Share
Tijdmanagement is een onderwerp dat vaak voorkomt in gesprekken tussen freelancers. Dat komt omdat ieder van ons de verantwoordelijkheid moet nemen om alles op zijn bord te laten doen, zonder dat iemand anders ons over het werk lastigvalt.
Maar wanneer u een bureau opricht, wordt de situatie moeilijker: naast het creatieve werk dat u nodig hebt om klanten tevreden te houden, moet u ook werk toewijzen aan alle anderen bij het bureau, zo niet blijven controleren om ervoor te zorgen dat alles is voltooid.
Voor sommige freelancers is het een snelle manier om gek te worden. Voor anderen is het gewoon een kwestie van ervoor zorgen dat er een goed systeem is en dat je weet wat je prioriteiten zijn. Op voorwaarde dat je je op je gemak voelt met een beetje managementverantwoordelijkheid, is het goed mogelijk om iedereen georganiseerd te krijgen.
Zelfs als je het tot nu toe gemaakt hebt, vertrouwend op een spreadsheet of een aantal handgeschreven notities, betekent de overgang naar het runnen van een bureau dat je hightech moet gaan. Het is tijd om een hulpprogramma voor projectbeheer te kiezen waarmee u werk aan uw team kunt toewijzen. Het is gewoon te inefficiënt om het werk op een andere manier te beheren. U zult vooral een tool willen hebben die uw team kan bijwerken zonder dat u daarvoor elke box hoeft aan te vinken - u wilt al hun updates over hun werk op slechts één plek hebben.
Het is altijd belangrijk om ervoor te zorgen dat uw hulpmiddelen gemakkelijk zijn om mee te werken - niemand wil urenlang worstelen met een projectbeheertool voordat ze zelfs kunnen beginnen aan het eigenlijke project.
Best practices zijn onder meer het kiezen van een tool waarmee u alle creatieve items die aan een bepaald project zijn gekoppeld, op één plek kunt plaatsen. Het hoeft niet in dezelfde tool te zitten die je gebruikt om projectdetails te beheren (hoewel er veel apps zijn die beide doen), maar het moet wel duidelijk georganiseerd zijn, met een manier om verschillende versies van elk te volgen project.
U moet ook beslissen of u wilt dat uw klanten toegang hebben tot uw projectbeheertools. Het is een optie die veel klanten graag willen, zelfs als het lastig is om ze daadwerkelijk van die hulpmiddelen te laten gebruiken. Er is echter een zekere waarde om een project buiten de aandacht van de klant te kunnen bespreken.
Welke andere functies u mogelijk in een projectbeheertool wilt gebruiken, kan afhankelijk zijn van het type werk dat uw bureau aanneemt en de workflow die u volgt. Het is altijd belangrijk om ervoor te zorgen dat uw hulpmiddelen gemakkelijk zijn om mee te werken - niemand wil urenlang worstelen met een projectbeheertool voordat deze zelfs aan de slag kan gaan met het eigenlijke project. Het is ook handig om naar mogelijkheden te zoeken om projecten te stroomlijnen. Als u bijvoorbeeld steeds dezelfde projecten aanpakt, is het kiezen van een tool waarmee u vanuit sjablonen nieuwe projecten kunt starten de logische zet..
Het is over het algemeen de moeite waard om een webgebaseerde app voor uw projectmanagementtool te overwegen, zodat uw team toegang heeft tot de software, ongeacht waar ze zich bevinden. Er zijn bepaalde alternatieven die u op uw eigen server kunt uitvoeren, maar tenzij dat iets is dat u al weet en hoe u kunt oplossen, is het waarschijnlijk praktischer om voor een alternatief te betalen.
Met een bureau is het altijd het beste om taken zo gestandaardiseerd en gemakkelijk herhaalbaar mogelijk te maken. Je wilt niet steeds nieuwe mensen leren hoe je hetzelfde werk steeds opnieuw moet doen, dus het is ideaal om dingen in te stellen, zodat je dezelfde persoon steeds weer dezelfde taak laat doen. Het kan een beetje minder leuk zijn dan iedereen de onderdelen van een bepaald project laten halen die ze interessant vinden, maar het is een stuk handiger.
Als je een of twee mensen hebt die een specifieke taak uitvoeren - en al weet wat je moet doen - kun je misschien beginnen aan een nieuw project met weinig meer dan een snelle vermelding. Natuurlijk wilt u een meer robuust systeem van werkbeheer dan die snelle vermeldingen, maar het snel kunnen rouleren van de bal is van onschatbare waarde in een bureau, vooral als u bereid bent spoedklussen aan te nemen.
Het moeilijkste deel van het standaardiseren van hoe u projecten verdeelt, is als u op contractanten en niet op werknemers vertrouwt. Als je voor het eerst begint, heb je waarschijnlijk geen fulltime werknemers, maar als je er niet zeker van bent dat een bepaalde freelancer met wie je samenwerkt tijd heeft voor elk project dat je opneemt, is het moeilijker om zeker te zijn dat je een bepaald deel van je project gewoon keer op keer aan dezelfde persoon kunt overhandigen.
U kunt eindigen met een paar namen op uw lijst voor verschillende soorten werk. Het is mogelijk, hoewel je misschien wat moeite moet doen om snel aan boord van een nieuwe freelancer te kunnen als je voorkeurscontractanten niet beschikbaar zijn.
Zelfs als u een groot fulltimeteam hebt waarop u kunt vertrouwen om precies te doen wat u zegt voor elk project, overweeg dan trainingsmateriaal voor uw bureau samen te stellen. Op het breedste niveau, zal het coderen van uw verwachtingen voor alle freelancers in een handleiding u tijd besparen om iedereen elke maand op een factuur te vertellen wat u nodig heeft.
Hopelijk hebt u gekozen voor een hulpprogramma voor projectbeheer dat al bekend is bij uw team en dat vaak genoeg wordt gebruikt zodat er al online tutorials beschikbaar zijn die u kunt verwijzen naar.
Dat omvat het bieden van training voor alle projectmanagementtools waarop u vertrouwt. Als freelancer was je misschien gefrustreerd wanneer een klant volhield dat je hun interne hulpmiddelen zou gebruiken - maar het is altijd erger als je niet weet hoe je de tool moet gebruiken of als de klant informatie op een ongebruikelijke manier binnen de tool organiseert.
Hopelijk hebt u gekozen voor een hulpprogramma voor projectbeheer dat al bekend is bij uw team en dat vaak genoeg wordt gebruikt zodat er al online tutorials beschikbaar zijn die u kunt gebruiken. Wees alsjeblieft niet verbaasd als je zelf die tutorials schrijft.
Het proces van het schrijven van uw trainingshandleiding hoeft niet al te vermoeiend te zijn: het kan zo simpel zijn als het maken van een gedeeld document en het toevoegen van notities telkens wanneer u een verzoek verzendt naar iemand in uw team of als u een vraag moet beantwoorden. Met deze aanpak krijgt u een doorzoekbaar document waarmee u een tijdje dingen bij elkaar kunt houden. Misschien wilt u het uiteindelijk bewerken in een gemakkelijker te volgen indeling, maar het is geen vereiste om aan de slag te gaan.
Een van de voordelen van online werken is dat je constant in contact kunt blijven met leden van je team, zelfs als ze zich in drie staten bevinden. Profiteer van dat feit door beschikbaar te zijn om te praten als iemand je nodig heeft. Zelfs als je net een IRC-kanaal hebt ingesteld voor je team, kun je potentiële problemen oplossen voordat ze uitgroeien tot iets groters. Soms heeft je team gewoon een beslissing nodig die op de een of andere manier wordt gemaakt en jij bent de enige die het kan halen. Je wilt niet de reden zijn waarom iedereen anders moest stoppen met werken.
Het is ook belangrijk om regelmatig met je team in te checken. U hoeft niet elke dag te bellen, maar pingt ze voor statusrapporten zo vaak als u zich op uw gemak wilt voelen dat het werk op tijd klaar is. Als je niet allemaal in hetzelfde kantoor bent, is het aanraken van basis de enige manier om kleine details te kennen, bijvoorbeeld als je ontwikkelaar deze week langzaam beweegt omdat hij de griep heeft opgelopen. Als je met veel bewegende delen te maken hebt, is het aan jou om de communicatie te onderhouden.
Dat gezegd hebbende, moet u ook uw eigen werkbelasting in evenwicht houden. Constante onderbrekingen om met je team te praten zijn niet echt goed voor de productiviteit. Je moet verwachtingen beheren over wanneer je beschikbaar bent om te chatten, om ervoor te zorgen dat je zoveel rust hebt als je nodig hebt om je werk af te maken.
Dat kan betekenen dat je bepaalde uren blokkeert wanneer je niet beschikbaar bent voor werk (wat op zijn beurt kan betekenen dat je een gedeelde agenda nodig hebt) of het kan betekenen dat je een aantal uren werkt wanneer de rest van je team afwezig is. Tijdzones kunnen het gemakkelijker maken om tijden te kiezen wanneer uw team en misschien uw klanten u niet nodig hebben.
De sleutel tot communicatie is consistentie. Wees op dezelfde momenten beschikbaar op dezelfde communicatiekanalen en het zal een stuk eenvoudiger zijn om in contact te blijven met je team.
Accentsconagua