Share
Het beheren van cashflow is net als het hebben van de perfecte honkbalschommeling: het draait allemaal om timing.
Geld stroomt dagelijks naar en uit uw bedrijf, omdat u betalingen ontvangt van klanten en rekeningen vereffent met leveranciers en personeel. Dan zijn er de overheadkosten en belastingen en duizend andere betalingen om bij te houden.
Timing is belangrijk omdat, zelfs als uw bedrijf winstgevend is, u problemen kunt tegenkomen als de betalingen van klanten te langzaam binnenkomen en u te veel uitstromen hebt terwijl u wacht op de cheque die u is beloofd en die in de mail.
Dit is met name van cruciaal belang voor kleine bedrijven, die vaak kleine reserves aan contanten en kredieten hebben waarop ze kunnen terugvallen. Volgens Dun & Bradstreet wordt 90% van het falen van kleine bedrijven veroorzaakt door een slechte cashflow.
Dus in deze zelfstudie zullen we de cashflow in detail onderzoeken en enkele hulpmiddelen bieden waarmee u uw kasstromen nauwkeurig kunt voorspellen voor de komende 90 dagen. Vervolgens geven we enkele praktische tips over het verbeteren van de cashflow van uw bedrijf, door de instroom te versnellen of de uitstroom te vertragen.
Aan het einde van deze tutorial begrijpt u waarom de timing van kasstromen zo belangrijk is voor een bedrijf. U kunt de cashflow effectief beheren en voorspellen en weet welke stappen u moet nemen als het geld begint te krappen.
Allereerst, laten we duidelijk worden over wat cashflow is.
Cashflow verwijst simpelweg naar de manier waarop een bedrijf geld ontvangt en uitbetaalt. Waar de winst kijkt wanneer een verkoop werd gedaan of een uitgave werd gedaan, kijkt de kasstroom naar wanneer de onderneming het geld daadwerkelijk heeft ontvangen of uitbetaald. De twee kunnen heel anders zijn, zoals we later zullen zien.
In een vorige tutorial hebben we gekeken naar het kasstroomoverzicht en zagen dat het een samenvatting was van alle geldstromen in de loop van een jaar.
Maar een jaar is lang bezig. Zelfs als een bedrijf gedurende het jaar een positieve cashflow heeft, kan deze worden geconfronteerd met het equivalent van die maand waarin de koelkast moet worden vervangen, de hypotheek is verschuldigd en er vertraging optreedt bij het ontvangen van uw looncheque. Dus in deze tutorial gaan we in meer detail kijken naar de eb en vloed van contanten over kortere periodes.
Als je iets wilt begrijpen en het effectief wilt beheren, moet je het eerst meten. In de cashflowwereld betekent dat dat u uw huidige contante saldo bijhoudt en al het geld voorspelt dat u verwacht te ontvangen en alles wat u in de komende weken en maanden zult moeten betalen..
Volgens dit papier van de Bank of America hebben bedrijven die maandelijkse cashflowplanning doen, een overlevingspercentage van 80%, tegenover 36% voor degenen die slechts eenmaal per jaar plannen. Het ontbreken van een regelmatig bijgewerkte kasstroomprognose is het zakelijke equivalent van vliegende blinden.
Gelukkig is het bijhouden van uw kasstromen niet moeilijk. Het is vrij gelijkaardig aan wat je elke maand doet met je eigen persoonlijke financiën, uitwerkt wanneer je salaris binnenkomt en wanneer de creditcardbetaling verschuldigd is, en ervoor zorgt dat je altijd genoeg in je account hebt. Zakelijke accounts zijn doorgaans gecompliceerder en kasstromen kunnen onvoorspelbaarder zijn, maar het basisprincipe is hetzelfde.
Er zijn ook hulpmiddelen om u te helpen. Small-business boekhoudsoftware zoals QuickBooks heeft ingebouwde cashflowvoorspelling, of u kunt gespecialiseerde cashflow-managementtoepassingen zoals Pulse, Float of PlanGuru gebruiken.
Als u niet in speciale software wilt investeren, zal een Excel-spreadsheet ook goed werken. Microsoft Excel heeft een voorspellingssjabloon voor cashflow opgenomen in alle versies vanaf 2007. Andere sjablonen zijn online beschikbaar, bijvoorbeeld deze Excel-sjabloon van de SCORE voor zakelijk onderwijs zonder winstbejag.
Hier is een cashflowvoorspelling voor een fictief bedrijf, CoolGadget Corp., aangepast van de sjabloon die bij Excel wordt meegeleverd. Je kunt dit voorbeeld ook als een spreadsheet downloaden.
Zoals je ziet, is CoolGadget van plan om de maand februari met $ 5000 in zijn account te starten, maar zal aan het eind van de maand een slank positief saldo van slechts $ 1.000 hebben. Als we de details lezen, kunnen we zien waarom. Het bedrijf verwacht gedurende de maand $ 15.000 te ontvangen, maar betaalt $ 19.000 uit.
Vervolgens nemen we dat saldo van $ 1.000 en zien we wat er in maart en vervolgens in april zal gebeuren. In maart zijn de contante ontvangsten iets hoger dan het uitbetaalde geld, dus het contante saldo loopt op tot $ 1.250. Maar in april zal het bedrijf in het rood vallen. De omzet stijgt, maar een geplande advertentie-uitgaven van $ 5.000 is meer dan het bedrijf zich op dit moment kan veroorloven.
Dat is de reden waarom het voorspellen van de kasstroom belangrijk is. Bedrijven kunnen in de problemen komen, zelfs wanneer de omzet stijgt, simpelweg omdat ze zich de investeringen niet kunnen veroorloven. CoolGadget moet sommige van die uitgaven uitstellen, of proberen het geld sneller binnen te krijgen.
Het kan ook nodig zijn dat het bedrijf wekelijks of zelfs dagelijks begint te voorspellen, want zelfs in februari en maart vaart het heel dicht bij de wind. Het eindigt de maand met een slanke positieve balans, maar als de timing van de betalingen niet gunstig is, kan deze in de loop van de maand in rood dippen.
Als u merkt dat u vaker moet voorspellen, kunt u dezelfde basissjabloon gebruiken en alleen de kopjes bovenaan wijzigen van maanden tot weken. De sjabloon die we hebben gebruikt maakt een maandelijkse planning voor de komende 12 maanden mogelijk, maar u kunt dat eenvoudig wijzigen in wekelijkse planning voor de komende 12 weken. U kunt ook de categorieën aan de zijkant wijzigen in wat het meest zinvol is voor uw bedrijf.
Over het algemeen geldt dat hoe preciezer uw kaspositie is, hoe gedetailleerder uw prognoses moeten zijn. Het is hetzelfde als met persoonlijke financiën: als je moeite hebt om rond te komen, moet je budget voor elke reis naar de supermarkt, terwijl als je een gezonder banksaldo hebt, je het je kunt veroorloven om wat meer hands-off te zijn.
Dus wat kun je doen als je, zoals CoolGadget, die gevreesde scheut rode inkt ziet op de cashflowprognose?
Vergeet niet dat het allemaal om timing gaat. Als een bedrijf een gezonde omzet en winst heeft maar een slechte cashflow, komt dit meestal doordat de timing is uitgeschakeld en het geld sneller uitgaat dan het binnenkomt. Om de cashflow te verbeteren, moet u betalingen sneller laten komen of vertragen. geld uitbetalen.
Laten we eens kijken naar enkele praktische manieren om dat te doen.
Bedrijven verkopen op verschillende manieren, dus hoe u dit aanpakt, is afhankelijk van uw bedrijfsmodel. Een consumentgericht bedrijf zoals een restaurant of café neemt de betaling direct van klanten, dus om sneller geld te nemen moet het de verkoop verhogen, misschien door een speciale tijdelijke promotie aan te bieden.
Maar veel bedrijven krijgen geen onmiddellijke betaling van hun klanten. Dat is vooral het geval voor bedrijf tot bedrijf transacties. CoolGadget verkoopt bijvoorbeeld niet rechtstreeks aan consumenten. In plaats daarvan stuurt het een krat met gadgets naar een elektronicahandel en dat bedrijf verzendt de betaling binnen een afgesproken tijd, zoals 30 dagen.
En dat is waar het probleem voor veel bedrijven ligt. Uit een enquête van de nationale federatie van onafhankelijke bedrijven uit 2012 bleek dat 64% van de kleine bedrijven facturen had die ten minste 60 dagen niet waren betaald. Deze vertragingen kunnen de cashflow van een bedrijf echt schaden.
In dit geval is de meest effectieve manier om de cashflow te verbeteren, door sneller geld te verzamelen. U kunt dit op verschillende manieren doen:
Veel kleine bedrijven beschouwen facturering als een vervelende administratieve taak, maar het goed doen is een essentieel onderdeel van succes. U moet onmiddellijk nadat u de goederen hebt geleverd een factuur verzenden en alle benodigde informatie vermelden, met name betalingsvoorwaarden, zoals late vergoedingen en rente die u in rekening zult brengen en een prominente vervaldatum.
Eén enquête toonde aan dat 25% van de kleine bedrijven ten minste $ 5000 per maand aan inkomsten te laat had vanwege facturatiefouten. Dit is echt laaghangend fruit. Het zo snel mogelijk versturen van accurate facturen is een eenvoudige manier om de cashflow van een bedrijf te verbeteren. QuickBooks, de eerder genoemde boekhoudsoftware, bevat een factureringsfunctie, of u kunt een online service zoals FreshBooks of Invoiceable proberen.
Dit kan lastig zijn, omdat je goede relaties met je klanten wilt hebben. Maar als een betaling verschuldigd is, adviseert de Small Business Administration om beleefd maar standvastig te zijn. Verstuur een nieuwe factuur, inclusief late vergoedingen en rente. Bel en controleer of de factuur is ontvangen en vraag of er iets onduidelijk is. Houd een vriendelijke toon aan, maar hang niet op tot je een afgesproken betaaldatum hebt bereikt, die je vervolgens per e-mail of schriftelijk kunt bevestigen.
Idealiter wilt u betalingsvoorwaarden onderhandelen met uw klanten die ten minste gelijk zijn aan, en bij voorkeur korter zijn dan die u heeft met uw leveranciers. Als u bijvoorbeeld uw rekeningen binnen 30 dagen moet voldoen, wilt u dat uw klanten ook binnen 30 dagen betalen, of misschien zelfs minder. U wilt zeker niet binnen 30 dagen betalen en ze binnen 45 dagen ontvangen.
Het kan lastig zijn voor kleine bedrijven, vooral als het gaat om grotere bedrijven met een sterkere onderhandelingspositie. Maar u kunt beginnen met helder te zijn over wat uw voorwaarden zijn en aandacht te besteden aan de formulering van contracten en facturen. Er is enig nuttig advies over betalingsvoorwaarden in dit factsheet over de Britse overheid.
Naast het sneller laten uitvoeren van betalingen, is een andere manier om uw cashflow te maximaliseren het verlagen van de uitstroom. Hier zijn enkele opties:
Als het goed gaat met uw bedrijf, is het verleidelijk om te investeren in nieuwe apparatuur of marketing in een poging om de groei nog meer te stimuleren. Maar soms kan zelfs een investering die op de lange termijn rendabel is, op korte termijn een bedrijf verlammen.
Met ons CoolGadget-voorbeeld was het een reclame-uitbetaling van $ 5000 die het bedrijf in het rood deed overlopen. Hoewel die advertentie waarschijnlijk meer verkopen zou opleveren en goed zou zijn voor de gezondheid van het bedrijf op de lange termijn, moet deze een maand of twee worden uitgesteld, totdat het bedrijf genoeg geld heeft om de uitgaven te dekken.
Net zoals u opnieuw hebt onderhandeld met uw klanten, kunt u het ook proberen met leveranciers. Kijk of je ze kunt laten instemmen met een langer betaalvenster, zeg 45 dagen in plaats van 30. Dat kan alleen maar het geldkussen zijn dat je bedrijf nodig heeft.
Zelfs als u geen extensie kunt krijgen, kunt u ervoor zorgen dat u zo lang mogelijk probeert te betalen. U moet hier voorzichtig zijn, omdat u geen deadlines wilt overtreden die u met leveranciers bent overeengekomen. Dat brengt hen in hun eigen kasstroomproblemen en is slecht voor je reputatie. En u wilt er zeker van zijn dat u uw personeel altijd op tijd betaalt.
Maar als je 30 dagen hebt gekregen om te betalen voor sommige goederen, neem dan de volledige 30 dagen in beslag. Sta dat geld toe om zo lang mogelijk in je account te zitten, waardoor je meer een vangnet hebt voor het geval je andere onverwachte uitgaven hebt.
Met ons fictieve bedrijf CoolGadget ontdekten we op de balans dat het $ 100.000 aan inventaris had. Dat is $ 100.000 aan onverkochte gadgets die alleen in het magazijn zitten.
Een efficiëntere manier om de cashflow te beheren, is om de voorraad tot een minimum te beperken. U wilt genoeg om aan de vraag te voldoen, maar niet meer. Als CoolGadget een meer redelijke inventaris van $ 20.000 had opgebouwd, zou er een extra $ 80.000 over zijn gebleven om zijn andere uitgaven te dekken, en zou de cashflow gezonder zijn.
Bedrijven met cashflowmoeilijkheden vinden het misschien moeilijk om geld te lenen, maar het is de moeite waard om alle mogelijkheden te onderzoeken. Zelfs als u niet meer kunt lenen, is het misschien mogelijk om bestaande schulden te herfinancieren met langere termijnen met lagere betalingen.
Als u een kredietlijn of zelfs een bankoverschrijing met redelijke rentetarieven kunt onderhandelen, kan dat u extra flexibiliteit bieden in de maanden dat u te maken krijgt met onverwachte kosten, of vertraagt uw grote klant de betaling.
Met al deze technieken voor kasstroombeheer is het belangrijk om de behoeften op korte en lange termijn van uw bedrijf in evenwicht te brengen.
Om voor de gezondheid op de korte termijn te zorgen, zou de beste truc kunnen zijn om een enorme kassaldo op uw rekening te hebben, samen met leningen en kredietlijnen voor het geval dat.
Maar dat zou op de lange termijn een belemmering kunnen zijn voor de groei van uw bedrijf. Het overtollige geld kan vaak beter worden gebruikt, bijvoorbeeld door te investeren in nieuwe apparatuur voor uw bedrijf, geld uit te geven aan reclame en marketing of door schulden af te lossen.
Leren om cashflows nauwkeurig te voorspellen en efficiënt te beheren, helpt u te allen tijde het juiste bedrag aan cash te behouden. Met behulp van de prognosetools waarover u in deze tutorial hebt geleerd, kunt u zien wanneer u het zich kunt veroorloven om in uw bedrijf te investeren en wanneer u voorzichtiger moet zijn. Je kunt spelen met de aannames en zien wat er zou gebeuren in een "worst case" -scenario. Wat nog belangrijker is, u kunt stappen ondernemen om een mogelijk cashflowprobleem te voorkomen, voordat het een crisis wordt die de toekomst van uw bedrijf bedreigt.
Door de cashflow efficiënt te beheren, kunt u de juiste balans vinden tussen de korte en de lange termijn. Je kunt er zeker van zijn dat je in de toekomst geld zult investeren, omdat je weet dat je ook genoeg geld bij de hand hebt om de kortetermijn-ups en downs te beheren.
Graphic Credit: Outfall ontworpen door Luis Prado van het Noun-project.
Accentsconagua