selectievakje. Klik op het selectievakje om het te selecteren. Een menubalk verschijnt aan de bovenkant van de Contacten venster. Selectievakjes verschijnen ook bij alle namen in de groep.
Klik op de Wijzig groepen pictogram om de contactpersoon opnieuw toe te wijzen aan een andere groep.Selecteer indien nodig meer namen. Klik op de Wijzig groepen pictogram (het lijkt op mensen) in de menubalk. Er verschijnt een vervolgkeuzemenu met de huidige groepsnamen.
Selecteer een groepsnaam om toe te wijzen aan uw contactpersoon.In dit geval wil ik verhuizen Joe Test Person van de groep Testgroep voor de groep Nieuwe testgroep. Ik klik Nieuwe testgroep om een vinkje te plaatsen bij die groepsnaam. Ik klik Testgroep om de cheque door die groepsnaam te verwijderen.
Klik in de witte ruimte. U ontvangt een bericht dat uw [naam contactpersoon] is verplaatst van de ene naar de andere groep.
Van tijd tot tijd moet u mogelijk hele groepen verwijderen. Het is gemakkelijk om dit te doen.
Begin met de groep die u wilt verwijderen open. Klik op de Groep verwijderen pictogram (het lijkt op een prullenbak).
Als u de groep wilt verwijderen, klikt u op Verwijder icoon.Er verschijnt een pop-up.
Klik om de groep te verwijderen Verwijder.Kies een van de volgende:
Nadat u uw lijst met Google-contactpersonen en groepen in Gmail heeft ingesteld, zijn er veel praktische manieren om ze te gebruiken. Hier zijn er maar een paar.
Deel een Google Agenda-evenement met een individuele contactpersoon of een hele groep. Begin met je Google Agenda open. Ga naar https://calendar.google.com om je Google-agenda te vinden. Voeg de Gmail-contactgroep toe aan het evenement, net zoals een persoon. Als de persoon die u uitnodigt ook Google Agenda gebruikt, wordt het evenement binnen een half uur aan zijn agenda toegevoegd.
Notitie: Voor uitnodigingen voor evenementen met meer dan 200 gasten gelden speciale beperkingen.
Gebruik Google-contactgroepen om groeps-e-mails te verzenden. Dit is vooral handig als je met een team werkt en je teamleden op de hoogte moet houden. Stuur groeps-e-mails vanuit uw Postvak IN van Gmail, of via de menubalk boven aan uw contactpersonenlijst. Er zijn twee methoden om groeps-e-mails te verzenden.
Klik vanuit uw Postvak IN van Gmail op Componeren knop. In de Naar veld, typ de naam van de contactgroep. U ziet de individuele e-mailadressen in de Naar veld wanneer u op de invoeren sleutel. Eindig met het typen van je bericht en verzend het zoals gewoonlijk.
Terwijl uw contactgroep open is, plaatst u uw muis over de afbeelding links van een contactnaam. De afbeelding wordt vervangen door een selectievakje. Klik op de selectievakjes naast de namen van alle contactpersonen waarnaar u een groeps-e-mail wilt verzenden. Een menubalk verschijnt aan de bovenkant van de Contacten venster.
Klik vervolgens op de Meer acties pictogram (het lijkt op drie verticale stippen) aan de rechterkant van de menubalk.
Als u een groeps-e-mail naar de geselecteerde contactpersonen wilt verzenden, klikt u op E-mail keuze.Klik op de E-mail optie in het vervolgkeuzemenu. Een nieuwe e-mail wordt geopend. Typ en verzend het bericht zoals gewoonlijk.
Start een Google Hangout met een of meer van uw contacten.
Begin met een groep of de Alle contacten lijst openen. Plaats je muis op de afbeelding naast de naam van een contact. De afbeelding wordt vervangen door een selectievakje. Klik op een selectievakje om de contactnaam te selecteren. Een menubalk verschijnt aan de bovenkant van de Contacten venster.
Klik vervolgens op de Meer acties pictogram (het lijkt op drie verticale stippen) aan de rechterkant van de menubalk. Van de Meer acties vervolgkeuzemenu, klik op de Chillen keuze. Er verschijnt een pop-up waarin je wordt gevraagd om een uitnodiging voor je hangout te verzenden.
U kunt een of meer contacten uitnodigen voor een Google Hangout.Klik op de Uitnodiging sturen knop. Wanneer uw genodigden reageren, kunt u beginnen met chatten.
Notitie: Als het Chillen optie is grijs weergegeven, de contactpersoon heeft mogelijk Hangouts uitgeschakeld. Of er is mogelijk niet genoeg informatie over de contactkaart om een Hangout-uitnodiging te verzenden.
Bekijk deze zelfstudie voor meer informatie over het gebruik van Google Hangouts voor uw kleine bedrijf:
Houd er rekening mee dat het organiseren van je contacten belangrijk is, maar dat is ook de manier om je e-mailinbox te organiseren. Laat je inbox niet ongeorganiseerd worden.
Leer hoe u uw e-mails goed kunt beheren. Besteed minder tijd aan uw inbox, terwijl u uw berichten effectiever verwerkt.
We hebben een speciale aanbieding voor u. Meld u aan voor de Tuts + Business-nieuwsbrief en ontvang GRATIS het eBook van Inbox Zero Mastery. Ontdek nu hoe u de beste technieken voor e-mailbeheer kunt toepassen.
Leren hoe je je Gmail-contactpersonen kunt vinden en organiseren, is een grote tijdwinst. Je zult ook sterkere relaties ontwikkelen voor je kleine bedrijf, omdat je beter gebruik kunt maken van je Gmail-contacten.
Lees meer over hoe u met Gmail kunt werken in onze meerjarige Ultieme beginnershandleiding voor het gebruik van Gmail. Het behandelt het instellen van uw account, tips voor het inbox organiseren, snelle e-mail snelkoppelingen en meer.
Accentsconagua