Share
Wat je gaat creërenIs uw factuur een bijzaak? Als dat zo is, maak je een fout.
Als eigenaar van een klein bedrijf, moet u weten dat uw factuur deel uitmaakt van uw merk. Het moet er goed uitzien omdat het uw bedrijf vertegenwoordigt.
Uw factuur moet ook duidelijk zijn. Er mag geen twijfel over bestaan over hoeveel u factureert of hoe uw klant u moet betalen.
Een onduidelijke factuur kan onnodige betalingsvertragingen veroorzaken. Het kan ook uw tijd verspillen terwijl de klant probeert contact met u op te nemen met hun vragen.
In deze zelfstudie leert u hoe u een professionele factuur maakt met behulp van een MS Word-factuurtemplate. Ik zal beginnen met het opsommen van de elementen van een goede factuur. Vervolgens zal ik u stap voor stap helpen met het maken van een factuur in Word. Ten slotte zal ik enkele bronnen delen waar u uw eigen factuursjablonen voor Word kunt vinden.
Het maken van een factuur is nutteloos als de factuur niet informatief en nuttig is. In feite kan een onprofessionele factuur slechter zijn dan nutteloos. Het kan uw klant in verwarring brengen of van streek maken. Hier zijn enkele belangrijke elementen van goede facturen. Uw factuur moet:
Je kunt meer leren over de basisprincipes van het maken van een factuur in dit bericht:
Laten we eens een kijkje nemen naar elk factuurelement.
Zonder de juiste informatie weet uw klant misschien niet waar de factuur voor is. Ze weten misschien niet eens hoeveel u moet betalen of waar u uw betaling naartoe moet sturen.
Hier is de basisinformatie die alle facturen moeten bevatten:
Om verwarring te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat uw facturen de juiste informatie bevatten.
Uw betalingsvoorwaarden zijn vooral belangrijk. De juiste voorwaarden kunnen uw klant ertoe aanzetten om onmiddellijk te betalen. Bekijk deze zelfstudie voor meer informatie over de beste betalingsvoorwaarden die u kunt gebruiken:
Hoe uw factuur eruitziet, is ook belangrijk. U moet uw factuur beschouwen als onderdeel van uw merkinspanning. Zoals uw briefpapier, visitekaartjes en andere merkgerelateerde documenten - het vertegenwoordigt uw bedrijf.
Het is waarschijnlijk dat uw klant uw factuur opslaat in zijn bestanden. De volgende keer dat ze soortgelijke services moeten bestellen, kunnen ze uw factuur gebruiken om uw contactgegevens op te vragen. Dus de indruk die uw factuur maakt, kan een blijvende indruk maken. Uw factuur moet er scherp en professioneel uitzien.
U bent misschien niet in staat om een grafisch ontwerper te betalen om een aangepaste factuur te maken, maar een goede factuursjabloon is goedkoop (tussen $ 5 en $ 9) en kan u helpen een professioneel ogende factuur te maken in enkele minuten.
U kunt professionele factuursjablonen vinden op Envato Market (GraphicRiver) of bladeren door een samengestelde selectie van MS Word-factuurontwerpen van minimale stijl in dit artikel:
Deze factuursjablonen hebben duidelijke ontwerpen, kunnen ze snel aanpassen aan het merk van uw kleine onderneming, en ze afgeven aan uw klanten en betalingen op professionele wijze verzamelen.
Wanneer moet u uw klant factureren?
Het antwoord lijkt voor de hand liggend. Factureer in de meeste gevallen als het werk is voltooid. Maar let op eventuele eerdere afspraken die u met de klant hebt gemaakt. Als u bijvoorbeeld bent overeengekomen om de klant eenmaal per maand te factureren, volgt u uw overeenkomst.
Verrassend is dat sommige eigenaren van kleine bedrijven aarzelen om facturen te versturen. Ze kunnen hun factuurdagen of zelfs weken verzenden nadat het project is voltooid.
Vermijd dat te doen. Late facturen betekenen late betalingen. Klanten verwachten van u dat u ze factureert voor verleende services. Dus verzend uw facturen tijdig.
Laten we nu eens kijken hoe u uw eigen factuur kunt maken.
U kunt een sjabloon gebruiken om een professioneel ogende factuur met Word te maken. Hier is een stapsgewijze handleiding om u te helpen bij het maken van uw eigen facturen:
Om ervoor te zorgen dat u niets van uw factuur achterlaat, maakt u een lijst met de informatie die u wilt opnemen. Hier zijn enkele plaatsen waar u factuurinformatie kunt opzoeken:
Zodra u uw factuurgegevens heeft verzameld, bent u klaar om te beginnen.
In dit voorbeeld gebruik ik een Word-sjabloon om een factuur te maken voor Anytown Consulting, het bedrijf dat we voor het eerst hebben gezien in deze zelfstudie:
In dit nieuwe voorbeeld heeft Anytown Consulting een e-boekomslagontwerp voor Jane Doe gemaakt. De eenvoudige factuur die we gaan maken, is voor een e-boekomslag en wat ontmoetingstijd. U kunt hetzelfde proces volgen om facturen voor uw klanten te maken.
Zodra u weet wat uw factuur moet bevatten, selecteert u de juiste facturenjabloon voor Word. Ik heb deze factuursjabloon van Envato Market gebruikt omdat deze een schoon, professioneel gevoel heeft. Kies de factuursjabloon die past bij uw bedrijfsbehoeften.
Nadat u de factuur hebt gedownload, opent u Windows File Explorer en Dubbelklik het factuursjabloonbestand om het te openen. Het bestand heeft de extensie .zip:
Open het Word-zipbestand van de factuursjabloon.Klik op de submap, Hoofdbestanden. Om de kleur te kiezen die bij uw logo hoort, Dubbelklik in de map voor de kleur die u wilt gebruiken. De sjabloon die ik heb gekozen, wordt geleverd met vijf kleurenschema's:
Kies het factuursjabloonbestand dat het beste bij uw kleurenschema past.Elk kleurenschema bevindt zich in een eigen map. Ik koos voor het blauwe factuurkleurenschema, omdat dat het beste bij mijn logo past. Dubbelklik over de map om het te openen en de sjabloonbestanden voor dat kleurenschema:
Open de blauwe Word-factureringssjabloon.Om de Word-sjabloon te openen, Dubbelklik op het bestand met .docx uitbreiding. De factuursjabloon wordt weergegeven in Beschermde weergave:
De factuursjabloon geopend in Word Protected View.In de beveiligde weergave zijn de meeste bewerkingsfuncties uitgeschakeld. We willen de sjabloon aanpassen voor ons kleine bedrijf, dus we hebben de beschikbare bewerkingsfuncties nodig. Dus we gaan Protected View uitzetten.
Als u normale bewerkingsfuncties wilt inschakelen en Beveiligde weergave wilt uitschakelen, klikt u op Bewerking inschakelen knop rechts van de gele balk bovenaan het venster. U bent nu klaar om te beginnen met het aanpassen van de sjabloon.
Nadat u de sjabloon hebt gedownload, kunt u deze zelf maken door deze aan te passen. Voordat we beginnen, is het echter een goed idee om het sjabloonbestand onder een andere naam op te slaan, zodat u kunt terugkeren naar de oorspronkelijke sjabloon als u deze ooit opnieuw wilt gebruiken.
Nu bent u klaar om uw factuur te personaliseren. Begin met het vervangen van het logo.
Als u het logo wilt vervangen, klikt u op het vak links van de sjabloon met de tekst 'Logo plaats hier."Je zult handvatten rond de doos zien:
Selecteer het vak "Logo hier plaatsen".Gebruik zo nodig de handvatten rond de tijdelijke aanduiding voor het logo om de grootte van de ruimte voor het logo aan te passen. (Notitie: De handvatten zien eruit als holle stippen.)
Klik op de invoegen optie uit het menu bovenaan het venster. Klik nu op de Afbeeldingen pictogram om uw logobestand op uw computer te selecteren. Uw scherm zou er ongeveer zo uit moeten zien:
Klik op het pictogram Afbeeldingen en selecteer uw logobestand.Selecteer het logo-bestand dat u aan uw factuur wilt toevoegen. Klik op de invoegen knop rechtsonder van de Bestandsverkenner venster. Het logo wordt toegevoegd aan uw factuur:
Plaats uw logo op uw factuur.Gebruik zo nodig de handvatten in de hoeken van het logo om de grootte van het logo aan te passen aan de factuur. (Notitie: Als u de andere handvatten gebruikt, vervormt u uw logo.)
Nu kunt u ook wissen de tijdelijke aanduiding door de vulkleur in wit te wijzigen. Selecteer de tijdelijke aanduiding om dit te doen. Klik met de rechtermuisknop om een pop-upmenu te openen:
Open het tijdelijke menu voor logo's.Klik op de Vorm opmaken keuze. Het zijbalkmenu Format Shape verschijnt. Klik op de Vullen keuze:
Klik op Formaat Shape en vervolgens op Fill.Zorg ervoor dat de schakelknop van de Effen opvulling optie is geselecteerd. Klik op de Kleur pictogram in het midden van de Vorm opmaken zijbalk om de Themakleuren palet:
Geef het palet Themakleuren weer.Klik op het witte vak linksboven in het kleurenpalet om de witte kleur op de tijdelijke aanduiding toe te passen. De factuur zou er ongeveer zo uit moeten zien:
Breng de witte kleur aan op de placeholder-box.Nu zijn we klaar om onze informatie toe te voegen, te beginnen met de adresgegevens.
Om uw retouradres in de sjabloon te wijzigen, klikt u op het veld voor het retouradres. Handgrepen verschijnen rond de tekst:
Klik op het veld voor het retouradres.Markeer de tekst die u wilt wijzigen om deze te selecteren. Uw scherm zou er ongeveer zo uit moeten zien:
Markeer de tekst.Typ de gemarkeerde informatie met uw bedrijfsadres, telefoonnummer en website.
Herhaal het proces om de tekst voor de informatie van de klant en eventuele andere tekstinformatie die u wilt wijzigen te wijzigen.
In deze sjabloon zijn alle tekstvelden:
Al deze velden kunnen worden gewijzigd met behulp van het hierboven beschreven proces. U kunt ook tekst verwijderen die u niet wilt door met de rechtermuisknop op de geselecteerde tekst te klikken en de gewenste tekst te kiezen Cut optie uit het vervolgkeuzemenu.
Als u klaar bent, ziet uw factuur er ongeveer zo uit:
Word-factureringssjabloon met aangepaste tekst toegepast.We hebben besproken hoe het grootste deel van de factuur kan worden gepersonaliseerd, maar de factuurartikeltekst is in tabelformaat en vereist speciale behandeling.
Voor mijn voorbeeldfactuur wil ik slechts twee services factureren:
Dat betekent dat mijn specificatielijst voor facturen veel extra rijen bevat. We moeten die extra rijen verwijderen.
Begin met het selecteren van alle rijen behalve twee, door ze te markeren. volgende, klik met de rechtermuisknop om de drop-down menu:
Selecteer de tabelrijen en klik met de rechtermuisknop.Klik op de Cellen verwijderen optie om de ongewenste tabelrijen te verwijderen. Selecteer de Verwijder de hele rij optie en klik OK. Uw factuur zou er ongeveer zo uit moeten zien:
Verwijder ongewenste rijen.Wijzig de tekst in elke cel door deze te selecteren (d.w.z.. markeer het) en typ erover. Zorg ervoor dat u niet tegelijkertijd meerdere cellen selecteert.
De dollarcijfers onder de Tijd Prijs kolom en de Kosten kolom zijn ook tekst. Je kunt ze veranderen door er ook over te typen.
Vergeet niet om de subtotaal-, belasting- en totaalcijfers te wijzigen. Ze worden niet automatisch berekend in deze factuursjabloon in Word.
In dit voorbeeld is er geen klantkorting, dus heb ik die tabelrij verwijderd met behulp van het eerder beschreven proces.
Uw factuur zou er op dit moment best goed uit moeten zien. Neem even de tijd om ervoor te zorgen dat alle velden correct zijn. Vergeet niet om de Totale aankoop figuur rechtsboven op de factuur. Dit is een tekstveld.
Het is een goed idee om uw volledige factuur op dit moment te corrigeren. Zoek naar spelfouten in de naam of het adres van de klant en andere typefouten.
Als u de factuur veel hebt gewijzigd, moet u mogelijk ook een aantal tekstvelden verplaatsen. Selecteer hiervoor het tekstveld (je zou de handvatten moeten zien) en sleep het naar waar u wilt.
Uw voltooide factuur zou er ongeveer zo uit moeten zien:
Definitief aangepast MS Word-factuurontwerp.Notitie: Ik heb de versie van Word van Office 365 gebruikt om deze factuur te maken. Als u een eerdere versie van een woord heeft, zijn uw stappen enigszins anders.
Uw facturen zijn belangrijk voor uw kleine onderneming. Een professionele factuur maakt een goede indruk bij uw klanten en helpt u snel te worden betaald. Een onprofessionele factuur kan voor verwarring en vertragingen zorgen.
Een goede factuur moet:
U kunt uw eigen factuur maken met behulp van een factureringssjabloon voor Word. Begin met het vinden van het juiste factuurtemplate voor u bij Envato Market.
Accentsconagua