Share
Als eigenaar van een bedrijf moet u uw contacten bijhouden. Verloren contactgegevens kunnen een gemiste kans om zaken te doen betekenen. U kunt niet doorgaan met een potentiële klant als u niet weet hoe u ze kunt bereiken. Met Microsoft Outlook is uw lijst met contactpersonen net zo dichtbij als uw e-mail met uw Outlook-contactenlijst.
Als je weet hoe, kun je veel doen met je MS Outlook-contacten. U kunt contactlijsten maken in Outlook, contacten en contactlijsten delen met andere hulpmiddelen en met andere e-mailgebruikers en zelfs groepsberichten verzenden. Leren hoe u optimaal gebruik kunt maken van uw Outlook-contacten, is een geweldige manier om u te organiseren.
In deze zelfstudie leer je alle basisbeginselen, waaronder hoe je contacten toevoegt aan Outlook en hoe je een contactgroep in Outlook maakt. We zullen ook enkele van de geavanceerdere functies bekijken, zoals hoe u een contactgroep in Outlook kunt delen. Laten we beginnen.
Een contactpersoon in MS Outlook is een persoon of bedrijf waarmee u regelmatig contact opneemt. Voor veelvuldige contacten kunt u met Outlook meerdere online adresboeken binnen uw e-mail bewaren.
Elke invoer in uw e-mailadresboek staat bekend als een contact. Als zakelijke professional, of gewoon iemand die vertrouwt op e-mail, is het handig om uw adresboeken online te hebben. Het betekent ook dat u zich nooit meer zorgen hoeft te maken dat u de informatie van een contact verliest.
Om uw Outlook-adresboek te vinden, klikt u op Adresboek pictogram (het lijkt op een open boek) aan de rechterkant van uw Huis tab. De Adresboek: contacten dialoogvenster verschijnt met wat basisinformatie over elk contact:
Je zult wat basisinformatie over je contacten zien in de Adresboek: contacten dialoog venster.Uw standaard adresboek is Contacten - [Uw e-mailadres], maar u kunt indien nodig extra adresboeken maken.
Om meer gedetailleerde informatie te bekijkenop over een contact, dubbelklikk op hun naam om hun contactkaart te openen:
Een MS Outlook-contactkaart bevat gedetailleerde contactgegevens.Zoals je ziet, bevat je contactkaart meer dan alleen het e-mailadres van je contact. Naast de mogelijkheid om maximaal drie e-mailadressen voor elke contactpersoon op te slaan, zijn er velden voor u om de volgende informatie in te voeren:
U kunt zelfs een afbeelding toevoegen aan de contactkaart als u er een heeft. Plus, er is een Notes veld om aanvullende informatie in te voeren.
Niet alleen kunt u met uw Outlook-adresboek uw contactgegevens snel organiseren en vinden, u kunt het ook gebruiken om groeps-e-mails te verzenden via contactgroepen. Leer meer over Microsoft Outlook in deze tutorials:
Voordat we ons gaan bezighouden met het organiseren van uw MS Outlook-contactpersonen, moet u dit niet vergeten meld je aan voor de Tuts + Business-nieuwsbrief en neem ons gratis eBook mee: De ultieme gids voor inbox zero master. Het zit vol met inbox-organisatiestrategieën en moordende tips om al uw inkomende e-mail efficiënter te beheren.
Laten we nu verder gaan met het leren van contacten en contactgroepen in MS Outlook:
Nu u het belang van uw Outlook-adresboek begrijpt, bent u klaar om uw contactenlijst te maken door nieuwe contactpersonen te maken. Er zijn in principe twee methoden die u kunt gebruiken om contacten aan Outlook toe te voegen:
Laten we elke methode afzonderlijk bekijken.
Deze methode om contactgegevens toe te voegen, is met name handig als u visitekaartjes hebt die u in MS Outlook aan uw contactpersonen wilt toevoegen. Het is veel beter om uw contactgegevens netjes in uw e-mailinbox te organiseren dan een stapel kaarten te bewaren die verloren kunnen raken of per ongeluk kunnen worden weggegooid.
Om te beginnen, opent u een adresboek in MS Outlook en klikt u met de rechtermuisknop ergens in het adresboek. Er verschijnt een pop-upmenu:
Klik op de Nieuwe invoer optie om een nieuw contact toe te voegen aan uw adresboek.Klik op de Nieuwe invoer keuze. De Nieuwe invoer dialoogvenster verschijnt:
U kunt een nieuw contact of een nieuwe contactgroep toevoegen vanuit de Nieuwe invoer dialoog venster.Selecteer de Nieuw contact optie en klik OK. Je ziet een leeg bericht Neem contact op met Card:
Met de contactkaart kunt u een verscheidenheid aan informatie over elke contactpersoon opslaan in uw Outlook-adresboek.Vul elk contactveld in met de juiste informatie.
Telkens wanneer u een pijl naar beneden ziet, rechts van een veld, kunt u erop klikken om extra informatie toe te voegen. In het onderstaande voorbeeld zijn er drie soorten adressen die u aan een contactkaart kunt toevoegen:
U kunt voor elk contact meer dan één fysiek adres opslaan.Als u klaar bent met het invoeren van de gegevens van uw contact, selecteert u Opslaan & Nieuw om de contactpersoon op te slaan en door te gaan met het toevoegen van contacten aan uw adresboek. Of selecteer Opslaan en verwijderen terugkeren naar de Adresboek: contacten dialoog venster.
Wanneer u een e-mail ontvangt van een nieuwe contactpersoon en u wilt hun informatie opslaan in uw MS Outlook-adresboek, is dit eenvoudig. Begin met de e-mail die de geopende contactgegevens bevat:
U kunt contactgegevens opslaan van e-mails die u in Outlook ontvangt. Klik met de rechtermuisknop op het adres van de afzender. Er verschijnt een pop-upmenu:
Gebruik de Toevoegen aan Outlook-contactpersonen optie om een nieuw contact toe te voegen aan uw adresboek via een e-mail.Selecteer de Toevoegen aan Outlook-contactpersonen keuze. Een contactkaart wordt geopend met de naam en het e-mailadres van de afzender al ingevuld. Als u aanvullende informatie over deze contactpersoon heeft, voegt u deze nu toe aan zijn contactgegevens.
Als je klaar bent met het toevoegen van informatie klik dan Opslaan en sluiten of Opslaan & Nieuw om het contact op te slaan in uw adresboek.
Als je het hebt, kun je een afbeelding of logo toevoegen aan een contactkaart. Begin met het openen van de contactkaart van de persoon aan wie u de afbeelding wilt toevoegen. Klik op de Contactfoto toevoegen pictogram rechts van de naam van het individu. Een browservenster wordt geopend:
U kunt een afbeelding toevoegen aan uw MS Outlook-contactpersoon.Navigeer naar het bestand met de afbeelding die u wilt toevoegen. Klik erop om het te selecteren en klik op OK. De afbeelding die u nu hebt geselecteerd, wordt weergegeven op de contactkaart:
U kunt een foto of een afbeelding toevoegen aan een MS Outlook-contactkaart.Af en toe wilt u misschien een contact verwijderen. De informatie is mogelijk niet langer geldig, of misschien heb je deze niet langer nodig.
Gelukkig is het eenvoudig om een contact in Outlook te verwijderen. Begin met het openen van de Adresboek: contacten dialoog venster. Klik op de naam van het contact dat u wilt verwijderen om het te selecteren. Klik vervolgens met de rechtermuisknop ergens in het dialoogvenster. Het pop-upmenu toont:
Selecteer de naam van het contact in het adresboek en klik vervolgens op Verwijder.Selecteer de Verwijder keuze. Het systeem vraagt u om te bevestigen dat u de contactpersoon echt wilt verwijderen:
Klik op de Ja om het geselecteerde contact te verwijderen.Klik Ja en het contact wordt verwijderd uit uw MS Outlook-adresboek.
Als u meer dan één bericht naar dezelfde groep mensen wilt verzenden, kan een contactgroep u helpen tijd te besparen door u hetzelfde bericht tegelijkertijd naar alle leden in uw groep te laten sturen. Door een contactgroep te gebruiken, weet u zeker dat iedereen dezelfde informatie heeft. Het beste van alles is dat u het risico van het vergeten om de e-mail naar iemand te sturen, uitsluit. Dit zou u kunnen doen als u elk groepslid afzonderlijk e-mailde.
(Notitie: Deze functie stond in een aantal eerdere versies van Outlook bekend als de distributielijst.)
Laten we contactgroepen eens nader bekijken.
Begin met het openen van de Mensen venster. Klik op de drie stippen in de linkerbenedenhoek MS Outlook. De Navigatie-opties pop-up menu verschijnt:
Selecteer de Mensen optie van de Navigatie popup menu.Selecteer de Mensen optie uit het pop-upmenu. De Mensen vensterweergaven met een volledige lijst van uw contacten:
U kunt een volledige lijst met uw Outlook-contactpersonen bekijken op de Mensen venster.Klik op de Nieuwe contactgroep in de Lint. Een lege Contactgroep venster verschijnt:
Gebruik het venster Contactgroep om een nieuwe contactgroep te maken.Typ de naam van de contactgroep die u wilt maken in de Naam veld. Nu u een nieuwe contactgroep heeft gemaakt, bent u klaar om contacten toe te voegen.
Als u nieuwe contactpersonen aan een contactgroep wilt toevoegen, begint u met de lege groep Contactgroep raam open. Klik op de Lid toevoegen pictogram in het lint. Een pop-upmenu toont:
Als u leden aan een Outlook-contactgroep wilt toevoegen, kiest u tussen Outlook-contactpersonen, uw adresboek of een nieuw e-mailadres.U kunt kiezen of u leden uit uw bestaande Outlook-contactpersonen in uw adresboek wilt selecteren of een nieuw e-mailadres wilt maken om aan de contactgroep toe te voegen.
Als u de Vanuit Outlook-contactpersonen of de Van adresboek optie uit het pop-upmenu, de Selecteer leden: contacten vensterweergaven. U kunt daar een contactnaam kiezen.
Voor dit voorbeeld kiezen we de Nieuw e-mailcontact keuze. In plaats van de volledige contactkaart te krijgen, is de Nieuw lid toevoegen dialoogvenster verschijnt:
Gebruik het dialoogvenster Nieuw lid toevoegen om leden aan uw Outlook-contactgroep toe te voegen.Voer de naam en het adres in van het contact dat u aan de groep wilt toevoegen. Merk op dat het selectievakje naast Toevoegen aan contacten is standaard aangevinkt. Als u het vinkje verwijdert, wordt het contact toegevoegd aan uw nieuwe contactgroep, maar niet aan uw adresboek. Dit kan handig zijn als u deze persoon alleen als lid van de groep hoeft te contacteren.
Nadat u uw gegevens heeft ingevoerd, klikt u op OK. Het contact is nu toegevoegd aan uw contactgroep. Ga door met het toevoegen van zoveel contacten aan de groep als u nodig heeft.
Als u klaar bent met het toevoegen van leden aan uw nieuwe contactgroep, klikt u op Opslaan en sluiten pictogram in de linkerbovenhoek van de Contactgroep venster.
De volgende keer dat u klaar bent om een bericht naar de leden van uw contactgroep te verzenden, typt u de naam van de contactgroep in de Naar veld. Klik op de Sturen knop wanneer uw bericht compleet is. Het bericht wordt verzonden naar alle leden van uw contactgroep:
Typ de naam van uw contactgroep in de Naar veld van een nieuw bericht om het naar alle contactgroepsleden te verzenden.Nadat u een contactgroep hebt gemaakt, kunt u de naam ervan wijzigen. Als een project bijvoorbeeld eindigt en de projectgroep is toegewezen aan een nieuw project, wilt u misschien de naam van uw contactgroep wijzigen.
Om de groep te hernoemen, opent u de Navigatie pop-upmenu en selecteer de Mensen keuze:
Gebruik de Mensen optie op de Navigatie pop-upmenu om het te openen Contacten venster.De Contacten venster verschijnt:
Contactgroepen verschijnen bovenaan de Contacten venster.De naam van de contactgroep verschijnt bovenaan de contactlijst (naast het pictogram voor mensen). Klik op de contactgroepom het te selecteren. Dubbelklik op de geselecteerde contactgroep om de te openen Contactgroep venster:
U kunt een bestaande contactgroep hernoemen.Typ een nieuwe contactgroepnaam in de Naam veld. Als u klaar bent, klikt u op de Update nu icoon. Of klik op de Opslaan en sluiten pictogram om uw wijzigingen op te slaan en het venster te sluiten.
E-maillijsten zijn meestal vloeiend. Groepsleden veranderen in de loop van de tijd. Outlook-e-mail kan u helpen bij te houden.
U kunt de leden van de contactgroepen snel en eenvoudig wijzigen vanuit de Contactgroep venster. U kunt nieuwe contactpersonen toewijzen aan de contactgroep of zelfs bestaande groepen verwijderenmbers. Begin met de Contact Groepsvenster Open:
U kunt de contactleden in een bestaande contactgroep wijzigen.Laten we beginnen met het toevoegen van een nieuw lid aan de bestaande contactgroep. Dubbelklik op de Leden toevoegen pictogram in de Lint. U krijgt de keuze om een lid toe te voegen aan uw lijst met Outlook-contactpersonen, uw adresboek of om een nieuw e-mailadres te typen. Nadat u klaar bent met het toevoegen van een lid, klikt u op de Update nu pictogram in de Lint.
Als u een lid uit de contactgroep wilt verwijderen, klikt u op de naam van het lid om het te selecteren. Klik vervolgens op de Lid verwijderen pictogram in de Lint. De contactgegevens van het lid worden verwijderd uit de contactgroep. (Ze worden echter niet uit uw lijst met Outlook-e-mailcontactpersonen verwijderd.)
Wanneer u klaar bent met het aanbrengen van wijzigingen in uw contactgroep, klikt u op Opslaan en sluiten pictogram aan de linkerkant van de Lint om het venster te verlaten.
Van tijd tot tijd wilt u misschien een contactgroep volledig verwijderen. Misschien hoeft u niet langer contact op te nemen met de groepsleden.
Als u een contactgroep uit uw MS Outlook-e-mail wilt verwijderen, begint u met de Contacten raam open. Uw contactgroepen verschijnen bovenaan de lijst.
Klik op de contactgroep die u wilt verwijderen om deze te selecteren. Klik op de Verwijder pictogram (het lijkt op een X) in de Lint. Uw contactgroep is verwijderd.
Of u nu uw Outlook-e-mail voor zakelijk of persoonlijk gebruik gebruikt, het is handig en tijdbesparend om contactgegevens te kunnen delen met andere MS Outlook-gebruikers en met Microsoft OneNote. In Outlook kunt u contactpersonen delen met OneNote of met andere Outlook-gebruikers.
OneNote is een notitieprogramma dat deel uitmaakt van Microsoft Office. Bekijk deze zelfstudie voor meer informatie over OneNote:
Begin met de Contacten raam open. Klik op een contact om ze te selecteren en klik vervolgens op Een notitie pictogram in de Lint. De Selecteer locatie in OneNote dialoogvenster verschijnt:
U kunt contactgegevens van Outlook delen met Microsoft OneNote.Vouw het Mijn notitieboek optie en selecteer het OneNote-notitieblok waarin u de contactinformatie wilt opslaan. Klik OK. Uw informatie wordt toegevoegd aan OneNote in het notitieblok dat u hebt geselecteerd:
De contactgegevens van Microsoft Outlook zijn gedeeld met OneNote.Notitie: U kunt ook de contactkaartinformatie van Outlook delen met OneNote.
Als iemand anders uw contactgegevens of zelfs uw contactgroep nodig heeft, kunt u de informatie snel en eenvoudig via Outlook-e-mail met hen delen.
Begin met de Contacten raam open. Klik op het Outlook-item dat u wilt delen om het te selecteren. Het item kan een contactgroep of een individuele contactpersoon zijn. In dit voorbeeld demonstreer ik hoe ik een contactgroep in Outlook kan delen.
Klik Contact doorsturen op de Lint om het pop-upmenu te openen:
U kunt contactpersonen in Outlook of contactgroepsinformatie doorsturen naar iemand anders. Notitie: Contactgroepen kunnen alleen worden doorgestuurd als een Outlook-contact. Individuele contacten kunnen worden doorgestuurd als een Outlook-contactpersoon of een visitekaartje.
Selecteer de optie voor het formaat van het contactitem. Een e-mail Componeren venster opent met het contactitem al bijgevoegd:
De Outlook-contactgroepsinformatie die u deelt, is bij de e-mail gevoegd.Voer het e-mailadres in van de persoon die u de informatie wilt ontvangen. Het is ook een goed idee om wat tekst toe te voegen in het bericht, zodat uw item niet in de spammap terechtkomt. Als u klaar bent, klikt u op de Sturen knop.
Nadat u uw contactpersonen in Outlook hebt ingevoerd en deze in groepen hebt ingedeeld, ziet u dat er veel gebruik is voor Outlook-contactgroepen. Hier zijn slechts enkele ideeën:
Het gebruik van een contactgroep om een bericht naar meer dan één persoon te sturen, is praktisch en tijdbesparend. Zodra u vertrouwd raakt met het gebruik van contactgroepen, kunt u uw eigen unieke gebruik voor hen bedenken.
Je hebt minder kans op een overvolle MS Outlook-inbox als je goede werkwijzen voor e-mailbeheer volgt. Ontdek hoe u uw rommel in uw e-mailinbox kunt verminderen met ons gratis eBook:
Nu u weet hoe u contacten aan Outlook kunt toevoegen en hoe u die contactpersonen in contactgroepen kunt organiseren nadat u ze hebt toegevoegd, bent u klaar om volledig gebruik te maken van MS Outlook-contactpersonen voor uw zakelijke en persoonlijke leven. Begin vandaag met het maken van een contactgroep in Outlook.
Hoe gebruikt u Outlook-contactpersonen in uw bedrijf? Maakt u gebruik van contactgroepen voor MS Outlook? Deel uw mening (of tips) in de opmerkingen hieronder.
Accentsconagua