Hoe u uw Outlook e-mailpostvak efficiënt kunt organiseren

Als uw Microsoft Outlook-inbox overvol en vol berichten is, is de kans groot dat u een belangrijk bericht mist. Als bedrijfseigenaar kan het missen van een bericht rampzalig zijn. Het kan verloren zaken betekenen. En zelfs als u geen bedrijf bezit, wil niemand een belangrijke e-mail over het hoofd zien. 

U kunt leren hoe u Outlook zodanig organiseert dat het efficiënter is. Microsoft Outlook bevat verschillende hulpprogramma's die u kunt gebruiken om uw Postvak IN beter georganiseerd te maken, als u weet wat u moet doen. Als u net met Outlook aan de slag gaat of als u er nog niet mee bezig bent, gebruikt u deze mogelijk niet volledig.

In deze zelfstudie laten we u zien hoe u uw Outlook-e-mail organiseert. We leggen uit hoe mappen en categorieën werken. We zullen het kort bespreken Gerichte postvak IN tool. Ten slotte leert u hoe u e-mail in Outlook organiseert met behulp van de Archief en Verwijder Kenmerken.

Leer nuttig E-mail Organisatorische tips & strategieën

Voordat we ons gaan bezighouden met het onderwerp van het organiseren van Outlook, vergeet dan niet meld u aan voor de Tuts + Business-nieuwsbrief en pak ons ​​gratis eBook: De ultieme gids voor inbox zero master. Het zit vol met inbox-organisatiestrategieën en moordende tips om al uw inkomende e-mail efficiënter te beheren.

Laten we nu verder gaan met het leren van mappen en categorieën in MS Outlook:

Hoe uw Outlook e-mail inbox met mappen te organiseren (video)

Bekijk deze quick screencast-tutorial om de basisprincipes van het snel gebruiken van mappen in Outlook te leren:

 

Of bekijk de gedetailleerde schriftelijke stappen hieronder voor meer informatie over het organiseren van uw Outlook-inbox.

Wat u moet weten over mappen en categorieën

Als u wilt leren hoe u e-mails in Outlook organiseert, moet u de mappen en categorieën begrijpen. Dit zijn de belangrijkste hulpmiddelen die u zult gebruiken om uw inbox onder controle te krijgen.

Microsoft Outlook-mappen

Mappen verschijnen aan de linkerkant van uw Inbox onder uw e-mailadres (dit wordt ook wel het Navigatie paneel). Er zijn twee soorten mappen:

1. Standaardmappen. Standaardmappen zijn standaard bij uw MS Outlook-software. Standaardmappen bevatten Concepten, Verzonden e-mail, Verwijderde items, uitschot, Spam enzovoorts. Sommige versies van Outlook hebben mogelijk ook een Rommel map, hoewel dit wordt uitgefaseerd.
2. Persoonlijke mappen. Dit zijn extra mappen die u maakt om prioriteit te geven aan uw berichten. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat u niet te veel mappen maakt, anders raakt u in verwarring over de map die u wilt gebruiken.
   

Bekijk voor voorbeelden van elk type map de desktopversie van MS Outlook inbox hieronder:

De Microsoft Outlook Lint verschijnt boven je inbox.

Belangrijk: Microsoft heeft verschillende huidige versies van Outlook beschikbaar. Het uiterlijk en de functionaliteit van uw scherm kunnen enigszins variëren, afhankelijk van welke versie u gebruikt en hoe deze is geconfigureerd. Het grootste deel van deze tutorial is gebaseerd op de nieuwste versie van Outlook zoals die op mijn bureaublad is geïnstalleerd. We zullen echter Outlook.com bekijken om bepaalde functies te markeren.

Let op de map met het label Van mijn baas. Dit is geen Standaard map. Het is eerder een persoonlijk map die ik heb toegevoegd voor dit voorbeeld.

Microsoft Outlook-categorieën

U kunt categorieën gebruiken om uw berichten een kleurcode te geven. U kunt bijvoorbeeld de rode kleurcategorie toepassen op berichten die urgent zijn, de groene kleurcategorie op berichten waarop u wilt reageren, de paarse kleurcategorie voor vergaderingen, enzovoort. Je zult willen komen met je eigen systeem. 

Als u uw inbox categoriseert met categorieën met kleurcodes, kunt u snel uw inbox scannen om te bepalen wat u met elk bericht wilt doen.

Je gebruikt de categorizeren pictogram om categorieën aan te passen en te gebruiken. De categorizeren pictogram verschijnt in het midden van de Lint naar de rechterkant: 

De categorizeren pictogram stelt u in staat uw berichten in kleur te coderen.

Notitie: De categorizeren pictogram is alleen beschikbaar voor Microsoft-mailgebruikers die een e-mailinstelling voor Pop of Exchange gebruiken. Als u een IMAP-installatie gebruikt, is deze optie niet beschikbaar.

1. Hoe mappen te gebruiken

Mappen in Outlook zijn redelijk eenvoudig te gebruiken als u weet wat u moet doen. Hier zijn enkele basisprincipes voor het gebruik van mappen:

Stap 1. Maak een nieuwe map

Klik op om een ​​map in MS Outlook te maken Map tab uit de Lint. Dan klikkende Nieuwe map icoon. De Maak een nieuwe map dialoogvenster verschijnt:

Gebruik de Maak een nieuwe map dialoogvenster om mappen toe te voegen en uw e-mails georganiseerd te houden.

Typ de naam van uw nieuwe map in de Naam veld. Klik op de map waar u de nieuwe map wilt plaatsen en klik op OK als je klaar bent.

In dit voorbeeld heb ik een map met de naam Memos gemaakt en deze onder de map From My Boss geplaatst. Dit is hoe de mappen er nu uitzien:

U kunt een submap onder een bestaande map toevoegen.

Stap 2. Hernoem een ​​map

U kunt de naam van een map wijzigen nadat u deze hebt gemaakt. Selecteer de map waarvan u de naam wilt wijzigen door erop te klikken. Klik op de andere naam geven Map pictogram in de Map tab. U zult merken dat er een vak verschijnt rond de mapnaam:

Gebruik de Naam map wijzigen pictogram om de naam van een bestaande map in MS Outlook te wijzigen.

Typ een nieuwe mapnaam in het vak. Als u klaar bent met typen, drukt u op invoeren toets op uw toetsenbord. Uw nieuwe mapnaam wordt opgeslagen.

Stap 3. Verplaats een bericht naar een map

Nadat u verschillende mappen heeft gemaakt, bent u klaar om berichten in te plaatsen. Keer terug naar je hoofdinbox om je berichten te bekijken:

Hier leest u hoe u e-mail in Outlook ordent door berichten in mappen te verplaatsen.

Klik op een bericht om het te selecteren en sleep het bericht gewoon naar de map van uw keuze. In het onderstaande voorbeeld sleepte ik de e-mail 'Projectschattingen' naar de map Memos:

Zoals u kunt zien, bevindt het bericht "Projectschattingen" zich nu in de map Memos.

Stap 4. Verwijder een map

Af en toe zul je merken dat je geen map wilt die je hebt gemaakt. Wanneer dit gebeurt, kunt u de map eenvoudig verwijderen. 

Klik op de map die u wilt verwijderen in de Navigatie paneel (aan de linkerkant) om het te selecteren:

Hier leest u hoe u uw e-mailinbox van Outlook ordent door onnodige mappen te verwijderen.

Klik op de Verwijder pictogram in de Lint. (Het lijkt op een X.) De map is verwijderd.

Voorzichtigheid: als jijverwijder een vouweh, eeny berichten in die map worden ook verwijderd.

2. Hoe categorieën te gebruiken om meer georganiseerd in Outlook te krijgen

Laten we eens kijken hoe u categorieën kunt aanpassen en gebruiken om uw inbox te ordenen.

Stap 1. Hernoem een ​​categorie

Standaard worden de categorieën benoemd op kleur. Als u de naam van een categorie wilt wijzigen, klikt u op de pijl-omlaag rechts van de categorizeren icoon. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Alle categorieën. De Kleurcategorieën dialoogvenster verschijnt:

U kunt uw berichten een kleurcode geven in Outlook om ze te ordenen.

Plaats een vinkje naast de kleur waarvan u de naam wilt wijzigen en klik op de andere naam geven knop. Typ de standaardnaam van de categorie om hem te hernoemen. Klik op de OK knop wanneer u klaar bent met het hernoemen van de categorieën.

Hier is een voorbeeld van enkele hernoemde categorieën:

Geef elke kleurcategorie een naam om uw Outlook-inbox te ordenen

Uw eigen aangepaste categorieën kunnen verschillen.

Stap 2. Verwijder een categorie

Nadat u uw categorieën heeft aangepast, zult u merken dat u ze niet allemaal gebruikt. Als dat gebeurt, kunt u de ongebruikte categorie verwijderen.

Om een ​​categorie te verwijderen, klikt u op de Alle categorieën optie in de Categorieën drop-down menu. De Kleurcategorieën dialoogvenster opent:

U kunt Outlook-kleurcategorieën die u niet gebruikt, verwijderen.

Klik op het selectievakje naast de kleur die u wilt verwijderen. In het bovenstaande voorbeeld verwijder ik de categorie Orange omdat ik deze niet gebruik. Klik op de Verwijder knop.

Wanneer een vraag verschijnt waarin u wordt gevraagd om het verwijderen te bevestigen, klikt u op Ja. Als u klaar bent met het aanbrengen van wijzigingen in de categorieën, klikt u op OK. De categorie Oranje verschijnt niet meer op de categorizeren vervolgkeuzemenu en u kunt het niet toepassen op een e-mailbericht.

Stap 3. Een categorie op een bericht toepassen

Nadat u uw categorieën heeft aangepast, bent u klaar om deze toe te passen op berichten in uw inbox. Om een ​​categorie op een bericht toe te passen, klikt u op het bericht om het te selecteren. Klik op de categorizeren icoon. De categorizeren vervolgkeuzemenu wordt weergegeven:

Gebruik de vervolgkeuzelijst Categorize om categorieën toe te passen voor e-mail en om uw inbox te ordenen.

Klik op de categorie die u op het geselecteerde bericht wilt toepassen. De categorie wordt toegepast op het bericht. Je ziet de categoriekleur als een vierkant rechts van de afzender van je bericht in je inbox. In de hoofdtekst van het bericht zelf staat deze onder de naam van de afzender. 

Hier is een voorbeeld van een inbox met categorieën die op alle berichten zijn toegepast: 

Met categorieën die op uw berichten worden toegepast, kunt u in een oogopslag zien wat u met elke e-mail moet doen.

In een bericht kan meer dan één categorie zijn toegepast. Als u een extra categorie op een bericht wilt toepassen, selecteert u het bericht en klikt u op een andere categorie in het categorizeren drop-down menu.

Stap 4. Hoe een categorie uit een bericht te verwijderen of te wijzigen

In de loop van de tijd kan de categorie van een bericht veranderen. U kunt een categorie uit een bericht verwijderen of wijzigen. Dit is wat je moet doen.

Om de categorie uit een bericht te verwijderen, klikt u op het bericht in uw inbox om het te selecteren. Klik op de categorizeren icoon. Klik in het vervolgkeuzemenu op de categorie die momenteel op de e-mail is toegepast om deze te verwijderen:

U kunt een toegewezen categorie uit een e-mail verwijderen.

U kunt een nieuwe categorie toepassen op het bericht van de categorizeren vervolgkeuzemenu of laat het ongecategoriseerd.

Als u alle categorieën tegelijk wilt verwijderen uit een e-mailbericht met meer dan één categorie, selecteert u het bericht en klikt u op Wis alle categorieën optie van de categorizeren drop-down menu: 

Gebruik de Wis alle categorieën optie om alle categorieën uit een e-mail met meer dan één toegewezen categorie te verwijderen.

3. Hoe een Gerichte Inbox te gebruiken

Microsoft is bezig met de uitrol van een nieuwe functie met de naam Focused Inbox voor Outlook-gebruikers. Of u momenteel wel of geen toegang hebt tot de postbus Gefocusseerd, hangt af van de versie van Microsoft Office die u gebruikt.

Als uw versie van Outlook de Rommel map om onbelangrijke berichten te sorteren, die functie is in het nieuwe gerold Gerichte postvak IN. Jouw bestaande Rommel map wordt een normale map wanneer uw systeem wordt bijgewerkt naar de Gerichte postvak IN voorzien zijn van.

De Microsoft Outlook Gerichte postvak IN is ontworpen om uw inbox automatisch te organiseren. Wanneer deze is geactiveerd, is uw Postvak IN verdeeld in twee tabbladen

1. Gericht tabblad. E-mails die op dit tabblad zijn gesorteerd, zijn het belangrijkst en vereisen snellere antwoorden. 
2. Andere tab. Andere e-mail is gesorteerd op dit tabblad om mee om te gaan als u de kans krijgt.

Ik heb momenteel niet de Gerichte postvak IN functie nog beschikbaar op mijn pc-bureaublad. Het is echter nu beschikbaar in vele webversies van MS Outlook. Dat omvat deze gratis versie van Outlook-e-mail die ik heb ontvangen van Outlook.com. Hier is een blik op de Gerichte postvak IN met de gericht tab open:

Outlook.com heeft de Gerichte postvak IN functie nu beschikbaar.

Overschakelen naar de anders tab uit de gericht tab, klik er gewoon op:

Het is gemakkelijk om te schakelen Gerichte postvak IN tabs.

Zoals je kunt zien, in dit voorbeeld de gericht tabblad bevat planningsmeldingen van mijn Outlook-agenda Terwijl de anders tabblad bevat minder belangrijke routine productaankondigingen. De Gerichte postvak IN functie zet deze berichten automatisch in de juiste map zonder dat ik moet beslissen welk bericht waar naartoe gaat.

Outlook.com is een gratis webgebaseerde e-mailservice van Microsoft. Bekijk deze zelfstudie voor meer informatie over Outlook.com wanneer deze wordt vergeleken met Gmail:

4. Hoe oude berichten te archiveren of te verwijderen en uw mailbox op te ruimen

De meesten van ons redden te veel e-mails, en dit kan zorgen voor een rommelige inbox. Een andere manier om uw Outlook-inbox te ordenen, is door oude berichten te archiveren of te verwijderen.

Terwijl zowel e-mails die worden gearchiveerd als verwijderd, berichten uit uw inbox verwijderen, is het belangrijk om het verschil te begrijpen:

• Archive.Verzendt een bericht naar een Archief map. De Archief map is bedoeld voor oudere berichten die u wilt opslaan. Wanneer u een e-mail archiveert, kunt u deze eenvoudig op een later tijdstip ophalen.
• Verwijder. Stuurt een bericht naar de Verwijderde items map (het lijkt op een prullenbak). Als het Verwijderde items map leeg is, kan het moeilijk zijn om het bericht op te halen. Verwijder is meestal gereserveerd voor e-mails die u in de toekomst waarschijnlijk niet meer nodig zult hebben.

MS Outlook heeft ook een Cleanup Tool. U hebt waarschijnlijk een van die berichten gekregen waar bovenaan een aantal eerdere berichten zijn gekopieerd. Je hebt misschien ook al deze vorige berichten in je Outlook-inbox. Wanneer u de Cleanup Tool voor een conversatie of een map of submappen verwijdert de tool die dubbele berichten.

Hoe je het ook doet, door berichten te verwijderen, kan je mailbox ruimte vrijmaken in je inbox. Om je inbox goed te organiseren, is het belangrijk om te leren hoe je elk van deze tools gebruikt:

Stap 1. Verwijder oude berichten

Het is gemakkelijk om een ​​oude e-mail te verwijderen. Klik eenvoudig op de e-mail om deze te selecteren:

Hier leest u hoe u uw e-mailinbox van Outlook ordent door oude berichten te verwijderen.

Klik op de Verwijder pictogram in de Lint (het lijkt op een X). Het bericht is verplaatst naar de verwijderde items map.

Klik op de knop om een ​​bericht definitief uit uw e-mail te verwijderen Verwijderde items map om het te openen. (Het is in de Navigatie paneel aan de linkerkant en ziet eruit als een vuilnisbak). Klik nogmaals op het bericht om het te selecteren. Klik op de Verwijder pictogram om het geselecteerde bericht permanent te verwijderen.

Voorzichtigheid: Sommige permanent verwijderde berichten kunnen mogelijk worden hersteld van de server als ze zich nog in de Verwijderde items map, maar het is ook mogelijk dat u een e-mail niet kunt herstellen nadat u deze hebt verwijderd.

Stap 2. Archiveer handmatig berichten

Een minder permanente manier om oude e-mails uit je inbox te verwijderen, is door ze te archiveren. Om een ​​e-mail te archiveren, klikt u op het bericht om het te selecteren. Klik op de Archief pictogram in het lint naast de Verwijder icoon:

De ... gebruiken Archief pictogram is een andere manier om te voorkomen dat oude berichten vol raken in je inbox.

Als u de Outlook niet hebt gebruikt Archief functie ervoor, wordt u gevraagd om een ​​archiefmap te maken. Klik op de Maak archiefmap aan knop. Outlook maakt een nieuwe map genaamd Archief en verzendt de e-mail die u hebt geselecteerd:

Bewaar oude e-mails in uw Archief map om uw inbox te organiseren.

In de toekomst wanneer u een e-mail archiveert, gaat deze naar deze map.

Stap 3. Archiefparameters instellen

U kunt ook de automatische archiefinstellingen van MS Outlook wijzigen. Klik Bestand> Opties om de te openen Outlook-opties venster:

U kunt Outlook zo instellen dat berichten automatisch worden gearchiveerd.

Klik op de gevorderd optie van de Navigatie paneel aan de linkerzijde. Klik vervolgens op de AutoArchiveren Instellingen knop. De AutoArchivering dialoogvenster verschijnt:

Gebruik het dialoogvenster AutoArchiveren om archiveringsparameters in Outlook te definiëren.

Gebruik de selectievakjes om de archiefopties te selecteren die u wilt kiezen. Klik OK op de AutoArchivering dialoogvenster wanneer u klaar bent. Dan klikken OK op de Outlook-opties venster.

Stap 4. Gebruik de Outlook Cleanup Tool

E-mails zijn meer gemoedelijk geworden. Als je hebt deelgenomen aan een e-mailgesprek waarin jij en een ontvanger in een reeks berichten heen en weer hebben gereageerd, weet je wat ik bedoel. Wanneer u op een e-mail antwoordt, wordt uw antwoord weergegeven boven de oorspronkelijke berichten en alle eerdere antwoorden. Helaas kan al dat beantwoorden uw mappen vullen, waardoor het moeilijker wordt om die berichten te vinden die u nodig hebt.

Outlook heeft een oplossing met de Cleanup Tool.  Deze tool verwijdert overtollige berichten, dus het verwijdert eerdere berichten die niet het laatste antwoord bevatten. U bent geen informatie kwijtgeraakt, omdat al uw eerdere berichten zijn opgenomen in het laatste bericht.

Laten we kijken hoe het werkt. In de map From My Boss hieronder heb ik twee berichten die allemaal deel uitmaken van hetzelfde gesprek. Het eerste bericht heeft de onderwerpregel "Nieuw werk". Het laatste bericht heeft de onderwerpregel "Re: RE: RE: New Work:"

Antwoorden op berichten kunnen ruimte in uw Outlook-inbox in beslag nemen.

U kunt de Cleanup Tool om een ​​gesprek, een map of een map en submappen op te ruimen. In dit geval gebruiken we het om de map From My Boss op te schonen.

Klik op de map om deze te selecteren. Klik op de pijl omlaag Cleanup Tool icoon. (Het is op de Huis tab links van de Verwijder pictogram.) U ziet het Opruimen drop-down menu:

Selecteer de Maak de map op optie om overtollige berichten in een map te verwijderen.

Selecteer de Maak de map op optie in het vervolgkeuzemenu. Er verschijnt een bericht dat u waarschuwt dat overbodige berichten worden verwijderd. Klik op de Maak de map op knop op de prompt. Het oorspronkelijke bericht is verwijderd:

Het verwijderen van overbodige berichten kan uw Outlook-inbox ordenen. 

Het oorspronkelijke bericht is verwijderd omdat het overbodig is met het laatste bericht. Dit is met name handig als je veel e-mailconversaties hebt in je inbox.

Notitie: E-mailberichten die een ander element bevatten - misschien een antwoord van een andere ontvanger of een bijlage - worden niet verwijderd omdat ze niet voldoen aan de eis dat ze overbodig zijn.

5. Organiseer uw e-mail met beter postvakbeheer

Je hebt minder kans op een overvolle MS Outlook-inbox als je goede werkwijzen voor e-mailbeheer volgt. Ontdek hoe u uw rommel in uw e-mailinbox kunt verminderen met ons gratis eBook: 

Conclusie

Nu je hebt geleerd om Outlook te organiseren met behulp van mappen, zou je e-mailinbox al minder rommelig moeten zijn. U hebt ook de basis van het gebruik van Microsoft Outlook-categorieën geleerd en begrijpt hoe belangrijk het is om oude berichten te archiveren of te verwijderen.

Als zakelijke gebruiker zult u het op prijs stellen als u uw Postvak IN van Outlook efficiënter kunt gebruiken omdat het is georganiseerd. Het beste van alles is dat u zich geen zorgen hoeft te maken dat u een belangrijk e-mailbericht mist.