Share
Als kleine ondernemer vertrouw je op e-mail. Uw berichten bevatten verzoeken om werk, facturen, vragen van klanten en meer. Het is niet meer dan normaal dat u een groot deel van uw tijd besteedt aan het werken met uw e-mailberichten.
Maar een deel van de tijd die u aan e-mail besteedt, kan beter worden uitgegeven. Hoe vaak heb je in je Gmail-inbox gezocht naar een verloren bericht? Heeft u ooit een e-mailbericht op het verkeerde etiket geplaatst? Misschien heb je zelfs per ongeluk een belangrijk bericht verwijderd. Als je tijd verspilt met al deze e-mail klusjes, ben je niet de enige.
Wat als je zou kunnen leren minder tijd aan je e-mail te spenderen en tegelijkertijd meer te bereiken? Met Gmail kun je je postvak IN organiseren om effectiever te zijn. U kunt uw e-mailinbox verbeteren, zodat u uw berichten snel kunt vinden. U hoeft zich nooit meer zorgen te maken over een verloren bericht.
De e-mailbehoeften van iedereen zijn iets anders. Zodra u begrijpt hoe Gmail werkt, kunt u de functies kiezen en kiezen die het beste bij u passen.
In deze zelfstudie leg ik uit hoe je je Gmail-inbox kunt organiseren voor maximale efficiëntie. Ik zal beginnen met het bespreken van enkele elementaire e-mailconcepten zoals mappen, labels en tabbladen. Vervolgens zal ik je gedetailleerde instructies geven over hoe je je Gmail-inbox effectief kunt gebruiken door labels en tabbladen te gebruiken.
Voordat we beginnen, wil je misschien ook meer weten over hoe je ongewenste e-mails filtert en blokkeert in Gmail, of bekijk deze handige tutorial over e-mailprioriteit:
We hebben nu een andere geweldige bron beschikbaar, die boordevol geavanceerde e-mail-inbox-technieken is. Download ons nieuwe eBook-strategieën voor e-mailstrategieën: De ultieme gids voor inbox zero master. (Het is beschikbaar voor GRATIS downloaden wanneer u zich aanmeldt voor de Tuts + Business-nieuwsbrief.)
Voordat je optimaal gebruik kunt maken van je Gmail-inbox, moet je enkele basisbegrippen begrijpen. Mappen, labels en tabbladen in e-mail hebben enkele overeenkomsten. Maar ze hebben ook enkele belangrijke verschillen. Laten we elk concept afzonderlijk bekijken.
Veel e-mailsystemen zijn op mappen gebaseerd. U maakt mappen die lijken op fysieke kartonnen mappen die u in uw archiefkast heeft. In een op mappen gebaseerd e-mailsysteem kunt u mappen gebruiken om gerelateerde berichten op te slaan.
Net zoals de kartonnen mappen in uw kantoor, zodra een e-mailbericht in een e-mailmap wordt geplaatst, is dit de enige plaats waar het kan zijn. Gmail is geen op mappen gebaseerd e-mailsysteem.
Je kunt Gmail-labels in de zijbalk en naast de onderwerpregels van het bericht zien.Gmail is een op labels gebaseerd e-mailsysteem. Bijna alles wat u normaal zou beschouwen als een map in andere e-mailsystemen is een label in Gmail. Dat omvat uw Inbox, prullenmand, Spam, en Droogte mappen, die technisch labels zijn in Gmail.
Labels verschijnen links op je Gmail-scherm. Ze verschijnen ook aan de linkerkant van elke onderwerpregel van Gmail in een gesloten Gmail-bericht en onder de onderwerpregel in een open Gmail.
Labels zijn als mappen waarin ze kunnen worden gebruikt om verwante berichten te groeperen. Een belangrijk verschil tussen mappen en labels is dat een bericht meerdere labels kan hebben.
Gmail-labels hebben enkele handige functies. Ze kunnen bijvoorbeeld een kleurcode hebben. Later zal ik je laten zien hoe je die functie kunt gebruiken om je Gmail-inbox te organiseren.
Er is ook een manier om Gmail-labels te gebruiken als een map. Ik zal ook uitleggen hoe dat moet.
Het uiteindelijke concept dat je moet begrijpen voordat je je Gmail-inbox kunt organiseren, is tabs en de bijbehorende categorielabels. Categorieën verschijnen aan de linkerkant van uw Gmail-scherm met de andere labels. tabs verschijnen aan de bovenkant van je Gmail-scherm.
Gmail-tabbladen verschijnen aan de bovenkant van de inbox. Categorieën verschijnen in de zijbalk met de labels.Gmail biedt u vooraf gedefinieerde tabbladen voor vijf categorieën:
Wanneer je een bericht ontvangt dat in een van deze vijf categorieën past, verzendt Gmail dit bericht automatisch naar het juiste tabblad en het categorielabel.
Het bericht is ook gearchiveerd in de Categorieën label onder het juiste sublabel.
Standaard worden berichten die naar een tabblad worden verzonden, omzeild primair berichttab en uw Postvak IN. Dus, als u deze berichten wilt zien, controleer dan regelmatig uw andere tabbladen.
Nu we begrijpen wat elk onderdeel van uw Postvak IN is, gaan we leren hoe u deze kunt gebruiken, zodat u Gmail kunt organiseren.
Je kunt de Label gereedschappen onder de cirkels label in de linkerzijbalk van het Gmail-scherm. Mogelijk moet u klikken Meer het zien.
Gebruik de Label-hulpmiddelen om labels te beheren en nieuwe labels te maken.Als u een nieuw label wilt maken, klikt u op Maak een nieuw label keuze. De Nieuw label box displays.
Typ de naam van uw nieuwe label en klik op de creëren knop.Typ de naam van het label dat u aan het maken bent in de Voer een nieuwe labelnaam in veld. Als u het nieuwe label onder een ander label wilt nesten, klikt u op het selectievakje naast Schik label onder. Klik op de pijl rechts van het veld en selecteer de naam van het label in het vervolgkeuzemenu. Klik op de creëren om uw nieuwe label te maken.
Als u een bestaand label op een nieuw e-mailadres wilt toepassen, opent u eerst de e-mail. Klik op de Label pictogram (het lijkt op een label) boven aan de e-mail om een vervolgkeuzemenu te openen.
Klik op de Label pictogram om een label toe te passen op een Gmail-bericht.Klik op de naam van het label dat u op de e-mail wilt toepassen. U kunt ook op de klikken Maak nieuw optie om de te openen Nieuw label vak en maak een nieuw label voor de e-mail.
Een goede manier om uw inbox te organiseren, is door de kleurcodering toe te passen op de labels die u zelf maakt. Hiermee kunt u snel zien hoe berichten worden gelabeld in één oogopslag.
Terwijl je de cursor over de rechterkant van het label waar je de kleurcodering wilt toepassen, voorbij laat gaan, zul je een kleine pijl naar beneden zien.
Klik op de pijl-omlaag om de kleurcoderingsopties voor een label te openen.In het bovenstaande voorbeeld het nieuwe label, Project Fusie, is nog niet in kleur gecodeerd. Om de code te kleuren, klik ik op pijl om een vervolgkeuzemenu te openen. Klik op de pijl rechts van de Label kleur optie om de te openen Label kleur palet.
Gebruik de Label kleur palet om je labels te kleuren.Klik op de kleur van uw keuze om deze op het label toe te passen.
Aan de onderkant van de labels zijbalk vindt u de Beheer labels keuze. Mogelijk moet u klikken Meer het zien.
Als u op deze optie klikt, wordt de Labels instellingen schermweergaven. (U hebt ook toegang tot de Labelinstellingen scherm door op te klikken instellingen pictogram en klik vervolgens op Instellingen> Labels of door op de te klikken labels pictogram boven een open e-mailbericht en klik op de Beheer labels keuze.)
Gebruik Gmail Labelinstellingen scherm om te bepalen welke labels zichtbaar zijn in de labellijst.Gebruik de schuifbalk aan de rechterkant van het scherm om door de lijst met labels te bladeren.
Aan de top van de Labelinstellingen scherm zie je de Systeemlabels. Deze bevatten labels die het Gmail-systeem voor u heeft gedefinieerd, zoals uw Postvak IN, Verzonden e-mail, Concepten, Spam, en uitschot.
Onder de Systeemlabels je zult het vinden Categorieën labels. Als u Google+ sociale media gebruikt, verschijnen uw sociale kringen daaronder. Onderaan ziet u de labels die u zelf heeft toegevoegd.
Naast elk Systeemlabel je ziet twee of drie opties onder de titel Toon in labellijst. De eerste twee opties, laten zien en verbergen, kunt u beslissen of het berichtlabel wordt weergegeven in de labellijst in de Gmail-zijbalk. Als laten zien is geselecteerd, het label is zichtbaar in de lijst. Als verbergen is geselecteerd, is het niet. Sommige labels hebben een derde optie, toon als ongelezen.
De Categorieën labels, Google+ kringen en de labels die je zelf hebt toegevoegd, hebben ook een kolom voor Weergeven in berichtenlijst. Jij kan laten zien of verbergen berichten met die labels. Bovendien hebben de labels die u zelf heeft toegevoegd een acties kolom waarmee u kunt verwijderen een label of Bewerk het label (hernoem het).
Sommige labels zijn al enigszins opgezet als mappen. De Spam label omzeilt bijvoorbeeld uw Postvak IN en primair tab.
Gebruik voor de meeste andere labels de Verplaatsen naar pictogram (het lijkt op een map) om het te gebruiken als een map. Begin met een open bericht. Klik op de Verplaatsen naar pictogram om de Verplaatsen naar drop-down menu.
Gebruik de Verplaatsen naar pictogram om het bericht naar een label te verplaatsen.Selecteer het label waarnaar u het bericht wilt verplaatsen in de lijst. Dit verplaatst het bericht van uw Postvak IN en primair tab en in het label dat u hebt gekozen.
Notitie: Als het bericht twee labels heeft, verschijnt het bericht nog steeds onder dat tweede label, ook al hebt u het gebruikt Verplaatsen naar vervolgkeuzemenu om het te verplaatsen. In het bovenstaande voorbeeld is het bericht gelabeld Project ABC en Project Fusie. Als ik de Verplaatsen naar optie om het onder te verplaatsen Project Fusie, het zal nog steeds verschijnen in de Project ABC label. Het wordt echter niet weergegeven in uw Postvak IN.
Nu u begrijpt hoe u labels kunt gebruiken, kunt u uw Gmail-inbox beter indelen door de volgende functies te gebruiken:
U hoeft de vijf standaardtabbladen in uw Gmail-inbox niet te gebruiken. Als je ze niet leuk vindt, kun je ze uitschakelen. (Het enige tabblad dat u niet kunt uitschakelen, is het primair tab.)
Om een tabblad uit te schakelen, klikt u op de instellingen pictogram (het lijkt op een versnelling) in de rechterbovenhoek van het Gmail-scherm. Klik in het vervolgkeuzemenu op Inbox configureren. De Selecteer tabbladen om in te schakelen vensterweergaven.
Gebruik de Selecteer tabbladen om in te schakelen venster om tabbladen in Gmail in of uit te schakelen.Als u een tabblad wilt uitschakelen, schakelt u het selectievakje naast het tabblad uit en klikt u op Opslaan knop. Voor mij is het zinvol om het vinkje weg te halen naast de Forums tab. Ik heb geen forumsmeldingen ingesteld en dat tabblad is altijd leeg.
Maar wees voorzichtig. Als u een tabblad met veel berichten uitschakelt, worden die berichten weergegeven in uw Postvak IN onder de primair tab.
Als u een tabblad wilt inschakelen dat u hebt uitgeschakeld, gaat u terug naar de Selecteer tabbladen om in te schakelen venster en vink het selectievakje naast de naam van het tabblad opnieuw aan. Klik op de Opslaan knop opnieuw.
Je kan ook gebruiken de Selecteer tabbladen om in te schakelen venster om berichten met een ster weer te geven in uw Postvak IN onder de primair tab. Dit kan voorkomen dat u een belangrijk bericht mist dat u wilt opvolgen.
Als u deze functie wilt activeren, klikt u op het selectievakje naast de Opnemen met ster in Primair keuze. Klik op de Opslaan knop. Schakel de functie uit door het selectievakje te verwijderen en op te klikken Opslaan knop opnieuw.
Hoe kun je met begrijptabbladen je Gmail-inbox configureren??
Ten eerste kunt u alle tabbladen uitschakelen die u momenteel niet gebruikt voor een minder overvolle inbox. Sommige gebruikers houden niet van de tabbladenfunctie en schakelen alle tabbladen uit behalve de primair tab.
Vervolgens kunt u de Toon berichten met ster functie om berichten te markeren die u wilt opvolgen. Nadat de functie is ingeschakeld, verschijnen berichten met een ster in uw Postvak IN waar je ze minder snel zult vergeten.
Als u gewend bent aan een inbox zonder tabbladen, kunt u de Instellingen inbox scherm om een scherm in te stellen in Gmail.
Voorzichtigheid: Als u niet gewend bent aan een klassieke inbox, kunt u dit gedeelte overslaan.
Om toegang te krijgen tot de Instellingen inbox scherm, start vanaf het hoofdscherm van Gmail. Klik op de instellingen pictogram aan de rechterkant. Klik in het vervolgkeuzemenu op Instellingen> Inbox. De Instellingen inbox scherm verschijnt.
Gebruik de Instellingen inbox scherm om tabbladen in Gmail in of uit te schakelen.Zoals u kunt zien, bevat de standaard de vijf standaardtabbladen.
Als u uw inbox-type wilt herstructureren, klikt u op de pijl-omlaag naast het woord Standaard. Er verschijnt een vervolgkeuzemenu.
Gebruik dit vervolgkeuzemenu om de standaardinstellingen van Gmail inbox te wijzigen.Alle opties in het vervolgkeuzemenu anders dan Standaard weg met de vijf standaardtabbladen.
Veel klassieke postvakken tonen ongelezen berichten boven in de inbox. Als dit is wat u zoekt, klikt u op Ongelezen eerst optie en klik op de Wijzigingen opslaan knop.
De Ongelezen berichten worden bovenaan in uw inbox weergegeven in chronologische volgorde, van de nieuwste tot de oudste. Daaronder is een inbox-sectie genoemd Al de rest. Uw e-mailinbox is effectief opgesplitst in twee secties.
Gmail-inbox geconfigureerd om eerst ongelezen berichten weer te geven.De andere niet-standaardopties delen ook je inbox. Dit is wat u zult zien bij elk van die opties:
Als u besluit terug te keren naar de standaardweergave van Gmail, selecteert u Standaard uit het vervolgkeuzemenu en klik op de Wijzigingen opslaan knop.
Als u weggaat van de standaardinstellingen voor het postvak IN, kunt u uw Postvak IN effectiever gebruiken, vooral als u meestal geen berichten ontvangt die onder een van de standaardtabbladen zouden passen.
Aangezien alle berichten die u niet onder een label hebt verplaatst, zichtbaar zijn in uw inbox, kunt u met het opnieuw configureren van de instellingen berichten vinden die normaal per ongeluk in een van de tabbladen zijn gesorteerd.
Het opnieuw configureren van je inbox is waarschijnlijk niet de beste manier om je e-mail te organiseren als je op veel mailinglijsten bent, veel meldingen van sociale media ontvangt of veel promotionele e-mails ontvangt.
Een manier om uw e-mailinbox overzichtelijk te houden, is door oude berichten te archiveren. Dit is wat je moet weten over het archiveren van berichten in Gmail.
Het archiveren van een bericht is eenvoudig. Begin vanaf het hoofdscherm van Gmail. Klik op het selectievakje naast het bericht of de berichten die u wilt archiveren.
Om een bericht te archiveren, klik je op het selectievakje en klik je op Archief keuze.Boven de berichten wordt een menu weergegeven. Klik op de Archief pictogram (het lijkt op een doos). Het geselecteerde bericht wordt gearchiveerd.
Er zijn twee manieren om een gearchiveerd bericht te vinden:
De Alle mails label staat meestal onderaan uw etikettenlijst. Om uw gearchiveerde bericht te vinden in de Alle mails label, ga naar de onderkant van je Gmail-zijbalk. Mogelijk moet u klikken Meer het zien. Klik Alle mails. Blader door de berichten totdat u degene vindt waarnaar u op zoek bent.
Als u per ongeluk een bericht archiveert, kunt u het terugsturen naar uw inbox.
Open je Alle mails label. Zoek de berichten die u naar uw inbox wilt retourneren. Klik op het selectievakje naast elk bericht. Klik op de Verplaats naar Inbox pictogram boven de berichten.
Gebruik de Verplaats naar Inbox knop om berichten uit het archief te verwijderen.Wanneer je naar een gesprek kijkt in Alle mails na het verplaatsen naar uw Postvak IN, merk op dat een Postvak IN label (grijs) is toegepast op de berichten.
Het indelen van je inbox in Gmail is een goede eerste stap naar een betere e-mailproductiviteit. Toch zijn er nog meer geweldige e-mail-inbox-technieken die u snel kunt gebruiken.
Als u uw tijd wilt vrijmaken en wilt weten hoe u het beste bij uw belangrijkste e-mailberichten kunt blijven, dan download het Inbox Zero Mastery eBook, dat je gratis kunt downloaden wanneer je het hebt meld u aan voor de Tuts + Business-nieuwsbrief. Het zit boordevol actiegerichte e-mailstrategieën om je inbox te temmen.
Je kunt je Gmail-inbox organiseren met behulp van tabbladen en labels. U kunt uw Postvak IN ook op een manier configureren die het beste voor u werkt.
Als kleine ondernemer die Gmail gebruikt, is het belangrijk om zowel het Gmail-systeem als uw eigen e-mailbehoeften te begrijpen. Zodra je begrijpt hoe Gmail werkt, weet je hoe je je Gmail moet organiseren, zodat dit het meest efficiënt is voor jouw behoeften.
Vind meer nuttige tutorials in onze Ultieme beginnershandleiding voor het gebruik van Gmail.
Accentsconagua