Share
Er is een veelgehoord gezegde in de bedrijfswereld: "Een bedrijf is maar zo goed als zijn mensen." Dus wat gebeurt er wanneer een van uw belangrijkste werknemers wil stoppen??
Hoewel het ontslag van een belangrijk teamlid geen nieuws is dat een ondernemer wil horen, is het een onvermijdelijk onderdeel van zakendoen en hoeft het geen ramp te zijn. Als je goed met de situatie omgaat, kun je de werknemer behouden of zorgen voor een soepele overgang wanneer ze weggaan.
In deze zelfstudie bekijken we alle stappen die u moet nemen om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. We behandelen alles, van het afhandelen van het eerste gesprek en het samenstellen van een tegenbod tot het regelen van de overdracht, het verlaten van het papierwerk en het exit-interview als ze nog steeds besluiten te vertrekken. En in het laatste deel zullen we ook een gerelateerd probleem bekijken: wat te doen als de schoen aan de andere kant staat en jij degene bent die een van je werknemers wil ontslaan.
Hoe gaat u om met werknemers die willen stoppen? (fotobron)Aan het einde van deze tutorial zul je duidelijk zijn over hoe je ontslag of beëindiging van een medewerker effectief kunt afhandelen. Dit maakt deel uit van een grotere serie over HR voor kleine bedrijven, dus we hebben het in de eerste plaats over hoe een kleine ondernemer de situatie aankan. In een groter bedrijf zijn veel van dezelfde principes van toepassing, maar de situatie zal waarschijnlijk worden behandeld door verschillende mensen of afdelingen.
Wanneer een sleutelwerknemer zegt dat hij weg wil, kan het een klap in het gezicht zijn. De zakelijke gevolgen zijn één ding, maar er kunnen ook persoonlijke gevoelens van afwijzing of zelfs verraad zijn.
Immers, als je jarenlang elke dag nauw samenwerkt, ontwikkel je vaak een relatie die veel op vriendschap lijkt. In kleine bedrijven met weinig werknemers kan die relatie zelfs nog dichterbij zijn en het gevoel van samen werken aan een gemeenschappelijk doel nog sterker, waardoor scheiding moeilijker wordt.
Er is ook vaak een mantel-en-dagger-kwaliteit voor het hele ding - wanneer mensen een nieuw werk interviewen, doen ze dat meestal zonder het je te vertellen, zodat ze de werkrelatie geen schade toebrengen als de zaken niet uitkomen. Maar dat betekent dat wanneer ze het nieuws doorbreken, het als een donderslag bij heldere hemel voelt en je je afvraagt hoe lang ze dit al hebben gepland.
Al deze gevoelens zijn natuurlijk, maar het is belangrijk om het nieuws op een volwassen, begripvolle manier te accepteren. De realiteit is dat de gemiddelde persoon vandaag tien tot vijftien keer van baan verandert in zijn loopbaan, met een duur van vijf jaar of minder per baan. Terwijl u alles wilt doen om uw werknemers tevreden te houden en de omzet te verminderen, zullen mensen toch vertrekken.
Vaak is er ook niets dat je had kunnen doen om het te vermijden. De persoon wil mogelijk overstappen naar een nieuwe branche of een kans aangrijpen die uw bedrijf niet biedt. Dan zijn er persoonlijke redenen: de verhuizing van een echtgenoot naar een nieuwe stad, een ziek familielid om voor te zorgen, enzovoort. Het is niet nodig om het persoonlijk op te nemen. Die oude regel "Jij bent het niet, ik ben het" is soms echt waar.
Dus geef de schuld niet de schuld, beschuldig of maak hem op een andere manier slecht voor iets dat hij / zij perfect recht heeft om te doen. Het is prima om te zeggen dat je verdrietig of teleurgesteld bent om zo'n waardevolle werknemer te verliezen, maar vergeet niet dat te volgen door te zeggen dat je het begrijpt en gelukkig bent dat ze zo'n rijk verdiende nieuwe kans hebben.
Probeer op dit punt wat informatie te verzamelen die nuttig zal zijn voor de volgende stappen die u moet nemen. Hier zijn enkele belangrijke punten om te behandelen:
Als ze nog geen van hun collega's hebben verteld, kan het een goed idee zijn om ze een dag of twee uit te stellen terwijl je erachter komt hoe je dit het beste kunt aankondigen. Dit geeft je ook de tijd om een tegenaanbod samen te stellen, als je ervoor kiest om dat te doen. Meer hierover in de volgende sectie:
Als de werknemer buitengewoon waardevol is voor uw bedrijf, kunt u overwegen een tegenbod te doen. Deze strategie kan in ongeveer twee derde van de gevallen succesvol zijn, volgens een onderzoek van The Creative Group. Maar het hangt sterk af van de situatie van de werknemer. Daarom is het belangrijk om informatie te verzamelen in het eerste gesprek.
Als uw werknemer er altijd al van gedroomd heeft een journalist te zijn en een competitieve entry-level rapportagepositie heeft geland op The New York Times, er is bijvoorbeeld waarschijnlijk geen tegenbod in de wereld dat hen zou kunnen overhalen om bij uw kleine accountantskantoor te blijven. Dus doe geen moeite met een tegenbod - wens de persoon gewoon goed, maak de overgang aangenaam voor iedereen en probeer contact te houden voor de toekomst.
Maar er zijn veel situaties waarin een tegenbod effectief kan zijn. Het meest voor de hand liggend is wanneer de persoon vertrekt vanwege een hoger salarisaanbod elders. Dan heb je een eenvoudige keuze: kun je het veroorloven om het te evenaren?
Overweeg je budget en probeer wat onderzoek te doen om de echte waarde van de werknemer op de arbeidsmarkt te achterhalen. Hoeveel zou u moeten betalen om een kwaliteitsvervanging in te huren? Het is de moeite waard om daar bovenop een beetje extra te betalen om de verstoring en kosten van een nieuwe aanwerving te vermijden. Zie voor meer informatie over dit onderwerp deze vorige tutorial uit onze HR-serie:
Houd er ook rekening mee dat uw loonschaal eerlijk moet zijn, dus als u een grote verhoging geeft aan één werknemer, kunnen anderen hetzelfde verwachten. Er kunnen ook morele problemen zijn als mensen het gevoel hebben dat disloyaliteit meer wordt beloond dan loyaliteit. En probeer vast te stellen of er andere onderliggende redenen zijn dan het salaris (meestal zijn dit). Als je daar niet op ingaat, kan de werknemer een jaar later vertrekken, en je tegenbod deed niets anders dan het onvermijdelijke uitstellen terwijl het een precedent schiep voor het geven van verhogingen aan mensen die willen vertrekken.
Wat als de persoon om een andere reden vertrekt? Het goede nieuws is dat tegenaanbiedingen niet alleen over geld gaan. U kunt dus creatief worden en manieren bedenken om het probleem van die persoon op te lossen op een manier die hen helpt bij u te blijven.
Als ze bijvoorbeeld vertrekken om voor een ziek familielid te zorgen, is het onwaarschijnlijk dat het aanbieden van meer geld een verschil kan maken, en het kan hen zelfs beledigen. Maar uw tegenbod kan betekenen dat u hen meer flexibiliteit biedt om van thuis uit te werken, of om verschillende uren te werken, zodat ze de zorg met een partner kunnen coördineren, of ze misschien kunnen verplaatsen naar een freelance of contractregeling, waar ze alleen voor u werken als ze ' kunnen.
Dit is slechts een voorbeeld en u moet natuurlijk zorgvuldig overwegen of de voorwaarden die u biedt, voor uw bedrijf werken of niet. Maar het punt is om te overwegen of je de reden van de werknemer om weg te gaan op een manier kan behandelen die iedereen blij maakt. Probeer dit zo snel mogelijk te doen, binnen een dag of twee na ontvangst van het nieuws. Als je te lang uitstelt, wordt de beweging een een voldongen feit, en zelfs een redelijk aanbod zal waarschijnlijk niet van invloed zijn.
Als de persoon je tegenbod afwijst, verspil dan geen tijd meer met onderhandelen. Accepteer gewoon dat ze vertrekken en handel snel om een vlotte overdracht te garanderen. Dat houdt het volgende in:
In bepaalde sectoren waar werknemers toegang hebben tot zeer gevoelige gegevens, vragen werkgevers soms dat ze onmiddellijk vertrekken, maar over het algemeen wilt u streven naar een zo lang mogelijke overnametermijn. Een belangrijk lid van uw team heeft veel kennis bij zich en u zult tijd nodig hebben om ervoor te zorgen dat het niet allemaal verloren gaat wanneer ze de deur uit lopen.
Ervan uitgaande dat u een vervanger inhuurt, start u dat proces meteen. De ideale situatie is om een vervangende rij te hebben voordat de persoon vertrekt, zodat ze die persoon direct kunnen trainen. Vanwege de tijd die nodig is om personeel in dienst te nemen, is dat misschien niet mogelijk, maar als je vroeg begint, wordt het gat op zijn minst minimaal, als er niets anders is.
Begin door na te gaan of iemand binnen het bedrijf in de rol kan stappen en vraag of ze zich willen aanmelden. Interne promoties zijn geweldig voor het moreel en de retentie van werknemers. En bovendien heeft onderzoek van Wharton University aangetoond dat interne medewerkers de neiging hebben om beter te presteren dan externe rekruten, althans gedurende de eerste twee jaar, terwijl ze minder kosten.
Je kunt mensen ook vragen of ze de individuele taken van een vertrekkende medewerker willen overnemen. Dat maakt de handover gemakkelijker omdat het direct kan worden gedaan.
Als u de medewerker niet direct een vervanger kunt laten trainen, is het belangrijk om alles wat hij doet duidelijk te documenteren zodat de volgende persoon het uiteindelijk kan overnemen.
Probeer hier zelf bij betrokken te zijn, of delegeer iemand anders bij uw personeel om dit te doen. U wilt dat iemand de overdrachtdocumenten begrijpt en in persoon kan uitleggen aan de vervanging, in plaats van ze alleen te presenteren met een massa bestanden en aantekeningen.
Er zullen ook wat administratieve zaken zijn voordat de werknemer vertrekt. De details van sommige van hen kunnen variëren, afhankelijk van waar je bent gevestigd en de relevante arbeidswetgeving, maar hier is een voorbeeld:
Mogelijk moet u belastingformulieren invullen wanneer een werknemer vertrekt. In het Verenigd Koninkrijk moeten werkgevers bijvoorbeeld een P45-formulier invullen waarin staat hoeveel belasting er tot nu toe in het belastingjaar is betaald, waarbij één exemplaar naar de belastingdienst gaat en andere exemplaren naar de werknemer..
Mogelijk hebt u de medewerker een bedrijfslaptop gegeven die u thuis of op andere locaties kunt gebruiken. Zorg ervoor dat je een duidelijke inventaris hebt van wie wat bezit en zorg dat alles op tijd wordt ingeleverd.
U moet het laatste salaris van de werknemer berekenen en ervoor zorgen dat het op tijd wordt betaald, evenals eventuele openstaande bonussen of andere verschuldigde bedragen..
Ontdek ook wat er gaat gebeuren met de bedrijfsvoordelen van de werknemer: behouden ze toegang tot een van hen, zoals gezondheidszorg, of eindigen ze op de dag van vertrek? Wat moet u doen met de pensioenrekening van de werknemer om ervoor te zorgen dat bijdragen worden gestopt, maar dat het geld van de werknemer wordt bewaard voor de toekomst? Hoeveel vakantiedagen heeft de werknemer in beslag genomen en moet u deze betalen voor elke ongebruikte tijd?
Zorg ervoor dat de werknemer weet wat er zal gebeuren en dat u zich aan de lokale regels en voorschriften houdt. Zie de volgende tutorials voor meer informatie:
Het is een goede gewoonte om de werknemer te vragen het ontslag schriftelijk in te dienen, voor het geval er later een geschil ontstaat over hoe het dienstverband is geëindigd. Bekijk ook de arbeidswetgeving in uw land om te zien of er juridische kennisgevingen zijn die u aan de werknemer moet geven wanneer deze vertrekt. En bekijk de vertrouwelijkheidsovereenkomsten en andere juridische documenten die de werknemer heeft ondertekend, zodat u zeker weet dat ze van toepassing zijn nadat de persoon is vertrokken.
Het lijkt misschien onbetekenend, maar op de laatste dag van de medewerker moet je de toegang tot al je computersystemen intrekken en alle kaarten of sleutels verzamelen die toegang geven tot je fysieke eigendom. U mag die bepaalde werknemer vertrouwen, maar na verloop van tijd zal het hebben van een stel ex-werknemers met toegang tot bedrijfsrekeningen en gebouwen een groot beveiligingsrisico opleveren.
Ongeacht de omstandigheden van het vertrek, het organiseren van een soort evenement om de persoon te bedanken voor hun service en ze goed te wensen, is een leuke bijkomstigheid. Het toont niet alleen de vertrekkende werknemer, maar al uw bestaande werknemers dat u hun werk waardeert.
Het laatste dat u moet doen voordat de persoon vertrekt, is om een exit-interview te houden. De informatie die u hier opslaat, kan u helpen verbeteringen aan te brengen en de kans te verkleinen dat belangrijke werknemers in de toekomst vertrekken. Het zal u ook helpen om duidelijker te worden over de rol zelf en hoe u het beste de persoon kunt aannemen en vervangen.
U wilt meer vragen over de redenen voor het ontslag. (Ja, dat hebben we eerder besproken, maar nu het vertrek is bevestigd en de medewerker onderweg is, kunnen ze meer openen en meer informatie geven.) Vraag of er iets in het bijzonder de beslissing heeft veroorzaakt en of jij of een ander managers hadden alles kunnen doen om het te voorkomen.
Vraag hoe het werk in het algemeen was: de beste en de slechtste dingen, alles wat de persoon hielp of verhinderde om zijn werk goed te doen. Waren de doelstellingen en vereisten duidelijk? Waren de beloningen en voordelen aan de verwachtingen? Had de persoon voldoende training en ondersteuning?
Deze sjabloon voor exit-interviews van Adelphi University is ontworpen voor non-profitorganisaties, maar de meeste vragen zijn nuttig voor elk type bedrijf. Gebruik het als een gids en voeg uw eigen vragen toe, indien van toepassing.
Tot nu toe hebben we een scenario behandeld waarin een belangrijke medewerker wil vertrekken. Maar wat als het andersom is? Wat als u de persoon wilt ontslaan vanwege slechte prestaties??
Veel van de stappen zijn hetzelfde, vooral de volgende, zoals het papierwerk doen, de loonlijst verwerken en een exit-interview houden. Maar er zijn wat verschillen eerder.
In het bijzonder moet je alles documenteren om een onredelijk ontslagproces te voorkomen. En bovendien is het volgen van een duidelijk proces zoals dat hieronder goed is, niet alleen om rechtszaken te vermijden, maar ook omdat het werknemers een eerlijke kans geeft om hun banen te verbeteren en te behouden.
De eerste fase waarin u prestatieproblemen opmerkt, is door met de medewerker te praten en uit te leggen dat ze niet aan de verwachtingen voldoen.
In sommige gevallen kan dat alles zijn wat nodig is. De persoon kan echt niet weten dat een bepaald type gedrag onaanvaardbaar is, en ze kunnen iets doen dat door een voormalige werkgever werd getolereerd. Gewoon informeel met de werknemer praten en duidelijk en duidelijk uitleggen wat je van hen verwacht, kan vaak genoeg zijn om dingen weer op het goede spoor te krijgen. Of misschien hebben ze niet de training of ondersteuning om de dingen op de juiste manier te doen, dus zorg ervoor dat je vraagt of ze hulp nodig hebben.
Als de slechte prestaties doorgaan, is het tijd om disciplinaire procedures te starten. Dit eindigt misschien nog steeds niet met het afvuren van de persoon - houd een open geest en geef de persoon de kans dingen om te draaien. Blijf in elke fase vragen of u iets kunt doen om hen te helpen, of dat er iets is aan de manier waarop de werkplek is opgezet die hen belemmert om te doen wat van hen wordt verlangd.
Er moet een reeks van twee of drie waarschuwingen zijn, zodat de werknemer tijd krijgt om dingen uit te werken. Schrijf in elke fase alles schriftelijk vast: stuur een brief of e-mail naar de werknemer waarin staat dat hun prestaties onbevredigend zijn, leg uit waarom en nodig een vergadering uit om dit te bespreken.
Geef tijdens de vergadering de medewerker de kans om hun kant van het verhaal te geven en blijf ondersteuning of training aanbieden om hen te helpen verbeteren. Schrijf nadien schriftelijk op wat er is besproken en maak uw verwachtingen voor toekomstige verbeteringen duidelijk.
Niemand houdt ervan om mensen te ontslaan, maar soms is dat de enige overgebleven optie. Als uw pogingen om de werknemer te helpen verbeteren niet hebben geleid tot een significante verbetering van de resultaten, dan moet u hun dienstverband beëindigen.
Er is geen goede manier om zo'n bijeenkomst te houden, maar over het algemeen is het het beste om direct te zijn. Geef gewoon het nieuws, wat niet als een verrassing komt na alle waarschuwingen die u eerder hebt gegeven. Geef een duidelijke uitleg over de redenen voor het ontslag en leg uit wat er vervolgens zal gebeuren.
Hierna zijn de te volgen stappen ongeveer hetzelfde als die hierboven in hoofdstuk 4 en 5. Verbind alle administratieve zaken en houd een exit-interview. De vragen die je stelt in het exit-interview zullen anders zijn, maar het is nog steeds belangrijk om het te hebben. Als u begrijpt wat er mis is gegaan vanuit het oogpunt van de werknemer, kunt u in de toekomst soortgelijke problemen voorkomen.
De arbeidswetten verschillen per land en op sommige plaatsen kunnen er aanvullende regels gelden voor de exacte reeks van stappen, de informatie die u aan werknemers moet geven over hun recht op vertegenwoordiging door een vakbond, enzovoort. Zorg er dus voor dat u uw lokale wetgeving onderzoekt en alles volgens het boek doet.
In deze tutorial heb je geleerd hoe je omgaat met het pijnlijke scenario waarin een belangrijke medewerker wil stoppen. We hebben ook de moeilijke situatie behandeld waarin iemand moest worden ontslagen wegens slechte prestaties.
Je hebt geleerd over het doen van tegenaanbiedingen, het regelen van de overdracht, het doen van papierwerk en andere administratieve details en het houden van een exit-interview. En je hebt de te volgen stappen geleerd om slechte prestaties te documenteren en vervolgens iemands baan te beëindigen.
In het volgende deel van deze complete HR-gids voor kleine ondernemingen leert u hoe u kunt omgaan met enkele van de slechtste HR-problemen in kleine bedrijven. Zie je binnenkort weer!
Accentsconagua