Hoe de juiste zakelijke e-mailindeling te beheren - en professionele rampen te voorkomen

E-mail is de belangrijkste manier geworden waarop veel zakelijke professionals communiceren. De meesten van ons sturen meer zakelijke e-mails dan enige andere vorm van zakelijke communicatie. 

Elke dag gaat er een e-mail naar je baas, je klanten, je leveranciers en je professionele contacten.

Uw e-mails zijn belangrijk. Een goede e-mail kan leiden tot zakelijk succes. Een slechte e-mail kan een professionele relatie schaden, uw project op een zijspoor brengen of schade toebrengen aan uw reputatie.

Ondanks het belang ervan wordt e-mailopmaak vaak genegeerd. Een goede opmaak verbetert de kans dat een ontvanger uw e-mail leest, beantwoordt en positief reageert. 

In deze zelfstudie leert u hoe u zakelijke zakelijke e-mails kunt maken met behulp van de juiste zakelijke e-mailindeling. Ik zal u ook voorbeelden van goede en slechte zakelijke e-mails geven die u toepast op uw eigen communicatie. 

Voordat je deze tutorials doorneemt, kun je overwegen om ons nieuwe eBook te downloaden: De ultieme gids voor inbox zero master. (Het is GRATIS beschikbaar via de Tuts + Business Nieuwsbrief.)

1. Zoek uw zakelijke e-maildoelgroep

Niet alle e-maildoelgroepen zijn hetzelfde. Om die reden moeten niet alle zakelijke e-mail op dezelfde manier worden opgemaakt en geschreven. Sommige zakelijke e-mail moet in een meer formele stijl worden gestructureerd. Maar als u meer vertrouwd bent met uw ontvanger, is het goed om uw e-mail in een minder formele stijl te structureren.

De e-mailstijl die u kiest, bepaalt uw e-mail die wordt geopend en gesloten. Het kan ook de taal die u gebruikt en de toon van de e-mail bepalen. Lees mijn recente bericht voor meer informatie over formele en informele e-mailstijlen:

Hier volgt een korte samenvatting van enkele algemene regels over het gebruik van een formele versus informele e-mailstijl.

Gebruik een formeel e-mailstijl:

• als het nodig is in uw organisatie
• als de ontvangers niet goed bekend bij u zijn
• wanneer u een e-mail stuurt naar iemand die boven u staat in autoriteit zoals uw baas of een leraar

 Gebruik een informele e-mailstijl:

• als het wordt aangemoedigd in uw organisatie (uw baas en anderen gebruiken een informele stijl)
• voor een zakelijke collega die bekend is bij u en / of op vriendelijke voorwaarden
• voor persoonlijke e-mails die zowel zakelijke als niet-zakelijke onderwerpen kunnen bevatten

De keuze tussen formele en informele stijl verschilt van bedrijf tot bedrijf. Daarom is het belangrijk om te weten wat er in uw bedrijf wordt geaccepteerd. Als u niet zeker weet of u een formele e-mailstructuur of een informele e-mailstructuur moet gebruiken, is het vaak veiliger om een ​​meer formele stijl te gebruiken.

2. Ken de structuur van een zakelijke e-mail

Hoe u uw zakelijke e-mail opmaakt, maakt een verschil. Een goede zakelijke e-mailstructuur helpt uw ​​boodschap duidelijk te communiceren. Een slecht geformatteerde e-mail kan een slechte indruk achterlaten.

Alle goede zakelijke e-mails moeten op zijn minst deze delen bevatten:

• Onderwerpregel. De onderwerpregel is het eerste deel van de e-mail die uw lezer ziet. Het kan bepalen of uw lezer de e-mail opent. De meeste experts zijn het erover eens dat onderwerpregels kort (zes tot tien woorden) en specifiek moeten zijn.
• Begroeting. De begroeting is hoe je de lezer begroet. Het is belangrijk dat u begrijpt of u een formeel of informeel publiek aanspreekt.
• Lichaamstaal. De hoofdtekst geeft de hoofdboodschap van de e-mail weer. Het moet ook een inleiding en conclusie bevatten. Het moet in korte alinea's van één tot twee zinnen worden geschreven. Waar het duidelijkheid zal toevoegen, gebruik dan lijsten met opsommingstekens of genummerde lijsten.
• Handtekening. Uw handtekening kan formeel of informeel zijn, afhankelijk van uw doelgroep. Een goede sjabloon voor e-mailhandtekeningen helpt uw ​​lezer alle informatie over u te vinden die ze nodig hebben. Enavto Market heeft handige signature-sjablonen om uw e-mailhandtekening professioneler te maken.
  

Gebruik een goed e-mailformaat. Structureer uw e-mail zo dat de eerste paar zinnen van de hoofdtekst uitleggen waar de e-mail over gaat. De laatste paar zinnen moeten een conclusie zijn die de zakelijke e-mail samenvat. De conclusie is ook een goede plaats om een ​​call-to-action op te nemen. Een oproep tot actie vertelt de e-maillezer wat hij moet doen en hoe hij dit moet doen. 

3. Het probleem met de meeste e-mails

Velen van ons hebben nooit de juiste manier geleerd om een ​​zakelijke e-mail te structureren. Daarom gooien zoveel mensen gewoon een e-mail samen en hopen ze het beste. Helaas doen die haastige e-mails vaak meer schade aan onze professionele reputatie dan aan goed.

In deze sectie analyseer ik twee slecht geschreven en slecht geformatteerde e-mailvoorbeelden. We zullen beide voorbeelden bekijken en ik zal uitleggen wat er mis is met elk van hen. In de volgende sectie zal ik een make-over doen over elk van deze e-mails en laten zien hoe je deze kunt verbeteren.

Formeel E-mail voorbeeld - eerder

Hier is een voorbeeld van een formele e-mail die niet goed is geformatteerd of geschreven. Neem even de tijd om naar het voorbeeld te kijken en kijk of je kunt zien wat er mis mee is. Ik zal de problemen met deze e-mail hieronder beschrijven.

Laten we deze zakelijke e-mail zorgvuldig bekijken om te bepalen wat er mis is. Hier zijn enkele van de problemen:

• Onderwerpregel. De onderwerpregel "Stuff" is te kort en te vaag. Het bestaat uit slechts een enkel woord. Met deze onderwerpregel kunnen sommige e-mailsystemen het zelfs rechtstreeks naar het spamfilter sturen.
• Begroeting. De aanhef van "Hey" is te informeel voor een inleidend bericht als dit. De auteur van de e-mail vermeldt dat ze nog nooit een aantal van de teamleden hebben ontmoet.
• Lichaamstaal. De inhoud van deze e-mail is een gigantische paragraaf. Dat maakt het moeilijk voor de gemiddelde lezer om te volgen. De body bevat ook items die beter zouden zijn als ze als een lijst waren opgemaakt.
• Typos en grammatica problemen. De hoofdtekst bevat verschillende slecht geformuleerde zinnen. Er zijn enkele aanloopzinnen. Er zijn ook typefouten en zelfs een herhaald woord "make make".
• Slecht of niet sluiten. "Vangen u aan de andere kant" is te casual van een afsluiting voor de meeste zakelijke e-mails.
• Handtekening. Er is geen handtekening voor deze e-mail. Als het team een ​​nieuw team is, vragen ze zich misschien af ​​wie de afzender is.

Het is waarschijnlijk dat de ontvangers van deze e-mail sommige van de punten missen die worden gemaakt vanwege de manier waarop deze wordt geformatteerd en geformuleerd. Bovendien ziet het er slordig en slecht georganiseerd uit. Al met al is deze e-mail geen goede manier om een ​​bedrijfsorganisatie te vertegenwoordigen.

Veel bedrijven vinden het bovenstaande e-mailadres beschamend. Toch is het niet ongebruikelijk voor een zakelijke professional om snel en zonder nadenken e-mails te schrijven. Sommige van die gehaaste e-mails bevatten enkele van dezelfde problemen als onze voorbeeld-e-mail.

informele E-mail voorbeeld - eerder

Hier is een voorbeeld van een informele e-mail die slecht is opgemaakt en slecht is geformuleerd. Neem even de tijd om ernaar te kijken en kijk of je kunt zien wat er mis is. Ik zal de problemen met deze e-mail hieronder beschrijven.

Laten we elk deel van de e-mail zorgvuldig bekijken om te bepalen wat er mis is. Hier zijn enkele van de problemen:

• Onderwerpregel. De onderwerpregel "Get It Together !!!" is een beetje te kort. Het is ook vaag en beschuldigend.
• Begroeting. De aanhef van de naam van de persoon is niet vreselijk voor een informele e-mail. De drie uitroeptekens voegen echter een onnodige boze of overstuurde toon toe.
• Invoering. Er is geen inleidende paragraaf in deze e-mail.
• Lichaamstaal. De hoofdtekst is allemaal één alinea. Het is op een boze toon geschreven met zinsdelen als "Grrr" die niet nuttig zijn. Het bevat ook emoticons, die in het algemeen niet acceptabel zijn in een zakelijke e-mail.
• Conclusie. Er is geen afsluitende zin. De ontvanger is mogelijk niet zeker wat te doen.
• Handtekening. Er is geen handtekening in deze e-mail.

Deze e-mail is niet alleen slecht geformatteerd, het geeft ook een onprofessionele, negatieve toon weer. In plaats van de resultaten te krijgen die de afzender wil, is het waarschijnlijk dat de lezer boos en defensief wordt.

4. Nu om deze zakelijke e-mails op de juiste manier te formatteren

Slechte e-mails kunnen worden verbeterd met effectieve bewerking en opmaak. Laten we de vorige e-mails opnieuw maken om ze effectiever te maken. Ik zal de opmaak en de formulering wijzigen om u te laten zien hoe u de slechte e-mailvoorbeelden kunt oplossen.

Formeel E-mail voorbeeld - na

Hier is een voorbeeld van de formele e-mail, herschreven en opnieuw geformatteerd om een ​​professioneler beeld over te brengen.

Laten we eens kijken naar wat we hebben gedaan om de e-mail te verbeteren:

• Onderwerpregel. De onderwerpregel is de ideale lengte, zes tot tien woorden. Het is ook specifieker. Het identificeert het project op naam en beschrijft het onderwerp van de e-mail.
• Begroeting. De nieuwe aanhef maakt duidelijk dat deze e-mail voor de leden van het projectteam is.
• Invoering. De inleidende zin vertelt de lezer waar de e-mail over gaat. Het geeft ook een positieve toon weer door het woord "Welkom" te gebruiken.
• Lichaamstaal. De hoofdtekst is netjes georganiseerd in korte alinea's van niet meer dan drie zinnen. Het bevat ook een genummerde lijst die snel kan worden gescand voor eenvoudig begrip.
• Conclusie. De conclusie vat de post samen. Het bevat de oproep tot actie "Laat het me weten als u vragen hebt."
• Handtekening. Het handtekeningblok identificeert de afzender terwijl het projectteam leiding geeft.

De herziene e-mail is een zakelijke communicatie waar elke organisatie trots op zou zijn. Het is herwerkt met een professioneel e-mailformaat. Het brengt de boodschap ook duidelijk en bondig over op een zakelijke manier.

Tip: De e-mail kan nog verder worden verbeterd door een professionele sjabloon voor e-mailhandtekeningen op te nemen, zoals die in Envato Market. Hier zijn drie voorbeelden van hoe een professionele sjabloon voor e-mailhandtekeningen kan worden gebruikt:

Voorbeelden van zakelijke e-mailhandtekeningenjablonen

Meer informatie over het maken van een professionele e-mailhandtekening: 

informele E-mail voorbeeld - na

Hier is een voorbeeld van een informele e-mail, herschreven en opnieuw geformatteerd om een ​​professioneler beeld over te brengen:

 Wat veranderde? Laten we kijken:

• Onderwerpregel. De onderwerpregel is specifieker, zonder beschuldigend te zijn. Het bevat ook de woorden "antwoord alstublieft." Veel experts zijn het erover eens dat het opnemen van zinsdelen als 'Beantwoorden' of 'Antwoord nodig' het waarschijnlijker maken dat een e-mailontvanger reageert.
• Begroeting. Door het toevoegen van het woord "Hallo" aan de aanhef hebben we de toon van de e-mail verzacht. Het is minder waarschijnlijk dat de lezer defensief is.
• Invoering. De inleiding legt uit waar de e-mail over gaat in twee zinnen.
• Lichaamstaal. De toon in de hoofdtekst is veel vriendelijker. Het doel is om het project weer op het goede spoor te krijgen, niet om de lezer boos te maken.
• Conclusie. De conclusie moedigt de lezer aan om te reageren.
• Handtekening. De eenvoudige handtekening is prima voor een informele zakelijke e-mail.

Zoals je ziet, geven vriendelijke bewoordingen en een betere opmaak de lezer een positievere indruk. De lezer van deze e-mail reageert veel vaker en het probleem is waarschijnlijk eerder opgelost.

Je kunt nog meer leren over het samenstellen van effectieve e-mails in deze Tutorial + -handleiding van David Masters: 

5. Hoe e-mailramp te vermijden

Dus hoe voorkom je e-mailramp? Met weloverwogen planning kunt u het juiste zakelijke e-mailformaat onder de knie krijgen en een e-mail maken die uw boodschap overbrengt zonder uw bedrijfsreputatie te verpesten.

Hier volgen vier eenvoudige richtlijnen voor het schrijven van de juiste zakelijke e-mails:

1. Do not Rush. Een gehaaste e-mail is vaak een slecht opgemaakte, slecht geschreven e-mail. Gun uzelf voldoende tijd om elke e-mail die u schrijft goed te formatteren.
2. Vermijd emotie. Het is nooit een goed idee om een ​​e-mail te sturen als je boos bent. Wacht in plaats daarvan tot je bent gekalmeerd.
3. Wees beknopt. Gebruik korte zinnen en korte paragrafen. Gebruik indien nodig lijsten met opsommingstekens of genummerde lijsten.
4. Beoordeling. Controleer uw e-mail op typfouten, grammaticale fouten en andere fouten. Het is ook een goed idee om ervoor te zorgen dat alle delen van de e-mail zijn opgenomen.

Uw zakelijke e-mails zijn belangrijk!

Uw zakelijke e-mails kunnen het verschil maken tussen het behalen van uw bedrijfsdoelstelling of uw bedrijf er slecht uit laten zien. Denk eens na over hoe uw e-mails worden geformuleerd en geformatteerd.

Uw e-mails zijn van cruciaal belang: stel een doel op voor het correct formatteren van al uw zakelijke e-mails. 

Als u uw kennis over het schrijven van effectieve zakelijke e-mails wilt gebruiken, lees dan onze handleiding voor het schrijven van effectieve zakelijke e-mails of ga aan de slag met de eerste zelfstudie in de meerdelige serie: 

Wilt u meer professionele e-mailtips en topstrategieën? Leer hoe je de controle over je inbox kunt overnemen, je e-mail sneller kunt verwerken en je e-mail als een professional kunt beheren. Meld u aan voor de Tuts + Business-nieuwsbrief en Download nu het GRATIS Inbox Zero eBoek.

Welke e-mailstrategieën werken het beste voor u? Laat het ons weten in de comments.